Jak mohou malí podnikatelé platit na daních méně: strategie daňového plánování na konci roku

Daně patří pro mnoho malých podniků mezi největší průběžné náklady, ale částka, kterou dlužíte, není pevně daná. Rozhodnutí, která uděláte při zakládání společnosti, vedení účetnictví, vyplácení vlastní odměny a načasování výdajů, mohou mít zásadní vliv na vaši daňovou povinnost.

U zakladatelů a malých podnikatelů přináší nejlepší daňové úspory obvykle kombinace plánování, pečlivé evidence a správné právní formy podnikání. Proto mnoho podnikatelů začíná pevným základem při založení firmy a poté na něj navazuje dobrými účetními návyky. Zenind pomáhá zakladatelům zakládat americké společnosti s jasným postupem a tato raná struktura může později podpořit chytřejší daňová rozhodnutí.

Tento průvodce rozebírá praktické způsoby, jak legálně snížit daně, udržet pořádek a připravit se na rozhodnutí na konci roku, která mohou ovlivnit vaše další daňové přiznání.

Začněte správnou právní formou podnikání

Typ entity může ovlivnit, jak bude vaše firma zdaněna, kolik papírů budete podávat a jak se budou rozdělovat zisky.

Živnostník

Živnostník se jednoduše spravuje, ale neodděluje vás od firmy z hlediska odpovědnosti ani daní. Příjem z podnikání se obvykle uvádí v osobním daňovém přiznání a veškerý zisk zpravidla podléhá dani ze samostatné výdělečné činnosti.

LLC

LLC je oblíbená, protože vytváří právní oddělení mezi vlastníkem a firmou a zároveň nabízí flexibilitu v zdanění. Ve výchozím nastavení je jednočlenná LLC často zdaněna jako živnostník a vícečlenná LLC často jako partnerství. V některých případech si může LLC zvolit zdanění jako S corporation nebo C corporation.

Volba S corporation

U některých ziskových podniků může zdanění jako S corporation snížit daň ze samostatné výdělečné činnosti. Namísto toho, aby byl celý čistý zisk považován za příjem ze samostatné výdělečné činnosti, může si vlastník část výdělku vyplácet jako mzdu a zbytek jako podíl na zisku podle pravidel IRS a požadavků na přiměřenou odměnu.

C corporation

C corporation může dávat smysl u některých rostoucích nebo na investory zaměřených firem, ale má jiné daňové zacházení a potenciální dvojí zdanění na úrovni entity i akcionářů. Není automaticky nejlepší volbou pro daňové úspory, ale ve správném kontextu může být užitečná.

Klíčový bod: nejlevnější daňový výsledek není vždy ta nejjednodušší právní forma. Správná struktura závisí na tržbách, plánech růstu, mzdách, vlastnické struktuře a strategii ukončení. Zakladatelská služba jako Zenind může podnikatelům pomoci začít se správným právním základem.

Oddělte firemní a osobní finance

Jedním z nejrychlejších způsobů, jak přehlédnout odpočitatelné položky, je míchat osobní a firemní výdaje.

Od začátku si veďte samostatný firemní bankovní účet a firemní kreditní kartu. Díky tomu je snazší sledovat odpočitatelné náklady, sladit účetnictví a podložit tvrzení, pokud vás někdy prověří IRS.

Jasné oddělení také pomáhá zjistit, za co firma skutečně utrácí. Mnoho vlastníků přeplácí na daních jednoduše proto, že výdaje nejsou správně zařazeny nebo se ztratí v osobním účtu.

Vědět, které výdaje mohou být daňově uznatelné

Daňově uznatelné výdaje snižují zdanitelný příjem, a tím mohou snížit i daň, kterou dlužíte. Mezi běžné odpočitatelné kategorie patří:

• Kancelářský nájem nebo výdaje na domácí kancelář
• Software a předplatné
• Profesní služby včetně účetnictví a právních služeb
• Internet, telefon a energie používané pro podnikání
• Reklama a marketing
• Podnikové cestování a ubytování při řádné dokumentaci
• Náklady na vozidlo související s podnikáním
• Zařízení, nástroje a spotřební materiál
• Pojištění firmy
• Mzdy zaměstnanců a platby dodavatelům
• Příspěvky do penzijních plánů

IRS vyžaduje, aby šlo o běžné a nezbytné výdaje pro podnikání. To znamená, že výdaj by měl být v daném odvětví běžný a měl by pomáhat provozu firmy.

Uschovávejte účtenky, faktury, jízdní záznamy a bankovní výpisy. Daňový odpočet je tak silný, jak silné jsou záznamy, které ho podporují.

Využijte penzijní plány ke snížení zdanitelného příjmu

Jedním z nejúčinnějších nástrojů pro daňovou úsporu u zakladatelů a malých podnikatelů je penzijní plán.

Podle vaší situace mohou připadat v úvahu například:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Tradiční 401(k)
• SIMPLE IRA

Tyto plány vám mohou pomoci budovat dlouhodobé úspory a zároveň snížit aktuální zdanitelný příjem. U vyšších příjmů mohou limity příspěvků a nastavení plánu přinést výrazné úspory.

Čím dříve plán založíte, tím větší flexibilitu můžete mít před koncem roku. I když každý rok nepřispějete maximální částkou, penzijní plán může stále snížit vaši daňovou zátěž a zlepšit finanční disciplínu.

Vyplácejte si odměnu správným způsobem

Způsob, jakým si vyplácíte odměnu, je důležitý.

Pokud podnikáte prostřednictvím LLC nebo korporace, může vaše odměna zahrnovat čerpání vlastníkem, mzdu, podíly na zisku nebo kombinaci těchto metod podle daňové klasifikace.

U S corporation není vyplácení přiměřené mzdy volitelné. IRS očekává, že vlastník-zaměstnanec bude za vykonanou práci pobírat mzdu. Poté mohou být další zisky vypláceny daňově výhodným způsobem, pokud to struktura podniku umožňuje.

Správná rovnováha může snížit zátěž na mzdové dani, ale agresivní plánování odměn může vést k sankcím, pokud není správně nastavené. V této oblasti by měl být zapojen CPA.

Strategicky načasujte příjmy a výdaje

Konec roku je nejlepší čas zkontrolovat, co lze přesunout před 31. prosincem a co lze odložit na další rok.

Způsoby, jak urychlit odpočty

• Pořídit potřebné vybavení před koncem roku
• Zaplatit předplatné nebo roční služby předem
• Předplatit určité podnikové výdaje, pokud je to povoleno
• Dokončit údržbu nebo opravy před uzavřením roku

Způsoby, jak odložit příjem

• Odložit fakturaci, když je to vhodné a v souladu s předpisy
• Přesunout určité projekty nebo milníky do dalšího daňového roku
• Prověřit, zda hotovostní účetnictví umožňuje flexibilitu v načasování

Cílem není vytvářet umělé transakce. Jde o to využít časová pravidla, která již daňový zákon obsahuje, ve svůj prospěch.

Prověřte odpisy a pravidla Section 179

Pokud vaše firma kupuje způsobilé vybavení, počítače, nábytek nebo některá vozidla, můžete mít možnost odepsat náklady prostřednictvím odpisů nebo uplatněním Section 179.

To může být zvláště užitečné pro firmy, které potřebují modernizovat vybavení nebo rozšiřovat provoz. Místo rozložení odpočtu do několika let můžete být schopni uplatnit část nákladu dříve.

Protože pravidla se mohou měnit a různé druhy majetku mají odlišné zacházení, poraďte se před velkými nákupy čistě z daňových důvodů s daňovým odborníkem.

Nepřehlédněte daňové úlevy

Odpočty snižují zdanitelný příjem, ale daňové úlevy snižují samotnou daň.

Mezi možné úlevy mohou patřit:

• Úlevy na výzkum a vývoj pro způsobilé inovační práce
• Úlevy související s náborem v určitých případech
• Energetické úlevy pro způsobilá vylepšení
• Pobídky specifické pro jednotlivé státy

Úlevy často vyžadují dokumentaci a ověření způsobilosti, ale mohou přinést vyšší úspory než samotné odpočty.

Sledujte zálohové daně a mzdové daně

Nedostatečná úhrada záloh může vést k sankcím, zatímco nadměrné platby mohou zbytečně zatěžovat cash flow.

Podnikatelé by měli průběžně sledovat čtvrtletní zálohy na daň, odvody mzdových daní i státní povinnosti. Pokud zisky rostou, obvykle s nimi roste i daňový účet. Pokud podnik zpomalí, mohou být potřeba úpravy záloh.

Dobré účetnictví tyto úpravy usnadňuje, protože daňové odhady by měly vycházet ze skutečných čísel, nikoli z odhadů.

Vytvořte si roční daňový checklist

Jednoduchá kontrola na konci roku může předejít nákladným chybám.

Tuto kontrolu si projděte před uzavřením roku:

• Potvrďte, zda je vaše firemní forma stále nejvhodnější
• Zreconcileujte bankovní účty a kreditní karty
• Zaznamenejte veškeré příjmy a výdaje
• Zkontrolujte neuhrazené faktury a závazky
• Potvrďte příspěvky do penzijních plánů a termíny
• Zkontrolujte mzdové záznamy a odměnu vlastníka
• Ověřte dokumentaci k jízdám a cestám
• Shromážděte účtenky za větší nákupy
• Prověřte termíny státních a místních podání
• Sejděte se se svým CPA před zahájením daňové sezóny

Čím dříve začnete, tím více možností máte. Čekání do daňové sezóny obvykle znamená, že přijdete o šanci provést smysluplné změny.

Spolupracujte s CPA a zakladatelským partnerem

Daňová strategie je nejsilnější, když začíná už při založení firmy a pokračuje po celou dobu její existence. Volba mezi LLC, S corporation nebo C corporation může mít dlouhodobé daňové dopady, takže zakládání firmy a daňové plánování by se neměly řešit odděleně.

Právě zde zapadá Zenind do širšího obrazu. Tím, že pomáhá podnikatelům zakládat a spravovat americké obchodní entity, podporuje Zenind strukturální stránku daňově uvědomělého nastavení firmy. Jakmile je společnost založena, může kvalifikovaný CPA pomoci doladit odpočty, odměny i volby daňové klasifikace podle vašich finančních cílů.

Závěrečné myšlenky

Platit na daních méně neznamená hledat zkratky. Jde o strukturu, načasování a disciplinované vedení záznamů. Nejvíce ušetří obvykle ti podnikatelé, kteří plánují včas, zvolí správnou právní formu, pečlivě sledují výdaje a před koncem roku si projdou svou daňovou situaci.

Pokud začínáte podnikat nebo přehodnocujete svou současnou strukturu, rozhodnutí při založení mohou mít skutečné daňové důsledky. Nastavte základy správně, udržujte účetnictví v pořádku a udělejte z ročního daňového plánování běžnou součást provozu.