Pohjois-Dakotan myyntiverovapaus voittoa tavoittelemattomille organisaatioille: säännöt, todistukset ja yleiset sudenkuopat

Pohjois-Dakotan myyntiverosäännöt eivät ole yhtä laajoja kuin monet voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden johtajat odottavat. Pelkkä voittoa tavoittelematon asema ei poista myyntiverovelvoitteita automaattisesti, ja monissa tapauksissa organisaation on silti perittävä veroa, maksettava veroa hankinnoista tai haettava erityistä vapautustodistusta ennen kuin se voi ostaa tai myydä verotta.

Voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, seurakunnille, kouluille, terveydenhuollon toimijoille ja yhteisöryhmille keskeinen kysymys ei ole vain se, onko organisaatio vapautettu liittovaltion lain perusteella. Todellinen kysymys on, myöntääkö Pohjois-Dakotan laki kyseiseen ostoon tai myyntiin nimenomaisen myyntiverovapauden.

Tässä oppaassa selitetään, miten Pohjois-Dakotan myyntiverovapaus toimii voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, mitkä organisaatiot voivat täyttää ehdot, miten todistusprosessi toimii ja milloin voittoa tavoittelemattomien myynnit ovat edelleen verollisia.

Pohjois-Dakota ei vapauta voittoa tavoittelemattomia automaattisesti

Pohjois-Dakota toteaa nimenomaisesti, että uskonnolliset, hyväntekeväisyys- ja muut voittoa tavoittelemattomat organisaatiot eivät ole automaattisesti vapautettuja myyntiverosta. Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelematon organisaatio ei voi olettaa olevansa verovapaa vain siksi, että sillä on 501(c)(3)-päätöskirje tai hyväntekeväinen tehtävä.

Käytännössä tämä vaikuttaa liiketoimen molempiin puoliin:

• Joidenkin voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden on maksettava myyntiveroa ostaessaan tavaroita tai palveluita.
• Joidenkin on perittävä myyntiveroa tehdessään vähittäismyyntiä.
• Jotkin voivat saada kapean vapautuksen organisaatiotyypin tai myynnin luonteen perusteella.

Ensimmäinen askel on tunnistaa, onko kyseessä verollinen osto, verollinen myynti vai Pohjois-Dakotan lain mukainen vapautettu toiminta.

Ketkä voivat saada ostojen myyntiverovapauden?

Pohjois-Dakotan laki vapauttaa tietyt organisaatiot myyntiveron maksamisesta hyväksyttävien ostojen osalta. Osavaltio nimeää tiettyjä kategorioita sen sijaan, että se myöntäisi kaikille voittoa tavoittelemattomille yleisen vapautuksen.

Yleisiä kelpoisia ryhmiä ovat:

• Julkisyhteisöt
• Alkuperäiskansojen heimohallitukset ja virastot, jotka hoitavat olennaisia hallintotehtäviä
• Julkiset koulut
• Yksityiset tai uskonnolliset koulut tavaroille, joita käytetään yksinomaan koulun toiminnassa
• Sairaalat ja tietyt lisensoidut hoitolaitokset
• Osavaltion lisensoimat ensihoitopalvelujen tarjoajat hyväksyttävien ostojen osalta
• Tietyt vapaaehtoiset terveysjärjestöt
• Tietyt seniorikansalaisjärjestöt, jotka täyttävät osavaltion vaatimukset

Tarkka kelpoisuus riippuu organisaation tyypistä ja ostoksen käyttötarkoituksesta. Esimerkiksi koulu voi olla vapautettu luokkahuone- ja toimintatavarasta, mutta siihen liittyvä hyväntekeväisyyskerho ei voi automaattisesti käyttää koulun vapautustodistusta.

Miten vapautusasemaa koskeva todistus toimii

Jos organisaatio täyttää Pohjois-Dakotan lain vaatimukset, sen on yleensä haettava Certificate of Exempt Status -todistusta ennen kuin se ostaa tavaroita ilman myyntiveroa.

Osavaltio edellyttää hakemusta North Dakota Office of State Tax Commissionerille. Hakemuksessa kysytään yleensä:

• Verovelvollisen nimi ja osoite
• Liittovaltion työnantajan tunnistenumero
• Pohjois-Dakotan myynti- ja käyttöverolupa, jos sovellettavissa
• Kuvaus hankkeesta tai hyväksyttävästä toiminnasta
• Päivämäärät
• Arvioidut tai toteutuneet kustannustiedot
• Luettelo hyväksyttävästä aineellisesta henkilökohtaisesta omaisuudesta
• Tukea osoittavat laskut, jos haetaan hyvitystä

Kun todistus on myönnetty, organisaatio voi esittää sen myyjille hyväksyttävien ostojen yhteydessä. Ilman todistusta myyjän on yleensä perittävä myyntivero.

Tämä on tärkeä noudattamista koskeva kohta: vapautus ei perustu aikomukseen. Se perustuu dokumentaatioon.

Milloin voittoa tavoittelemattomien myynnit voivat olla vapautettuja

Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot olettavat joskus, että hyväksi tarkoitukseksi tehty myynti on verovapaa. Pohjois-Dakotassa näin on vain tietyissä tilanteissa.

Voittoa tavoittelematon organisaatio voi saada kertaluonteisen, tapahtumakohtaisen vapautuskirjeen, kun myynti on hyväntekeväisyys-, uskonnollinen tai opetuksellinen ja kaikki vaaditut ehdot täyttyvät. Yleisesti organisaation on täytettävä kaikki seuraavat ehdot:

• Nettotulot käytetään hyväntekeväisyys-, opetuksellisiin tai uskonnollisiin tarkoituksiin
• Organisaatio ei kilpaile vähittäiskauppiaiden kanssa pitämällä jatkuvaa varastoa tai toimimalla pysyvässä tai kausiluonteisessa myyntipaikassa
• Myyntiä ei tehdä säännöllisesti tai jatkuvasti

Tämä tarkoittaa, että kertaluonteinen varainkeruutapahtuma voidaan käsitellä eri tavoin kuin voittoa tavoittelematon lahjatavarakauppa, kierrätysmyymälä tai verkkokauppa, jossa myydään tuotteita.

Pohjois-Dakota tarjoaa vapautuskäsittelyä myös tietyille tapahtumamyynneille, mukaan lukien jotkin vuosittaiset seurakuntasillat tai myyjäiset, jotka järjestetään julkisessa omistuksessa olevissa tiloissa, sekä jotkin hyväksyttävät opetukselliset tai kulttuuritapahtumat.

Milloin voittoa tavoittelemattomien myynnit ovat edelleen verollisia

Voittoa tavoittelematon organisaatio voi silti joutua perimään ja tilittämään myyntiveroa, vaikka sen tehtävä olisi hyväntekeväinen tai uskonnollinen.

Myynnit ovat tavallisesti verollisia, kun voittoa tavoittelematon organisaatio:

• Harjoittaa jatkuvaa vähittäiskauppaa
• Myy säännöllisesti verkossa
• Pitää pysyvää tai kausiluonteista jälleenmyyntivarastoa
• Kilpailee suoraan vähittäiskauppiaiden kanssa
• Tekee myyntiä vapautussääntöjen sallimien kapeiden ehtojen ulkopuolella

Pohjois-Dakota toteaa selkeästi, että organisaatioiden, jotka toimivat suoraan kilpailussa vähittäiskauppiaiden kanssa, on perittävä ja tilitettävä myyntivero. Se, että voitot tukevat hyvää tarkoitusta, ei poista verovelvoitetta.

Tämä ero on tärkeä organisaatioille, jotka pyörittävät kirpputoreja, museoiden lahjatavarakauppoja, nuorisoryhmien tuotevarainhankintaa ja voittoa tavoittelemattomia toimijoita, jotka myyvät lippuja tai tapahtumatuotteita ympäri vuoden.

Erityissäännöt seurakunnille ja uskonnollisille organisaatioille

Seurakunnat yllättyvät usein Pohjois-Dakotan lähestymistavasta. Osavaltio ei käsittele seurakuntia laajasti myyntiverosta vapautettuina ostojen osalta.

Joidenkin uskonnollisten kirjojen, kuten Raamattujen, rukouskirjojen, virsikirjojen ja uskonnollisten oppikirjojen, osto seurakunnille on kuitenkin lain mukaan vapautettu.

Seurakunnan järjestämien varainkeruutilaisuuksien ja tapahtumien osalta vapautusanalyysi riippuu edelleen myynnin rakenteesta, tuottojen käyttötarkoituksesta ja siitä, kuuluuko tapahtuma tunnustettuun vapautusluokkaan, kuten vuosittaiseen seurakuntasiltaan tai myyjäisiin julkisessa omistuksessa olevassa tilassa.

Entä koulut ja kouluun liittyvät ryhmät?

Julkisia kouluja kohdellaan eri tavoin kuin vanhempainyhdistyksiä tai tukiryhmiä. Julkiset koulut voivat olla vapautettuja hyväksyttävien ostojen osalta, kun maksu suoritetaan myyjälle suoraan koulun varoista.

Myös yksityiset ja uskonnolliset koulut saavat vapautuksia tavaroille, joita käytetään yksinomaan koulun toiminnassa, kuten:

• Oppikirjat
• Vuosikirjat
• Koulutarvikkeet
• Luokkahuonetarvikkeet
• Kuntosalin tai toimiston tavarat, joita koulu käyttää

Tämä vapautus ei kuitenkaan automaattisesti ulotu liitännäisiin ryhmiin, kuten vanhempainyhdistyksiin tai urheilun tukiryhmiin. Näiden ryhmien on yleensä arvioitava oma verotuksellinen asemansa, eivätkä ne välttämättä voi käyttää koulun vapautustodistusta.

Urakoitsijan hankinnat ovat yleinen sudenkuoppa

Toinen alue, jossa voittoa tavoittelemattomat organisaatiot kompastuvat, on urakoitsijalaskutus.

Vaikka projekti kuuluisi vapautetulle organisaatiolle, kyseiselle organisaatiolle työskentelevän urakoitsijan on usein silti maksettava myyntivero sopimuksessa käytetyistä materiaaleista ja tarvikkeista. Vapautus ei siirry automaattisesti urakoitsijalle.

Tämä tarkoittaa, että voittoa tavoittelemattoman organisaation rakennus- tai remonttiprojektissa voi olla verollisia materiaaleja, vaikka organisaatio itse täyttäisi jonkin vapautuskäsittelyn ehdot. Pelkät työveloitukset voidaan käsitellä eri tavoin, mutta yksityiskohdilla on merkitystä.

Miten pysyä vaatimusten mukaisena

Myyntiveron noudattaminen on helpompaa, kun organisaatio rakentaa yksinkertaisen tarkastusprosessin ennen ostoksia tai myyntitapahtumia.

Käytännöllinen tarkistuslista näyttää tältä:

1. Tunnista, täyttääkö organisaatio Pohjois-Dakotan erityiset vapautuskategoriat.
2. Varmista, onko kyse ostovapautuksesta vai myyntivapautuksesta.
3. Hanki asianmukainen todistus tai kirje ennen liiketapahtumaa.
4. Säilytä kopiot vapautustodistuksista, laskuista ja tapahtumatiedoista.
5. Arvioi, onko myynti kertaluonteinen, tapahtumakohtainen vai jatkuva.
6. Rekisteröidy myynti- ja käyttöveroluvan piiriin, jos organisaatio harjoittaa verollista myyntiä.
7. Arvioi toiminta uudelleen aina, kun organisaatio lisää uuden toimipisteen, verkkokaupan, varainkeruumuodon tai vähittäismyyntilinjan.

Uusille perustettaville organisaatioille tämä on myös hyvä hetki pitää yhtiöasiakirjat, EIN-paperit, hallintoasiakirjat ja osavaltiorekisteröinnit yhdessä paikassa, jotta veron noudattaminen on myöhemmin helpompaa.

Kirjanpito on tärkeämpää kuin useimmat organisaatiot odottavat

Pohjois-Dakota voi pyytää tukevia tietoja arvioidakseen, soveltuuko vapautus. Siksi voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulisi säilyttää:

• Kopiot vapautustodistuksista ja kirjeistä
• Hankintalaskut
• Tapahtumien kuvaukset ja päivämäärät
• Dokumentit, jotka osoittavat, mihin nettotulot käytettiin
• Myyntitiedot mahdollisesta verollisesta toiminnasta
• Kaikki kirjeenvaihto osavaltion verotoimiston kanssa

Hyvät tiedot auttavat organisaatiota puolustamaan vapautustaan, jos asiaa tarkastellaan myöhemmin.

Milloin ammattilaisen apu on tarpeen

Voittoa tavoittelemattoman organisaation kannattaa hakea neuvontaa, kun se:

• Aloittaa varainkeruun, johon sisältyy tuote- tai tavaramyyntiä
• Avaa kirpputorin tai lahjatavarakaupan
• Pyörittää verkkokauppaa
• Suunnittelee seurakuntasiltaa, myyjäisiä tai toistuvaa tapahtumaa
• Rakentaa tai kunnostaa tilaa urakoitsijan kautta
• Yrittää määrittää, ovatko ostot verovapaita vai verollisia

Vaatimustenmukaisuuden virheen hinta on yleensä korkeampi kuin sääntöjen tarkistamisen hinta ennen liiketapahtumaa.

Yhteenveto

Pohjois-Dakota ei myönnä voittoa tavoittelemattomille organisaatioille yleistä myyntiverovapautta. Sen sijaan osavaltio käyttää tiettyjä kategorioita, todistuksia ja tapahtumakohtaisia sääntöjä päättääkseen, milloin osto tai myynti on vapautettu.

Jos organisaatiosi täyttää ehdot, oikea todistus tai kirje voi säästää rahaa ja yksinkertaistaa hankintoja. Jos se ei täytä ehtoja, voittoa tavoittelematon organisaatio voi silti joutua keräämään tai maksamaan myyntiveroa aivan kuten mikä tahansa muu organisaatio.

Turvallisin tapa on varmistaa liiketapahtuma ennen kuin raha vaihtaa omistajaa, pitää dokumentaatio järjestyksessä ja tarkistaa säännöt uudelleen aina, kun organisaatio laajentaa toimintaansa.

Selkeä vaatimustenmukaisuusprosessi tänään on paljon helpompi kuin verotuksen korjaaminen myöhemmin.