Frais de déclaration biennale de New York pour les sociétés par actions et les LLC : quoi déposer et pourquoi c’est important

New York exige que de nombreuses entités commerciales déposent une déclaration biennale tous les deux ans auprès du Department of State. Le dépôt est modeste, mais le risque de non-conformité ne l’est pas. Le fait de manquer l’échéance peut faire en sorte qu’une société par actions ou une LLC soit indiquée comme en retard, créer des problèmes pour obtenir des attestations de statut et compliquer des activités commerciales courantes.

Pour les fondateurs, cette obligation est facile à confondre avec les impôts de franchise, les frais annuels de dépôt d’une LLC ou d’autres dépôts de New York. Il est aussi facile de l’oublier lorsqu’une entreprise grandit, change d’adresse ou exerce ses activités dans plusieurs États. La bonne nouvelle, c’est que le processus est simple une fois que vous comprenez qui doit déposer, quand le dépôt est dû, combien il coûte et comment garder les renseignements à jour.

Ce qu’est la déclaration biennale de New York

La déclaration biennale est un dépôt récurrent de l’État qui permet de maintenir à jour certains renseignements essentiels sur l’entreprise dans les dossiers de New York. Ce n’est pas une déclaration de revenus, et ce n’est pas non plus le même document que les frais annuels de dépôt d’une LLC à New York.

À New York, l’objectif est pratique : l’État veut un dossier de contact à jour pour la signification d’actes de procédure et, dans le cas des sociétés par actions, quelques renseignements supplémentaires sur la gouvernance. Le dépôt à temps aide le Department of State à conserver des dossiers exacts et réduit le risque que des renseignements périmés causent plus tard des problèmes évitables.

Qui doit déposer

Les entités constituées au New York comme celles constituées ailleurs peuvent avoir cette obligation à New York.

Type d’entité	Exigence de dépôt	Ce que l’État veut savoir	Frais de dépôt actuels
Société par actions	Déclaration biennale tous les deux ans	Nom et adresse du chef de la direction, adresse du principal bureau exécutif, adresse pour la signification d’actes de procédure, nombre d’administrateurs et nombre de femmes administratrices	9 $
LLC	Déclaration biennale tous les deux ans	Adresse pour la signification d’actes de procédure	9 $

Si votre société a été constituée à New York ou ailleurs mais est autorisée à exercer ses activités à New York, ce dépôt peut s’appliquer à vous. Le facteur clé est le type d’entité et son statut à New York, et non le fait que l’entreprise ait ou non un bureau physique dans l’État.

Les frais de dépôt actuels

À l’heure actuelle, les frais prévus par la loi pour une déclaration biennale de New York sont de 9 $ pour les sociétés par actions et les LLC.

Ces frais sont faciles à mal interpréter parce qu’ils peuvent sembler représenter un coût de conformité annuel important. Ce n’est pas le cas. Les frais de déclaration biennale sont des frais de dépôt distincts auprès de l’État, et ils sont séparés de :

• l’impôt de franchise des sociétés de New York
• les frais annuels de dépôt d’une LLC de New York
• les inscriptions à la taxe de vente ou les déclarations fiscales périodiques
• toute obligation de dépôt fédérale

Le point pratique est simple : une entreprise peut être à jour pour une obligation et tout de même être en défaut pour une autre. Une bonne gestion de la conformité consiste à suivre chaque dépôt selon son propre calendrier.

Quand la déclaration est due

La période de dépôt est liée au mois civil au cours duquel le dépôt original de constitution ou d’autorisation a été fait auprès du New York Department of State.

Autrement dit :

• une société par actions ou une LLC dépose tous les deux ans
• le dépôt est dû pendant le même mois civil que le mois du dépôt initial
• la déclaration ne doit pas être déposée avant le début de ce mois

Cette règle de calendrier explique pourquoi de nombreux fondateurs manquent le dépôt. Ils se souviennent de la date de constitution de l’entité, mais pas du cycle de conformité propre au mois qui commence plus tard.

Pourquoi ce dépôt est important

La déclaration biennale n’est pas qu’une formalité administrative. Le dépôt à temps aide à conserver des dossiers publics exacts et à éviter des problèmes d’affaires en aval.

Si une entreprise ne dépose pas sa déclaration, New York peut indiquer l’entité comme en retard dans ses dossiers. Ce statut peut créer des obstacles lorsqu’une entreprise a besoin d’un certificat de statut ou d’une confirmation semblable pour une banque, un investisseur, un client, un propriétaire ou une démarche d’octroi de licence.

Il y a aussi une question de signification d’actes de procédure. Le Secretary of State de New York agit comme agent statutaire pour la signification d’actes de procédure pour de nombreuses entités commerciales. Si une entreprise a déménagé et que ses dossiers ne sont pas à jour, des documents juridiques importants peuvent être envoyés à la mauvaise adresse. Le dépôt de la déclaration biennale est une façon de maintenir cette adresse à jour et de réduire le risque de manquer quelque chose d’important.

En bref, ce dépôt aide à faire trois choses à la fois :

• maintenir la conformité auprès de l’État
• préserver l’accès à des dossiers de statut propres
• réduire le risque de manquer des avis juridiques

Quels renseignements sont déclarés

Les renseignements exigés diffèrent selon qu’il s’agit d’une société par actions ou d’une LLC.

Pour une société par actions, la déclaration biennale comprend :

• le nom et l’adresse professionnelle du chef de la direction
• l’adresse municipale du principal bureau exécutif
• l’adresse pour la signification d’actes de procédure
• le nombre d’administrateurs au conseil
• le nombre de femmes administratrices

Pour une LLC, le dépôt est beaucoup plus simple. Il comprend l’adresse à laquelle le Secretary of State de New York doit envoyer les documents de procédure reçus au nom de la LLC.

Cette différence est importante, car elle reflète la façon dont New York suit chaque type d’entité. Les sociétés par actions déclarent davantage de renseignements sur la gouvernance; les LLC mettent surtout à jour leur adresse pour la signification d’actes de procédure.

Comment déposer

La plupart des sociétés par actions et des LLC peuvent déposer en ligne au moyen du système e-Statement du Department of State de New York. Pour utiliser le dépôt en ligne, l’entreprise doit connaître le nom exact de l’entité et son numéro DOS ID.

Si le dépôt ne peut pas être effectué en ligne, l’État peut fournir un formulaire papier par l’intermédiaire de sa Division of Corporations Statement Unit.

Quelques conseils pratiques facilitent le processus :

• confirmer le nom juridique exact avant de déposer
• vérifier le numéro DOS ID avant de commencer
• utiliser le même cycle mensuel que la date de dépôt initiale
• revoir l’adresse pour la signification d’actes de procédure avant de soumettre
• conserver une copie de la confirmation dans vos dossiers de conformité

Si l’entreprise est déjà en retard, le dépôt peut généralement encore être effectué. Il vaut mieux régler la situation que la laisser en suspens, car plus le retard se prolonge, plus il est probable que les dossiers de l’entité créent des frictions dans d’autres aspects de l’entreprise.

Erreurs courantes à éviter

Même les dépôts simples posent problème lorsque l’entreprise n’a pas un bon calendrier de conformité. Les erreurs les plus courantes sont prévisibles.

1. Confondre la déclaration biennale avec un dépôt fiscal

La déclaration biennale n’est pas une déclaration de revenus ni un paiement d’impôt. Une entreprise peut être à jour pour ses impôts et tout de même être en retard pour son dépôt d’entité auprès de l’État.

2. Manquer le mois de dépôt

La date d’échéance est liée au mois du dépôt initial. Déposer trop tôt ou oublier le bon mois peut créer un problème évitable.

3. Utiliser une adresse de signification périmée

Si l’entreprise a déménagé, l’adresse au dossier peut ne plus être utile. Cela crée un risque à la fois pour la livraison du courrier et pour la signification d’actes de procédure.

4. Supposer que tous les changements d’entité peuvent être réglés dans un seul dépôt

Toutes les mises à jour de dossier ne relèvent pas d’une déclaration biennale. Dans certains cas, un certificat de changement ou un certificat de modification distinct est plutôt requis.

5. Traiter la conformité comme un événement ponctuel

La gestion d’une entité est récurrente. Une entreprise bien constituée peut tout de même devenir non conforme si les échéances ne sont pas suivies après la constitution.

Déclaration biennale et autres obligations de New York

C’est ici que de nombreux fondateurs se trompent. La déclaration biennale s’ajoute aux autres obligations de New York, mais elle ne les remplace pas.

Une LLC de New York, par exemple, peut encore avoir une obligation annuelle de frais de dépôt à l’État selon son revenu de source new-yorkaise. Une société par actions peut aussi avoir des obligations de déclaration et de paiement d’impôts même si sa déclaration biennale est à jour.

Le bon modèle mental consiste à traiter chaque obligation comme une voie distincte :

• les dépôts de constitution établissent l’entité
• les déclarations biennales maintiennent le dossier de l’État à jour
• les déclarations fiscales traitent des obligations liées au revenu et à l’impôt de franchise
• les dépôts de modification mettent à jour les renseignements juridiques lorsque les faits changent

Cette séparation facilite grandement la création d’un calendrier de conformité fiable.

Comment Zenind peut aider

Pour les fondateurs et les petites équipes, la partie la plus difficile de la conformité n’est pas le dépôt lui-même. C’est de se souvenir du dépôt au bon moment et de s’assurer que les bons renseignements sont saisis.

Zenind aide les propriétaires d’entreprise à rester organisés grâce à un soutien à la constitution et à la conformité, afin que les obligations récurrentes ne se perdent pas dans les activités quotidiennes. Cela est particulièrement important pour les entreprises qui prennent de l’expansion, ajoutent des emplacements, changent de direction ou exercent leurs activités dans plusieurs États.

Un système de conformité simple peut vous aider à :

• suivre les échéances récurrentes de l’État
• garder les dossiers d’entité organisés
• réduire le risque de dépôts manqués
• rester concentré sur la gestion de l’entreprise plutôt que sur la recherche de rappels

Points clés à retenir

• New York exige que de nombreuses sociétés par actions et LLC déposent une déclaration biennale tous les deux ans.
• Les frais de dépôt actuels sont de 9 $.
• Le mois d’échéance est lié au mois original de constitution ou d’autorisation.
• Le dépôt aide à maintenir à jour les renseignements pour la signification d’actes de procédure et réduit le risque d’un statut en retard.
• La déclaration biennale est distincte des impôts et des autres obligations de dépôt à New York.
• Un système de conformité, comme le soutien offert par Zenind, peut rendre les dépôts récurrents beaucoup plus faciles à gérer.

Maintenir une entité new-yorkaise en règle est rarement difficile, mais cela exige de la constance. Un petit dépôt récurrent demeure une véritable échéance de conformité, et un système de calendrier simple peut empêcher qu’il devienne un problème plus tard.