Такса за двугодишната декларация в Ню Йорк за корпорации и LLC: какво да подадете и защо има значение

Ню Йорк изисква от много бизнес субекти да подават двугодишна декларация (Biennial Statement) на всеки две години в Department of State. Самото подаване е малко по обем, но рискът за съответствие не е малък. Пропускането на срока може да остави корпорация или LLC със статус на просрочено подадена, да създаде проблеми при издаването на удостоверения за добър статус и да затрудни обичайните бизнес дейности.

За основателите това задължение лесно се бърка с франчайз данъци, годишни такси за LLC или други подавания в Ню Йорк. То също така лесно се пропуска, когато компанията расте, сменя адреси или оперира в няколко щата. Добрата новина е, че процесът е ясен, след като разберете кой подава, кога е падежът, каква е цената и как да поддържате актуални записите.

Какво представлява двугодишната декларация в Ню Йорк

Двугодишната декларация е периодично държавно подаване, което поддържа актуална основната информация за бизнеса в записите на Ню Йорк. Това не е данъчна декларация и не е същото като годишната такса за LLC в Ню Йорк.

За Ню Йорк целта е практическа: щатът иска актуален контакт за връчване на документи, а при корпорациите и няколко допълнителни управленски данни. Навременното подаване помага на Department of State да поддържа точни записи и намалява риска остаряла информация да създаде избягваеми проблеми по-късно.

Кой трябва да подава

Както местни, така и чуждестранни субекти могат да имат това задължение в Ню Йорк.

Тип субект	Изискване за подаване	Какво иска щатът да знае	Текуща такса за подаване
Бизнес корпорация	Двугодишна декларация на всеки две години	Име и адрес на главния изпълнителен директор, адрес на главния изпълнителен офис, адрес за връчване на документи, брой директори и колко от тях са жени	$9
LLC	Двугодишна декларация на всеки две години	Адрес за връчване на документи	$9

Ако вашата компания е учредена в Ню Йорк или е учредена другаде, но е получила разрешение да извършва дейност в Ню Йорк, това подаване може да се отнася за вас. Ключовият фактор е типът на субекта и неговият статус в Ню Йорк, а не това дали компанията има физически офис в щата.

Текущата такса за подаване

Към момента законовата такса за двугодишна декларация в Ню Йорк е $9 както за бизнес корпорации, така и за LLC.

Тази такса лесно се разбира погрешно, защото звучи като голям годишен разход за съответствие. Това не е така. Таксата за двугодишната декларация е отделна държавна такса за подаване и е различна от:

• корпоративните франчайз данъци в Ню Йорк
• годишната такса за LLC в Ню Йорк
• регистрации за данък върху продажбите или периодични данъчни декларации
• всякакви федерални задължения за подаване

Практическият извод е прост: една компания може да е напълно изрядна по едно задължение и въпреки това да не е в съответствие по друго. Добрата система за съответствие означава да следите всяко подаване по отделен график.

Кога е падежът

Периодът за подаване е свързан с календарния месец, в който е направено първоначалното учредително или разрешително подаване пред New York Department of State.

С други думи:

• Корпорация или LLC подава на всеки две години
• Подаването е дължимо през същия календарен месец като месецът на първоначалното подаване
• Декларацията не трябва да се подава преди началото на този месец

Това правило за срок е една от причините много основатели да пропускат подаването. Те помнят датата на учредяване на субекта, но не и месечния цикъл на съответствие, който започва по-късно.

Защо подаването има значение

Двугодишната декларация не е просто формалност. Навременното подаване помага да се запазят точни публични записи и да се избегнат последващи бизнес проблеми.

Ако една компания не подаде навреме, Ню Йорк може да покаже субекта като просрочен в своите записи. Този статус може да създаде затруднения, когато бизнесът се нуждае от удостоверение за добър статус или подобно потвърждение за банка, инвеститор, клиент, наемодател или лицензионна процедура.

Има и въпрос, свързан с връчването на документи. Secretary of State на Ню Йорк действа като законов агент за връчване на документи за много бизнес субекти. Ако компанията се е преместила и записите ѝ са остарели, важни правни документи може да бъдат изпратени на грешен адрес. Подаването на двугодишната декларация е един от начините да поддържате тази адресна информация актуална и да намалите риска да пропуснете нещо важно.

Накратко, подаването помага едновременно за три неща:

• Поддържане на съответствие с изискванията на щата
• Запазване на достъп до чисти удостоверения за статус
• Намаляване на риска от пропуснати правни уведомления

Каква информация се подава

Изисканата информация е различна за корпорации и LLC.

За бизнес корпорация двугодишната декларация включва:

• Името и служебния адрес на главния изпълнителен директор
• Адреса на главния изпълнителен офис
• Адреса за връчване на документи
• Броя на директорите в борда
• Броя на жените директори

За LLC подаването е много по-опростено. То включва адреса, на който New York Secretary of State трябва да изпраща документи, приети от името на LLC.

Тази разлика има значение, защото отразява начина, по който Ню Йорк следи различните типове субекти. Корпорациите подават повече управленски данни; LLC основно актуализират своя адрес за връчване на документи.

Как да подадете

Повечето корпорации и LLC могат да подадат онлайн чрез системата e-Statement на New York Department of State. За онлайн подаване бизнесът трябва да знае точния правен име на субекта и DOS ID номера.

Ако подаването не може да бъде извършено онлайн, щатът може да предостави хартиен формуляр чрез своята Division of Corporations Statement Unit.

Няколко практични съвета улесняват процеса:

• Потвърдете точния правен име преди подаване
• Проверете DOS ID номера преди да започнете
• Използвайте същия месечен цикъл като оригиналната дата на подаване
• Прегледайте адреса за връчване на документи преди изпращане
• Запазете копие от потвърждението за вашите записи по съответствие

Ако компанията вече е просрочена, подаването обикновено пак може да бъде извършено. По-добре е това да се направи, отколкото проблемът да остане нерешен, защото колкото по-дълго трае забавянето, толкова по-вероятно е записите на субекта да създават затруднения и в други части на бизнеса.

Често срещани грешки, които да избягвате

Дори прости подавания се объркват, когато компанията не поддържа добър календар за съответствие. Най-честите грешки са предвидими.

1. Бъркане на двугодишната декларация с данъчно подаване

Двугодишната декларация не е същото като данъчна декларация или данъчно плащане. Компанията може да е изрядна по данъците и въпреки това да е просрочена по държавното си подаване като субект.

2. Пропускане на месеца за подаване

Падежът е свързан с първоначалния месец на подаване. Подаването твърде рано или забравянето на правилния месец може да създаде избягваем проблем.

3. Използване на остарял адрес за връчване на документи

Ако компанията се е преместила, адресът в системата може вече да не е полезен. Това създава риск както за пощенската доставка, така и за връчването на документи.

4. Предположение, че всички промени в субекта могат да се направят с едно подаване

Не всяка промяна в записите принадлежи към двугодишната декларация. В някои случаи вместо това е необходим отделен certificate of change или certificate of amendment.

5. Третиране на съответствието като еднократно събитие

Поддържането на субекта е периодичен процес. Бизнес, който е учреден правилно, пак може да изпадне в несъответствие, ако сроковете не се следят след учредяването.

Двугодишна декларация срещу други задължения в Ню Йорк

Точно тук много основатели се объркват. Двугодишната декларация е само едно от няколко задължения в Ню Йорк, но не ги заменя.

Например LLC в Ню Йорк може все още да има задължение за годишна държавна такса за подаване в зависимост от дохода си от източници в Ню Йорк. Корпорацията също може да има данъчни задължения за подаване и плащане, дори ако двугодишната ѝ декларация е изрядна.

Правилният начин да мислите за това е да разглеждате всяко задължение като отделна лента:

• Подаванията при учредяване създават субекта
• Двугодишните декларации поддържат актуален държавния запис
• Данъчните подавания уреждат задълженията за доход и франчайз данък
• Подаванията за изменения актуализират правната информация, когато фактите се променят

Това разделение прави много по-лесно изграждането на надежден календар за съответствие.

Как Zenind може да помогне

За основатели и малки екипи най-трудната част от съответствието не е самото подаване. Трудната част е да си спомните да подадете в правилния момент и да се уверите, че са въведени правилните данни.

Zenind помага на собствениците на бизнес да останат организирани с подкрепа за учредяване и съответствие, така че повтарящите се задължения да не се изгубят в ежедневните операции. Това е особено важно за компании, които растат, добавят локации, сменят управлението или оперират в няколко щата.

Една проста система за съответствие може да ви помогне да:

• Следите периодичните държавни срокове
• Поддържате организирани записите на субекта
• Намалите риска от пропуснати подавания
• Останете фокусирани върху управлението на бизнеса, вместо върху напомнянията

Основни изводи

• Ню Йорк изисква от много корпорации и LLC да подават двугодишна декларация на всеки две години.
• Текущата такса за подаване е $9.
• Месецът на падежа е свързан с първоначалния месец на учредяване или разрешение.
• Подаването помага да се поддържа актуална информацията за връчване на документи и намалява риска от статус на просрочие.
• Двугодишната декларация е отделна от данъците и другите задължения за подаване в Ню Йорк.
• Система за съответствие, като подкрепата, която Zenind предоставя, може да направи повтарящите се подавания много по-лесни за управление.

Поддържането на субект от Ню Йорк в добро състояние рядко е трудно, но изисква последователност. Малко периодично подаване все пак е реален срок за съответствие, а една проста календарна система може да предотврати това да се превърне в проблем по-късно.