New Yorkin Biennial Statement -maksu yhtiöille ja LLC-yhtiöille: Mitä pitää ilmoittaa ja miksi sillä on merkitystä

New York edellyttää monilta liiketoimintayksiköiltä Biennial Statement -ilmoituksen tekemistä kahden vuoden välein Department of Statelle. Itse ilmoitus on pieni, mutta laiminlyönnin riski ei ole. Määräajan ylittäminen voi merkitä yhtiön myöhästyneeksi rekistereissä, aiheuttaa ongelmia todistusten hankkimisessa ja vaikeuttaa tavallista liiketoimintaa.

Perustajille tämä velvoite on helppo sekoittaa franchise-veroihin, LLC-yhtiön vuosittaiseen ilmoitusmaksuun tai muihin New Yorkin rekisteröinteihin. Se jää helposti huomaamatta myös silloin, kun yhtiö kasvaa, vaihtaa osoitetta tai toimii useassa osavaltiossa. Hyvä uutinen on, että prosessi on suoraviivainen, kun ymmärrät, kenen pitää ilmoittaa, milloin se erääntyy, mitä se maksaa ja miten tiedot pidetään ajan tasalla.

Mikä New Yorkin Biennial Statement on

Biennial Statement on toistuva osavaltiotason ilmoitus, joka pitää tietyt keskeiset yritystiedot ajan tasalla New Yorkin rekistereissä. Se ei ole veroilmoitus, eikä se ole sama asia kuin New Yorkin LLC-yhtiön vuosittainen filing fee -maksu.

New Yorkissa tarkoitus on käytännöllinen: osavaltio haluaa ajantasaisen yhteystiedon tiedoksiantoa varten ja yhtiöiden kohdalla myös joitakin lisätietoja hallinnosta. Ajoissa tehty ilmoitus auttaa Department of Statea pitämään rekisterit oikein ja vähentää riskiä siitä, että vanhentuneet tiedot aiheuttavat myöhemmin vältettäviä ongelmia.

Kenen on ilmoitettava

Sekä New Yorkissa perustetuilla että muissa osavaltioissa perustetuilla yksiköillä voi olla tämä velvoite New Yorkissa.

Yksikkötyyppi	Ilmoitusvelvollisuus	Mitä osavaltio haluaa tietää	Nykyinen maksu
Liiketoimintayhtiö	Biennial Statement joka toinen vuosi	toimitusjohtajan nimi ja osoite, päätoimipaikan osoite, tiedoksianto-osoite, hallituksen jäsenten määrä ja kuinka monta heistä on naisia	9 $
LLC	Biennial Statement joka toinen vuosi	tiedoksiantoa varten käytettävä osoite	9 $

Jos yhtiösi on perustettu New Yorkissa tai perustettu muualla mutta valtuutettu harjoittamaan liiketoimintaa New Yorkissa, velvoite voi koskea sinua. Ratkaisevaa on yksikkötyyppi ja sen asema New Yorkissa, ei se, onko yhtiöllä fyysistä toimistoa osavaltiossa.

Nykyinen maksu

Tällä hetkellä New Yorkin Biennial Statement -ilmoituksen lakisääteinen maksu on 9 $ sekä liiketoimintayhtiöille että LLC-yhtiöille.

Tämä maksu ymmärretään helposti väärin, koska se kuulostaa suurelta vuosittaiselta compliance-kululta. Sitä se ei ole. Biennial Statement -maksu on erillinen osavaltion ilmoitusmaksu, ja se on eri asia kuin:

• New Yorkin corporate franchise -verot
• New Yorkin LLC-yhtiön vuosittainen filing fee -maksu
• Myyntiverorekisteröinnit tai määräaikaiset veroilmoitukset
• Mahdolliset liittovaltion ilmoitusvelvoitteet

Käytännön viesti on yksinkertainen: yhtiö voi olla täysin ajan tasalla yhdessä velvoitteessa ja silti laiminlyödä toista. Hyvä compliance-hallinta tarkoittaa, että kukin ilmoitus seurataan omalla aikataulullaan.

Milloin ilmoitus erääntyy

Ilmoitusjakso sidotaan sen kalenterikuukauden mukaan, jona alkuperäinen perustamis- tai valtuutusilmoitus tehtiin New Yorkin Department of Statelle.

Toisin sanoen:

• Yhtiö tekee ilmoituksen joka toinen vuosi
• Ilmoitus erääntyy samassa kalenterikuussa kuin alkuperäinen ilmoituskuukausi
• Ilmoitusta ei pidä tehdä ennen kuin kyseinen kuukausi alkaa

Tämä aikataulusääntö on yksi syy siihen, miksi moni perustaja unohtaa ilmoituksen. Perustamispäivä muistetaan, mutta ei sitä kuukausikohtaista compliance-sykliä, joka alkaa myöhemmin.

Miksi ilmoitus on tärkeä

Biennial Statement ei ole vain muodollisuus. Ajoissa tehty ilmoitus auttaa säilyttämään tarkat julkiset rekisterit ja välttämään liiketoiminnan myöhempiä ongelmia.

Jos yhtiö ei tee ilmoitusta, New York voi merkitä sen rekistereissään myöhästyneeksi. Tällainen tila voi vaikeuttaa esimerkiksi good standing -todistuksen tai vastaavan vahvistuksen hankkimista pankkia, sijoittajaa, asiakasta, vuokranantajaa tai lupaprosessia varten.

Mukana on myös tiedoksiantoon liittyvä riski. New Yorkin Secretary of State toimii monien liiketoimintayksiköiden lakisääteisenä tiedoksiantoagenttina. Jos yhtiö on muuttanut eikä rekisterit ole ajan tasalla, tärkeät oikeudelliset asiakirjat voivat päätyä väärään osoitteeseen. Biennial Statement on yksi tapa pitää tämä osoitetieto ajan tasalla ja vähentää riskiä, että jokin tärkeä jää saamatta.

Lyhyesti sanottuna ilmoitus auttaa kolmessa asiassa samaan aikaan:

• Osavaltion compliance-vaatimusten täyttämisessä
• Siistien status-rekisterien säilyttämisessä
• Tärkeiden oikeudellisten ilmoitusten katoamisriskin vähentämisessä

Mitä tietoja ilmoitetaan

Vaadittavat tiedot ovat erilaiset yhtiöille ja LLC-yhtiöille.

Liiketoimintayhtiön Biennial Statement sisältää:

• Toimitusjohtajan nimen ja liiketoimintaosoitteen
• Päätoimipaikan katuosoitteen
• Tiedoksianto-osoitteen
• Hallituksen jäsenten lukumäärän
• Naispuolisten hallituksen jäsenten lukumäärän

LLC-yhtiön ilmoitus on huomattavasti yksinkertaisempi. Siihen merkitään osoite, johon New Yorkin Secretary of Staten tulee lähettää LLC:n puolesta vastaanotettu tiedoksianto.

Tällä erolla on merkitystä, koska se heijastaa sitä, miten New York seuraa eri yksikkötyyppejä. Yhtiöt raportoivat enemmän hallinnollisia tietoja; LLC-yhtiöt pitävät ensisijaisesti tiedoksianto-osoitteensa ajan tasalla.

Miten ilmoitus tehdään

Useimmat yhtiöt ja LLC-yhtiöt voivat tehdä ilmoituksen verkossa New Yorkin Department of Staten e-Statement-järjestelmän kautta. Verkkopalvelun käyttöä varten yrityksen on tiedettävä tarkka yksikön nimi ja DOS ID -numero.

Jos ilmoitusta ei voi tehdä verkossa, osavaltio voi tarjota paperilomakkeen Division of Corporations Statement Unitin kautta.

Muutama käytännön vinkki helpottaa prosessia:

• Varmista tarkka virallinen nimi ennen ilmoituksen tekemistä
• Tarkista DOS ID -numero ennen aloittamista
• Käytä samaa kuukausisykliä kuin alkuperäisessä ilmoituksessa
• Tarkista tiedoksianto-osoite ennen lähettämistä
• Säilytä kopio vahvistuksesta compliance-arkistossasi

Jos yhtiö on jo myöhässä, ilmoitus voidaan yleensä silti tehdä. Se on parempi kuin antaa asian jäädä hoitamatta, koska mitä pidempään viive kestää, sitä todennäköisemmin rekisterit aiheuttavat kitkaa liiketoiminnan muissa vaiheissa.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Jopa yksinkertaiset ilmoitukset epäonnistuvat, jos yhtiöllä ei ole hyvää compliance-kalenteria. Yleiset virheet ovat ennakoitavia.

1. Biennial Statementin sekoittaminen veroilmoitukseen

Biennial Statement ei ole sama asia kuin veroilmoitus tai veronmaksu. Yhtiö voi olla ajan tasalla veroissa ja silti myöhässä osavaltion yksikköilmoituksessaan.

2. Ilmoituskuukauden missaaminen

Eräpäivä sidotaan alkuperäiseen ilmoituskuukauteen. Liian aikainen ilmoitus tai väärän kuukauden unohtaminen voi aiheuttaa vältettävän ongelman.

3. Vanhentuneen tiedoksianto-osoitteen käyttäminen

Jos yhtiö on muuttanut, rekisterissä oleva osoite ei ehkä enää ole käyttökelpoinen. Se aiheuttaa riskin sekä postin toimitukselle että tiedoksiannolle.

4. Olettaminen, että kaikki muutokset voi hoitaa yhdessä ilmoituksessa

Kaikki rekisteritiedot eivät kuulu Biennial Statementiin. Joissakin tapauksissa tarvitaan sen sijaan erillinen certificate of change tai certificate of amendment.

5. Complianceen suhtautuminen kertaluonteisena asiana

Yksikköjen ylläpito on toistuvaa. Hyvin perustettu yhtiö voi silti ajautua laiminlyöntiin, jos määräaikoja ei seurata perustamisen jälkeen.

Biennial Statement vs. muut New Yorkin velvoitteet

Tässä kohtaa moni perustaja menee helposti sekaisin. Biennial Statement liittyy muihin New Yorkin velvoitteisiin, mutta se ei korvaa niitä.

Esimerkiksi New Yorkin LLC-yhtiöllä voi olla edelleen vuosittainen osavaltion filing fee -velvoite riippuen sen New Yorkista syntyvästä tulosta. Myös yhtiöllä voi olla veroilmoitus- ja veronmaksuvelvoitteita, vaikka Biennial Statement olisi ajan tasalla.

Oikea ajattelutapa on käsitellä jokainen velvoite omana kokonaisuutenaan:

• Perustamisilmoitukset muodostavat yksikön
• Biennial Statement pitää osavaltion tiedot ajan tasalla
• Veroilmoitukset kattavat tuloon ja franchise-veroon liittyvät velvoitteet
• Muutosilmoitukset päivittävät oikeudelliset tiedot, kun tosiseikat muuttuvat

Tämä erottelu tekee luotettavan compliance-kalenterin rakentamisesta paljon helpompaa.

Miten Zenind voi auttaa

Perustajille ja pienille tiimeille compliance-työn vaikein osa ei ole itse ilmoitus. Vaikeinta on muistaa ilmoitus oikeaan aikaan ja varmistaa, että oikeat tiedot syötetään.

Zenind auttaa yrittäjiä pysymään järjestyksessä perustamis- ja compliance-tuen avulla, jotta toistuvat velvoitteet eivät huku arjen kiireisiin. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, jotka kasvavat, lisäävät toimipisteitä, vaihtavat johtoa tai toimivat useassa osavaltiossa.

Yksinkertainen compliance-järjestelmä voi auttaa sinua:

• Seuraamaan toistuvia osavaltion määräaikoja
• Pitämään yksikkötiedot järjestyksessä
• Vähentämään myöhästyneiden ilmoitusten riskiä
• Keskittymään liiketoiminnan pyörittämiseen muistutusten jahtaamisen sijaan

Keskeiset huomiot

• New York edellyttää monilta yhtiöiltä ja LLC-yhtiöiltä Biennial Statement -ilmoitusta joka toinen vuosi.
• Nykyinen maksu on 9 $.
• Eräkuukausi sidotaan alkuperäiseen perustamis- tai valtuutuskuukauteen.
• Ajoissa tehty ilmoitus auttaa pitämään tiedoksianto-tiedot ajan tasalla ja vähentää myöhästyneen statuksen riskiä.
• Biennial Statement on erillinen veroista ja muista New Yorkin ilmoitusvelvoitteista.
• Compliance-järjestelmä, kuten Zenindin tarjoama tuki, voi tehdä toistuvista ilmoituksista paljon helpompia hallita.

New Yorkissa toimivan yksikön pitäminen hyvässä kunnossa ei yleensä ole vaikeaa, mutta se vaatii johdonmukaisuutta. Pieni toistuva ilmoitus on silti todellinen määräaika, ja yksinkertainen kalenterijärjestelmä voi estää sitä muuttumasta ongelmaksi myöhemmin.