Mi a Foreign Corrupt Practices Act? Útmutató amerikai vállalkozásoknak

A Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) az egyik legfontosabb amerikai korrupcióellenes törvény azoknak a vállalkozásoknak, amelyek határokon átnyúlóan működnek. Megtiltja külföldi tisztviselők megvesztegetését az üzlet megszerzése vagy megtartása érdekében, és bizonyos vállalatoktól azt is megköveteli, hogy pontos könyvelést, nyilvántartást és belső számviteli kontrollokat tartsanak fenn.

Egy külpiacra belépő startup, egy külföldi forgalmazókra támaszkodó növekvő vállalkozás vagy egy külföldön engedélyekkel, vámkezeléssel vagy közbeszerzéssel foglalkozó, már bejáratott cég számára az FCPA kockázata nem elméleti. Egyetlen nem megfelelő kifizetés, gyenge nyilvántartási gyakorlat vagy rosszul felügyelt harmadik fél súlyos jogi, pénzügyi és reputációs károkat okozhat.

Miért fontos az FCPA

Az FCPA jóval több vállalatra vonatkozik, mint a multinacionális óriásokra. Érintheti:

• amerikai vállalatokat és LLC-ket
• nyilvánosan működő és magáncégeket
• az Egyesült Államokban tőzsdén jegyzett külföldi vállalatokat
• alkalmazottakat, tisztségviselőket, igazgatókat, ügynököket, tanácsadókat és forgalmazókat, akik a vállalat nevében járnak el
• olyan vállalkozásokat, amelyek harmadik feleket használnak külföldi értékesítésre, licencelésre, importálásra vagy állami kapcsolódású megbízások elnyerésére

A törvény nemcsak a közvetlen készpénzes vesztegetést tiltja. Kockázatot jelenthet az ajándék, utazás, vendéglátás, adomány, állásajánlat, kedvezmény vagy bármilyen más értéket képviselő juttatás is, ha célja egy külföldi tisztviselő jogtalan befolyásolása.

Az FCPA két fő része

A jogszabályt általában két részben szokás tárgyalni: a vesztegetésellenes szabályok és a számviteli kontrollok.

1. Vesztegetésellenes rendelkezések

A vesztegetésellenes rendelkezések jogellenessé teszik, ha valaki bármilyen értékkel bíró dolgot ajánl fel, ígér, engedélyez vagy ad egy külföldi tisztviselőnek abból a célból, hogy üzletet szerezzen vagy tartson meg, illetve tisztességtelen előnyt érjen el.

Három szempont különösen fontos:

• A kifizetés vagy juttatás lehet közvetlen vagy közvetett.
• A címzettnek nem kell klasszikus kormányminiszternek lennie.
• A kifizetés célja fontosabb, mint a ráaggatott megnevezés.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy vállalat felelőssé válhat, ha tanácsadót, forgalmazót, vámügynököt vagy helyi partnert használ egy jogellenes kifizetés közvetítésére.

2. Számviteli rendelkezések

A nyilvános vállalatoknak és bizonyos kibocsátóknak olyan könyveket és nyilvántartásokat kell vezetniük, amelyek pontosan tükrözik a tranzakciókat, és belső számviteli kontrollokat kell fenntartaniuk, amelyek ésszerű biztonságot adnak arra, hogy a vállalat eszközeit megfelelően használják fel.

A magáncégek is sokat nyernek abból, ha ugyanezt a fegyelmet alkalmazzák. Az erős nyilvántartások, jóváhagyási folyamatok és költségkontrollok segítenek még azelőtt felfedezni a problémákat, hogy azok nagyobb ügyekké nőnének.

Ki számít külföldi tisztviselőnek?

A külföldi tisztviselő fogalma szélesebb, mint amire sok üzleti csapat számít. Ide tartozhatnak:

• külföldi kormány alkalmazottai
• vám-, adó- és engedélyezési tisztviselők
• állami tulajdonú vagy állami ellenőrzés alatt álló vállalatok alkalmazottai
• politikai pártok tisztségviselői és politikai tisztségre jelöltek
• bizonyos nemzetközi közszervezetek személyzete

Mivel sok külföldi gazdaság erősen támaszkodik állami tulajdonú szervezetekre, egy értékesítési munkatárs akkor is külföldi tisztviselővel kerülhet kapcsolatba, ha egy látszólag kereskedelmi ügyféllel dolgozik.

Mi számít bármilyen értékkel bíró dolognak?

A bármilyen értékkel bíró dolog nem csak pénzt jelenthet. Gyakori példák:

• készpénz vagy készpénzhelyettesítő eszközök
• ajándékok, étkezések és szórakoztató programok
• utazás, szállás vagy rendezvényjegyek
• más személy kérésére adott jótékonysági adományok
• tanácsadói díjak vagy túlzott jutalékok
• gyakornoki helyek, állások vagy gyakornoki lehetőségek családtagok számára
• kedvezményes termékek vagy előnyös feltételek

Egy kisebb értékű tétel egy helyzetben jogszerű lehet, más helyzetben viszont problémás. A valódi kérdés az, hogy az adott juttatást korrupt szándékkal vagy jogellenes üzleti céllal ajánlották-e fel.

Gyakori FCPA kockázati területek

Egyes üzleti tevékenységek különös figyelmet igényelnek, mert gyakran kitettséget teremtenek:

• külföldi piacon értékesítési ügynökök vagy forgalmazók használata
• áruk vámkezelése és importfolyamatok intézése
• engedélyek, licencek vagy ellenőrzések megszerzése
• verseny állami megrendelésekért
• együttműködés állami tulajdonú vállalatokkal
• közös vállalatok vagy stratégiai partnerségek létrehozása
• helyi tanácsadók felvétele, akiknek szoros kormányzati kapcsolataik vannak
• külföldi vállalkozás felvásárlása megfelelő átvilágítás nélkül

Ezekben a helyzetekben gyakran egyszerre van jelen a gyorsaság, a helyi nyomás és az átláthatatlan döntéshozatal. Ezek a körülmények növelik a kísértést, hogy valaki olyan rövid utat válasszon, amely sértheti a törvényt.

Facilitation payments: szűk kivétel, valós kockázat

Az FCPA tartalmaz egy szűk kivételt bizonyos felgyorsító kifizetésekre, amelyeket néha grease paymentnek is neveznek, ha a kifizetés célja a rutinszerű hatósági intézkedések felgyorsítása. Ennek ellenére sok vállalat teljesen megtiltja ezeket a kifizetéseket, mert azok továbbra is jogi, számviteli és reputációs problémákat okozhatnak.

A legbiztonságosabb megközelítés az, ha minden külföldi tisztviselőnek szánt kifizetést figyelmeztető jelként kezelünk, amíg az ügyvéd vagy a megfelelőségi csapat nem vizsgálta át.

A jogsértések büntetései

Az FCPA megsértése súlyos következményekkel járhat mind a vállalatokra, mind a magánszemélyekre nézve. Az adott tényállástól függően ezek lehetnek:

• büntetőbírságok
• polgári szankciók
• jogtalan haszon visszafizettetése
• tiltó végzések és megfelelőségi megbízottak
• kizárás állami szerződésekből
• egyéni szabadságvesztés
• reputációs kár és elveszett üzleti lehetőségek

Egy vizsgálat költsége gyakran messze meghaladja a hatósági bírságot. A belső vizsgálatok, jogi díjak, tranzakciós késedelmek, valamint a terhelt banki vagy beszállítói kapcsolatok önmagukban is komoly fennakadást okozhatnak.

Hogyan építsünk gyakorlati FCPA megfelelési programot

Az erős megfelelési programnak nem kell túlzónak lennie, de valósnak, dokumentáltnak és kikényszerítettnek kell lennie.

1. Kezdje kockázatértékeléssel

Határozza meg, hol működik a vállalat, kik az üzleti partnerek, hogyan áramlanak a kifizetések, és mely üzleti tevékenységek kapcsolódnak állami érintettséghez. Egy kis cég, amely egyetlen külföldi piacra értékesít, nagyon más programot igényelhet, mint egy globális vállalat.

2. Fogadjon el világos szabályzatokat

Készítsen írásos szabályzatot a következőkre:

• ajándékok, utazás, étkezések és vendéglátás
• harmadik felek beléptetése és átvilágítása
• költségjóváhagyások és megtérítések
• jótékonysági adományok és szponzorációk
• politikai hozzájárulások és lobbitevékenység
• nyilvántartás és dokumentummegőrzés

A szabályzatok legyenek elég gyakorlatiasak ahhoz, hogy az alkalmazottak a mindennapi munkájuk során is követni tudják őket.

3. Gondosan vizsgálja át a harmadik feleket

A harmadik felek jelentik az FCPA egyik legnagyobb kockázatát. Mielőtt ügynököt, tanácsadót vagy forgalmazót bízna meg, ellenőrizze:

• ki birtokolja és ki ellenőrzi a vállalkozást
• van-e az illetőnek kormányzati kapcsolata
• milyen szolgáltatásokat végez
• a díjazása kereskedelmileg indokolt-e
• szerepelnek-e a szerződésben megfelelőségi kötelezettségek és ellenőrzési jogok

Ha egy harmadik fél ellenáll az átláthatóságnak, az gyakran figyelmeztető jel.

4. Kérjen jóváhagyásokat és dokumentáljon

A nagyobb kockázatú kiadásokat nem szabad informális csatornákon keresztül kezelni. Használjon jóváhagyási küszöböket, írásos indoklásokat és olyan nyilvántartási standardokat, amelyek megmutatják, ki mit és miért hagyott jóvá.

A jó dokumentálás nem pusztán adminisztratív teher. Bizonyíték arra, hogy a vállalat ellenőrzést gyakorolt és jóhiszeműen járt el.

5. Képezze a megfelelő embereket

A képzést a valódi kockázathoz kell igazítani. Az értékesítésben, beszerzésben, pénzügyben, logisztikában és üzletfejlesztésben dolgozók általában több részletet igényelnek, mint az alacsony kockázatú háttércsapat.

A képzésnek érintenie kell:

• hogyan lehet felismerni egy külföldi tisztviselőt
• hogyan lehet észrevenni a harmadik felekre utaló kockázati jeleket
• milyen ajándékok vagy vendéglátás igényelnek jóváhagyást
• hogyan lehet aggályt jelezni
• hogyan kell megállítani egy tranzakciót, ha valami nem stimmel

6. Figyeljen és auditáljon

Egy megfelelési program csak akkor hatékony, ha tesztelik is. Ellenőrizze a költségjelentéseket, jutalékfizetéseket, szállítói számlákat és vendéglátási nyilvántartásokat a szokatlan mintázatok után kutatva. A rendszeres auditok még azelőtt feltárhatják a kontrollhiányokat, hogy a hatóságok vagy a versenytársak felfedeznék azokat.

7. Tartson fenn bejelentési csatornát

Az alkalmazottaknak biztonságos módra van szükségük az aggályok jelzésére. A bizalmas bejelentési csatorna és a megtorlás tilalmát kimondó szabályzat segít időben felszínre hozni a problémákat, amikor még könnyebb őket kezelni.

8. Tervezzen felvásárlásokra és összeolvadásokra

Az FCPA-kockázat nem tűnik el egy tranzakcióval. A vevő örökölhet problémákat, ha gyenge az átvilágítás vagy késik a zárás utáni integráció. Tekintse át a magas kockázatú piacokat, a harmadik feleket és az örökölt fizetési gyakorlatokat az ügylet előtt és után is.

Mire figyeljenek a startupok és a kisvállalkozások

A kisebb vállalatok gyakran azt feltételezik, hogy az antikorrupciós szabályok csak a nagy multinacionális cégekre vonatkoznak. Ez tévedés. A startupok már akkor is FCPA-problémába ütközhetnek, ha külföldi értékesítési képviselőt vesznek fel, kiszervezik a teljesítést, vagy tengerentúli ügyfeleket keresnek.

Egy karcsú, de hatékony kontrollkörnyezet általában ezzel kezdődik:

• magatartási kódex
• írásos jóváhagyási limitek
• tiszta költség- és megtérítési eljárások
• harmadik fél beléptetési ellenőrzések
• alapvető képzés a alapítóknak és a kulcsmunkatársaknak
• rendezett alapítási és megfelelési nyilvántartások

Az újonnan alapított amerikai vállalkozások számára a jó vállalati fegyelem támogatja a szélesebb megfelelési törekvéseket is. A Zenind segít az alapítóknak rendben tartani az alapítási és folyamatos vállalati megfelelési feladatokat, ami megkönnyítheti a fegyelmezett folyamatok kialakítását már az első naptól kezdve.

Figyelmeztető jelek, amelyek azonnali figyelmet igényelnek

Álljon meg és vizsgálja felül a helyzetet, ha az alábbi jelek bármelyikét látja:

• egy harmadik fél azt kéri, hogy külföldre vagy készpénzben fizessenek neki
• a szerződés homályos vagy szokatlanul magas jutalékot tartalmaz
• valaki oldalmegállapodást vagy nem közzétett kedvezményt kér
• egy vám- vagy engedélyezési ügy hirtelen megoldódik egy nem hivatalos kifizetés után
• a nyilvántartások nem egyeznek a tranzakció üzleti céljával
• egy kormányzati kapcsolat egy adott tanácsadóhoz irányítja a munkát
• az alkalmazottak dokumentáció nélkül akarnak gyorsítani

Ezek azok a tények, amelyek gyakran közvetlenül megelőzik, hogy egy FCPA-probléma komollyá váljon.

Mikor forduljon jogi vagy megfelelési tanácsadóhoz

Kérjen segítséget időben, ha a vállalat:

• új külföldi piacra lép
• külföldön ügynököket vagy közvetítőket alkalmaz
• állami tulajdonú vállalattal tárgyal
• ajándékot, adományt vagy utazási kifizetést tervez kormányzati kapcsolatok számára
• belső bejelentésre vagy hatósági megkeresésre reagál
• olyan vállalkozást vásárol fel, amely külföldi működéssel rendelkezik

Az előzetes felülvizsgálat általában jóval olcsóbb, mint egy jogsértés utólagos helyrehozása.

Következtetés

A Foreign Corrupt Practices Act nem csupán a vesztegetés elleni szabályokról szól. Olyan keretrendszer, amely az őszinte, átlátható és elszámoltatható nemzetközi üzletmenetet támogatja. Azok a vállalatok, amelyek értik a törvényt, dokumentálják folyamataikat, és gondosan felügyelik a harmadik feleket, sokkal jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy felesleges kockázat nélkül növekedjenek.

Az amerikai vállalkozások számára, különösen a startupok és a növekvő cégek esetében, a megfelelőséget már a kezdetektől be kell építeni a vállalatba, nem pedig egy probléma megjelenése után hozzáadni.