Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon organisaatio New Yorkissa: vaiheittainen opas

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen New Yorkissa on käytännöllinen tapa rakentaa jotakin kestävää sellaisen mission ympärille, josta välität. Olipa tavoitteena koulutus, yhteisön tuki, terveys, taide, nuorisopalvelut tai jokin muu yleishyödyllinen tarkoitus, prosessi alkaa huolellisella suunnittelulla ja oikealla juridisella perustalla.

New Yorkissa on omat sääntönsä voittoa tavoittelemattoman yhtiön perustamiselle, ja liittovaltion verovapaus on erillinen vaihe. Jos haluat toimia hyväntekeväisyysorganisaationa, kerätä lahjoituksia tai hakea 501(c)(3)-asemaa, sinun on noudatettava sekä osavaltion että liittovaltion vaatimuksia oikeassa järjestyksessä.

Tämä opas käy läpi keskeiset vaiheet voittoa tavoittelemattoman organisaation perustamiseen New Yorkissa, mukaan lukien perustaminen, verovapaus ja jatkuva vaatimustenmukaisuus.

Mikä on voittoa tavoittelematon organisaatio

Voittoa tavoittelematon organisaatio perustetaan toteuttamaan missiota eikä tuottamaan voittoa omistajille tai osakkeenomistajille. New Yorkissa useimmat voittoa tavoittelemattomat organisaatiot perustetaan not-for-profit corporation -muodossa Not-for-Profit Corporation Law -lain nojalla.

Voittoa tavoittelematon organisaatio voi silti ansaita tuloja, palkata työntekijöitä, omistaa omaisuutta ja maksaa kohtuullista korvausta. Keskeinen ero on siinä, että ylijäämävaroja käytetään mission tukemiseen eikä niitä jaeta yksityisille omistajille.

Monet organisaatiot, jotka haluavat kerätä verovähennyskelpoisia lahjoituksia tai saada avustuksia, hakevat liittovaltion 501(c)(3)-organisaation tunnustusta. Tämän aseman myöntää IRS, ja se on erillinen asia kuin voittoa tavoittelemattoman yksikön perustaminen New Yorkissa.

Vaihe 1: Määrittele missio ja nonprofit-tyyppi

Ennen kuin jätät mitään asiakirjoja, määrittele organisaation tarkoitus selkeästi.

Kysy muutama peruskysymys:

• Minkä ongelman organisaatio ratkaisee?
• Ketä työ hyödyttää?
• Keskittyykö organisaatio hyväntekeväisyyteen, koulutukseen, uskonnolliseen, tieteelliseen, kirjalliseen vai kulttuuriseen toimintaan?
• Palveleeko se paikallista yhteisöä, koko osavaltiota vai laajempaa yleisöä?
• Perustuuko toiminta lahjoituksiin, avustuksiin, palvelumaksuihin vai näiden yhdistelmään?

Monille perustajille oikea valinta on hyväntekeväisyysluonteinen voittoa tavoittelematon yhtiö, koska se on tyypillinen rakenne organisaatioille, jotka hakevat IRS:n 501(c)(3)-asemaa.

Jos missio on enemmän jäsenlähtöinen tai palvelupainotteinen, jokin muu not-for-profit-rakenne voi olla sopivampi. Rakenteen tulisi vastata organisaation tarkoitusta alusta alkaen, koska perustamisselvitys ja myöhemmät vaatimustenmukaisuusvelvoitteet riippuvat tästä valinnasta.

Vaihe 2: Valitse sääntöjen mukainen nimi

Voittoa tavoittelemattoman organisaation nimen tulisi kuvastaa missiota ja noudattaa New Yorkin nimisääntöjä.

Käytännössä sovelletaan muutamia sääntöjä:

• Nimen on erotuttava olemassa olevista yksiköistä, jotka on rekisteröity New Yorkin Department of Stateen.
• Nimen tulee yleensä sisältää yhtiömuotoa ilmaiseva tunniste, kuten Corporation, Incorporated, Limited, Inc., Corp. tai Ltd., ellei sovelleta kapeaa poikkeusta.
• Tietyt sanat ja ilmaukset ovat rajoitettuja tai voivat vaatia hyväksynnän toiselta viranomaiselta.
• Nimi ei saa antaa ymmärtää tarkoitusta, jota organisaatiolla ei tosiasiassa ole.

On järkevää tarkistaa saatavuus ennen kuin investoi brändäykseen, verkkosivuihin tai painettuihin materiaaleihin. New York sallii kirjallisen nimisaatavuustiedustelun, ja nimi voidaan myös tarvittaessa varata rajoitetuksi ajaksi.

Toiminnan kannalta parhaat nonprofit-nimet ovat selkeitä, mieleenpainuvia ja helppokäyttöisiä varainkeruussa, pankkitileillä, apurahahakemuksissa ja osavaltion ilmoituksissa.

Vaihe 3: Laadi certificate of incorporation

Certificate of incorporation on asiakirja, joka perustaa voittoa tavoittelemattoman yhtiön New Yorkissa.

Vähintään sen tulisi sisältää:

• Organisaation nimi
• Ilmoitus siitä, että yhtiö on not-for-profit corporation
• Ilmoitus siitä, onko se hyväntekeväisyyteen perustuva vai ei-hyväntekeväisyysluonteinen
• Yhtiön tarkoitus
• Maakunta, jossa yhtiö sijaitsee
• Alkuperäisten hallituksen jäsenten nimet ja osoitteet
• Yhtiön kesto, jos se ei ole pysyvä
• New Yorkin edellyttämät tiedoksiantoa koskevat tiedot

Hyväntekeväisyysluonteisen nonprofitin purpose-lauseen tulisi olla tarpeeksi laaja tukemaan missiota, mutta riittävän tarkka täyttääkseen osavaltion ja IRS:n vaatimukset. Jos organisaatio aikoo hakea 501(c)(3)-asemaa, purpose-lauseen tulisi olla tämän vapautuksen kanssa yhteensopiva.

Sertifikaatin tulisi sisältää myös New Yorkin lain edellyttämät lausekkeet, jos organisaatio kuuluu erityisryhmään tai tarvitsee toisen viranomaisen hyväksynnän.

Tämä on yksi koko prosessin tärkeimmistä laatimisvaiheista. Heikko tai puutteellinen purpose-lause voi aiheuttaa myöhemmin viiveitä IRS:n, New Yorkin Attorney Generalin sekä pankkien tai avustusten myöntäjien kanssa, jotka tarkastavat perustamisasiakirjoja.

Vaihe 4: Nimeä alkuperäinen hallitus ja rakenna hallintoa

Nonprofit tarvitsee hallituksen ohjaamaan organisaatiota.

Alkuperäinen hallitus tulisi valita ennen jättämistä, ja certificate of incorporationissa on ilmoitettava alkuperäiset hallituksen jäsenet. Hallitus vastaa yleensä sääntöjen hyväksymisestä, toimihenkilöiden nimeämisestä, veroilmoitusten valtuuttamisesta ja mission valvonnasta.

Kun kokoat hallitusta, etsi ihmisiä, joilla on erilaisia vahvuuksia, kuten:

• Asiantuntemus missiossa
• Taloudellinen valvonta
• Varainhankintakokemus
• Juridiikka- tai compliance-osaaminen
• Yhteisön uskottavuus

On myös viisasta miettiä hallintokäytäntöjä varhain. Jopa pieni aloitteleva nonprofit hyötyy selkeistä odotuksista eturistiriitojen, kirjanpidon, kulukorvausten ja asiakirjojen säilyttämisen suhteen.

Vaihe 5: Hyväksy säännöt ja keskeiset sisäiset toimintaperiaatteet

Säännöt eli bylaws ovat nonprofitin sisäiset toimintaperiaatteet. Niitä ei jätetä osavaltiolle, mutta ne ovat välttämättömät.

Hyvät säännöt käsittelevät yleensä:

• Hallituksen koko ja toimikaudet
• Toimihenkilöiden roolit
• Kokousmenettelyt
• Äänestys- ja päätösvaltaisuusäännöt
• Valiokuntien valtuudet
• Jäsenen oikeudet, jos sovellettavissa
• Miten sääntöjä muutetaan
• Vastuunrajoitus ja eturistiriitojen käsittely

Hyväntekeväisyysorganisaation tulisi myös hyväksyä eturistiriitapolitiikka. Toiminnasta riippuen muita hyödyllisiä käytäntöjä voivat olla esimerkiksi whistleblower-politiikka, asiakirjojen säilytyspolitiikka ja lahjojen vastaanottamista koskeva politiikka.

Nämä asiakirjat ovat tärkeitä, koska lahjoittajat, rahoittajat, avustuksen myöntäjät ja viranomaiset tarkastelevat usein todisteita perushallinnon kurinalaisuudesta.

Vaihe 6: Jätä certificate New Yorkin osavaltiolle

Kun perustamisasiakirjat ovat valmiit, jätä certificate of incorporation New Yorkin Department of Statelle.

Nykyisten New Yorkin ohjeiden mukaan kotimaisen not-for-profit certificate of incorporation -asiakirjan jättömaksu on 75 dollaria. Department of State tarjoaa myös kiireellistä käsittelyä lisämaksusta.

Kun jättö on hyväksytty, osavaltio antaa virallisen filing receiptin. Tämä jättöpäivä on yhtiön lainmukainen perustamispäivä.

Tässä vaiheessa perustajat usein haluavat tukea perustamispalvelusta. Perustamispalvelu voi auttaa vähentämään virheitä, pitämään asiakirjat yhdenmukaisina ja varmistamaan, että perustamispaketti on valmis seuraavia vaatimustenmukaisuusvaiheita varten.

Vaihe 7: Hanki EIN IRS:ltä

Jokainen nonprofit tarvitsee Employer Identification Numberin eli EIN-numeron.

EIN tarvitaan:

• Pankkitilin avaamiseen
• Työntekijöiden tai itsenäisten sopimuskumppaneiden palkkaamiseen
• Liittovaltion veroilmoitusten jättämiseen
• 501(c)(3)-tunnustuksen hakemiseen
• Rekisteröitymiseen New Yorkin hyväntekeväisyysviranomaisille silloin, kun se on tarpeen

Voit hakea EIN-numeroa suoraan IRS:ltä. Hakemus on ilmainen, ja numero tarvitaan tyypillisesti pian perustamisen jälkeen.

Älä jätä tätä viime tinkaan. Monet nonprofitit tarvitsevat EIN-numeron ennen kuin ne voivat viimeistellä pankkiasiat, avustushakemukset ja liittovaltion vapautushakemukset.

Vaihe 8: Hae liittovaltion verovapautta

Jos organisaatio aikoo toimia 501(c)(3)-asemassa, sen on yleensä haettava IRS:ltä verovapauden tunnustamista.

Useimmat organisaatiot käyttävät Form 1023 -lomaketta, ja kelvolliset pienemmät organisaatiot voivat käyttää kevennettyä Form 1023-EZ -lomaketta. Hakemus jätetään sähköisesti Pay.govin kautta.

IRS yleensä edellyttää:

• Asianmukaisesti perustettua oikeushenkilöä
• EIN-numeroa
• Perustamisasiakirjoja, jotka tukevat verovapauden tarkoituslausekkeita
• Hallinto- ja taloustietoja
• Selkeää kuvausta toiminnasta ja varainhankintasuunnitelmista

Tämä vaihe on erillinen yhtiöittämisestä. Nonprofit voi olla New Yorkin not-for-profit corporation ennen kuin IRS hyväksyy verovapaan aseman, mutta sen ei pidä olettaa verovapautta ennen kuin IRS on myöntänyt sen.

Jos organisaatio myöhästyy hakemuksen ajoituksesta, vapautuksen voimaantulopäivä voi muuttua. Siksi on tärkeää edetä osavaltion perustamisesta liittovaltion hakemukseen ilman tarpeetonta viivytystä.

Vaihe 9: Rekisteröidy New Yorkin Attorney Generalille, jos se vaaditaan

New Yorkissa on hyväntekeväisyysrekisteröintiä koskevia vaatimuksia, jotka monien nonprofit-organisaatioiden on täytettävä.

Yleisesti organisaatioiden, jotka pitävät hallussaan hyväntekeväisyyteen tarkoitettua omaisuutta tai keräävät hyväntekeväisyyslahjoituksia New Yorkissa, on rekisteröidyttävä New Yorkin Attorney Generalin Charities Bureaulle, ellei poikkeusta sovelleta.

Kaksi käytännön aikataulusääntöä on tärkeää huomioida:

• Organisaatioiden, jotka aikovat kerätä lahjoituksia, on rekisteröidyttävä ennen varainkeruun aloittamista.
• Organisaatioiden, jotka pitävät hallussaan hyväntekeväisyyteen tarkoitettua omaisuutta New Yorkissa, on rekisteröidyttävä kuuden kuukauden kuluessa omaisuuden vastaanottamisesta.

Jos organisaatio sekä kerää lahjoituksia että pitää hallussaan hyväntekeväisyysomaisuutta, tarvitaan vain yksi rekisteröinti, mutta velvoite on silti hoidettava oikein.

Rekisteröintiprosessi edellyttää yleensä organisaation asiakirjoja, EIN-numeroa, toimihenkilö- ja hallituksen jäsen­tietoja sekä tietoja hyväntekeväisyystoiminnasta.

Tämä on uusiin perustajiin usein liittyvä epäselvyyden kohta. Liittovaltion verovapaus ei korvaa osavaltion hyväntekeväisyysrekisteröintiä, eikä osavaltion perustaminen poista varainkeruuseen liittyvien sääntöjen noudattamista.

Vaihe 10: Järjestä pankkiasiat, kirjanpito ja asiakirjat

Kun yksikkö on olemassa, nonprofitin tulisi ottaa käyttöön perustason talouskontrollit heti.

Tämä tarkoittaa yleensä:

• Erillisen pankkitilin avaamista nonprofitin nimissä
• Organisaation varojen erottamista henkilökohtaisista varoista
• Kirjanpidon aloittamista ensimmäisestä päivästä lähtien
• Budjetin laatimista
• Kuittien, hallituksen pöytäkirjojen ja veroasiakirjojen säilyttämistä
• Kirjallisten hyväksyntöjen käyttämistä kulukorvauksissa ja merkittävissä menoissa

Vahva taloudellinen kurinalaisuus ei ole vapaaehtoista. Se suojaa hallitusta, tukee tulevia avustushakemuksia ja vähentää myöhempien compliance-ongelmien riskiä.

Vaihe 11: Valmistaudu vuosittaiseen raportointiin ja jatkuvaan vaatimustenmukaisuuteen

Nonprofitin perustaminen on vasta alku. Organisaation on pysyttävä ajan tasalla toistuvissa ilmoituksissa ja hallinnollisissa velvoitteissa.

Organisaation rakenteesta ja toiminnasta riippuen jatkuva vaatimustenmukaisuus voi sisältää:

• Liittovaltion Form 990 -sarjan ilmoitukset
• New Yorkin vuotuiset hyväntekeväisyysilmoitukset
• Yhtiön ylläpitoon liittyvät ilmoitukset, jos sovellettavissa
• Hallituksen kokoukset ja pöytäkirjat
• Päivitetyt rekisteröinnit, jos toimihenkilöt, osoitteet tai toiminta muuttuvat

Vuosi-ilmoitusten laiminlyönti voi johtaa sakkoihin, hyvässä asemassa olon menettämiseen tai verovapaan aseman menettämiseen.

Hyvä compliance-kalenteri on yksi parhaista investoinneista, jonka uusi nonprofit voi tehdä.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Monet ensikertalaiset perustajat tekevät samoja vältettävissä olevia virheitä:

• Nimen valitseminen ennen saatavuuden tarkistamista
• Certificate of incorporationin jättö heikolla purpose-lauseella
• Henkilökohtaisten ja organisaation varojen sekoittaminen
• EIN-hakemuksen viivästyttäminen
• Olettaminen, että IRS:n vapautus on automaattinen yhtiöittämisen jälkeen
• New Yorkin hyväntekeväisyysrekisteröintivaatimusten unohtaminen
• Sääntöjen tai eturistiriitapolitiikan puuttuminen
• Vuosittaisten määräaikojen missaaminen

Nämä virheet ovat kalliita, koska ne aiheuttavat viiveitä, lisätyötä tai ongelmia pankkien, lahjoittajien ja viranomaisten kanssa.

Milloin kannattaa harkita ammattilaisen apua

Pieni ja yksinkertainen nonprofit voi ehkä hoitaa osan alkuvaiheen työstä itse. Mutta juridinen perustaminen, vapautushakemukset ja hyväntekeväisyysvaatimusten noudattaminen voivat muuttua nopeasti monimutkaisiksi.

Ammattilaisapu on erityisen hyödyllistä, kun organisaatio:

• Aikoo aloittaa lahjoitusten keruun heti
• Haluaa 501(c)(3)-aseman
• Odottaa avustusrahoitusta
• Toimii useissa osavaltioissa
• Sillä on useampi perustaja tai monimutkainen hallintorakenne
• Tarvitsee apua osavaltion ja liittovaltion ilmoitusten yhteensovittamisessa

Zenind voi auttaa perustajia etenemään perustamisprosessissa rakenteellisemmin ja vähemmillä hallinnollisilla virheillä, mikä on erityisen hyödyllistä silloin, kun nopeus ja tarkkuus ovat tärkeitä.

Lopullinen tarkistuslista New Yorkin nonprofitin perustamiseen

Käytä tätä tarkistuslistaa prosessin organisointiin:

• Määrittele missio ja valitse oikea nonprofit-rakenne
• Valitse ja tarkista organisaation nimi
• Laadi certificate of incorporation
• Nimeä alkuperäinen hallitus
• Hyväksy säännöt ja hallintokäytännöt
• Jätä asiakirjat New Yorkin Department of Statelle
• Hanki EIN IRS:ltä
• Hae tarvittaessa liittovaltion verovapautta
• Rekisteröidy New Yorkin Attorney Generalille, kun sitä vaaditaan
• Järjestä pankkiasiat, kirjanpito ja compliance-järjestelmät
• Seuraa vuosittaisia ilmoituksia ja hallituksen vastuuta

Johtopäätös

Voittoa tavoittelemattoman organisaation perustaminen New Yorkissa vaatii enemmän kuin hyvän mission. Se edellyttää harkittua rakennetta, sääntöjen mukaisia perustamisasiakirjoja, oikeita veroilmoituksia ja jatkuvaa huomiota osavaltion ja liittovaltion sääntöihin.

Jos organisaatio rakennetaan oikein alusta alkaen, varojen kerääminen, luottamuksen rakentaminen ja mission toteuttamiseen keskittyminen on huomattavasti helpompaa. Paras hetki saada juridinen perusta kuntoon on ennen ensimmäistä lahjoitusta, ensimmäistä apurahaa tai ensimmäistä julkista ilmoitusta.

Selkeällä suunnitelmalla ja oikealla tuella perustajat voivat muuttaa mission kestäväksi New Yorkin nonprofitiksi, joka on valmis palvelemaan yleisöä.