Cách Chủ Doanh Nghiệp Nhỏ Có Thể Giảm Thuế: Chiến Lược Lập Kế Hoạch Thuế Cuối Năm

Thuế là một trong những khoản chi phí thường xuyên lớn nhất đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhưng số thuế bạn phải nộp không phải là điều cố định. Những quyết định bạn đưa ra khi thành lập công ty, sắp xếp sổ sách, trả lương cho chính mình và thời điểm ghi nhận chi phí có thể tác động lớn đến hóa đơn thuế của bạn.

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, các khoản tiết kiệm thuế tốt nhất thường đến từ sự kết hợp giữa lập kế hoạch, lưu trữ hồ sơ và lựa chọn đúng cấu trúc doanh nghiệp. Đó là lý do nhiều doanh nhân bắt đầu với một chiến lược thành lập vững chắc rồi xây dựng thói quen kế toán chặt chẽ dựa trên nền tảng đó. Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ một cách rõ ràng, và cấu trúc ban đầu đó có thể hỗ trợ những quyết định thuế thông minh hơn về sau.

Hướng dẫn này phân tích những cách thực tế để giảm thuế hợp pháp, duy trì sự ngăn nắp và chuẩn bị cho các quyết định cuối năm có thể ảnh hưởng đến tờ khai thuế tiếp theo của bạn.

Bắt đầu với cấu trúc doanh nghiệp phù hợp

Loại hình pháp nhân của bạn có thể ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp bị đánh thuế, lượng giấy tờ bạn phải nộp và cách phân phối lợi nhuận.

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân rất đơn giản để vận hành, nhưng nó không tách biệt bạn khỏi doanh nghiệp về mặt trách nhiệm pháp lý hoặc thuế. Thu nhập kinh doanh thường được khai trên tờ khai cá nhân của bạn, và toàn bộ lợi nhuận thường phải chịu thuế tự kinh doanh.

LLC

LLC được ưa chuộng vì tạo ra sự tách biệt pháp lý giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp đồng thời vẫn mang lại sự linh hoạt về thuế. Theo mặc định, LLC một thành viên thường bị đánh thuế như doanh nghiệp tư nhân, còn LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như công ty hợp danh. Trong một số trường hợp, LLC có thể chọn cách bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation.

Lựa chọn S corporation

Đối với một số doanh nghiệp có lợi nhuận, việc chọn cách đánh thuế theo S corporation có thể giúp giảm thuế tự kinh doanh. Thay vì xem toàn bộ lợi nhuận ròng là thu nhập tự kinh doanh, chủ sở hữu có thể nhận một phần thu nhập dưới dạng lương và phần còn lại dưới dạng phân phối, tuân theo các quy định của IRS và yêu cầu về mức lương hợp lý.

C corporation

C corporation có thể phù hợp với một số doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hoặc hướng đến nhà đầu tư, nhưng nó có cách đánh thuế khác và có thể dẫn đến đánh thuế hai lần ở cấp công ty và cổ đông. Đây không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất để tiết kiệm thuế, nhưng có thể hữu ích trong bối cảnh phù hợp.

Điểm chính: phương án thuế rẻ nhất không phải lúc nào cũng là cấu trúc đơn giản nhất. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào doanh thu, kế hoạch tăng trưởng, bảng lương, cơ cấu sở hữu và chiến lược thoái vốn. Một dịch vụ thành lập như Zenind có thể giúp doanh nhân bắt đầu với nền tảng pháp lý đúng đắn.

Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân

Một trong những cách nhanh nhất để bỏ lỡ khoản khấu trừ là trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp.

Hãy mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng ngay từ đầu. Điều đó giúp bạn dễ dàng theo dõi chi phí được khấu trừ, đối chiếu sổ sách và chứng minh các khoản yêu cầu nếu IRS từng kiểm tra.

Việc tách biệt rõ ràng cũng giúp bạn xác định doanh nghiệp thực sự đang chi tiền vào đâu. Nhiều chủ doanh nghiệp phải nộp thuế cao hơn chỉ vì chi phí không được phân loại đúng hoặc bị lẫn trong tài khoản cá nhân.

Biết những khoản chi nào có thể được khấu trừ

Các khoản khấu trừ kinh doanh làm giảm thu nhập chịu thuế, từ đó có thể giảm số thuế bạn phải nộp. Những nhóm chi phí khấu trừ phổ biến gồm:

• Tiền thuê văn phòng hoặc chi phí văn phòng tại nhà
• Phần mềm và gói dịch vụ đăng ký
• Phí chuyên môn, bao gồm dịch vụ kế toán và pháp lý
• Internet, điện thoại và tiện ích dùng cho hoạt động kinh doanh
• Quảng cáo và tiếp thị
• Chi phí đi lại và lưu trú cho công việc khi có chứng từ đầy đủ
• Chi phí xe cộ liên quan đến mục đích kinh doanh
• Thiết bị, công cụ và vật tư
• Phí bảo hiểm cho doanh nghiệp
• Tiền lương nhân viên và thanh toán cho nhà thầu độc lập
• Đóng góp vào kế hoạch hưu trí

IRS yêu cầu các chi phí này phải là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là khoản chi nên phổ biến trong ngành của bạn và hữu ích cho việc vận hành công ty.

Hãy lưu giữ hóa đơn, phiếu thanh toán, nhật ký số dặm và sao kê ngân hàng. Một khoản khấu trừ chỉ mạnh khi có hồ sơ chứng minh đi kèm.

Sử dụng kế hoạch hưu trí để giảm thu nhập chịu thuế

Một trong những công cụ tiết kiệm thuế hiệu quả nhất cho nhà sáng lập tự kinh doanh và chủ doanh nghiệp nhỏ là kế hoạch hưu trí.

Tùy theo hoàn cảnh của bạn, các lựa chọn có thể bao gồm:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Traditional 401(k)
• SIMPLE IRA

Các kế hoạch này có thể giúp bạn tích lũy tiết kiệm dài hạn đồng thời giảm thu nhập chịu thuế hiện tại. Đối với người có thu nhập cao hơn, giới hạn đóng góp và thiết kế kế hoạch có thể tạo ra khoản tiết kiệm đáng kể.

Bạn thiết lập kế hoạch càng sớm, bạn càng có nhiều linh hoạt trước cuối năm. Ngay cả khi bạn không đóng góp tối đa mỗi năm, một kế hoạch hưu trí vẫn có thể giúp giảm gánh nặng thuế và cải thiện tính kỷ luật tài chính.

Trả lương cho chính mình đúng cách

Cách bạn tự trả lương cho mình rất quan trọng.

Nếu bạn vận hành thông qua LLC hoặc corporation, khoản thu nhập của bạn có thể bao gồm owner draw, lương, phân phối, hoặc kết hợp nhiều phương thức tùy theo cách phân loại thuế.

Đối với S corporation, việc trả cho chính mình một mức lương hợp lý là bắt buộc. IRS kỳ vọng chủ sở hữu đồng thời là nhân viên phải nhận tiền lương cho công việc họ thực hiện. Sau đó, các khoản lợi nhuận bổ sung có thể được phân phối theo cách có lợi về thuế nếu doanh nghiệp đáp ứng điều kiện.

Cân bằng đúng có thể giảm mức độ tiếp xúc với thuế lương, nhưng việc lập kế hoạch bồi thường quá агрессивно có thể dẫn đến phạt nếu không được cấu trúc đúng. Đây là lĩnh vực nên có sự tham gia của CPA.

Điều chỉnh thời điểm ghi nhận thu nhập và chi phí một cách chiến lược

Cuối năm là thời điểm tốt nhất để xem xét điều gì có thể thực hiện trước ngày 31 tháng 12 và điều gì có thể dời sang năm sau.

Cách đẩy nhanh khấu trừ

• Mua thiết bị cần thiết trước cuối năm
• Thanh toán sớm các gói đăng ký hoặc dịch vụ theo năm
• Trả trước một số chi phí kinh doanh khi luật cho phép
• Hoàn tất bảo trì hoặc sửa chữa trước khi năm kết thúc

Cách hoãn ghi nhận thu nhập

• Trì hoãn xuất hóa đơn khi phù hợp và tuân thủ quy định
• Dời một số dự án hoặc mốc công việc sang năm tính thuế tiếp theo
• Xem xét liệu kế toán theo cơ sở tiền mặt có cho phép linh hoạt về thời điểm hay không

Mục tiêu không phải là tạo ra giao dịch giả tạo. Mục tiêu là tận dụng các quy tắc thời điểm đã tồn tại trong luật thuế để có lợi cho bạn.

Xem xét khấu hao và quy tắc Section 179

Nếu doanh nghiệp của bạn mua thiết bị, máy tính, nội thất hoặc một số loại xe đủ điều kiện, bạn có thể được khấu trừ chi phí thông qua quy tắc khấu hao hoặc chi phí hóa theo Section 179.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp cần nâng cấp công cụ hoặc mở rộng hoạt động. Thay vì phân bổ khoản khấu trừ trong nhiều năm, bạn có thể được khấu trừ một phần chi phí sớm hơn.

Vì các quy tắc có thể thay đổi và mỗi loại tài sản có cách xử lý khác nhau, hãy làm việc với chuyên gia thuế trước khi thực hiện các khoản mua lớn chỉ vì lý do thuế.

Đừng bỏ qua các khoản tín thuế

Khấu trừ làm giảm thu nhập chịu thuế, nhưng tín thuế có thể giảm trực tiếp số thuế phải nộp.

Các tín thuế tiềm năng có thể bao gồm:

• Tín thuế nghiên cứu và phát triển cho các hoạt động đổi mới đủ điều kiện
• Tín thuế liên quan đến tuyển dụng trong một số trường hợp
• Tín thuế năng lượng cho các cải tiến đủ điều kiện
• Các ưu đãi riêng của từng tiểu bang

Tín thuế thường đòi hỏi tài liệu và kiểm tra điều kiện, nhưng chúng có thể tạo ra mức tiết kiệm mạnh hơn so với chỉ khấu trừ.

Theo dõi thuế tạm nộp và thuế lương thường xuyên

Nộp thiếu thuế tạm nộp có thể dẫn đến bị phạt, trong khi nộp quá nhiều có thể gây áp lực không cần thiết lên dòng tiền.

Chủ doanh nghiệp nên xem xét các khoản thuế tạm nộp hàng quý, các khoản nộp thuế lương và nghĩa vụ cấp tiểu bang trong suốt năm. Nếu lợi nhuận tăng, hóa đơn thuế thường cũng tăng theo. Nếu doanh nghiệp chậm lại, các khoản tạm nộp có thể cần được điều chỉnh.

Kế toán tốt giúp việc điều chỉnh này dễ dàng hơn vì ước tính thuế nên dựa trên số liệu thực tế, không phải phỏng đoán.

Xây dựng danh sách kiểm tra thuế cuối năm

Một lần rà soát đơn giản vào cuối năm có thể giúp tránh những sai lầm tốn kém.

Hãy dùng danh sách kiểm tra này trước khi năm kết thúc:

• Xác nhận loại hình doanh nghiệp hiện tại vẫn phù hợp
• Đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng
• Ghi nhận toàn bộ doanh thu và chi phí
• Xem lại các hóa đơn chưa thanh toán và các khoản phải trả
• Xác nhận khoản đóng góp hưu trí và hạn chót liên quan
• Kiểm tra hồ sơ bảng lương và khoản bồi thường của chủ sở hữu
• Xác minh tài liệu về số dặm và đi lại
• Thu thập hóa đơn cho các khoản mua lớn
• Xem lại mọi hạn chót nộp hồ sơ của tiểu bang hoặc địa phương
• Gặp CPA trước khi mùa khai thuế bắt đầu

Bắt đầu càng sớm, bạn càng có nhiều lựa chọn. Chờ đến mùa thuế thường có nghĩa là bỏ lỡ cơ hội thực hiện những thay đổi đáng kể.

Làm việc với CPA và đối tác thành lập

Một chiến lược thuế mạnh nhất khi nó bắt đầu từ lúc thành lập và tiếp tục trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp. Việc lựa chọn giữa LLC, S corporation hay C corporation có thể tạo ra ảnh hưởng thuế dài hạn, vì vậy thành lập doanh nghiệp và lập kế hoạch thuế không nên được xem là hai việc tách rời.

Đó là nơi Zenind đóng vai trò trong bức tranh tổng thể. Bằng cách giúp doanh nhân thành lập và duy trì các pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ, Zenind hỗ trợ phần cấu trúc của một mô hình kinh doanh có ý thức về thuế. Sau khi công ty được thành lập, một CPA đủ điều kiện có thể giúp bạn tinh chỉnh khấu trừ, thù lao và lựa chọn pháp nhân dựa trên mục tiêu tài chính của bạn.

Kết luận

Giảm thuế không phải là tìm đường tắt. Đó là câu chuyện về cấu trúc, thời điểm và việc lưu trữ hồ sơ kỷ luật. Những chủ doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều nhất thường là những người lập kế hoạch sớm, chọn đúng pháp nhân, theo dõi chi phí cẩn thận và xem xét tình hình thuế trước khi năm kết thúc.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh hoặc đang cân nhắc lại cấu trúc hiện tại, các quyết định thành lập có thể tạo ra hệ quả thuế thực sự. Hãy xây dựng nền tảng đúng ngay từ đầu, giữ sổ sách gọn gàng và biến việc lập kế hoạch cuối năm thành một phần trong quy trình vận hành thường xuyên của bạn.