Как да създадете нестопанска организация в Ню Йорк: ръководство стъпка по стъпка

Създаването на нестопанска организация в Ню Йорк е практичен начин да изградите нещо устойчиво около кауза, която ви е важна. Независимо дали целта е образование, подкрепа за общността, здравеопазване, изкуство, младежки услуги или друга общественополезна дейност, процесът започва с внимателно планиране и правилна правна основа.

Ню Йорк има собствени правила за учредяване на нестопанска корпорация, а федералното данъчно освобождаване е отделна стъпка. Ако искате да функционирате като благотворителна организация, да събирате дарения или да търсите статус 501(c)(3), трябва да спазите както щатските, така и федералните изисквания в правилната последователност.

Това ръководство обяснява основните стъпки за създаване на нестопанска организация в Ню Йорк, включително учредяване, данъчно освобождаване и текущо съответствие.

Какво е нестопанска организация

Нестопанската организация е организация, създадена да осъществява мисия, а не да генерира печалба за собственици или акционери. В Ню Йорк повечето нестопански организации се учредяват като not-for-profit corporations съгласно закона Not-for-Profit Corporation Law.

Нестопанската организация може все пак да реализира приходи, да наема служители, да притежава имущество и да изплаща разумно възнаграждение. Основната разлика е, че излишните средства се използват за подкрепа на мисията, а не се разпределят към частни собственици.

Много организации, които искат да набират данъчно признати дарения или да получават грантове, търсят признание като федерална организация 501(c)(3). Този статус се предоставя от IRS и е отделен от учредяването на нестопанското юридическо лице в Ню Йорк.

Стъпка 1: Определете мисията и вида нестопанска организация

Преди да подадете каквито и да било документи, ясно определете целта на организацията.

Задайте си няколко основни въпроса:

• Какъв проблем ще решава организацията?
• Кой ще има полза от дейността?
• Ще се фокусира ли организацията върху благотворителна, образователна, религиозна, научна, литературна или културна дейност?
• Ще обслужва ли местна общност, щатска аудитория или по-широка общественост?
• Ще разчита ли на дарения, грантове, такси за услуги или комбинация от източници на финансиране?

За много основатели правилният избор е благотворителна нестопанска корпорация, защото това е типичната структура за организации, които търсят статут 501(c)(3) от IRS.

Ако мисията е по-ориентирана към членове или услуги, може да е по-подходяща друга структура на нестопанска организация. Структурата трябва да съответства на целта на организацията от самото начало, защото учредителният акт и последващите задължения за съответствие зависят от този избор.

Стъпка 2: Изберете съвместимо име

Името на вашата нестопанска организация трябва да отразява мисията и да спазва правилата за именуване в Ню Йорк.

Важат няколко практически правила:

• Името трябва да се различава от съществуващите юридически лица, регистрирани в New York Department of State.
• Обикновено името трябва да включва корпоративен идентификатор като Corporation, Incorporated, Limited, Inc., Corp. или Ltd., освен ако не се прилага ограничено изключение.
• Някои думи и фрази са ограничени или може да изискват одобрение от друга агенция.
• Името не трябва да внушава цел, която организацията всъщност няма.

Разумно е да проверите наличността, преди да инвестирате в брандинг, уеб дизайн или печатни материали. Ню Йорк позволява писмено запитване за наличност на име, а името може и да бъде резервирано за ограничен период, ако е необходимо.

От оперативна гледна точка най-добрите имена за нестопански организации са кратки, запомнящи се и лесни за използване при набиране на средства, банкови сметки, кандидатстване за грантове и щатски декларации.

Стъпка 3: Подгответе учредителния акт

Учредителният акт е документът, който създава нестопанската корпорация в Ню Йорк.

Поне трябва да съдържа:

• Името на организацията
• Изявление, че корпорацията е not-for-profit corporation
• Изявление дали е благотворителна или неблаготворителна
• Целта на корпорацията
• Окръга, в който ще бъде разположена корпорацията
• Имената и адресите на първоначалните директори
• Продължителността на корпорацията, ако не е безсрочна
• Информацията за връчване на книжа, изисквана от Ню Йорк

За благотворителна нестопанска организация формулировката на целта трябва да е достатъчно широка, за да подкрепя мисията, но и достатъчно конкретна, за да отговаря на държавните и IRS изискванията. Ако организацията възнамерява да кандидатства за статус 501(c)(3), клаузата за цел трябва да е съобразена с това освобождаване.

Учредителният акт трябва също да включва формулировка, изисквана от закона на Ню Йорк, ако организацията попада в специална категория или се нуждае от одобрение от друга агенция.

Това е една от най-важните стъпки в целия процес. Слаба или непълна формулировка на целта може да доведе до забавяния по-късно при IRS, New York Attorney General и банки или грантодаващи организации, които преглеждат учредителните документи.

Стъпка 4: Назначете първоначалните директори и изградете управление

Нестопанската организация се нуждае от борд на директорите, който да я управлява.

Първоначалният борд трябва да бъде избран преди подаването, а учредителният акт трябва да изброява първоначалните директори. Бордът обикновено е отговорен за одобряване на устав, назначаване на длъжностни лица, разрешаване на данъчни подавания и надзор върху мисията.

При съставянето на борда търсете хора, които носят различни силни страни, например:

• Експертиза по мисията
• Финансов контрол
• Опит в набирането на средства
• Правни или съответствени знания
• Доверие в общността

Също така е разумно да се помисли за управленски политики отрано. Дори малка стартова нестопанска организация има полза от ясни очаквания относно конфликт на интереси, водене на записи, възстановяване на разходи и съхранение на документи.

Стъпка 5: Приемете устав и основни вътрешни политики

Уставът е вътрешният оперативен правилник на нестопанската организация. Той не се подава към щата, но е съществен.

Добрият устав обикновено урежда:

• Размер и мандат на борда
• Ролите на длъжностните лица
• Процедури за заседания
• Правила за гласуване и кворум
• Правомощия на комитетите
• Права на членовете, ако има такива
• Как се изменя уставът
• Обезщетяване и обработка на конфликти

За благотворителна организация бордът трябва също да приеме политика за конфликт на интереси. В зависимост от дейността на организацията други полезни политики могат да включват политика за подаване на сигнали за нередности, политика за съхранение на документи и политика за приемане на дарения.

Тези документи имат значение, защото дарители, кредитори, грантодаващи и регулатори често търсят доказателства за базова дисциплина в управлението.

Стъпка 6: Подайте учредителния акт в Ню Йорк

След като организационните документи са готови, подайте учредителния акт в New York Department of State.

Към момента според актуалните указания на Ню Йорк таксата за подаване на domestic not-for-profit certificate of incorporation е 75 USD. Department of State предлага и ускорено обработване срещу допълнителна такса.

След като подаването бъде прието, щатът издава официално потвърждение за приемане. Датата на това подаване е законната дата на създаване на корпорацията.

Това често е моментът, в който основателите предпочитат подкрепа от услуга за учредяване. Такъв доставчик може да помогне да се намалят грешките, да се поддържа последователност в документите и да се гарантира, че пакeтът за учредяване е готов за следващите стъпки по съответствие.

Стъпка 7: Вземете EIN от IRS

Всяка нестопанска организация се нуждае от Employer Identification Number, или EIN.

EIN е необходим за:

• Откриване на банкова сметка
• Наемане на служители или независими изпълнители
• Подаване на федерални данъчни формуляри
• Кандидатстване за признание по 501(c)(3)
• Регистрация при регулаторите за благотворителност в Ню Йорк, когато това се изисква

Можете да поискате EIN директно от IRS. Заявлението е безплатно и номерът обикновено е необходим скоро след учредяването.

Не чакайте до последния момент. Много нестопански организации имат нужда от EIN, преди да могат да завършат банковото обслужване, кандидатурите за грантове и подаването за федерално освобождаване.

Стъпка 8: Кандидатствайте за федерално данъчно освобождаване

Ако организацията планира да функционира като 501(c)(3), обикновено трябва да подаде заявление до IRS за признаване на освобождаването.

Повечето организации използват Form 1023, а отговарящите на условията по-малки организации могат да използват опростения Form 1023-EZ. Заявлението се подава електронно чрез Pay.gov.

IRS обикновено изисква:

• Надлежно учредено юридическо лице
• EIN
• Организационни документи, които подкрепят формулировка за освободена от данъци цел
• Данни за управление и финанси
• Ясно описание на дейностите и плановете за набиране на средства

Тази стъпка е отделна от учредяването. Нестопанска организация може да съществува като not-for-profit corporation в Ню Йорк преди IRS да одобри статута ѝ на освободена от данъци, но не бива да приема, че е данъчно освободена, преди IRS да го предостави.

Ако организацията пропусне срока за подаване, това може да повлияе на началната дата на освобождаването. Затова е важно да преминете от щатско учредяване към федерално подаване без ненужно забавяне.

Стъпка 9: Регистрирайте се при New York Attorney General, ако се изисква

Ню Йорк има изисквания за регистрация на благотворителни организации, които много нестопански организации трябва да спазват.

По принцип организациите, които държат имущество за благотворителни цели или привличат благотворителни дарения в Ню Йорк, трябва да се регистрират в Charities Bureau на New York Attorney General, освен ако не се прилага изключение.

Два практически срока са важни:

• Организациите, които планират да привличат дарения, трябва да се регистрират преди да започнат набиране на средства.
• Организациите, които държат имущество в Ню Йорк за благотворителни цели, трябва да се регистрират в рамките на шест месеца от получаването на това имущество.

Ако организацията едновременно привлича дарения и държи благотворително имущество, е необходима само една регистрация, но задължението пак трябва да се изпълни правилно.

Процесът на регистрация обикновено изисква организационни документи, EIN, информация за длъжностни лица и директори и подробности за благотворителните дейности.

Това често е объркваща точка за новите основатели. Федералното данъчно освобождаване не замества щатската регистрация за благотворителна дейност, а щатското учредяване не премахва необходимостта от спазване на правилата за набиране на средства.

Стъпка 10: Организирайте банково обслужване, счетоводство и архиви

След като юридическото лице съществува, нестопанската организация трябва незабавно да въведе основни финансови контроли.

Това обикновено означава:

• Откриване на отделна банкова сметка на името на организацията
• Разделяне на средствата на организацията от личните средства
• Настройване на счетоводство от първия ден
• Изготвяне на бюджет
• Съхранение на разписки, протоколи от заседания и данъчни документи
• Използване на писмени одобрения за възстановяване на разходи и големи плащания

Силната финансова дисциплина не е по избор. Тя защитава борда, подпомага бъдещи кандидатури за грантове и намалява риска от проблеми със съответствието по-късно.

Стъпка 11: Подгответе се за годишни декларации и текущо съответствие

Създаването на нестопанска организация е само началото. Организацията трябва да остане актуална с повтарящите се декларации и задълженията за управление.

В зависимост от структурата и дейността на организацията, текущото съответствие може да включва:

• Федерални декларации от серията Form 990
• Годишни щатски декларации за благотворителност
• Корпоративни поддържащи декларации, ако са приложими
• Заседания на борда и водени протоколи
• Актуализирани регистрации при промени в длъжностни лица, адреси или дейности

Пропускането на годишните декларации може да доведе до санкции, загуба на добър статут или загуба на данъчно освобождаване.

Добър календар за съответствие е една от най-добрите инвестиции, които една нова нестопанска организация може да направи.

Чести грешки, които да избегнете

Много основатели за първи път допускат едни и същи лесно предотвратими грешки:

• Избират име, преди да проверят наличността
• Подават учредителен акт със слаба формулировка на целта
• Смесват лични и организационни средства
• Забавят заявлението за EIN
• Приемат, че освобождаването от IRS е автоматично след учредяването
• Забравят изискванията за регистрация на благотворителна дейност в Ню Йорк
• Нямат устав или политика за конфликт на интереси
• Пропускат годишните срокове за подаване

Тези грешки са скъпи, защото водят до забавяния, допълнителна работа или проблеми с банки, дарители и регулатори.

Кога да обмислите професионална помощ

Малка и проста нестопанска организация може да успее да се справи с част от ранната работа вътрешно. Но правното учредяване, заявленията за освобождаване и благотворителното съответствие могат бързо да станат сложни.

Професионална подкрепа е особено полезна, когато организацията:

• Планира да започне незабавно набиране на дарения
• Иска статус 501(c)(3)
• Очаква финансиране чрез грантове
• Ще работи в няколко щата
• Има повече от един основател или сложна структура на борда
• Има нужда от помощ за координиране на щатските и федералните подавания

Zenind може да помогне на основателите да преминат през процеса на учредяване с повече структура и по-малко административни грешки, което е особено полезно, когато скоростта и точността са важни.

Финален контролен списък за създаване на нестопанска организация в Ню Йорк

Използвайте този списък, за да поддържате процеса организиран:

• Определете мисията и изберете правилната структура на нестопанска организация
• Изберете и проверете името на организацията
• Подгответе учредителния акт
• Назначете първоначалния борд на директорите
• Приемете устав и политики за управление
• Подайте документи в New York Department of State
• Получете EIN от IRS
• Кандидатствайте за федерално данъчно освобождаване, ако е необходимо
• Регистрирайте се при New York Attorney General, когато се изисква
• Организирайте банково обслужване, счетоводство и системи за съответствие
• Следете годишните декларации и отговорностите на борда

Заключение

Създаването на нестопанска организация в Ню Йорк изисква повече от силна мисия. Нужно е внимателно подбрана структура, съвместими учредителни документи, правилни данъчни подавания и постоянна грижа за щатските и федералните правила.

Ако организацията е изградена правилно от самото начало, е много по-лесно да събира средства, да изгражда доверие и да се фокусира върху изпълнението на мисията. Най-доброто време да подредите правната основа е преди първото дарение, първия грант или първото публично съобщение.

С ясен план и правилната подкрепа основателите могат да превърнат една мисия в устойчива нестопанска организация в Ню Йорк, готова да служи на обществеността.