Πώς οι μικροί επιχειρηματίες μπορούν να πληρώνουν λιγότερους φόρους: στρατηγικές φορολογικού σχεδιασμού στο τέλος του έτους

Οι φόροι αποτελούν ένα από τα μεγαλύτερα συνεχή έξοδα για πολλές μικρές επιχειρήσεις, αλλά το ποσό που οφείλετε δεν είναι κάτι σταθερό και αμετάβλητο. Οι επιλογές που κάνετε κατά τη σύσταση της εταιρείας σας, την οργάνωση των βιβλίων σας, την πληρωμή του εαυτού σας και τον χρονισμό των εξόδων μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τον φορολογικό σας λογαριασμό.

Για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματίες, η καλύτερη φορολογική εξοικονόμηση προέρχεται συνήθως από έναν συνδυασμό σχεδιασμού, τήρησης αρχείων και της σωστής εταιρικής δομής. Γι’ αυτό πολλοί επιχειρηματίες ξεκινούν με μια ισχυρή στρατηγική σύστασης και στη συνέχεια χτίζουν γύρω της καλές λογιστικές συνήθειες. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να συστήσουν επιχειρήσεις στις ΗΠΑ με σαφήνεια, και αυτή η αρχική δομή μπορεί να στηρίξει πιο έξυπνες φορολογικές αποφάσεις αργότερα.

Αυτός ο οδηγός αναλύει πρακτικούς τρόπους για να μειώσετε νόμιμα τους φόρους, να παραμείνετε οργανωμένοι και να προετοιμαστείτε για αποφάσεις στο τέλος του έτους που μπορούν να επηρεάσουν τη φορολογική σας δήλωση.

Ξεκινήστε με τη σωστή νομική μορφή

Ο τύπος της οντότητάς σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο φορολογείται η επιχείρησή σας, το πόσα έγγραφα υποβάλλετε και τον τρόπο διανομής των κερδών.

Ατομική επιχείρηση

Η ατομική επιχείρηση είναι απλή στη λειτουργία, αλλά δεν σας διαχωρίζει από την επιχείρησή σας ως προς την ευθύνη ή τη φορολογία. Το επιχειρηματικό εισόδημα δηλώνεται γενικά στη δική σας προσωπική φορολογική δήλωση και όλα τα κέρδη συνήθως υπόκεινται σε φόρο αυτοαπασχόλησης.

LLC

Η LLC είναι δημοφιλής επειδή δημιουργεί νομικό διαχωρισμό ανάμεσα στον ιδιοκτήτη και την επιχείρηση, προσφέροντας παράλληλα ευελιξία στη φορολογία. By default, μια μονομελής LLC φορολογείται συχνά όπως η ατομική επιχείρηση, ενώ μια πολυμελής LLC φορολογείται συχνά όπως μια εταιρική σύμπραξη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια LLC μπορεί να επιλέξει να φορολογείται ως S corporation ή C corporation.

Εκλογή S corporation

Για ορισμένες κερδοφόρες επιχειρήσεις, η εκλογή φορολόγησης ως S corporation μπορεί να μειώσει τους φόρους αυτοαπασχόλησης. Αντί να αντιμετωπίζεται όλο το καθαρό κέρδος ως εισόδημα αυτοαπασχόλησης, ο ιδιοκτήτης μπορεί να λαμβάνει μέρος των αποδοχών ως μισθό και το υπόλοιπο ως διανομές, σύμφωνα με τους κανόνες του IRS και τις απαιτήσεις για εύλογη αποζημίωση.

C corporation

Μια C corporation μπορεί να έχει νόημα σε ορισμένες αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις που επικεντρώνονται σε επενδυτές, αλλά έχει διαφορετική φορολογική μεταχείριση και πιθανή διπλή φορολόγηση τόσο σε επίπεδο οντότητας όσο και σε επίπεδο μετόχων. Δεν είναι αυτόματα η καλύτερη επιλογή για φορολογική εξοικονόμηση, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμη στο σωστό πλαίσιο.

Βασικό σημείο: η φθηνότερη φορολογική έκβαση δεν είναι πάντα η απλούστερη νομική μορφή. Η σωστή δομή εξαρτάται από τα έσοδα, τα σχέδια ανάπτυξης, τη μισθοδοσία, την ιδιοκτησία και τη στρατηγική εξόδου. Μια υπηρεσία σύστασης όπως η Zenind μπορεί να βοηθήσει τους επιχειρηματίες να ξεκινήσουν με τη σωστή νομική βάση.

Διαχωρίστε τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά οικονομικά

Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους να χάσετε εκπτώσεις είναι να αναμειγνύετε προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες.

Διατηρήστε από την αρχή ξεχωριστό τραπεζικό λογαριασμό επιχείρησης και ξεχωριστή επιχειρηματική πιστωτική κάρτα. Έτσι γίνεται ευκολότερη η παρακολούθηση των εκπιπτόμενων εξόδων, η συμφωνία των βιβλίων και η υποστήριξη των αξιώσεων αν ποτέ ελεγχθείτε από το IRS.

Ο καθαρός διαχωρισμός βοηθά επίσης να εντοπίζετε πού πραγματικά ξοδεύει χρήματα η επιχείρηση. Πολλοί ιδιοκτήτες πληρώνουν περισσότερους φόρους απλώς επειδή τα έξοδα δεν κατηγοριοποιούνται σωστά ή χάνονται σε προσωπικό λογαριασμό.

Γνωρίστε ποια έξοδα μπορεί να εκπίπτουν

Οι επιχειρηματικές εκπτώσεις μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα, κάτι που μπορεί να μειώσει το ποσό του φόρου που οφείλετε. Συνήθεις εκπιπτόμενες κατηγορίες περιλαμβάνουν:

• Ενοίκιο γραφείου ή έξοδα γραφείου στο σπίτι
• Λογισμικό και συνδρομές
• Επαγγελματικές αμοιβές, συμπεριλαμβανομένων λογιστικών και νομικών υπηρεσιών
• Διαδίκτυο, τηλέφωνο και κοινόχρηστα που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση
• Διαφήμιση και μάρκετινγκ
• Επαγγελματικά ταξίδια και διαμονή όταν τεκμηριώνονται σωστά
• Έξοδα οχήματος που σχετίζονται με επαγγελματική χρήση
• Εξοπλισμός, εργαλεία και αναλώσιμα
• Ασφάλιστρα για την επιχείρηση
• Μισθοί εργαζομένων και πληρωμές σε ανεξάρτητους συνεργάτες
• Εισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα

Το IRS απαιτεί οι δαπάνες να είναι συνήθεις και απαραίτητες για την επιχείρηση. Αυτό σημαίνει ότι η δαπάνη πρέπει να είναι συνηθισμένη στον κλάδο σας και χρήσιμη για τη λειτουργία της εταιρείας.

Κρατήστε αποδείξεις, τιμολόγια, καταγραφές χιλιομέτρων και τραπεζικές κινήσεις. Μια έκπτωση είναι τόσο ισχυρή όσο και τα αρχεία που τη στηρίζουν.

Χρησιμοποιήστε συνταξιοδοτικά προγράμματα για να μειώσετε το φορολογητέο εισόδημα

Ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία φορολογικής εξοικονόμησης για ιδρυτές που εργάζονται για τον εαυτό τους και μικρούς επιχειρηματίες είναι ένα συνταξιοδοτικό πρόγραμμα.

Ανάλογα με την περίπτωσή σας, οι επιλογές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• Traditional 401(k)
• SIMPLE IRA

Αυτά τα προγράμματα μπορούν να σας βοηθήσουν να χτίσετε μακροπρόθεσμες αποταμιεύσεις, μειώνοντας παράλληλα το τρέχον φορολογητέο εισόδημα. Για όσους έχουν υψηλότερα εισοδήματα, τα όρια εισφορών και ο σχεδιασμός του προγράμματος μπορούν να δημιουργήσουν ουσιαστική εξοικονόμηση.

Όσο νωρίτερα στήσετε το πρόγραμμα, τόσο περισσότερη ευελιξία μπορεί να έχετε πριν από το τέλος του έτους. Ακόμη κι αν δεν καταβάλλετε το μέγιστο ποσό κάθε χρόνο, ένα συνταξιοδοτικό πρόγραμμα μπορεί να μειώσει το φορολογικό σας βάρος και να βελτιώσει τη χρηματοοικονομική σας πειθαρχία.

Πληρώστε τον εαυτό σας με τον σωστό τρόπο

Ο τρόπος με τον οποίο πληρώνετε τον εαυτό σας έχει σημασία.

Αν λειτουργείτε μέσω LLC ή corporation, η αμοιβή σας μπορεί να περιλαμβάνει διανομές προς τον ιδιοκτήτη, μισθό, διανομές κερδών ή συνδυασμό μεθόδων, ανάλογα με τη φορολογική ταξινόμηση.

Για τις S corporations, η καταβολή στον εαυτό σας εύλογου μισθού δεν είναι προαιρετική. Το IRS αναμένει από τους ιδιοκτήτες-εργαζόμενους να λαμβάνουν μισθούς για την εργασία που προσφέρουν. Στη συνέχεια, τα πρόσθετα κέρδη μπορούν να διανεμηθούν με φορολογικά πλεονεκτικό τρόπο, εφόσον η επιχείρηση το υποστηρίζει.

Η σωστή ισορροπία μπορεί να μειώσει την έκθεση σε φόρους μισθοδοσίας, αλλά ο επιθετικός σχεδιασμός αμοιβής μπορεί να προκαλέσει κυρώσεις αν δεν έχει δομηθεί σωστά. Αυτό είναι ένα πεδίο όπου θα πρέπει να συμμετέχει CPA.

Χρονίστε στρατηγικά τα έσοδα και τα έξοδα

Το τέλος του έτους είναι η καλύτερη στιγμή για να εξετάσετε τι μπορεί να μετακινηθεί πριν από τις 31 Δεκεμβρίου και τι μπορεί να μετατεθεί για την επόμενη χρονιά.

Τρόποι επιτάχυνσης εκπτώσεων

• Αγοράστε τον απαραίτητο εξοπλισμό πριν από το τέλος του έτους
• Πληρώστε νωρίτερα συνδρομές ή ετήσιες υπηρεσίες
• Προπληρώστε ορισμένα επιχειρηματικά έξοδα όταν αυτό επιτρέπεται
• Ολοκληρώστε συντηρήσεις ή επισκευές πριν κλείσει το έτος

Τρόποι αναβολής εσόδων

• Καθυστερήστε την τιμολόγηση όταν αυτό είναι κατάλληλο και σύμφωνο με τους κανόνες
• Μεταφέρετε ορισμένα έργα ή ορόσημα στην επόμενη φορολογική χρονιά
• Εξετάστε αν η λογιστική σε ταμειακή βάση επιτρέπει ευελιξία στον χρονισμό

Ο στόχος δεν είναι να δημιουργηθούν τεχνητές συναλλαγές. Είναι να αξιοποιήσετε προς όφελός σας τους κανόνες χρονισμού που ήδη υπάρχουν στη φορολογική νομοθεσία.

Εξετάστε την απόσβεση και τους κανόνες Section 179

Αν η επιχείρησή σας αγοράζει επιλέξιμο εξοπλισμό, υπολογιστές, έπιπλα ή ορισμένα οχήματα, μπορεί να μπορείτε να εκπίπτετε το κόστος μέσω των κανόνων απόσβεσης ή της άμεσης έκπτωσης Section 179.

Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που χρειάζονται αναβάθμιση εργαλείων ή επέκταση λειτουργιών. Αντί να κατανείμετε την έκπτωση σε αρκετά χρόνια, ίσως μπορείτε να αναγνωρίσετε μεγαλύτερο μέρος του κόστους νωρίτερα.

Επειδή οι κανόνες μπορούν να αλλάξουν και διαφορετικές κατηγορίες παγίων έχουν διαφορετική μεταχείριση, συνεργαστείτε με φοροτεχνικό πριν κάνετε μεγάλες αγορές αποκλειστικά για φορολογικούς λόγους.

Μην παραβλέπετε τις φορολογικές πιστώσεις

Οι εκπτώσεις μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα, αλλά οι πιστώσεις μπορούν να μειώσουν τον ίδιο τον φόρο.

Πιθανές πιστώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Πιστώσεις έρευνας και ανάπτυξης για επιλέξιμες καινοτόμες εργασίες
• Πιστώσεις που σχετίζονται με προσλήψεις σε ορισμένες περιπτώσεις
• Ενεργειακές πιστώσεις για επιλέξιμες βελτιώσεις
• Κίνητρα σε επίπεδο πολιτείας

Οι πιστώσεις συχνά απαιτούν τεκμηρίωση και έλεγχο επιλεξιμότητας, αλλά μπορούν να προσφέρουν μεγαλύτερη εξοικονόμηση από τις εκπτώσεις μόνο.

Μείνετε ενημερωμένοι για τις εκτιμώμενες και τις μισθοδοτικές φορολογικές υποχρεώσεις

Η ανεπαρκής καταβολή εκτιμώμενων φόρων μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, ενώ η υπερβολική καταβολή μπορεί να δημιουργήσει περιττή πίεση στη ρευστότητα.

Οι επιχειρηματίες θα πρέπει να επανεξετάζουν τις τριμηνιαίες εκτιμώμενες πληρωμές, τις καταθέσεις φόρων μισθοδοσίας και τις υποχρεώσεις σε επίπεδο πολιτείας καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Αν τα κέρδη αυξηθούν, συνήθως αυξάνεται και ο φόρος. Αν η επιχείρηση επιβραδυνθεί, ίσως χρειαστεί προσαρμογή των εκτιμώμενων πληρωμών.

Η καλή τήρηση βιβλίων κάνει αυτές τις προσαρμογές ευκολότερες, επειδή οι φορολογικές εκτιμήσεις πρέπει να βασίζονται σε πραγματικά νούμερα και όχι σε υποθέσεις.

Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου για το τέλος του έτους

Μια απλή ανασκόπηση στο τέλος του έτους μπορεί να αποτρέψει ακριβά λάθη.

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου πριν κλείσει το έτος:

• Επιβεβαιώστε ότι η νομική μορφή της επιχείρησής σας εξακολουθεί να είναι η καταλληλότερη
• Συμφωνήστε τους τραπεζικούς λογαριασμούς και τις πιστωτικές κάρτες
• Καταγράψτε όλα τα έσοδα και τα έξοδα
• Ελέγξτε ανεξόφλητα τιμολόγια και εκκρεμείς οφειλές
• Επιβεβαιώστε τις εισφορές στο συνταξιοδοτικό πρόγραμμα και τις προθεσμίες
• Ελέγξτε τα αρχεία μισθοδοσίας και την αμοιβή του ιδιοκτήτη
• Επαληθεύστε την τεκμηρίωση για τα χιλιόμετρα και τα ταξίδια
• Συγκεντρώστε αποδείξεις για σημαντικές αγορές
• Εξετάστε τυχόν προθεσμίες υποβολής σε επίπεδο πολιτείας ή τοπικής αρχής
• Συνεργαστείτε με τον CPA σας πριν ξεκινήσει η περίοδος υποβολής δηλώσεων

Όσο νωρίτερα ξεκινήσετε, τόσο περισσότερες επιλογές έχετε. Η αναμονή μέχρι την περίοδο φορολογικών δηλώσεων συνήθως σημαίνει ότι χάνεται η ευκαιρία για ουσιαστικές αλλαγές.

Συνεργαστείτε με έναν CPA και έναν συνεργάτη σύστασης

Μια φορολογική στρατηγική είναι πιο ισχυρή όταν ξεκινά από τη σύσταση και συνεχίζεται σε όλη τη διάρκεια ζωής της επιχείρησης. Η επιλογή ανάμεσα σε LLC, S corporation ή C corporation μπορεί να έχει μακροπρόθεσμες φορολογικές συνέπειες, επομένως η σύσταση και ο φορολογικός σχεδιασμός δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως ξεχωριστά θέματα.

Εκεί εντάσσεται η Zenind στο ευρύτερο πλαίσιο. Βοηθώντας τους επιχειρηματίες να συστήνουν και να διατηρούν εταιρικές οντότητες στις ΗΠΑ, η Zenind υποστηρίζει τη δομική πλευρά μιας φορολογικά έξυπνης επιχειρηματικής εγκατάστασης. Μόλις η εταιρεία συσταθεί, ένας εξειδικευμένος CPA μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε εκπτώσεις, αποζημιώσεις και εκλογές φορολογικής ταξινόμησης με βάση τους οικονομικούς σας στόχους.

Τελικές σκέψεις

Η πληρωμή λιγότερων φόρων δεν έχει να κάνει με shortcuts. Έχει να κάνει με τη δομή, τον χρονισμό και τη συνεπή τήρηση αρχείων. Οι επιχειρηματίες που εξοικονομούν τα περισσότερα είναι συνήθως εκείνοι που σχεδιάζουν έγκαιρα, επιλέγουν τη σωστή νομική μορφή, παρακολουθούν προσεκτικά τα έξοδα και επανεξετάζουν τη φορολογική τους θέση πριν από το τέλος του έτους.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση ή επανεξετάζετε την τρέχουσα δομή σας, οι επιλογές σύστασης μπορούν να έχουν πραγματικές φορολογικές συνέπειες. Θέστε σωστά τα θεμέλια, κρατήστε τα βιβλία σας καθαρά και κάντε τον φορολογικό σχεδιασμό στο τέλος του έτους μέρος της κανονικής επιχειρησιακής σας ρουτίνας.