Mikä on Foreign Corrupt Practices Act? Opas yhdysvaltalaisille yrityksille

Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) on yksi tärkeimmistä Yhdysvaltojen lahjonnan vastaisista laeista yrityksille, jotka toimivat rajojen yli. Se kieltää ulkomaisten virkamiesten lahjomisen liiketoiminnan voittamiseksi tai säilyttämiseksi ja edellyttää myös, että tietyt yhtiöt pitävät kirjanpitonsa, asiakirjansa ja sisäiset valvontajärjestelmänsä tarkkoina.

Uudelle yritykselle, joka laajentuu ulkomaisille markkinoille, kasvavalle yhtiölle, joka luottaa ulkomaisiin jälleenmyyjiin, tai vakiintuneelle yritykselle, joka hoitaa lupia, tulliasioita tai julkisia hankintoja ulkomailla, FCPA-riski ei ole teoreettinen. Yksittäinen epäasianmukainen maksu, heikko kirjanpitokäytäntö tai huonosti valvottu kolmas osapuoli voi aiheuttaa vakavaa oikeudellista, taloudellista ja maineeseen liittyvää vahinkoa.

Miksi FCPA on tärkeä

FCPA koskee paljon laajempaa joukkoa kuin pelkkiä monikansallisia suuryrityksiä. Se voi koskea:

• yhdysvaltalaisia yhtiöitä ja LLC-yhtiöitä
• julkisesti noteerattuja ja yksityisiä yhtiöitä
• ulkomaisia yhtiöitä, jotka on listattu Yhdysvalloissa
• työntekijöitä, toimihenkilöitä, hallituksen jäseniä, edustajia, konsultteja ja jälleenmyyjiä, jotka toimivat yhtiön puolesta
• yrityksiä, jotka käyttävät kolmansia osapuolia myyntiin, lisensointiin, tuontiin tai julkisiin hankkeisiin liittyviin tarjouksiin ulkomailla

Laki ei kohdistu vain suoriin käteisellä tehtäviin lahjuksiin. Riskiä voi syntyä myös lahjoista, matkasta, viihteestä, lahjoituksista, työtarjouksista, alennuksista tai muusta arvokkaasta, jos tarkoituksena on vaikuttaa ulkomaiseen virkamieheen epäasianmukaisesti.

FCPA:n kaksi keskeistä osaa

Lakipuheessa FCPA:sta puhutaan yleensä kahtena kokonaisuutena: lahjonnan vastaisina sääntöinä ja kirjanpitovaatimuksina.

1. Lahjonnan vastaiset säännökset

Lahjonnan vastaiset säännökset tekevät lainvastaiseksi tarjota, luvata, valtuuttaa tai antaa mitään arvoa ulkomaiselle virkamiehelle tarkoituksena hankkia tai säilyttää liiketoimintaa tai saada epäreilu etu.

Kolme seikkaa ovat tärkeimpiä:

• maksu tai etu voi olla suora tai välillinen
• vastaanottajan ei tarvitse olla perinteinen hallituksen ministeri
• maksun tarkoitus on tärkeämpi kuin sille annettu nimike

Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhtiö voi joutua vastuuseen, jos se käyttää konsulttia, jälleenmyyjää, tullivälittäjää tai paikallista kumppania epäasianmukaisen maksun välittäjänä.

2. Kirjanpitosäännökset

Julkisten yhtiöiden ja tiettyjen liikkeeseenlaskijoiden on pidettävä kirjanpito ja asiakirjat, jotka heijastavat liiketoimia tarkasti, sekä ylläpidettävä sisäisiä kirjanpitovalvontoja, jotka antavat kohtuullisen varmuuden siitä, että yhtiön varoja käytetään asianmukaisesti.

Myös yksityiset yhtiöt hyötyvät saman kurinalaisuuden omaksumisesta. Vahvat kirjanpidot, hyväksymisprosessit ja kulujen valvonta helpottavat ongelmien havaitsemista ennen kuin ne kasvavat suuremmiksi.

Kuka on ulkomainen virkamies?

Käsite ulkomainen virkamies on laajempi kuin monet liiketoimintatiimit odottavat. Se voi sisältää:

• ulkomaisen hallituksen työntekijät
• tulli-, vero- ja lupaviranomaiset
• valtion omistamien tai valtion määräysvallassa olevien yritysten työntekijät
• poliittisten puolueiden toimihenkilöt ja ehdokkaat poliittisiin tehtäviin
• tiettyjen kansainvälisten julkisten järjestöjen henkilöstön

Koska monissa ulkomaisissa talouksissa valtion omistamilla yhtiöillä on suuri rooli, myyjä voi olla tekemisissä ulkomaisen virkamiehen kanssa silloinkin, kun vastapuoli näyttää kaupalliselta asiakkaalta.

Mikä lasketaan joksikin arvokkaaksi?

Jokin arvokas voi tarkoittaa muutakin kuin rahaa. Tavallisia esimerkkejä ovat:

• käteinen tai käteisen kaltaiset varat
• lahjat, ateriat ja viihde
• matkat, majoitus tai tapahtumaliput
• hyväntekeväisyyslahjoitukset, jotka tehdään toisen henkilön pyynnöstä
• konsulttipalkkiot tai paisutetut provisiot
• harjoittelupaikat, työpaikat tai harjoittelupaikat perheenjäsenille
• alennetut tuotteet tai edulliset ehdot

Pieni etu voi olla sallittu yhdessä tilanteessa ja ongelmallinen toisessa. Olennaista on, annettiinko etu korruptiivisessa tarkoituksessa tai liittyikö se epäasianmukaiseen liiketoimintatarkoitukseen.

Tavalliset FCPA-riskialueet

Tietyt liiketoimintatoiminnot vaativat erityistä huomiota, koska ne aiheuttavat usein altistumista riskille:

• myyntiagenttien tai jälleenmyyjien käyttäminen ulkomaisilla markkinoilla
• tavaroiden tulliselvitys ja maahantuonti
• lupien, lisenssien tai tarkastusten hankkiminen
• kilpaileminen julkisista sopimuksista
• työskentely valtion omistamien yritysten kanssa
• yhteisyritysten tai strategisten kumppanuuksien perustaminen
• paikallisten konsulttien palkkaaminen, joilla on läheiset viranomaisyhteydet
• ulkomaisen yrityksen hankkiminen ilman riittävää due diligence -selvitystä

Näihin tilanteisiin liittyy usein kiire, paikallinen paine ja läpinäkymätön päätöksenteko. Ne lisäävät houkutusta oikaista, mikä voi johtaa lain rikkomiseen.

Helpottavat maksut: kapea poikkeus, todellinen riski

FCPA sisältää kapean poikkeuksen tietyille helpottaville maksuille, joita kutsutaan joskus nopeutusmaksuiksi, kun maksu tehdään rutiininomaisen viranomaispäätöksen nopeuttamiseksi. Siitä huolimatta monet yhtiöt kieltävät nämä maksut kokonaan, koska ne voivat silti aiheuttaa oikeudellisia, kirjanpidollisia ja maineeseen liittyviä ongelmia.

Käytännössä turvallisin lähestymistapa on käsitellä mitä tahansa maksua ulkomaiselle virkamiehelle hälytysmerkkinä, kunnes asianajaja tai compliance-henkilöstö on arvioinut sen.

Seuraamukset rikkomuksista

FCPA-rikkomuksista voi seurata vakavia seurauksia sekä yhtiöille että yksilöille. Tapauksesta riippuen seurauksia voivat olla:

• rikosoikeudelliset sakot
• siviilioikeudelliset seuraamukset
• voittojen takaisinperintä
• kiellot ja compliance-valvojat
• sulkeminen pois julkisista hankintasopimuksista
• yksilön vankeusrangaistus
• mainehaitta ja menetetyt liiketoimintamahdollisuudet

Tutkinnan kustannukset ylittävät usein itse viranomaisseuraamuksen. Sisäiset tutkinnat, asianajokulut, viivästykset liiketoimissa sekä kiristyneet pankki- ja toimittajasuhteet voivat olla yhtä häiritseviä.

Kuinka rakentaa käytännöllinen FCPA-vaatimustenmukaisuusohjelma

Hyvän compliance-ohjelman ei tarvitse olla raskas, mutta sen tulee olla todellinen, dokumentoitu ja valvottu.

1. Aloita riskinarvioinnilla

Tunnista, missä yhtiösi toimii, keitä vastapuolesi ovat, miten maksut kulkevat ja mitkä liiketoiminnot sisältävät kosketuspisteitä viranomaisten kanssa. Pieni yritys, joka myy yhteen ulkomaiseen markkinaan, voi tarvita hyvin erilaista ohjelmaa kuin globaali konserni.

2. Laadi selkeät toimintaperiaatteet

Luo kirjalliset ohjeet seuraaville:

• lahjat, matkustus, ateriat ja viihde
• kolmansien osapuolten käyttöönotto ja taustaselvitykset
• kulujen hyväksyntä ja korvaukset
• hyväntekeväisyyslahjoitukset ja sponsoroinnit
• poliittiset lahjoitukset ja lobbaus
• kirjanpito ja asiakirjojen säilytys

Ohjeiden tulee olla riittävän käytännöllisiä, jotta työntekijät voivat noudattaa niitä päivittäisessä työssä.

3. Tarkasta kolmannet osapuolet huolellisesti

Kolmannet osapuolet aiheuttavat joitakin merkittävimmistä FCPA-riskeistä. Ennen agentin, konsultin tai jälleenmyyjän palkkaamista varmista:

• kuka omistaa ja hallitsee liiketoimintaa
• onko henkilöllä yhteyksiä viranomaisiin
• mitä palveluja suoritetaan
• onko palkkio liiketoiminnallisesti perusteltu
• sisältääkö sopimus compliance-velvoitteita ja tarkastusoikeuksia

Jos kolmas osapuoli vastustaa läpinäkyvyyttä, se on usein varoitusmerkki.

4. Vaadi hyväksynnät ja dokumentointi

Korkean riskin kulujen ei pidä kulkea epävirallisten kanavien kautta. Käytä hyväksymiskynnyksiä, kirjallisia perusteluja ja kirjanpitokäytäntöjä, joista käy ilmi, kuka hyväksyi mitä ja miksi.

Hyvä dokumentointi ei ole vain hallinnollista lisätyötä. Se on näyttöä siitä, että yhtiö käytti valvontaa ja toimi hyvässä uskossa.

5. Kouluta oikeat ihmiset

Koulutuksen tulee perustua todelliseen riskiin. Myynnin, hankinnan, taloushallinnon, logistiikan ja liiketoiminnan kehityksen työntekijät tarvitsevat yleensä enemmän yksityiskohtia kuin vähäriskinen tukitiimi.

Koulutuksessa tulisi käsitellä:

• kuinka tunnistaa ulkomainen virkamies
• kuinka havaita kolmannen osapuolen varoitusmerkit
• mitkä lahjat tai vieraanvaraisuus edellyttävät hyväksyntää
• kuinka ilmoittaa huolenaiheista
• kuinka keskeyttää liiketoimi, kun jokin tuntuu epäilyttävältä

6. Seuraa ja auditoi

Compliance-ohjelma on tehokas vain, jos sitä testataan. Tarkasta kuluraportit, provisiomaksut, toimittajalaskut ja vieraanvaraisuuskirjaukset epätavallisten mallien varalta. Säännölliset auditoinnit voivat paljastaa valvontapuutteet ennen viranomaisia tai kilpailijoita.

7. Ylläpidä ilmoituskanavaa

Työntekijöillä on oltava turvallinen tapa nostaa huolenaiheita esiin. Luottamuksellinen ilmoituskanava ja vastatoimien kielto auttavat havaitsemaan ongelmat varhaisessa vaiheessa, jolloin ne on helpompi korjata.

8. Suunnittele yrityskaupat etukäteen

FCPA-riski ei katoa yritysjärjestelyssä. Ostaja voi periä ongelmia, jos due diligence on heikko tai post-closing-integraatio viivästyy. Tarkastele korkean riskin markkinoita, kolmansia osapuolia ja vanhoja maksukäytäntöjä ennen kaupan päättämistä ja sen jälkeen.

Mihin startupit ja pienet yritykset kannattaa keskittyä

Pienet yritykset olettavat usein, että lahjonnan vastaiset säännöt koskevat vain suuria monikansallisia yhtiöitä. Se on virhe. Startupit voivat kohdata FCPA-ongelmia heti, kun ne palkkaavat ulkomaisia myyntiedustajia, ulkoistavat toimituksia tai hakevat asiakkaita ulkomailta.

Kevyt mutta tehokas valvontaympäristö alkaa yleensä seuraavista:

• toimintaohje
• kirjalliset hyväksymisrajat
• selkeät kulu- ja korvauskäytännöt
• kolmansien osapuolten käyttöönoton tarkistukset
• peruskoulutus perustajille ja avainhenkilöille
• järjestetyt perustamis- ja compliance-asiakirjat

Vasta perustetuille yhdysvaltalaisille yrityksille hyvä yhtiöhallinto tukee laajempia compliance-toimia. Zenind auttaa perustajia pysymään järjestelmällisinä perustamiseen ja jatkuvaan yritysten complianceen liittyvissä tehtävissä, mikä voi helpottaa kurinalaisten prosessien rakentamista alusta alkaen.

Varoitusmerkit, jotka vaativat välitöntä huomiota

Pysäytä ja arvioi tilanne, jos näet jonkin näistä merkeistä:

• kolmas osapuoli pyytää maksua ulkomaille tai käteisellä
• sopimuksessa on epämääräisiä tai epätavallisen suuria provisioita
• joku pyytää sivusopimusta tai salaista alennusta
• tulli- tai lupapulma ratkeaa äkillisesti epävirallisen maksun jälkeen
• kirjanpito ei vastaa liiketoimen liiketoiminnallista tarkoitusta
• viranomaisyhteyshenkilö ohjaa työn tietylle konsultille
• työntekijät pyrkivät etenemään nopeasti ilman dokumentaatiota

Nämä ovat juuri niitä seikkoja, jotka usein ilmenevät ennen kuin FCPA-ongelmasta tulee vakava.

Milloin kannattaa ottaa yhteys lakimieheen tai compliance-neuvontaan

Hae apua ajoissa, jos yrityksesi on:

• siirtymässä uudelle ulkomaiselle markkinalle
• palkkaamassa agentteja tai välikäsiä ulkomailla
• tekemisissä valtion omistaman yrityksen kanssa
• tekemässä lahjoja, lahjoituksia tai matkakuluja viranomaisyhteyshenkilöille
• vastaamassa sisäiseen väitteeseen tai viranomaiskyselyyn
• ostamassa yritystä, jolla on ulkomaisia toimintoja

Aikainen tarkistus on yleensä paljon halvempaa kuin rikkomuksen korjaaminen jälkikäteen.

Yhteenveto

Foreign Corrupt Practices Act ei ole vain lahjonnan kielto. Se on viitekehys kansainvälisen liiketoiminnan harjoittamiseen rehellisesti, läpinäkyvästi ja vastuullisesti. Yritykset, jotka ymmärtävät lain, dokumentoivat prosessinsa ja valvovat kolmansia osapuolia huolellisesti, ovat paljon paremmin asemassa kasvaa ilman tarpeetonta riskiä.

Yhdysvaltalaisille yrityksille, erityisesti startup-yrityksille ja kasvaville yhtiöille, compliance tulisi rakentaa yritykseen alusta alkaen, ei vasta sitten, kun ongelma on jo ilmestynyt.