Нью-Йоркте коммерциялық емес ұйымды қалай құруға болады: қадамдық нұсқаулық

Нью-Йоркте коммерциялық емес ұйым құру - өзіңіз үшін маңызды миссия төңірегінде ұзақ мерзімді жоба жасауға практикалық жол. Мақсат білім беру, қоғамдастықты қолдау, денсаулық, өнер, жастарға қызмет көрсету немесе басқа да қоғамдық игілік болса да, үдеріс мұқият жоспарлаудан және дұрыс құқықтық негізден басталады.

Нью-Йорктің коммерциялық емес ұйым құруға қатысты өз ережелері бар, ал федералдық салықтан босатылу - бөлек қадам. Егер сіз қайырымдылық ұйымы ретінде жұмыс істегіңіз келсе, қайырымдылық жинасаңыз немесе 501(c)(3) мәртебесін алғыңыз келсе, штаттық және федералдық талаптарды дұрыс ретпен орындауыңыз қажет.

Бұл нұсқаулық Нью-Йоркте коммерциялық емес ұйымды бастауға арналған негізгі қадамдарды, соның ішінде құрылу, салықтан босатылу және тұрақты сәйкестікті қамтиды.

Коммерциялық емес ұйым деген не

Коммерциялық емес ұйым - иелеріне немесе акционерлеріне пайда табу үшін емес, миссияны жүзеге асыру үшін құрылған ұйым. Нью-Йоркте мұндай ұйымдардың көбі Not-for-Profit Corporation Law аясында коммерциялық емес корпорация ретінде құрылады.

Коммерциялық емес ұйым бәрібір кіріс таба алады, қызметкерлер жалдай алады, мүлік иелене алады және негізді еңбекақы төлей алады. Негізгі айырмашылық - артық қаражат жеке иелерге таратылмай, миссияны қолдауға жұмсалады.

Салықтан шегерілетін қайырымдылықтарды жинағысы немесе грант алғысы келетін көптеген ұйымдар федералдық 501(c)(3) ұйымы ретінде танылуға ұмтылады. Бұл мәртебені IRS береді және ол Нью-Йоркте ұйым құрудан бөлек рәсім болып табылады.

1-қадам: Миссияны және ұйым түрін анықтау

Кез келген құжат тапсырар алдында ұйымның мақсатын нақты анықтаңыз.

Мынадай негізгі сұрақтарды қойыңыз:

• Ұйым қандай мәселені шешеді?
• Кімдер оның жұмысынан пайда көреді?
• Ұйым қайырымдылық, білім беру, діни, ғылыми, әдеби немесе мәдени қызметке бағыттала ма?
• Ол жергілікті қауымдастыққа, бүкіл штатқа немесе кеңірек аудиторияға қызмет ете ме?
• Ол қайырымдылықтарға, гранттарға, қызмет ақыларына немесе осы көздердің аралас түріне сүйене ме?

Көптеген құрылтайшылар үшін ең қолайлы таңдау - қайырымдылық коммерциялық емес корпорация, өйткені бұл IRS-тің 501(c)(3) мәртебесін алуға ұмтылатын ұйымдар үшін әдеттегі құрылым.

Егер миссия мүше-бағдарланған немесе қызмет көрсетуге бағытталған болса, басқа коммерциялық емес құрылым орынды болуы мүмкін. Құрылым ұйымның мақсатына басынан бастап сай болуы керек, өйткені құрылтай куәлігі мен кейінгі сәйкестік міндеттемелері осы таңдауға тәуелді.

2-қадам: Заңға сай атау таңдаңыз

Коммерциялық емес ұйымның атауы миссияны көрсетуі және Нью-Йорктің атау беру ережелеріне сай болуы тиіс.

Бірнеше практикалық ереже қолданылады:

• Атауы New York Department of State дерекқорындағы қолданыстағы ұйымдардан айқын ерекшеленуі керек.
• Атауда әдетте Corporation, Incorporated, Limited, Inc., Corp. немесе Ltd. сияқты корпоративтік белгі болуы тиіс, егер тар ауқымды босату қолданылмаса.
• Кейбір сөздер мен тіркестер шектеуге жатады немесе басқа агенттіктің мақұлдауын талап етуі мүмкін.
• Атауы ұйымның шын мәніндегі мақсатына сәйкес келуі керек.

Брендингке, веб-дизайнға немесе баспа материалдарына ақша салмас бұрын атаудың қолжетімділігін тексерген дұрыс. Нью-Йорк жазбаша атау қолжетімділігі туралы сұрау жіберуге мүмкіндік береді, ал қажет болса атауды шектеулі мерзімге резервтеуге де болады.

Операциялық тұрғыдан алғанда, ең жақсы коммерциялық емес атаулар қарапайым, есте сақталатын және қаражат жинау, банк шоттары, грант өтінімдері мен штаттық өтініштерде оңай қолданылатын атаулар болады.

3-қадам: Құрылтай куәлігін дайындаңыз

Құрылтай куәлігі - Нью-Йоркте коммерциялық емес корпорацияны құратын құжат.

Кемінде онда мына мәліметтер болуы керек:

• Ұйымның атауы
• Корпорацияның коммерциялық емес корпорация екені туралы мәлімдеме
• Оның қайырымдылық немесе қайырымдылық емес ұйым екені туралы мәлімдеме
• Корпорацияның мақсаты
• Корпорация орналасатын округ
• Бастапқы директорлардың аты-жөні мен мекенжайлары
• Егер корпорация мерзімсіз болмаса, оның қызмет ету мерзімі
• Нью-Йорк талап ететін процессуалдық хабарлама беру туралы ақпарат

Қайырымдылық коммерциялық емес ұйым үшін мақсат туралы тұжырым миссияны қолдауға жеткілікті кең, бірақ штат пен IRS талаптарын қанағаттандыруға жеткілікті нақты болуы тиіс. Егер ұйым 501(c)(3) мәртебесін алуды жоспарласа, мақсат бөлімі осы босату түріне сай болуы керек.

Егер ұйым арнайы санатқа жатса немесе басқа агенттіктің мақұлдауын қажет етсе, құжатқа Нью-Йорк заңы талап ететін мәтін де енгізілуі керек.

Бұл бүкіл үдерістегі ең маңызды құрастыру кезеңдерінің бірі. Әлсіз немесе толық емес мақсат мәтіні кейін IRS, New York Attorney General және банктер немесе грант берушілер тарапынан кешігулерге әкелуі мүмкін.

4-қадам: Бастапқы директорларды тағайындаңыз және басқару жүйесін құрыңыз

Коммерциялық емес ұйымды басқару үшін директорлар кеңесі қажет.

Бастапқы кеңес құжат тапсырылмас бұрын таңдалуы тиіс, ал құрылтай куәлігінде бастапқы директорлар көрсетілуі керек. Кеңес әдетте жарғыны бекітуге, лауазымды тұлғаларды тағайындауға, салықтық өтінімдерге рұқсат беруге және миссияны қадағалауға жауап береді.

Кеңес құрастырғанда әртүрлі күшті жақтары бар адамдарды таңдаған жөн, мысалы:

• Миссия бойынша сараптама
• Қаржылық бақылау
• Қаражат жинау тәжірибесі
• Құқықтық немесе сәйкестік білімі
• Қоғамдық бедел

Басқару саясатын ерте ойластырған да пайдалы. Тіпті шағын бастапқы коммерциялық емес ұйым үшін де мүдделер қақтығысы, есеп жүргізу, шығындарды өтеу және құжаттарды сақтау бойынша нақты ережелер қажет.

5-қадам: Жарғыны және негізгі ішкі саясаттарды қабылдаңыз

Жарғы - коммерциялық емес ұйымның ішкі жұмыс ережелері. Ол штатқа тапсырылмайды, бірақ аса маңызды.

Жақсы жарғы әдетте мыналарды қамтиды:

• Директорлар кеңесінің саны мен өкілеттік мерзімі
• Лауазымды тұлғалардың рөлдері
• Жиналыс өткізу тәртібі
• Дауыс беру және кворум ережелері
• Комитет өкілеттігі
• Қолданылатын болса, мүшелердің құқықтары
• Жарғыға өзгеріс енгізу тәртібі
• Қорғау және мүдделер қақтығысын реттеу

Қайырымдылық ұйым үшін кеңес мүдделер қақтығысы саясатын да қабылдауы керек. Ұйымның қызметіне байланысты басқа пайдалы саясаттарға шағым берушілерді қорғау саясаты, құжаттарды сақтау саясаты және сыйлықтарды қабылдау саясаты кіруі мүмкін.

Бұл құжаттар маңызды, өйткені донорлар, кредиторлар, грант берушілер және реттеушілер көбіне негізгі басқару тәртібінің бар-жоғын тексереді.

6-қадам: Құрылтай куәлігін Нью-Йорк штатына тапсырыңыз

Құрылтай құжаттары дайын болған соң, құрылтай куәлігін New York Department of State мекемесіне тапсырыңыз.

Қолданыстағы Нью-Йорк нұсқаулығына сәйкес, отандық коммерциялық емес корпорацияның құрылтай куәлігін тіркеу алымы 75 АҚШ доллары. Department of State қосымша ақы үшін жедел өңдеу қызметін де ұсынады.

Құжат қабылданғаннан кейін штат ресми тіркеу түбіртегін береді. Тіркеу күні - корпорацияның заңды құрылу күні.

Бұл қадамда құрылтай қызметінің көмегіне жүгінуді көп құрылтайшы жөн көреді. Құрылтай қызметі қателерді азайтуға, құжаттардың бірізділігін сақтауға және келесі сәйкестік қадамдарына дайын болуға көмектеседі.

7-қадам: IRS-тен EIN алыңыз

Әр коммерциялық емес ұйымға жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі, яғни EIN қажет.

EIN мына мақсаттар үшін қажет:

• Банк шотын ашу
• Қызметкерлерді немесе мердігерлерді жалдау
• Федералдық салық нысандарын тапсыру
• 501(c)(3) танылуын сұрау
• Қажет болған кезде Нью-Йорк қайырымдылық реттеушілеріне тіркелу

EIN-ді тікелей IRS-тен сұратуға болады. Өтінім тегін, ал нөмір әдетте ұйым құрылғаннан кейін көп ұзамай қажет болады.

Соңғы сәтке қалдырмаңыз. Көптеген коммерциялық емес ұйымдарға банк ісін, грант өтінімдерін және федералдық босату өтінімдерін аяқтау үшін EIN қажет.

8-қадам: Федералдық салықтан босатылуға өтініш беріңіз

Егер ұйым 501(c)(3) ретінде жұмыс істеуді жоспарласа, ол әдетте босату мәртебесін тану үшін IRS-ке өтініш беруі керек.

Көптеген ұйымдар Form 1023 нысанын пайдаланады, ал талаптарға сай шағын ұйымдар ықшамдалған Form 1023-EZ нысанын пайдалана алады. Өтінім Pay.gov арқылы электронды түрде беріледі.

IRS әдетте мыналарды талап етеді:

• Дұрыс құрылған заңды тұлға
• EIN
• Салықтан босатылған мақсат мәтінін қолдайтын құрылтай құжаттары
• Басқару және қаржылық ақпарат
• Қызмет түрлері мен қаражат жинау жоспарларын нақты түсіндіру

Бұл қадам ұйым құрудан бөлек рәсім. Коммерциялық емес ұйым IRS салықтан босатылуын мақұлдағанға дейін Нью-Йоркте коммерциялық емес корпорация ретінде өмір сүре алады, бірақ IRS рұқсат бермейінше салықтан босатылды деп есептемеуі керек.

Егер ұйым өтінім беру мерзімін өткізіп алса, босатылудың күшіне ену күніне әсер етуі мүмкін. Сондықтан штаттық құрылудан федералдық өтінімге дейін қажетсіз кідіріссіз өту маңызды.

9-қадам: Қажет болса, Нью-Йорк Бас прокурорының кеңсесіне тіркеліңіз

Нью-Йоркте көптеген коммерциялық емес ұйымдар орындауға тиіс қайырымдылық тіркеу талаптары бар.

Жалпы алғанда, қайырымдылық мақсаттағы мүлікті ұстайтын немесе Нью-Йоркте қайырымдылық жарналарын жинайтын ұйымдар, егер босату қолданылмаса, New York Attorney General-дің Charities Bureau бөліміне тіркелуі керек.

Екі практикалық мерзім маңызды:

• Қайырымдылық жинауды жоспарлайтын ұйымдар жинауды бастамас бұрын тіркелуі тиіс.
• Нью-Йоркте қайырымдылық мақсаттағы мүлікті иеленетін ұйымдар оны алғаннан кейін алты ай ішінде тіркелуі тиіс.

Егер ұйым әрі жинау жұмыстарын жүргізіп, әрі қайырымдылық мүлікті ұстаса, бір ғана тіркеу жеткілікті, бірақ міндетті дұрыс орындау қажет.

Тіркеу процесі әдетте ұйым құжаттарын, EIN-ді, лауазымды тұлғалар мен директорлар туралы ақпаратты және қайырымдылық қызметтің сипаттамасын талап етеді.

Бұл жаңа құрылтайшылар жиі шатастыратын тұс. Федералдық салықтан босатылу штаттық қайырымдылық тіркеудің орнына жүрмейді, ал штатта ұйым құру қаражат жинау ережелерін сақтау қажеттігін жоймайды.

10-қадам: Банк, бухгалтерия және есеп жүргізуді реттеңіз

Ұйым құрылғаннан кейін коммерциялық емес ұйым негізгі қаржылық бақылауды бірден енгізуі керек.

Әдетте бұл мыналарды қамтиды:

• Ұйым атына бөлек банк шотын ашу
• Ұйым қаражатын жеке қаражаттан бөлу
• Есеп жүргізуді алғашқы күннен бастау
• Бюджет құру
• Түбіртектерді, кеңес хаттамаларын және салық құжаттарын сақтау
• Қайтарымдар мен ірі шығындар үшін жазбаша мақұлдау қолдану

Мықты қаржылық тәртіп міндетті. Ол кеңесті қорғайды, болашақ грант өтінімдерін қолдайды және кейінгі сәйкестік мәселелерінің қаупін азайтады.

11-қадам: Жылдық есептер мен тұрақты сәйкестікке дайындалыңыз

Коммерциялық емес ұйым құру - тек бастамасы. Ұйым қайталанатын есептер мен басқару міндеттемелерін уақытында орындап отыруы тиіс.

Ұйымның құрылымы мен қызметіне байланысты тұрақты сәйкестікке мыналар кіруі мүмкін:

• Federal Form 990 сериясындағы есептер
• Нью-Йорктегі жылдық қайырымдылық есептері
• Қажет болса, корпоративтік сақтау құжаттары
• Кеңес отырыстары мен хаттамалар
• Лауазымды тұлғалар, мекенжайлар немесе қызмет түрлері өзгерсе, тіркеуді жаңарту

Жылдық есептерді уақытында тапсырмау айыппұлдарға, жақсы мәртебеден айырылуға немесе салықтан босатылған мәртебеден айырылуға әкелуі мүмкін.

Жақсы сәйкестік күнтізбесі - жаңа коммерциялық емес ұйым жасай алатын ең тиімді инвестициялардың бірі.

Жиі жіберілетін қателер

Бірінші рет құрылтайшылар жиі мынадай қателерге жол береді:

• Атаудың қолжетімділігін тексермей таңдау
• Мақсат мәтіні әлсіз құрылтай куәлігін тапсыру
• Жеке және ұйым қаражатын араластыру
• EIN өтінімін кешіктіру
• IRS босатылуы құрылтайдан кейін автоматты түрде беріледі деп ойлау
• Нью-Йорктің қайырымдылық тіркеу талаптарын ұмыту
• Жарғының немесе мүдделер қақтығысы саясатының болмауы
• Жылдық есептер мерзімін өткізіп алу

Бұл қателер қымбатқа түседі, өйткені олар кідіріс, қайта жасау немесе банк, донорлар және реттеушілермен мәселелер туғызады.

Қашан кәсіби көмекке жүгінген дұрыс

Шағын, қарапайым коммерциялық емес ұйым кейбір бастапқы жұмысты ішкі түрде атқара алады. Бірақ заңды құрылу, босату өтінімдері және қайырымдылық сәйкестігі тез күрделене түседі.

Кәсіби қолдау мына жағдайда әсіресе пайдалы:

• Ұйым бірден қайырымдылық жинауды жоспарласа
• 501(c)(3) мәртебесін алғысы келсе
• Грант қаржыландыруын күтсе
• Бірнеше штатта жұмыс істесе
• Бірнеше құрылтайшысы немесе күрделі кеңес құрылымы болса
• Штаттық және федералдық өтінімдерді үйлестіруге көмек қажет болса

Zenind құрылтайшыларға ұйым құру үдерісінен көбірек тәртіппен және аз әкімшілік қателікпен өтуге көмектесе алады, бұл әсіресе жылдамдық пен дәлдік маңызды болғанда пайдалы.

Нью-Йорктегі коммерциялық емес ұйымды бастауға арналған соңғы чек-парақ

Үдерісті ретке келтіру үшін мына чек-парақты пайдаланыңыз:

• Миссияны анықтап, дұрыс коммерциялық емес құрылымды таңдаңыз
• Ұйым атауын таңдаңыз және тексеріңіз
• Құрылтай куәлігін дайындаңыз
• Бастапқы директорлар кеңесін тағайындаңыз
• Жарғы мен басқару саясаттарын қабылдаңыз
• New York Department of State мекемесіне тапсырыңыз
• IRS-тен EIN алыңыз
• Қажет болса, федералдық салықтан босатылуға өтініш беріңіз
• Қажет болған кезде New York Attorney General мекемесіне тіркеліңіз
• Банк, бухгалтерия және сәйкестік жүйелерін реттеңіз
• Жылдық есептер мен кеңес міндеттемелерін қадағалаңыз

Қорытынды

Нью-Йоркте коммерциялық емес ұйым бастауға тек жақсы миссияның өзі жеткіліксіз. Ол мұқият құрылымды, заңға сай құрылтай құжаттарын, дұрыс салық өтінімдерін және штат пен федералдық ережелерге тұрақты назарды қажет етеді.

Егер ұйым басынан бастап дұрыс құрылса, қаражат жинау, сенім қалыптастыру және миссияны орындауға көңіл бөлу әлдеқайда жеңіл болады. Құқықтық негізді дұрыстаудың ең тиімді уақыты - алғашқы қайырымдылыққа, алғашқы грантқа немесе алғашқы жария хабарламаға дейін.

Айқын жоспар мен дұрыс қолдаудың арқасында құрылтайшылар өз миссиясын қызмет көрсетуге дайын, берік Нью-Йорк коммерциялық емес ұйымына айналдыра алады.