Трябва ли работодателите да предлагат здравна застраховка? Правила на ACA за малкия бизнес

За много основатели здравната застраховка се превръща в реален въпрос в момента, в който бъде нает първият служител. Краткият отговор е, че повечето работодатели не са длъжни да предлагат здравна застраховка. Въпреки това, когато бизнесът порасне достатъчно и се превърне в приложим голям работодател по смисъла на Закона за достъпно здравеопазване (ACA), федералните правила могат да задействат изискване за предлагане на здравно покритие от работодателя.

Ако създавате ново LLC или корпорация, ранното планиране на служебните придобивки може да ви спести време, да намали риска от несъответствие и да улесни бъдещото наемане на хора. Това ръководство разглежда федералните правила, какво се счита за служител на пълен работен ден и какви възможности за покритие са достъпни за малкия бизнес.

Краткият отговор

По принцип работодателите не са длъжни да предлагат здравна застраховка на всеки служител.

Основното федерално изключение е мандатът на работодателя по ACA. Ако бизнесът е класифициран като приложим голям работодател (ALE), може да се наложи да предлага здравно покритие на своите служители на пълен работен ден и на техните зависими деца или потенциално да дължи санкционно плащане по федералните данъчни правила.

Това означава, че реалният отговор зависи от размера на работната ви сила и от това колко служители се квалифицират като заети на пълно работно време.

Кога ACA изисква покритие?

По ACA работодателят обикновено се счита за ALE, ако е имал средно най-малко 50 служители на пълен работен ден, включително еквиваленти на пълен работен ден, през предходната календарна година.

Този праг е важен, защото статутът на ALE е това, което задейства правилата за споделена отговорност на работодателя.

Ако бизнесът е ALE, той обикновено трябва да направи едно от следните неща:

• Да предложи минимално необходимо покритие на поне 95% от служителите си на пълен работен ден и на техните зависими деца
• Да се увери, че покритието е достъпно и осигурява минимална стойност

Ако работодателят не изпълнява тези стандарти и поне един служител на пълен работен ден получи данъчен кредит за премия за покритие на Marketplace, работодателят може да дължи плащане по споделената отговорност на работодателя.

Какво се счита за пълно работно време?

За целите на ACA служител на пълен работен ден обикновено е човек, който работи средно 30 часа седмично или 130 часа месечно.

Това е важно, защото много работодатели приемат, че само бройката на служителите има значение. В действителност служителите на непълно работно време могат да се натрупат до еквиваленти на пълен работен ден, което може да изтласка бизнесa над прага от 50 служители.

Ако сте близо до тази граница, трябва да имате надежден начин да следите часовете на:

• Служители на часова ставка
• Служители с променлив график
• Сезонни работници
• Новоназначени служители, чийто график може да се променя

Точната документация е от съществено значение, ако е възможно бизнесът ви в крайна сметка да бъде третиран като ALE.

Какво покритие трябва да предлага ALE?

ALE не е длъжен да предлага всеки възможен вид здравен план, но ако предлага покритие, то трябва да отговаря на определени стандарти на ACA.

Минимално необходимо покритие

Планът трябва да отговаря на дефиницията на ACA за минимално необходимо покритие.

Достъпност

Задължителната вноска на служителя за покритие само за него трябва да бъде достъпна според правилата на IRS. На практика достъпността се измерва спрямо федерални safe harbor правила, а не винаги спрямо дохода на домакинството на служителя.

Минимална стойност

Планът трябва също да осигурява минимално ниво на покритие. Казано по-просто, това означава, че планът на работодателя трябва да покрива значима част от очакваните медицински разходи, а не да бъде само базова полица.

Зависими деца

Ако ALE предлага покритие, то по принцип трябва да обхваща зависимите деца до 26-годишна възраст.

Често срещано погрешно схващане е, че съпрузите също трябва да бъдат покривани. По федералния мандат на работодателя съпрузите не се третират по същия начин като зависимите деца за тази цел.

Какво ако бизнесът ви има по-малко от 50 служители?

Ако бизнесът ви е под прага за ALE, федералният закон по принцип не изисква да предлагате здравна застраховка.

Това не означава, че покритието е лоша идея. Много малки предприятия предлагат придобивки доброволно, защото здравната застраховка може да помогне за:

• Привличане на по-добри кандидати
• Задържане на служителите за по-дълго време
• Подобряване на удовлетвореността на служителите
• Изграждане на по-професионален пакет от придобивки
• Подкрепа на по-здравословна и по-стабилна работна сила

За нов бизнес придобивките често са част от по-широката стратегия за възнаграждение. Стартъп с добре обмислен пакет от придобивки може да се конкурира по-успешно за таланти от по-високо платена работа без никакво покритие.

Възможности за здравна застраховка за малкия бизнес

Малките предприятия, които искат да предлагат покритие, имат няколко пътя за избор.

1. Групова здравна застраховка

Традиционният групов здравен план е най-познатият вариант. Бизнесът избира един план или набор от планове, а допустимите служители се записват чрез работодателя.

Този подход може да е подходящ за бизнеси, които искат ясна и проста структура на придобивките.

2. SHOP покритие

Small Business Health Options Program, или SHOP, е създадена за малки работодатели, които искат да предлагат медицинско и стоматологично покритие чрез Marketplace.

По принцип SHOP е достъпна за бизнеси с 1 до 50 еквивалента на пълен работен ден, и бизнесът трябва да има поне един служител, различен от собственика, съпруга/съпругата или членове на семейството на собственика или партньорите.

SHOP може да бъде полезна за работодатели, които искат вариант, насочен към малкия бизнес, и в някои случаи достъп до данъчния кредит за здравни грижи на малкия бизнес.

3. HRA и схеми за възстановяване на разходи

Някои работодатели използват arrangements за възстановяване на здравни разходи вместо или наред с традиционно групово покритие.

Два често срещани примера са:

• ICHRA: индивидуална coverage HRA, която може да помогне на работодатели от всякакъв размер да възстановяват на служителите премии за индивидуална здравна застраховка, ако бизнесът има поне един допустим служител, който не е собственикът или съпругът/съпругата на собственика
• QSEHRA: qualified small employer HRA, която може да е достъпна за по-малки предприятия, които не предлагат групово здравно покритие

Тези инструменти могат да осигурят гъвкавост, когато пълният групов план не е най-подходящият избор.

4. Индивидуални планове за собственици и самостоятелни бизнеси

Ако сте самонаето лице и нямате служители, по принцип купувате покритие чрез индивидуалния Marketplace, а не чрез групов план за малък бизнес.

Това често е най-простият път за еднолични търговци и независими основатели.

Защо много работодатели предлагат здравна застраховка, дори когато не са задължени

Дори законът да не ви задължава да осигурите покритие, има силни бизнес причини да го обмислите.

Може да подобри наемането

На конкурентни пазари на труда придобивките често са част от решението. Кандидатите сравняват общото възнаграждение, а не само заплатата.

Може да подобри задържането

Хората по-рядко напускат, когато се чувстват подкрепени и могат да си позволят достъп до грижи.

Може да подпомогне стабилността на работното място

Служителите, които могат да посещават лекар, да управляват хронични състояния и да се справят с рутинни здравни проблеми, често са по-способни да останат продуктивни.

Може да съответства на дългосрочния растеж

Бизнес, който планира бъдещо наемане, може да използва планирането на придобивките, за да изгради по-скалируем оперативен модел.

Контролен списък за съответствие за работодатели

Ако изграждате бизнес и искате да сте подготвени за задълженията, свързани със здравната застраховка, използвайте този списък.

• Следете внимателно часовете на служителите
• Изчислявайте еквивалентите на пълен работен ден всяка година
• Определете дали бизнесът ви може да стане ALE
• Решете дали ще предлагате групово покритие, HRA или никакъв план
• Уверете се, че офертите за покритие са документирани
• Прегледайте правилата за достъпност и минимална стойност, ако сте ALE
• Подгответе необходимите IRS формуляри, ако правилата за покритие се прилагат за вашия бизнес
• Преразглеждайте стратегията си за придобивки всяка година, когато работната ви сила се променя

Ако бизнесът ви стане ALE, задълженията за отчетност могат да включват IRS Form 1094-C и 1095-C.

Чести грешки на нови работодатели

Объркване на брой служители с еквиваленти на пълен работен ден

Бизнесът може да има по-малко от 50 души в списъка, но въпреки това да премине прага за ALE, след като часовете на служителите на непълно работно време се преобразуват в еквиваленти на пълен работен ден.

Прекалено късно планиране на придобивките

Решенията за придобивки са по-лесни, когато са включени в плановете за наемане от самото начало, а не се вземат прибързано след първия ръст.

Предположение, че правилата на щатите не са важни

Федералните правила на ACA са само част от картината. Щатските закони за застраховане, правилата за заплащане, законите за отпуск и отрасловите изисквания също могат да повлияят на задълженията ви.

Забравяне на документацията

Дори когато покритието е доброволно, писмените политики и ясните записи за записване помагат да се предотвратят бъдещи неясноти.

Как мисленето за учредяване на бизнес помага

Въпросът за здравната застраховка не е само HR тема. Той е част от същия процес на планиране, който върви със създаването на LLC или корпорация, настройването на заплати и изграждането на екип.

Когато създавате бизнес с мисъл за растеж, можете да вземате по-добри решения относно:

• Структура на юридическото лице
• Настройка на заплатите
• Графици за наемане
• Бюджети за придобивки
• Данъчни и съответствени процеси

Това е особено важно за основатели, които очакват да преминат от самостоятелна работа към екипна дейност с течение на времето.

Често задавани въпроси

Трябва ли да предлагам здравна застраховка на служители на непълно работно време?

Обикновено не. По мандата на работодателя по ACA ключовото задължение за покритие по принцип се отнася за служители на пълен работен ден, а не за служители, които работят по-малко от 30 часа седмично.

Трябва ли да покривам съпрузите на служителите си?

Не по федералния мандат на работодателя по ACA. Правилото се фокусира върху служителите на пълен работен ден и зависимите деца.

Какво ако единствените ми работници са собственици или членове на семейството?

Такъв бизнес обикновено няма да се квалифицира за SHOP покритие по същия начин, както бизнес с общоправни служители, а мандатът на работодателя по ACA обикновено се фокусира върху служители, а не върху собственици.

Мога ли да променя стратегията си за придобивки по-късно?

Да. Много работодатели започват с един подход и по-късно преминават към друг, когато компанията расте. Важното е да преглеждате правилата всяка година и да правите промени преди да възникне проблем със съответствието.

Има ли щатски закони, които понякога изискват здравно покритие?

Някои щати и местни юрисдикции имат собствени правила за трудова заетост и застраховане. Винаги проверявайте местните изисквания, ако бизнесът ви работи извън един-единствен федерален режим.

Извод

Повечето работодатели не са длъжни да предлагат здравна застраховка. Основното федерално изключение е мандатът на работодателя по ACA за приложимите големи работодатели, който по принцип се прилага, когато бизнесът достигне средно 50 служители на пълен работен ден и еквиваленти на пълен работен ден.

За по-малките бизнеси предлагането на покритие обикновено е по избор, но може да бъде силен инструмент за наемане и задържане на служители. Правилният избор зависи от вашата работна сила, бюджет и дългосрочни планове за растеж.

Ако сега стартирате бизнес, е разумно да мислите за здравната застраховка, преди да ви потрябва. Колкото по-рано планирате, толкова по-лесно е да останете в съответствие и конкурентоспособни, докато компанията ви расте.