Taxa pentru Biennial Statement din New York pentru corporații și LLC-uri: ce trebuie depus și de ce contează

New York solicită multor entități comerciale să depună un Biennial Statement o dată la doi ani la Department of State. Depunerea este redusă ca amploare, dar riscul de neconformitate nu este. Nerespectarea termenului poate face ca o corporație sau un LLC să fie marcat ca restant, poate crea probleme la emiterea certificatelor de stare și poate îngreuna activitățile obișnuite ale afacerii.

Pentru fondatori, această obligație se poate confunda ușor cu taxele de franciză, taxele anuale de depunere pentru LLC sau alte formulare din New York. De asemenea, este ușor de trecut cu vederea atunci când o companie crește, își schimbă adresa sau operează în mai multe state. Vestea bună este că procesul este simplu odată ce înțelegeți cine depune, când este scadent, cât costă și cum să mențineți datele actualizate.

Ce este Biennial Statement-ul din New York

Biennial Statement este o depunere recurentă la nivel de stat care menține actualizate anumite informații esențiale despre afacere în evidențele din New York. Nu este același lucru cu o declarație fiscală și nu este același lucru cu taxa anuală de depunere pentru LLC din New York.

În New York, scopul este practic: statul dorește o evidență de contact actualizată pentru service of process și, în cazul corporațiilor, câteva detalii suplimentare de guvernanță. Depunerea la timp ajută Department of State să păstreze evidențe corecte și reduce riscul ca informațiile învechite să provoace ulterior probleme care pot fi evitate.

Cine trebuie să depună

Atât entitățile înființate în stat, cât și cele din afara statului pot avea această obligație în New York.

Tip de entitate	Cerință de depunere	Ce dorește statul să afle	Taxa curentă de depunere
Corporație comercială	Biennial Statement la fiecare doi ani	Numele și adresa CEO-ului, sediul executiv principal, adresa pentru service of process, numărul de directori și câți sunt femei	$9
LLC	Biennial Statement la fiecare doi ani	Adresa pentru service of process	$9

Dacă societatea dvs. a fost înființată în New York sau a fost înființată în alt stat, dar este autorizată să desfășoare activități în New York, depunerea s-ar putea aplica. Factorul decisiv este tipul entității și statutul său în New York, nu dacă firma are sau nu un sediu fizic în stat.

Taxa curentă de depunere

În prezent, taxa legală pentru un Biennial Statement din New York este de $9 atât pentru corporațiile comerciale, cât și pentru LLC-uri.

Această taxă este ușor de interpretat greșit, deoarece sună ca un cost major anual de conformare. Nu este. Taxa pentru Biennial Statement este o taxă separată de depunere la stat și este distinctă de:

• taxele de franciză corporative din New York
• taxa anuală de depunere pentru LLC din New York
• înregistrările de sales tax sau declarațiile fiscale periodice
• orice obligații federale de depunere

Concluzia practică este simplă: o companie poate fi la zi cu o obligație și totuși să fie în neconformitate cu alta. O bună gestionare a conformității înseamnă urmărirea fiecărei depuneri după propriul calendar.

Când este scadentă depunerea

Perioada de depunere este legată de luna calendaristică în care a fost făcută depunerea inițială de înființare sau de autorizare la New York Department of State.

Cu alte cuvinte:

• o corporație sau un LLC depune o dată la doi ani
• depunerea este scadentă în aceeași lună calendaristică precum luna depunerii inițiale
• statementul nu trebuie depus înainte de începerea acelei luni

Această regulă de calendar este unul dintre motivele pentru care mulți fondatori ratează depunerea. Își amintesc data înființării entității, dar nu ciclul de conformare specific lunii, care începe mai târziu.

De ce contează depunerea

Biennial Statement-ul nu este doar o formalitate. Depunerea la timp ajută la păstrarea unor evidențe publice corecte și la evitarea problemelor operaționale ulterioare.

Dacă o companie nu depune la timp, New York poate indica în evidențele sale că entitatea este restantă. Acest statut poate crea dificultăți atunci când o afacere are nevoie de un certificate of status sau de o confirmare similară pentru o bancă, un investitor, un client, un proprietar sau un proces de licențiere.

Există și o problemă legată de service of process. New York Secretary of State acționează ca agent legal pentru service of process pentru multe entități comerciale. Dacă o companie s-a mutat și evidențele sunt învechite, documentele juridice importante pot fi trimise la adresa greșită. Depunerea Biennial Statement-ului este o modalitate de a menține actualizată această adresă și de a reduce riscul de a rata ceva important.

Pe scurt, depunerea ajută simultan la trei lucruri:

• menținerea conformității cu statul
• păstrarea accesului la evidențe de stare curate
• reducerea riscului de a rata notificări legale

Ce informații sunt raportate

Informațiile solicitate diferă pentru corporații și LLC-uri.

Pentru o corporație comercială, Biennial Statement-ul include:

• numele și adresa de afaceri ale directorului executiv principal
• adresa stradală a sediului executiv principal
• adresa pentru service of process
• numărul de directori din consiliu
• numărul de directoare femei

Pentru un LLC, depunerea este mult mai simplă. Include adresa la care New York Secretary of State trebuie să trimită actele primite în numele LLC-ului.

Această diferență contează deoarece reflectă modul în care New York urmărește fiecare tip de entitate. Corporațiile raportează mai multe detalii de guvernanță; LLC-urile își actualizează în principal adresa pentru service of process.

Cum se depune

Majoritatea corporațiilor și LLC-urilor pot depune online prin sistemul e-Statement al New York Department of State. Pentru a folosi depunerea online, firma trebuie să cunoască denumirea exactă a entității și numărul DOS ID.

Dacă depunerea nu poate fi completată online, statul poate furniza un formular pe hârtie prin Division of Corporations Statement Unit.

Câteva sfaturi practice fac procesul mai ușor:

• confirmați denumirea legală exactă înainte de depunere
• verificați numărul DOS ID înainte de a începe
• folosiți același ciclu lunar ca data inițială de depunere
• verificați adresa pentru service of process înainte de trimitere
• păstrați o copie a confirmării pentru evidențele de conformitate

Dacă firma este deja restantă, depunerea poate fi în continuare finalizată de obicei. Este mai bine decât să lăsați problema nerezolvată, pentru că, pe măsură ce trece mai mult timp, crește probabilitatea ca evidențele entității să creeze dificultăți și în alte zone ale afacerii.

Greșeli frecvente de evitat

Chiar și depunerile simple dau greș atunci când compania nu are un calendar bun de conformitate. Cele mai frecvente greșeli sunt previzibile.

1. Confundarea Biennial Statement-ului cu o depunere fiscală

Biennial Statement nu este același lucru cu o declarație fiscală sau cu o plată de taxe. O companie poate fi la zi cu taxele și totuși să fie restantă la depunerea de entitate de la stat.

2. Ratarea lunii de depunere

Data scadenței este legată de luna depunerii inițiale. Depunerea prea devreme sau uitarea lunii corecte poate crea o problemă care putea fi evitată.

3. Folosirea unei adrese de service învechite

Dacă firma s-a mutat, adresa din evidențe poate să nu mai fie utilă. Asta creează risc atât pentru livrarea corespondenței, cât și pentru service of process.

4. Presupunerea că toate modificările entității pot fi făcute într-o singură depunere

Nu orice actualizare a evidențelor aparține unui Biennial Statement. În unele cazuri, este necesar un certificate of change sau un certificate of amendment separat.

5. Tratarea conformității ca pe un eveniment unic

Administrarea entității este recurentă. O afacere care a fost înființată corect poate ajunge totuși în neconformitate dacă termenele nu sunt urmărite după înființare.

Biennial Statement versus alte obligații din New York

Aici se încurcă mulți fondatori. Biennial Statement-ul există alături de alte obligații din New York, dar nu le înlocuiește.

De exemplu, un LLC din New York poate avea în continuare o obligație anuală de taxă de depunere la stat, în funcție de venitul din surse din New York. O corporație poate avea, de asemenea, obligații de depunere și plată a taxelor chiar dacă Biennial Statement-ul său este la zi.

Modelul mental corect este să tratați fiecare obligație ca pe o bandă separată:

• depunerile de înființare stabilesc entitatea
• Biennial Statements mențin actualizată evidența statului
• depunerile fiscale acoperă obligațiile privind veniturile și taxele de franciză
• depunerile de modificare actualizează informațiile legale atunci când faptele se schimbă

Această separare face mult mai ușoară construirea unui calendar de conformitate fiabil.

Cum poate ajuta Zenind

Pentru fondatori și echipe mici, partea cea mai dificilă a conformității nu este depunerea în sine. Este să vă amintiți să depuneți la momentul potrivit și să vă asigurați că sunt introduse corect detaliile potrivite.

Zenind ajută proprietarii de afaceri să rămână organizați prin sprijin pentru înființare și conformitate, astfel încât obligațiile recurente să nu se piardă în operațiunile zilnice. Acest lucru contează mai ales pentru companiile care cresc, adaugă locații, își schimbă managementul sau operează în mai multe state.

Un sistem simplu de conformitate vă poate ajuta să:

• urmăriți termenele recurente la nivel de stat
• păstrați organizate evidențele entității
• reduceți riscul de depuneri ratate
• rămâneți concentrați pe conducerea afacerii, în loc să urmăriți notificări

Idei principale

• New York solicită multor corporații și LLC-uri să depună un Biennial Statement la fiecare doi ani.
• Taxa curentă de depunere este de $9.
• Luna scadentă este legată de luna inițială de înființare sau autorizare.
• Depunerea ajută la menținerea actualizată a informațiilor pentru service of process și reduce riscul unui statut restant.
• Biennial Statement-ul este separat de taxe și de alte obligații de depunere din New York.
• Un sistem de conformitate, precum sprijinul oferit de Zenind, poate face mult mai ușoară gestionarea depunerilor recurente.

Menținerea unei entități din New York în stare bună de conformitate nu este, de obicei, dificilă, dar necesită consecvență. O depunere recurentă mică este totuși un termen real de conformitate, iar un calendar simplu poate preveni transformarea ei într-o problemă mai târziu.