Как да закриете LLC или корпорация: държавни декларации, данъци и последни стъпки

Закриването на бизнес структура е нещо повече от спиране на дейността. Ако сте учредили LLC или корпорация, трябва да преминете и през правния процес, който прекратява съществуването на дружеството пред държавата и урежда оставащите му задължения.

Прекратяването е официалната стъпка, която показва, че бизнесът се закрива. То помага да се намали рискът от бъдещи санкции за неподаване на документи, данъчни известия и оставаща отговорност за собственици, членове или акционери. Освен това създава ясен запис, че компанията е била закрита умишлено, а не е оставена в административно бездействие.

Това ръководство обяснява как обикновено протича прекратяването на LLC и корпорация, какви документи обикновено се изискват и кои последващи стъпки често се пропускат.

Какво означава прекратяване

Прекратяването е формалното заличаване на правното съществуване на бизнес структурата. То не е същото като просто спиране на дейността.

Бизнесът може да бъде прекратен по два общи начина:

• Доброволно прекратяване: Собствениците решават да закрият компанията и одобряват действието съгласно учредителните документи.
• Административно или принудително прекратяване: Щатът прекратява компанията, след като тя не изпълни текущи задължения, като подаване на годишни отчети или данъчни изисквания.

Доброволното прекратяване е предпочитаният подход, когато собственик реши да закрие бизнеса. То позволява на компанията да контролира процеса, да уведоми кредиторите, да уреди дълговете и да подаде правилните документи в правилния ред.

Защо официалното прекратяване е важно

Спирането на уебсайта, прекратяването на дейността и закриването на банковата сметка сами по себе си не са достатъчни. Без официално прекратяване юридическото лице може все още да съществува в щатските регистри и да продължава да носи задължения.

Правилното прекратяване помага да:

• се спрат бъдещите държавни изисквания за подаване на документи, свързани с юридическото лице
• се намали вероятността от санкции, лихви и такси за закъснение
• се създаде ясна крайна дата за бизнес дейността
• се защитят собствениците от объркване дали компанията все още е активна
• се избегнат по-късни неуредени данъчни и съответствени известия

Ако даден бизнес е бил неактивен дълго време, но никога не е бил официално прекратен, процесът по изчистване може да бъде по-сложен. Колкото по-дълго една компания остава отворена само на хартия, толкова по-вероятно е да има пропуснати подавания, неплатени такси или административни усложнения.

Преди да подадете документите за прекратяване

В повечето щати се очаква компанията да изпълни определени вътрешни стъпки, преди да подаде документите за прекратяване. Точният процес зависи от типа юридическо лице и учредителните документи, но общият списък е следният:

• Прегледайте operating agreement, устава или shareholder agreement.
• Одобрете прекратяването чрез изискваното гласуване или процедура по съгласие.
• Определете всички неизплатени дългове, договори, наеми или задължения към доставчици.
• Уведомете служители, клиенти, кредитори и други заинтересовани страни при необходимост.
• Съберете окончателните счетоводни записи и данъчна информация.
• Решете как ще бъдат разпределени оставащите активи след уреждане на задълженията.

Ако компанията има няколко собственици, е важно решението да бъде документирано ясно. Този запис може да помогне да се покаже, че прекратяването е било правилно одобрено.

Подайте правилните държавни документи

За да закриете компанията законно, обикновено трябва да подадете документи за прекратяване до държавната агенция, която управлява бизнес структурите, често Secretary of State.

Формулярът обикновено се нарича:

• Articles of Dissolution за корпорации
• Certificate of Dissolution или подобен документ за LLC

Макар наименованието да варира по щати, подаването обикновено изисква информация като:

• точното юридическо име на юридическото лице
• датата на учредяване или регистрация
• декларация, че юридическото лице се прекратява
• основанието или одобрението за прекратяване
• датата, на която прекратяването влиза в сила
• подписващо лице с право да подаде документа

Някои щати изискват и данъчно удостоверение, одобрение от членовете или допълнителни сертификати, преди да приемат заявлението за прекратяване. Други позволяват първо да се подаде документът и след това изискват окончателни данъчни и отчетни стъпки.

Тъй като всеки щат има собствени правила, е важно да потвърдите актуалните изисквания за подаване, преди да подадете каквото и да е.

Данъците остават важни и след започване на прекратяването

Честа грешка е да се предполага, че подаването на прекратяване автоматично прекратява всички данъчни задължения. На практика прекратяването е само една част от закриването на бизнес.

Може все още да се наложи да се уредят:

• окончателни федерални данъчни декларации за доходите
• държавни декларации за доходи или franchise tax
• сметки за sales tax
• декларации за payroll tax
• задължения за заплати и удръжки на служители
• местни бизнес данъци, регистрации или разрешителни

Юридическото лице може също да трябва да подаде окончателна декларация към IRS и да отбележи съответните полета, които показват, че бизнесът е закрит. Ако компанията е имала служители, може да се наложи да издадете последни заплати, да приключите удръжките и правилно да прекратите payroll сметките.

Ако компанията е продавала или разпределяла активи преди закриването, тези сделки могат да имат данъчни последици. Пазете ясни записи за всички продажби на активи, разпределения на оставащи средства и плащания на задължения.

Уредете дълговете и уведомете кредиторите

Преди окончателното разпределение към собствениците, компанията трябва да уреди дълговете си и да уведоми кредиторите съгласно приложимото право и бизнес записите.

Тази стъпка може да включва:

• изпращане на писмено уведомление до известни кредитори
• плащане на неизплатени суми към доставчици
• уреждане на наеми, абонаменти и договори за услуги
• закриване на бизнес кредитни сметки
• разрешаване на спорове или покани за плащане

Компанията не трябва да разпределя останалите средства към собствениците, преди да е установила какви задължения все още съществуват. Ако по-късно се появи претенция на кредитор и бизнесът вече е разпределил всички налични активи, собствениците може да се наложи да се справят с проблема лично, в зависимост от фактите и приложимото право.

Ликвидирайте оставащите активи

След като дълговете, данъците и оперативните задължения са уредени, компанията може да ликвидира оставащите активи и да разпредели това, което е останало.

Това може да включва:

• средства по бизнес сметки
• оборудване
• инвентар
• интелектуална собственост
• вземания
• други бизнес активи

Начинът на разпределение трябва да следва operating agreement, устава или приложимите правила за собственост. В много случаи оставащите активи се разпределят според дела на собственост след уреждане на задълженията.

Тук подробното счетоводство е важно. Собствениците трябва да могат да проследят как всяка сума или актив е бил обработен от окончателния баланс на компанията до последното разпределение.

Закрийте регистрациите и сметките

Самото подаване на документи за прекратяване не винаги затваря всички сметки, свързани с бизнеса. След прекратяването компанията трябва също да прегледа свързаните регистрации и сметки.

Чести последващи задачи включват:

• закриване на IRS и държавни данъчни сметки
• анулиране на бизнес лицензи и разрешителни
• прекратяване на registered agent и compliance услуги, ако има такива
• закриване на банкови сметки след окончателното изчистване на плащанията
• прекратяване на payroll, застраховка и merchant processing сметки
• актуализиране на местни регистрации или регистрации на търговски наименования

Целта е да се премахнат повтарящите се такси, известията за подновяване и бъдещите срокове за съответствие, свързани с прекратеното юридическо лице.

Какво се случва, ако не направите нищо

Ако неактивен бизнес бъде оставен отворен, собственикът може да се сблъска с избегаеми проблеми по-късно.

Възможни проблеми включват:

• санкции за годишни отчети
• известия за franchise tax
• административно прекратяване от щата
• нежелана поща и напомняния за съответствие
• трудности при повторно отваряне, възстановяване или документиране на бизнес историята
• неяснота дали компанията все още съществува

Изоставено юридическо лице може също да създаде несигурност за банки, кредитори, доставчици и данъчни органи. Дори и компанията вече да не работи, публичният регистър може все още да я показва като активна, докато не бъде прекратена или не настъпи административно действие.

Прекратяване на LLC срещу прекратяване на корпорация

Общият процес е сходен, но вътрешните одобрения и наименованията на формулярите могат да се различават.

При LLC прекратяването обикновено се одобрява от членовете съгласно operating agreement или щатското право. При корпорация акционерите и евентуално board of directors може да трябва да одобрят решението съгласно устава и корпоративния закон.

Други разлики могат да включват:

• изисквания праг за гласуване
• името на формуляра за подаване
• дали се изисква данъчно удостоверение преди подаване
• как се разпределят оставащите активи
• дали юридическото лице трябва да публикува уведомление в определени юрисдикции

Въпреки тези разлики и двата типа юридически лица трябва да следват същата основна последователност: одобрете решението, подайте документите до щата, урежете данъците и дълговете и закрийте оставащите сметки.

Изискванията по щати могат да променят процеса

Всеки щат определя свои правила за подаване, такси и изисквания за подкрепящи документи. Това означава, че два бизнеса със същия тип юридическо лице могат да имат различни стъпки за прекратяване в зависимост от мястото на учредяване.

При преглед на специфичните за щата правила потвърдете:

• точното име на формуляра за подаване
• таксата за подаване
• дали е възможно подаване онлайн, по поща или на място
• дали се изисква данъчно удостоверение или окончателен отчет
• дали прекратяването влиза в сила веднага или на бъдеща дата

Тъй като тези изисквания могат да се променят, разумно е да проверите актуалните правила директно при щата, преди да подадете документите.

Практически контролен списък за прекратяване

Ето един прост контролен списък, който да използвате при закриване на LLC или корпорация:

1. Прегледайте учредителните документи на компанията.
2. Получете необходимото одобрение от собствениците или борда.
3. Подгответе окончателните счетоводни и данъчни записи.
4. Уведомете кредиторите, доставчиците и служителите.
5. Платете оставащите дългове и задължения.
6. Подайте документите за прекратяване към щата.
7. Изпълнете окончателните данъчни декларации и закрийте данъчните сметки.
8. Ликвидирайте оставащите активи.
9. Направете окончателните разпределения към собствениците.
10. Закрийте поддържащите бизнес сметки и регистрации.

Работата по процеса в правилен ред намалява риска от пропуснати задължения и улеснява документалното приключване.

Заключение

Прекратяването на LLC или корпорация е правен и административен процес, а не просто спиране на дейността. Най-сигурният подход е да следвате учредителните документи на компанията, да подадете необходимите държавни документи, да уредите данъците и дълговете и внимателно да закриете свързаните сметки.

Ако управлявате бизнес съответствие или закривате компания, добрата организация на всяка стъпка помага да се предотвратят бъдещи проблеми. Чистото прекратяване е най-простият начин да приключите бизнеса официално и да продължите напред без оставащи задължения.