Τέλος Διετούς Δήλωσης της Νέας Υόρκης για Εταιρείες και LLC: Τι να Υποβάλετε και Γιατί Έχει Σημασία

Η Νέα Υόρκη απαιτεί από πολλές επιχειρηματικές οντότητες να υποβάλλουν μια Διετή Δήλωση κάθε δύο χρόνια στο Υπουργείο Εξωτερικών (Department of State). Η υποβολή είναι μικρή, αλλά ο κίνδυνος συμμόρφωσης δεν είναι. Η μη τήρηση της προθεσμίας μπορεί να οδηγήσει μια εταιρεία ή μια LLC να εμφανίζεται ως εκπρόθεσμη, να δημιουργήσει προβλήματα με πιστοποιητικά κατάστασης και να δυσκολέψει τις συνήθεις επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Για τους ιδρυτές, αυτή η υποχρέωση είναι εύκολο να συγχέεται με τους εταιρικούς φόρους franchise, τα ετήσια τέλη υποβολής LLC ή άλλες καταχωρίσεις της Νέας Υόρκης. Είναι επίσης εύκολο να παραβλεφθεί όταν μια εταιρεία αναπτύσσεται, αλλάζει διεύθυνση ή δραστηριοποιείται σε περισσότερες από μία πολιτείες. Τα καλά νέα είναι ότι η διαδικασία είναι απλή, μόλις καταλάβετε ποιος υποβάλλει, πότε λήγει, πόσο κοστίζει και πώς να διατηρείτε τα αρχεία ενημερωμένα.

Τι Είναι η Διετής Δήλωση της Νέας Υόρκης

Η Διετής Δήλωση είναι μια επαναλαμβανόμενη κρατική υποβολή που διατηρεί ορισμένες βασικές επιχειρηματικές πληροφορίες ενημερωμένες στα αρχεία της Νέας Υόρκης. Δεν είναι το ίδιο με φορολογική δήλωση, και δεν είναι το ίδιο με το ετήσιο τέλος υποβολής LLC της Νέας Υόρκης.

Για τη Νέα Υόρκη, ο σκοπός είναι πρακτικός: η πολιτεία θέλει ένα ενημερωμένο αρχείο επικοινωνίας για επίδοση εγγράφων και, στην περίπτωση των εταιρειών, μερικά επιπλέον στοιχεία διακυβέρνησης. Η έγκαιρη υποβολή βοηθά το Υπουργείο Εξωτερικών να διατηρεί ακριβή αρχεία και μειώνει τον κίνδυνο οι παλιές πληροφορίες να προκαλέσουν προβλήματα αργότερα.

Ποιοι Πρέπει να Υποβάλουν

Τόσο οι εγχώριες όσο και οι αλλοδαπές οντότητες μπορεί να έχουν αυτή την υποχρέωση στη Νέα Υόρκη.

Τύπος οντότητας	Απαίτηση υποβολής	Τι θέλει να γνωρίζει η πολιτεία	Τρέχον τέλος υποβολής
Επιχειρηματική εταιρεία	Διετής Δήλωση κάθε δύο χρόνια	Όνομα και διεύθυνση του CEO, κύρια διεύθυνση εκτελεστικού γραφείου, διεύθυνση για επίδοση εγγράφων, αριθμός διευθυντών και πόσες είναι γυναίκες	$9
LLC	Διετής Δήλωση κάθε δύο χρόνια	Διεύθυνση για επίδοση εγγράφων	$9

Αν η εταιρεία σας συστάθηκε στη Νέα Υόρκη ή συστάθηκε αλλού αλλά έχει εξουσιοδοτηθεί να δραστηριοποιείται στη Νέα Υόρκη, η υποχρέωση μπορεί να ισχύει για εσάς. Ο καθοριστικός παράγοντας είναι ο τύπος της οντότητας και η κατάστασή της στη Νέα Υόρκη, όχι αν η εταιρεία έχει φυσικό γραφείο στην πολιτεία.

Το Τρέχον Τέλος Υποβολής

Σήμερα, το νόμιμο τέλος για τη Διετή Δήλωση της Νέας Υόρκης είναι $9 τόσο για επιχειρηματικές εταιρείες όσο και για LLC.

Αυτό το τέλος παρερμηνεύεται εύκολα επειδή ακούγεται σαν μεγάλο ετήσιο κόστος συμμόρφωσης. Δεν είναι. Το τέλος της Διετούς Δήλωσης είναι ξεχωριστό κρατικό τέλος υποβολής και διαφέρει από:

• Φόρους franchise εταιρειών της Νέας Υόρκης
• Το ετήσιο τέλος υποβολής LLC της Νέας Υόρκης
• Εγγραφές για φόρο πωλήσεων ή περιοδικές φορολογικές δηλώσεις
• Οποιεσδήποτε ομοσπονδιακές υποχρεώσεις υποβολής

Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: μια εταιρεία μπορεί να είναι πλήρως εντάξει σε μια υποχρέωση και παρ' όλα αυτά να μην είναι συμμορφωμένη σε άλλη. Η σωστή διαχείριση συμμόρφωσης σημαίνει ότι παρακολουθείτε κάθε υποχρέωση στο δικό της χρονοδιάγραμμα.

Πότε Λήγει η Δήλωση

Η περίοδος υποβολής συνδέεται με τον ημερολογιακό μήνα κατά τον οποίο έγινε η αρχική σύσταση ή η εξουσιοδοτητική καταχώριση στο Υπουργείο Εξωτερικών της Νέας Υόρκης.

Με άλλα λόγια:

• Μια εταιρεία ή LLC υποβάλλει κάθε δύο χρόνια
• Η υποβολή λήγει στον ίδιο ημερολογιακό μήνα με τον αρχικό μήνα καταχώρισης
• Η δήλωση δεν πρέπει να υποβληθεί πριν ξεκινήσει εκείνος ο μήνας

Αυτός ο κανόνας χρονισμού είναι ένας από τους λόγους που πολλοί ιδρυτές χάνουν την υποχρέωση. Θυμούνται την ημερομηνία σύστασης της οντότητας, αλλά όχι τον μηνιαίο κύκλο συμμόρφωσης που ξεκινά αργότερα.

Γιατί Έχει Σημασία η Υποβολή

Η Διετής Δήλωση δεν είναι απλώς μια τυπική διαδικασία. Η έγκαιρη υποβολή βοηθά στη διατήρηση ακριβών δημόσιων αρχείων και στην αποφυγή δευτερογενών επιχειρηματικών προβλημάτων.

Αν μια εταιρεία δεν υποβάλει εγκαίρως, η Νέα Υόρκη μπορεί να τη δείχνει ως εκπρόθεσμη στα αρχεία της. Αυτή η κατάσταση μπορεί να δημιουργήσει τριβές όταν μια επιχείρηση χρειάζεται πιστοποιητικό κατάστασης ή παρόμοια επιβεβαίωση για τράπεζα, επενδυτή, πελάτη, εκμισθωτή ή διαδικασία αδειοδότησης.

Υπάρχει επίσης ζήτημα επίδοσης εγγράφων. Ο Υπουργός Εξωτερικών της Νέας Υόρκης ενεργεί ως ο νόμιμος εκπρόσωπος για επίδοση εγγράφων για πολλές επιχειρηματικές οντότητες. Αν μια εταιρεία έχει μετακομίσει και τα αρχεία της είναι παρωχημένα, σημαντικά νομικά έγγραφα μπορεί να σταλούν στη λάθος διεύθυνση. Η υποβολή της Διετούς Δήλωσης είναι ένας τρόπος να διατηρείτε ενημερωμένα αυτά τα στοιχεία διεύθυνσης και να μειώσετε την πιθανότητα να χάσετε κάτι σημαντικό.

Με λίγα λόγια, η υποβολή βοηθά σε τρία πράγματα ταυτόχρονα:

• Διατήρηση κρατικής συμμόρφωσης
• Διασφάλιση καθαρών αρχείων κατάστασης
• Μείωση του κινδύνου να χαθούν νομικές ειδοποιήσεις

Ποιες Πληροφορίες Δηλώνονται

Οι απαιτούμενες πληροφορίες διαφέρουν για τις εταιρείες και τις LLC.

Για μια επιχειρηματική εταιρεία, η Διετής Δήλωση περιλαμβάνει:

• Το όνομα και τη διεύθυνση εργασίας του chief executive officer
• Τη διεύθυνση του δρόμου του κύριου εκτελεστικού γραφείου
• Τη διεύθυνση για επίδοση εγγράφων
• Τον αριθμό των διευθυντών του διοικητικού συμβουλίου
• Τον αριθμό των γυναικών διευθυντριών

Για μια LLC, η υποβολή είναι πολύ πιο απλή. Περιλαμβάνει τη διεύθυνση στην οποία ο Υπουργός Εξωτερικών της Νέας Υόρκης πρέπει να ταχυδρομεί έγγραφα που έχει αποδεχθεί εκ μέρους της LLC.

Αυτή η διαφορά έχει σημασία, επειδή αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο η Νέα Υόρκη παρακολουθεί κάθε τύπο οντότητας. Οι εταιρείες δηλώνουν περισσότερα στοιχεία διακυβέρνησης, ενώ οι LLC κυρίως διατηρούν ενημερωμένη τη διεύθυνση για επίδοση εγγράφων.

Πώς να Υποβάλετε

Οι περισσότερες εταιρείες και LLC μπορούν να υποβάλουν ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος e-Statement του Υπουργείου Εξωτερικών της Νέας Υόρκης. Για να χρησιμοποιηθεί η ηλεκτρονική υποβολή, η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει την ακριβή επωνυμία της οντότητας και τον αριθμό DOS ID.

Αν η υποβολή δεν μπορεί να ολοκληρωθεί ηλεκτρονικά, η πολιτεία μπορεί να παρέχει έντυπο μέσω του Statement Unit της Division of Corporations.

Λίγες πρακτικές συμβουλές κάνουν τη διαδικασία ευκολότερη:

• Επιβεβαιώστε την ακριβή νομική επωνυμία πριν από την υποβολή
• Επαληθεύστε τον αριθμό DOS ID πριν ξεκινήσετε
• Χρησιμοποιήστε τον ίδιο μηνιαίο κύκλο με την αρχική ημερομηνία καταχώρισης
• Ελέγξτε τη διεύθυνση για επίδοση εγγράφων πριν από την υποβολή
• Κρατήστε αντίγραφο της επιβεβαίωσης για τα αρχεία συμμόρφωσής σας

Αν η εταιρεία είναι ήδη εκπρόθεσμη, η υποβολή συνήθως μπορεί να ολοκληρωθεί ακόμη. Αυτό είναι προτιμότερο από το να μένει το ζήτημα άλυτο, επειδή όσο περισσότερο διαρκεί το κενό, τόσο αυξάνεται η πιθανότητα τα αρχεία της οντότητας να δημιουργήσουν τριβές σε άλλα σημεία της επιχείρησης.

Συνηθισμένα Λάθη που Πρέπει να Αποφεύγετε

Ακόμα και απλές υποβολές πάνε στραβά όταν η εταιρεία δεν διατηρεί καλό ημερολόγιο συμμόρφωσης. Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι προβλέψιμα.

1. Σύγχυση της Διετούς Δήλωσης με φορολογική υποβολή

Η Διετής Δήλωση δεν είναι το ίδιο με φορολογική δήλωση ή φορολογική πληρωμή. Μια εταιρεία μπορεί να είναι εντάξει φορολογικά και παρ' όλα αυτά να είναι εκπρόθεσμη στην κρατική υποβολή της οντότητας.

2. Παράλειψη του μήνα υποβολής

Η προθεσμία συνδέεται με τον αρχικό μήνα καταχώρισης. Η υποβολή πολύ νωρίς ή η λήθη του σωστού μήνα μπορεί να δημιουργήσει ένα αποτρέψιμο πρόβλημα.

3. Χρήση παρωχημένης διεύθυνσης για επίδοση εγγράφων

Αν η εταιρεία έχει μετακομίσει, η διεύθυνση στα αρχεία μπορεί να μην είναι πλέον χρήσιμη. Αυτό δημιουργεί κίνδυνο τόσο για την παράδοση αλληλογραφίας όσο και για την επίδοση εγγράφων.

4. Η υπόθεση ότι όλες οι αλλαγές οντότητας μπορούν να καλυφθούν σε μία υποβολή

Δεν ανήκει κάθε ενημέρωση αρχείων στη Διετή Δήλωση. Σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται ξεχωριστό certificate of change ή certificate of amendment.

5. Αντιμετώπιση της συμμόρφωσης ως εφάπαξ γεγονός

Η διατήρηση της οντότητας είναι επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Μια επιχείρηση που συστάθηκε σωστά μπορεί και πάλι να βρεθεί σε μη συμμόρφωση αν δεν παρακολουθούνται οι προθεσμίες μετά τη σύσταση.

Διετής Δήλωση vs. Άλλες Υποχρεώσεις της Νέας Υόρκης

Εδώ είναι που πολλοί ιδρυτές μπερδεύονται. Η Διετής Δήλωση συνυπάρχει με άλλες υποχρεώσεις της Νέας Υόρκης, αλλά δεν τις αντικαθιστά.

Μια LLC της Νέας Υόρκης, για παράδειγμα, μπορεί να εξακολουθεί να έχει υποχρέωση ετήσιου κρατικού τέλους υποβολής ανάλογα με το εισόδημά της από πηγές της Νέας Υόρκης. Μια εταιρεία μπορεί επίσης να έχει φορολογικές υποχρεώσεις υποβολής και πληρωμής ακόμη κι αν η Διετής Δήλωσή της είναι εντάξει.

Το σωστό νοητικό μοντέλο είναι να αντιμετωπίζετε κάθε υποχρέωση ως ξεχωριστή λωρίδα:

• Οι υποβολές σύστασης ιδρύουν την οντότητα
• Οι Διετείς Δηλώσεις διατηρούν το κρατικό αρχείο ενημερωμένο
• Οι φορολογικές υποβολές καλύπτουν τις υποχρεώσεις εισοδήματος και franchise tax
• Οι τροποποιητικές υποβολές ενημερώνουν νομικές πληροφορίες όταν αλλάζουν τα πραγματικά δεδομένα

Αυτός ο διαχωρισμός κάνει πολύ ευκολότερη τη δημιουργία ενός αξιόπιστου ημερολογίου συμμόρφωσης.

Πώς Μπορεί να Βοηθήσει η Zenind

Για τους ιδρυτές και τις μικρές ομάδες, το πιο δύσκολο μέρος της συμμόρφωσης δεν είναι η ίδια η υποβολή. Είναι να θυμηθούν την υποβολή την κατάλληλη στιγμή και να βεβαιωθούν ότι έχουν καταχωριστεί τα σωστά στοιχεία.

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι με υποστήριξη για σύσταση και συμμόρφωση, ώστε οι επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις να μην χάνονται μέσα στην καθημερινή λειτουργία. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εταιρείες που αναπτύσσονται, προσθέτουν τοποθεσίες, αλλάζουν διοίκηση ή δραστηριοποιούνται σε περισσότερες από μία πολιτείες.

Ένα απλό σύστημα συμμόρφωσης μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Παρακολουθείτε επαναλαμβανόμενες κρατικές προθεσμίες
• Διατηρείτε οργανωμένα τα αρχεία της οντότητας
• Μειώνετε τον κίνδυνο χαμένων υποβολών
• Παραμένετε συγκεντρωμένοι στη λειτουργία της επιχείρησης αντί να κυνηγάτε υπενθυμίσεις

Βασικά Συμπεράσματα

• Η Νέα Υόρκη απαιτεί από πολλές εταιρείες και LLC να υποβάλλουν Διετή Δήλωση κάθε δύο χρόνια.
• Το τρέχον τέλος υποβολής είναι $9.
• Ο μήνας λήξης συνδέεται με τον αρχικό μήνα σύστασης ή εξουσιοδότησης.
• Η υποβολή βοηθά να παραμένουν ενημερωμένα τα στοιχεία επίδοσης εγγράφων και μειώνει τον κίνδυνο εκπρόθεσμης κατάστασης.
• Η Διετής Δήλωση είναι ξεχωριστή από τους φόρους και άλλες υποχρεώσεις υποβολής της Νέας Υόρκης.
• Ένα σύστημα συμμόρφωσης, όπως η υποστήριξη που παρέχει η Zenind, μπορεί να κάνει τις επαναλαμβανόμενες υποβολές πολύ ευκολότερες στη διαχείριση.

Η διατήρηση μιας οντότητας της Νέας Υόρκης σε καλή κατάσταση σπάνια είναι δύσκολη, αλλά απαιτεί συνέπεια. Μια μικρή επαναλαμβανόμενη υποβολή εξακολουθεί να είναι πραγματική προθεσμία συμμόρφωσης, και ένα απλό σύστημα ημερολογίου μπορεί να αποτρέψει το να εξελιχθεί σε πρόβλημα αργότερα.