Co je Foreign Corrupt Practices Act? Průvodce pro americké firmy

Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) je jeden z nejdůležitějších amerických protikorupčních zákonů pro společnosti, které působí přes hranice. Zakazuje uplácení zahraničních úředníků za účelem získání nebo udržení obchodu a zároveň vyžaduje, aby určité společnosti vedly přesné účetní knihy a záznamy a udržovaly interní účetní kontroly.

Pro startup vstupující na zahraniční trhy, rostoucí společnost spoléhající na zahraniční distributory nebo zavedený podnik vyřizující v zahraničí povolení, celní záležitosti či veřejné zakázky není riziko spojené s FCPA pouze teoretické. Jediná nevhodná platba, slabý postup vedení záznamů nebo nedostatečně kontrolovaná třetí strana mohou způsobit vážné právní, finanční a reputační škody.

Proč je FCPA důležitý

FCPA se vztahuje mnohem dál než jen na nadnárodní konglomeráty. Může dopadat na:

• americké korporace a LLC
• veřejně obchodované i soukromé společnosti
• zahraniční společnosti kótované ve Spojených státech
• zaměstnance, vedoucí pracovníky, členy představenstva, zástupce, konzultanty a distributory jednající jménem společnosti
• podniky, které využívají třetí strany k prodeji, licencování, dovozu nebo účasti v soutěžích o vládní zakázky v zahraničí

Zákon se nezaměřuje jen na přímé peněžní úplatky. Riziko může vzniknout také u darů, cestování, zábavy, darů, nabídky zaměstnání, slev nebo čehokoli jiného hodnotného, pokud je cílem nevhodně ovlivnit zahraničního úředníka.

Dvě hlavní části FCPA

O tomto zákoně se obvykle mluví ve dvou částech: protikorupční pravidla a účetní kontroly.

1. Protikorupční ustanovení

Protikorupční ustanovení zakazují nabízet, slibovat, schvalovat nebo poskytovat cokoli hodnotného zahraničnímu úředníkovi za účelem získání nebo udržení obchodu či zajištění nespravedlivé výhody.

Nejdůležitější jsou tři body:

• platba nebo výhoda může být přímá i nepřímá
• příjemcem nemusí být klasický vládní ministr
• důležitější než nálepka je skutečný účel platby

V praxi to znamená, že společnost může nést odpovědnost, pokud použije konzultanta, distributora, celního makléře nebo místního partnera jako zprostředkovatele nevhodné platby.

2. Účetní ustanovení

Veřejně obchodované společnosti a někteří emitenti musí vést účetnictví a záznamy, které přesně odrážejí transakce, a musí udržovat interní účetní kontroly poskytující přiměřenou jistotu, že majetek společnosti je používán správně.

I soukromé společnosti těží z přijetí stejné disciplíny. Silné záznamy, schvalovací procesy a kontrola výdajů usnadňují odhalení problémů dříve, než přerostou do větších potíží.

Kdo je zahraniční úředník?

Pojem zahraniční úředník je širší, než mnoho obchodních týmů očekává. Může zahrnovat:

• zaměstnance zahraniční vlády
• celní, daňové a licenční úředníky
• zaměstnance státem vlastněných nebo státem kontrolovaných podniků
• funkcionáře politických stran a kandidáty na veřejnou funkci
• některé pracovníky mezinárodních veřejných organizací

Protože mnoho zahraničních ekonomik se ve velké míře opírá o státem vlastněné subjekty, může obchodní zástupce jednat se zahraničním úředníkem i tehdy, když má dojem, že jde o běžného komerčního zákazníka.

Co se považuje za cokoli hodnotného?

Cokoli hodnotného může zahrnovat víc než jen peníze. Mezi běžné příklady patří:

• hotovost nebo peněžní ekvivalenty
• dary, jídlo a zábava
• cestování, ubytování nebo vstupenky na akce
• charitativní dary poskytnuté na žádost jiné osoby
• poradenské poplatky nebo nadsazené provize
• stáže, pracovní místa nebo stáže pro rodinné příslušníky
• zboží se slevou nebo zvýhodněné podmínky

Malý dar může být v jednom kontextu legální a v jiném problematický. Skutečnou otázkou je, zda byl předmět nabídnut s korupčním úmyslem nebo spojen s nevhodným obchodním účelem.

Běžné oblasti rizika FCPA

Některé obchodní činnosti si zaslouží zvláštní pozornost, protože často vytvářejí riziko:

• využívání obchodních zástupců nebo distributorů na zahraničních trzích
• celní odbavení zboží a dovozní procesy
• získávání povolení, licencí nebo inspekcí
• soutěž o vládní zakázky
• spolupráce se státem vlastněnými podniky
• vstup do společných podniků nebo strategických partnerství
• najímání místních konzultantů s úzkými vazbami na vládu
• akvizice zahraničního podniku bez odpovídající prověrky

Tyto situace často zahrnují tlak na rychlost, místní nátlak a neprůhledné rozhodování. Takové podmínky zvyšují pokušení použít zkratky, které mohou porušovat zákon.

Facilitating Payments: Úzká výjimka, skutečné riziko

FCPA obsahuje úzkou výjimku pro určité usnadňující platby, někdy nazývané grease payments, pokud je platba provedena za účelem urychlení rutinního úředního úkonu. I tak však mnoho společností tyto platby zakazuje úplně, protože mohou stále vytvářet právní, účetní a reputační problémy.

V praxi je nejbezpečnější přistupovat ke každé platbě zahraničnímu úředníkovi jako k varovnému signálu, dokud ji neschválí právní nebo compliance oddělení.

Sankce za porušení

Porušení FCPA může mít pro společnosti i jednotlivce vážné důsledky. Podle okolností mohou zahrnovat:

• trestní pokuty
• civilní sankce
• odebrání neoprávněně získaného zisku
• soudní příkazy a compliance monitory
• vyloučení z vládních zakázek
• odnětí svobody jednotlivcům
• poškození pověsti a ztrátu obchodních příležitostí

Náklady na vyšetřování často výrazně přesahují samotnou vládní sankci. Interní vyšetřování, právní výdaje, zpoždění transakcí a napjaté vztahy s bankami nebo dodavateli mohou být stejně rušivé.

Jak vybudovat praktický compliance program FCPA

Silný compliance program nemusí být přehnaný, ale měl by být skutečný, zdokumentovaný a prosazovaný.

1. Začněte analýzou rizik

Určete, kde vaše společnost působí, kdo jsou vaše protistrany, jak probíhají platby a které obchodní činnosti zahrnují styky s vládou. Malá společnost prodávající na jeden zahraniční trh může potřebovat velmi odlišný program než globální podnik.

2. Přijměte jasné zásady

Vytvořte písemné zásady pro:

• dary, cestování, jídlo a zábavu
• zapojení a prověrku třetích stran
• schvalování výdajů a proplácení
• charitativní příspěvky a sponzoring
• politické příspěvky a lobbying
• vedení záznamů a uchovávání dokumentů

Zásady by měly být dostatečně praktické, aby je zaměstnanci mohli skutečně používat v každodenní práci.

3. Pečlivě prověřujte třetí strany

Třetí strany představují některá z nejvýznamnějších rizik FCPA. Před zapojením agenta, konzultanta nebo distributora ověřte:

• kdo podnik vlastní a kontroluje
• zda má daná osoba vazby na vládu
• jaké služby jsou poskytovány
• zda je odměna obchodně přiměřená
• zda smlouva obsahuje compliance povinnosti a práva auditu

Pokud třetí strana odmítá transparentnost, často je to varovný signál.

4. Vyžadujte schválení a dokumentaci

Vysoce rizikové výdaje by neměly procházet neformálními kanály. Používejte schvalovací limity, písemná zdůvodnění a standardy vedení záznamů, které ukazují, kdo co schválil a proč.

Dobrá dokumentace není jen administrativní zátěž. Je to důkaz, že společnost vykonávala kontrolu a jednala v dobré víře.

5. Školte správné lidi

Školení by mělo odpovídat skutečnému riziku. Zaměstnanci v prodeji, nákupu, financích, logistice a business developmentu obvykle potřebují více detailů než nízkorizikový back-office tým.

Školení by mělo pokrývat:

• jak rozpoznat zahraničního úředníka
• jak odhalit varovné signály u třetích stran
• jaké dary nebo pohostinnost vyžadují schválení
• jak nahlásit obavy
• jak pozastavit transakci, když něco nesedí

6. Monitorujte a auditujte

Compliance program je účinný pouze tehdy, pokud je testován. Kontrolujte cestovní výdaje, provize, faktury dodavatelů a záznamy o pohostinnosti, zda nevykazují neobvyklé vzory. Pravidelné audity mohou odhalit mezery v kontrolách dříve, než je zjistí regulátoři nebo konkurence.

7. Zajistěte kanál pro oznamování obav

Zaměstnanci potřebují bezpečný způsob, jak upozornit na problémy. Důvěrný oznamovací kanál a politika nulové odvety pomáhají odhalit potíže včas, kdy je ještě lze snáze napravit.

8. Počítejte s fúzemi a akvizicemi

Riziko FCPA při transakci nezmizí. Kupující může převzít problémy, pokud je due diligence nedostatečná nebo se post-akviziční integrace zdrží. Před i po uzavření obchodu prověřte vysoce rizikové trhy, třetí strany a starší platební postupy.

Na co by se měly zaměřit startupy a malé firmy

Menší společnosti často předpokládají, že protikorupční pravidla jsou jen pro velké nadnárodní firmy. To je chyba. Startupy mohou čelit problémům s FCPA hned, jak najmou zahraniční obchodní zástupce, outsourcují fulfilment nebo se začnou ucházet o zahraniční zákazníky.

Lehký, ale účinný kontrolní systém obvykle začíná:

• kodexem chování
• písemnými schvalovacími limity
• čistými postupy pro výdaje a proplácení
• prověrkami třetích stran při onboardingu
• základním školením pro zakladatele a klíčové zaměstnance
• organizovanými záznamy o založení a compliance

Pro nově založené americké společnosti podporuje silná firemní disciplína i širší compliance úsilí. Zenind pomáhá zakladatelům udržet pořádek v zakládání společnosti i v průběžných úkolech spojených s podnikatelskou shodou, což může usnadnit budování disciplinovaných procesů od samého začátku.

Varovné signály, které vyžadují okamžitou pozornost

Zastavte se a situaci prověřte, pokud vidíte některý z těchto signálů:

• třetí strana žádá o platbu na offshore účet nebo v hotovosti
• smlouva obsahuje vágní nebo neobvykle vysoké provize
• někdo žádá o vedlejší dohodu nebo nezveřejněnou slevu
• celní nebo licenční problém se najednou vyřeší po neoficiální platbě
• záznamy neodpovídají obchodnímu účelu transakce
• vládní kontakt směruje práci na konkrétního konzultanta
• zaměstnanci tlačí na rychlý postup bez dokumentace

To jsou přesně ty situace, které často předcházejí tomu, než se problém s FCPA stane vážným.

Kdy kontaktovat právní nebo compliance poradce

Vyhledejte pomoc včas, pokud vaše společnost:

• vstupuje na nový zahraniční trh
• najímá zástupce nebo prostředníky v zahraničí
• jedná se státem vlastněným podnikem
• poskytuje dary, příspěvky nebo úhrady cestovních nákladů pro vládní kontakty
• reaguje na interní obvinění nebo státní šetření
• získává podnik se zahraničními aktivitami

Včasná kontrola bývá mnohem levnější než náprava porušení až po jeho vzniku.

Závěr

Foreign Corrupt Practices Act není jen pravidlo proti úplatkům. Je to rámec pro vedení mezinárodního obchodu s poctivostí, transparentností a odpovědností. Společnosti, které zákon chápou, dokumentují své procesy a pečlivě dohlížejí na třetí strany, jsou mnohem lépe připravené růst bez zbytečného rizika.

Pro americké firmy, zejména startupy a rostoucí společnosti, by compliance měla být zabudována do společnosti od samého začátku, nikoli přidána až poté, co se objeví problém.