Phí Báo cáo Hai năm của New York cho Corporation và LLC: Cần nộp gì và vì sao quan trọng

New York yêu cầu nhiều loại thực thể kinh doanh nộp Báo cáo Hai năm (Biennial Statement) mỗi hai năm một lần với Department of State. Việc nộp này nhỏ, nhưng rủi ro tuân thủ thì không nhỏ. Nếu bỏ lỡ hạn chót, corporation hoặc LLC có thể bị ghi nhận là quá hạn, gây vấn đề khi xin giấy xác nhận tình trạng và khiến các hoạt động kinh doanh thông thường trở nên khó khăn hơn.

Đối với những người sáng lập, nghĩa vụ này rất dễ bị nhầm với franchise tax, phí nộp hồ sơ thường niên của LLC, hoặc các hồ sơ khác của New York. Nó cũng dễ bị bỏ sót khi công ty đang tăng trưởng, thay đổi địa chỉ, hoặc hoạt động tại nhiều bang. Tin tốt là quy trình này khá đơn giản khi bạn hiểu ai phải nộp, khi nào đến hạn, chi phí bao nhiêu, và cách giữ thông tin luôn cập nhật.

Báo cáo Hai năm của New York là gì

Báo cáo Hai năm là một hồ sơ định kỳ của tiểu bang, giúp cập nhật các thông tin cốt lõi của doanh nghiệp trong hồ sơ của New York. Đây không phải là tờ khai thuế, và cũng không giống với phí nộp hồ sơ thường niên của LLC tại New York.

Với New York, mục đích rất thực tế: tiểu bang muốn có thông tin liên hệ cập nhật cho việc tống đạt giấy tờ, và đối với corporation thì còn muốn thêm một số thông tin quản trị. Nộp đúng hạn giúp Department of State duy trì hồ sơ chính xác và giảm nguy cơ thông tin cũ gây ra vấn đề không đáng có về sau.

Ai phải nộp

Cả thực thể trong bang lẫn ngoài bang đều có thể phải thực hiện nghĩa vụ này tại New York.

Loại thực thể	Yêu cầu nộp	Tiểu bang muốn biết gì	Phí nộp hiện tại
Business corporation	Báo cáo Hai năm mỗi hai năm một lần	Tên và địa chỉ của CEO, văn phòng điều hành chính, địa chỉ tống đạt giấy tờ, số lượng giám đốc và số lượng giám đốc là nữ	$9
LLC	Báo cáo Hai năm mỗi hai năm một lần	Địa chỉ để tống đạt giấy tờ	$9

Nếu công ty của bạn được thành lập tại New York hoặc được thành lập ở nơi khác nhưng được phép hoạt động tại New York, quy định này có thể áp dụng cho bạn. Yếu tố quyết định là loại thực thể và tình trạng tại New York, chứ không phải việc công ty có văn phòng thực tế trong tiểu bang hay không.

Phí nộp hiện tại

Tính đến hiện nay, mức phí theo luật định cho Báo cáo Hai năm của New York là $9 đối với cả business corporation và LLC.

Mức phí này rất dễ bị hiểu nhầm vì nghe giống như một khoản chi phí tuân thủ hằng năm lớn. Thực ra không phải vậy. Phí Báo cáo Hai năm là một khoản phí nộp hồ sơ riêng của tiểu bang, và tách biệt với:

• Thuế franchise của corporation tại New York
• Phí nộp hồ sơ thường niên của LLC tại New York
• Đăng ký thuế bán hàng hoặc các tờ khai thuế định kỳ
• Bất kỳ nghĩa vụ nộp hồ sơ liên bang nào

Kết luận thực tế rất đơn giản: một công ty có thể hoàn toàn đúng hạn với một nghĩa vụ nhưng vẫn vi phạm nghĩa vụ khác. Quản lý tuân thủ tốt nghĩa là theo dõi từng hồ sơ theo lịch riêng của nó.

Khi nào phải nộp

Thời gian nộp gắn với tháng dương lịch mà hồ sơ thành lập hoặc hồ sơ cho phép hoạt động ban đầu được nộp với New York Department of State.

Nói cách khác:

• Corporation hoặc LLC nộp mỗi hai năm một lần
• Hồ sơ đến hạn trong cùng tháng dương lịch với tháng nộp ban đầu
• Không nên nộp trước khi tháng đó bắt đầu

Quy tắc thời điểm này là một lý do khiến nhiều người sáng lập bỏ lỡ hồ sơ. Họ nhớ ngày thành lập doanh nghiệp, nhưng lại không nhớ chu kỳ tuân thủ theo tháng, vốn bắt đầu muộn hơn.

Vì sao việc nộp quan trọng

Báo cáo Hai năm không chỉ là một việc đánh dấu cho xong. Nộp đúng hạn giúp duy trì hồ sơ công khai chính xác và tránh các vấn đề kinh doanh phát sinh sau này.

Nếu công ty không nộp, New York có thể ghi nhận thực thể là quá hạn trong hồ sơ của mình. Tình trạng đó có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp cần giấy xác nhận tình trạng hoặc một xác nhận tương tự cho ngân hàng, nhà đầu tư, khách hàng, bên cho thuê, hoặc quy trình cấp phép.

Ngoài ra còn có vấn đề về tống đạt giấy tờ. Secretary of State của New York đóng vai trò là đại lý tống đạt theo luật định cho nhiều thực thể kinh doanh. Nếu công ty đã chuyển địa điểm và hồ sơ vẫn cũ, các giấy tờ pháp lý quan trọng có thể bị gửi nhầm địa chỉ. Nộp Báo cáo Hai năm là một cách để giữ thông tin địa chỉ cập nhật và giảm nguy cơ bỏ lỡ những giấy tờ quan trọng.

Tóm lại, việc nộp này giúp cùng lúc ba việc:

• Duy trì tuân thủ với tiểu bang
• Giữ cho hồ sơ trạng thái luôn sạch
• Giảm nguy cơ bỏ lỡ thông báo pháp lý

Những thông tin nào được báo cáo

Thông tin cần nộp khác nhau giữa corporation và LLC.

Đối với business corporation, Báo cáo Hai năm bao gồm:

• Tên và địa chỉ kinh doanh của giám đốc điều hành cao nhất
• Địa chỉ đường phố của văn phòng điều hành chính
• Địa chỉ tống đạt giấy tờ
• Số lượng giám đốc trong hội đồng quản trị
• Số lượng nữ giám đốc

Đối với LLC, hồ sơ đơn giản hơn nhiều. Nó bao gồm địa chỉ mà New York Secretary of State nên gửi thư cho các giấy tờ đã được tiếp nhận thay mặt cho LLC.

Sự khác biệt này quan trọng vì nó phản ánh cách New York quản lý từng loại thực thể. Corporation phải báo cáo thêm các thông tin quản trị; còn LLC chủ yếu chỉ cần cập nhật địa chỉ tống đạt giấy tờ.

Cách nộp

Phần lớn corporation và LLC có thể nộp trực tuyến thông qua hệ thống e-Statement của New York Department of State. Để nộp trực tuyến, doanh nghiệp cần biết chính xác tên thực thể và số DOS ID.

Nếu không thể hoàn tất nộp trực tuyến, tiểu bang có thể cung cấp mẫu giấy thông qua Division of Corporations Statement Unit.

Một vài mẹo thực tế sẽ giúp quy trình dễ hơn:

• Xác nhận đúng tên pháp lý trước khi nộp
• Kiểm tra số DOS ID trước khi bắt đầu
• Dùng cùng chu kỳ tháng như ngày nộp ban đầu
• Rà soát địa chỉ tống đạt giấy tờ trước khi gửi
• Lưu lại bản xác nhận cho hồ sơ tuân thủ của bạn

Nếu công ty đã quá hạn, thông thường vẫn có thể nộp được. Làm như vậy tốt hơn là để vấn đề tồn đọng, vì càng để lâu thì hồ sơ của thực thể càng dễ gây trở ngại ở các phần khác của doanh nghiệp.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Ngay cả những hồ sơ đơn giản cũng dễ sai nếu công ty không có lịch tuân thủ tốt. Các lỗi phổ biến đều khá dễ đoán.

1. Nhầm Báo cáo Hai năm với hồ sơ thuế

Báo cáo Hai năm không giống tờ khai thuế hoặc khoản thanh toán thuế. Một công ty có thể vẫn đúng hạn với thuế nhưng lại quá hạn với hồ sơ thực thể của tiểu bang.

2. Bỏ lỡ tháng nộp

Ngày đến hạn gắn với tháng nộp ban đầu. Nộp quá sớm hoặc quên tháng đúng có thể tạo ra vấn đề có thể tránh được.

3. Dùng địa chỉ tống đạt giấy tờ đã cũ

Nếu công ty đã chuyển địa điểm, địa chỉ trong hồ sơ có thể không còn hữu ích. Điều đó tạo rủi ro cho việc nhận thư và cả việc tống đạt giấy tờ.

4. Cho rằng mọi thay đổi của thực thể đều có thể xử lý trong một hồ sơ

Không phải mọi cập nhật hồ sơ đều thuộc Báo cáo Hai năm. Trong một số trường hợp, cần nộp riêng certificate of change hoặc certificate of amendment.

5. Xem tuân thủ như một sự kiện chỉ làm một lần

Quản lý thực thể là việc định kỳ. Một doanh nghiệp được thành lập đúng quy trình vẫn có thể dần rơi vào tình trạng không tuân thủ nếu không theo dõi hạn chót sau khi thành lập.

Báo cáo Hai năm so với các nghĩa vụ khác của New York

Đây là điểm nhiều người sáng lập dễ nhầm lẫn. Báo cáo Hai năm tồn tại song song với các nghĩa vụ khác của New York, nhưng nó không thay thế các nghĩa vụ đó.

Ví dụ, một LLC tại New York vẫn có thể phải nộp phí hồ sơ hằng năm của tiểu bang tùy theo thu nhập có nguồn gốc từ New York. Một corporation cũng có thể vẫn có trách nhiệm kê khai và nộp thuế ngay cả khi Báo cáo Hai năm của họ đang đúng hạn.

Cách nghĩ đúng là xem mỗi nghĩa vụ như một làn riêng:

• Hồ sơ thành lập xác lập thực thể
• Báo cáo Hai năm giữ hồ sơ của tiểu bang luôn cập nhật
• Hồ sơ thuế xử lý nghĩa vụ thuế thu nhập và franchise tax
• Hồ sơ sửa đổi cập nhật thông tin pháp lý khi sự việc thay đổi

Tách bạch như vậy sẽ giúp xây dựng một lịch tuân thủ đáng tin cậy hơn nhiều.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Đối với người sáng lập và các nhóm nhỏ, phần khó nhất của tuân thủ không phải là nộp hồ sơ. Mà là nhớ đúng thời điểm nộp và bảo đảm thông tin được điền chính xác.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp duy trì tổ chức với hỗ trợ thành lập và tuân thủ, để các nghĩa vụ định kỳ không bị chìm giữa công việc hằng ngày. Điều đó đặc biệt quan trọng với những công ty đang mở rộng, thêm địa điểm, thay đổi quản lý hoặc hoạt động ở nhiều bang.

Một hệ thống tuân thủ đơn giản có thể giúp bạn:

• Theo dõi các hạn chót định kỳ của tiểu bang
• Giữ hồ sơ thực thể có tổ chức
• Giảm nguy cơ bỏ lỡ hồ sơ
• Tập trung điều hành doanh nghiệp thay vì chạy theo lời nhắc

Điểm chính cần nhớ

• New York yêu cầu nhiều corporation và LLC nộp Báo cáo Hai năm mỗi hai năm một lần.
• Phí nộp hiện tại là $9.
• Tháng đến hạn gắn với tháng thành lập hoặc tháng được cho phép hoạt động ban đầu.
• Việc nộp giúp giữ thông tin tống đạt giấy tờ luôn cập nhật và giảm nguy cơ bị ghi nhận quá hạn.
• Báo cáo Hai năm tách biệt với thuế và các nghĩa vụ nộp hồ sơ khác của New York.
• Một hệ thống tuân thủ, như hỗ trợ mà Zenind cung cấp, có thể giúp việc nộp định kỳ dễ quản lý hơn nhiều.

Duy trì một thực thể New York ở trạng thái tốt hiếm khi khó, nhưng nó đòi hỏi sự nhất quán. Một hồ sơ định kỳ nhỏ vẫn là một hạn chót tuân thủ thực sự, và một hệ thống lịch đơn giản có thể ngăn nó trở thành vấn đề về sau.