New York-i kétéves jelentés díja vállalatok és LLC-k számára: mit kell benyújtani, és miért fontos

New York sok üzleti jogi entitás számára előírja, hogy kétévente kétéves jelentést (Biennial Statement) nyújtson be a State Departmenthez. A benyújtás maga egyszerű, a megfelelési kockázat azonban nem az. A határidő elmulasztása miatt egy vállalat vagy LLC késedelmes státuszt kaphat, gondok adódhatnak a státusz igazolásokkal, és a mindennapi üzleti működés is nehezebbé válhat.

Alapítók számára ezt a kötelezettséget könnyű összekeverni a franchise adóval, az éves LLC bejelentési díjjal vagy más New York-i benyújtásokkal. Akkor is könnyű megfeledkezni róla, amikor a vállalat növekszik, címet vált, vagy több államban működik. A jó hír az, hogy a folyamat egyszerű, ha megérti, kinek kell benyújtania, mikor esedékes, mennyibe kerül, és hogyan tarthatja naprakészen a nyilvántartásokat.

Mi a New York-i kétéves jelentés

A kétéves jelentés egy visszatérő állami bejelentés, amely bizonyos alapvető üzleti adatokat naprakészen tart New York nyilvántartásaiban. Ez nem adóbevallás, és nem ugyanaz, mint a New York-i LLC éves bejelentési díja.

New York esetében a cél gyakorlati: az állam friss elérhetőségi adatokat szeretne a kézbesítéshez, és vállalatoknál néhány további irányítási adatot is. A határidőre benyújtott jelentés segít a State Departmentnek pontos nyilvántartást vezetni, és csökkenti annak kockázatát, hogy az elavult információk később elkerülhető problémákat okozzanak.

Kinek kell benyújtania

New Yorkban mind a belföldi, mind a külföldi jogi entitásokra vonatkozhat ez a kötelezettség.

Entitástípus	Benyújtási kötelezettség	Mit kíván tudni az állam	Jelenlegi díj
Üzleti vállalat	Kétévente kétéves jelentés	A vezérigazgató neve és címe, a fő végrehajtó iroda címe, a kézbesítési cím, az igazgatók száma és hogy közülük hány nő	9 USD
LLC	Kétévente kétéves jelentés	A kézbesítéshez használt cím	9 USD

Ha a vállalkozását New Yorkban alapították, vagy máshol hozták létre, de New Yorkban működésre engedélyezték, akkor a benyújtási kötelezettség Önre is vonatkozhat. A döntő tényező az entitás típusa és a New York-i jogállása, nem pedig az, hogy van-e fizikai irodája az államban.

A jelenlegi benyújtási díj

Jelenleg a New York-i kétéves jelentés törvényes díja 9 USD mind az üzleti vállalatok, mind az LLC-k esetében.

Ezt a díjat könnyű félreérteni, mert jelentős éves megfelelési költségnek hangzik. Nem az. A kétéves jelentés díja külön állami benyújtási díj, és eltér a következőktől:

• New York-i társasági franchise adó
• a New York-i LLC éves bejelentési díja
• forgalmi adó-regisztrációk vagy időszakos adóbevallások
• bármely szövetségi benyújtási kötelezettség

A gyakorlati tanulság egyszerű: egy vállalat lehet teljesen naprakész az egyik kötelezettségben, miközben egy másikban mégis szabálytalan. A jó megfelelés-kezelés azt jelenti, hogy minden bejelentést külön ütemezés szerint követünk.

Mikor esedékes a jelentés

A benyújtási időszak ahhoz a naptári hónaphoz kötődik, amelyben az eredeti alapítási vagy engedélyezési bejelentést a New York-i State Departmentnél megtették.

Más szóval:

• a vállalat vagy LLC kétévente nyújt be jelentést
• a benyújtás ugyanabban a naptári hónapban esedékes, mint az eredeti bejelentés hónapja
• a jelentést nem szabad még a hónap kezdete előtt benyújtani

Ez az időzítési szabály az egyik oka annak, hogy sok alapító elmulasztja a benyújtást. Emlékeznek az entitás alapításának dátumára, de nem a hónaphoz kötött megfelelési ciklusra, amely később indul.

Miért fontos a benyújtás

A kétéves jelentés nem pusztán egy kipipálandó adminisztratív feladat. A határidőre történő benyújtás segít megőrizni a pontos nyilvános nyilvántartást, és elkerülni az ebből fakadó üzleti problémákat.

Ha egy vállalat nem nyújt be jelentést, New York a nyilvántartásaiban késedelmesként tüntetheti fel az entitást. Ez a státusz súrlódást okozhat, amikor a vállalkozásnak jó státuszról szóló igazolásra vagy hasonló megerősítésre van szüksége bank, befektető, ügyfél, bérbeadó vagy engedélyezési eljárás miatt.

Van egy kézbesítési kérdés is. A New York-i Secretary of State sok üzleti entitás esetében a jogszabály szerinti kézbesítési megbízott. Ha egy vállalat elköltözött, és a nyilvántartásai elavultak, a fontos jogi iratok rossz címre kerülhetnek. A kétéves jelentés benyújtása egy módja annak, hogy ezt a címet naprakészen tartsa, és csökkentse annak esélyét, hogy valami fontosról lemaradjon.

Röviden, a benyújtás három dolgot segít egyszerre:

• a state szintű megfelelés fenntartását
• a tiszta státusznyilvántartások elérhetőségét
• a fontos jogi értesítések elmulasztásának kockázatának csökkentését

Milyen információkat kell jelenteni

A kötelező adatok eltérnek a vállalatok és az LLC-k esetében.

Egy üzleti vállalatnál a kétéves jelentés tartalmazza:

• a vezérigazgató nevét és üzleti címét
• a fő végrehajtó iroda utcai címét
• a kézbesítési címet
• az igazgatótanács tagjainak számát
• a női igazgatók számát

Egy LLC esetében a benyújtás sokkal egyszerűbb. Csak azt a címet tartalmazza, ahová a New York-i Secretary of State az LLC nevében átvett kézbesítést postázhatja.

Ez a különbség fontos, mert megmutatja, hogy New York miként kezeli az egyes entitástípusokat. A vállalatok több irányítási adatot jelentenek; az LLC-k elsősorban a kézbesítési címüket tartják naprakészen.

Hogyan kell benyújtani

A legtöbb vállalat és LLC online is benyújthatja a jelentést a New York-i State Department e-Statement rendszerén keresztül. Az online benyújtáshoz a vállalkozásnak ismernie kell a pontos entitásnevet és a DOS ID számot.

Ha a benyújtás online nem végezhető el, az állam papíralapú űrlapot is biztosíthat a Division of Corporations Statement Uniton keresztül.

Néhány gyakorlati tipp megkönnyíti a folyamatot:

• a benyújtás előtt ellenőrizze a pontos jogi nevet
• kezdés előtt igazolja a DOS ID számot
• ugyanazt a hónapciklust használja, mint az eredeti bejelentés dátuma
• benyújtás előtt ellenőrizze a kézbesítési címet
• a visszaigazolást őrizze meg a megfelelési nyilvántartásban

Ha a vállalat már késedelmes, a benyújtás általában akkor is elvégezhető. Ez jobb megoldás, mint nyitva hagyni a problémát, mert minél hosszabb ideig áll fenn a hiány, annál valószínűbb, hogy az entitás nyilvántartásai más üzleti folyamatokban is akadályt okoznak.

Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

Még az egyszerű bejelentések is félresikerülhetnek, ha a vállalat nem vezet megfelelő megfelelési naptárat. A leggyakoribb hibák jól ismertek.

1. A kétéves jelentés összekeverése egy adóbevallással

A kétéves jelentés nem ugyanaz, mint az adóbevallás vagy az adófizetés. Egy vállalat lehet naprakész az adóiban, és mégis késedelmes a state entitásbejelentésében.

2. A benyújtási hónap elmulasztása

Az esedékesség az eredeti bejelentés hónapjához kötődik. A túl korai benyújtás vagy a helyes hónap elfelejtése elkerülhető problémát okozhat.

3. Elavult kézbesítési cím használata

Ha a vállalat költözött, a nyilvántartásban szereplő cím már nem biztos, hogy hasznos. Ez kockázatot jelenthet a postai kézbesítés és a jogi kézbesítés szempontjából is.

4. Feltételezni, hogy minden változás egyetlen benyújtással kezelhető

Nem minden adatfrissítés tartozik a kétéves jelentésbe. Bizonyos esetekben külön certificate of change vagy certificate of amendment szükséges.

5. A megfelelést egyszeri eseményként kezelni

Az entitás fenntartása ismétlődő feladat. Egy megfelelően megalakított vállalkozás is könnyen nem megfelelő státuszba kerülhet, ha az alapítás utáni határidőket nem követik.

Kétéves jelentés vs. egyéb New York-i kötelezettségek

Itt szoktak sok alapító elakadni. A kétéves jelentés a többi New York-i kötelezettség mellett létezik, de nem helyettesíti azokat.

Egy New York-i LLC-nek például továbbra is lehet éves állami bejelentési díj-kötelezettsége attól függően, hogy van-e New York-i forrásból származó jövedelme. Egy vállalatnak akkor is lehet adóbevallási és adófizetési kötelezettsége, ha a kétéves jelentése naprakész.

A helyes gondolkodásmód az, ha minden kötelezettséget külön sávként kezelünk:

• az alapítási bejelentések hozzák létre az entitást
• a kétéves jelentések naprakészen tartják az állami nyilvántartást
• az adóbevallások a jövedelmi és franchise adókötelezettségeket kezelik
• a módosító bejelentések frissítik a jogi adatokat, amikor a tények megváltoznak

Ez a szétválasztás sokkal könnyebbé teszi egy megbízható megfelelési naptár kialakítását.

Hogyan segíthet a Zenind

Az alapítók és a kis csapatok számára a megfelelés legnehezebb része nem maga a benyújtás. Hanem az, hogy a megfelelő időben emlékezzenek rá, és hogy a megfelelő adatok kerüljenek be.

A Zenind segít az üzlettulajdonosoknak szervezetten kezelni az alapítási és megfelelési feladatokat, így az ismétlődő kötelezettségek nem vesznek el a napi működésben. Ez különösen fontos azoknál a vállalatoknál, amelyek növekednek, új telephelyeket nyitnak, vezetést váltanak, vagy több államban működnek.

Egy egyszerű megfelelési rendszer segíthet Önnek:

• nyomon követni az ismétlődő state határidőket
• rendezett módon tartani az entitás nyilvántartásait
• csökkenteni a mulasztott benyújtások kockázatát
• a vállalkozás működtetésére összpontosítani ahelyett, hogy emlékeztetők után kellene futnia

Fő tudnivalók

• New York sok vállalattól és LLC-től megköveteli, hogy kétévente kétéves jelentést nyújtson be.
• A jelenlegi benyújtási díj 9 USD.
• Az esedékes hónap az eredeti alapítási vagy engedélyezési hónaphoz kötődik.
• A benyújtás segít naprakészen tartani a kézbesítési információkat, és csökkenti a késedelmes státusz kockázatát.
• A kétéves jelentés elkülönül az adóktól és más New York-i bejelentési kötelezettségektől.
• Egy megfelelési rendszer, például a Zenind támogatása, sokkal könnyebbé teheti az ismétlődő benyújtások kezelését.