10 φορολογικές εκπτώσεις για εργαζόμενους εξ αποστάσεως: ένας πρακτικός οδηγός για τις ΗΠΑ

Η εξ αποστάσεως εργασία άλλαξε το πού γίνεται η δουλειά, αλλά δεν κατάργησε τους φορολογικούς κανόνες που διέπουν τις συνηθισμένες και αναγκαίες επαγγελματικές δαπάνες. Για αυτοαπασχολούμενους επαγγελματίες, ανεξάρτητους εργολάβους και πολλούς ιδιοκτήτες LLC, οι σωστές εκπτώσεις μπορούν να μειώσουν ουσιαστικά το φορολογητέο εισόδημα. Για τους περισσότερους εργαζομένους με W-2, οι κανόνες είναι πολύ πιο αυστηροί, επομένως είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιες δαπάνες πραγματικά πληρούν τις προϋποθέσεις πριν τις δηλώσετε.

Αυτός ο οδηγός αναλύει 10 συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις που πρέπει να γνωρίζουν οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως, πώς λειτουργούν γενικά και ποια αρχεία πρέπει να κρατάτε ώστε η δήλωσή σας να παραμένει οργανωμένη και τεκμηριωμένη.

Ποιοι μπορούν συνήθως να ζητήσουν εκπτώσεις για εργασία εξ αποστάσεως;

Ο σημαντικότερος παράγοντας είναι η φορολογική σας κατάσταση.

• Οι αυτοαπασχολούμενοι, οι ελεύθεροι επαγγελματίες, οι ατομικές επιχειρήσεις και οι ανεξάρτητοι εργολάβοι συνήθως εκπίπτουν επαγγελματικές δαπάνες στη φορολογική τους δήλωση ή στο Schedule C.
• Οι εταίροι και ορισμένοι ιδιοκτήτες LLC μπορούν επίσης να έχουν εκπιπτόμενες επαγγελματικές δαπάνες, ανάλογα με το πώς φορολογείται η επιχείρηση και πώς καταβάλλονται τα έξοδα.
• Οι εργαζόμενοι με W-2 γενικά δεν μπορούν να εκπέσουν μη αποζημιωθείσες επαγγελματικές δαπάνες εργαζομένου σε ομοσπονδιακή δήλωση, με μόνο περιορισμένες εξαιρέσεις.

Αν δεν είστε βέβαιοι πώς ταξινομείται ο ρόλος σας, το πρώτο βήμα είναι να διαχωρίσετε τις δαπάνες εργαζομένου από τις επιχειρηματικές δαπάνες. Αυτή η διάκριση καθορίζει σχεδόν τα πάντα που ακολουθούν.

Μια σύντομη λίστα με τις πιο συνηθισμένες εκπτώσεις

Έκπτωση	Γιατί έχει σημασία
Γραφείο στο σπίτι	Μπορεί να εκπέσει μέρος του κόστους χρήσης της κατοικίας για εργασία
Internet και τηλέφωνο	Μπορεί να εκπέσει το ποσοστό που χρησιμοποιείται για τη δουλειά
Εξοπλισμός και λογισμικό	Υπολογιστές, οθόνες, συνδρομές και εργαλεία μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις
Γραφική ύλη	Τα καθημερινά επαγγελματικά είδη συσσωρεύονται γρήγορα
Χιλιόμετρα και ταξίδια	Η επαγγελματική οδήγηση και τα ταξίδια μακριά από το σπίτι μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις
Επαγγελματικές υπηρεσίες	Λογιστική, νομική, φορολογική και διοικητική υποστήριξη μπορεί να εκπίπτει
Εκπαίδευση και κατάρτιση	Η επαγγελματική μάθηση μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις
Ασφάλιση υγείας	Ορισμένοι αυτοαπασχολούμενοι φορολογούμενοι μπορούν να εκπέσουν τα ασφάλιστρα
Συνεισφορές συνταξιοδότησης	Οι συνεισφορές σε SEP IRA, SIMPLE IRA και solo 401(k) μπορεί να βοηθήσουν
Το μισό του φόρου αυτοαπασχόλησης	Μια βασική προσαρμογή για πολλούς ανεξάρτητους εργαζομένους

1. Έκπτωση γραφείου στο σπίτι

Αν χρησιμοποιείτε μέρος του σπιτιού σας τακτικά και αποκλειστικά για εργασία, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε ένα ποσοστό των εξόδων στέγασης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ενοίκιο, τόκους στεγαστικού δανείου, κοινόχρηστα, ασφάλιση, επισκευές και αποσβέσεις, ανάλογα με τον τρόπο υπολογισμού της έκπτωσης.

Η IRS γενικά επιτρέπει δύο μεθόδους:

• Απλοποιημένη μέθοδος, η οποία χρησιμοποιεί ένα τυπικό ποσό ανά τετραγωνικό πόδι έως το επιτρεπόμενο όριο.
• Μέθοδος πραγματικών δαπανών, η οποία κατανέμει ένα ποσοστό των επιλέξιμων εξόδων κατοικίας στην επαγγελματική χρήση.

Το γραφείο στο σπίτι πρέπει να χρησιμοποιείται τακτικά και αποκλειστικά για εργασία. Ένα τραπέζι κουζίνας, ένας καναπές ή ένα δωμάτιο επισκεπτών που χρησιμοποιείται και για προσωπικούς σκοπούς συνήθως δεν πληροί τις προϋποθέσεις.

Για τους αυτοαπασχολούμενους εργαζομένους εξ αποστάσεως, αυτή η έκπτωση είναι συχνά μία από τις πιο πολύτιμες. Αν το σπίτι σας είναι ο κύριος επαγγελματικός σας χώρος, μπορεί επίσης να στηρίξει εκπτώσεις για ορισμένες μετακινήσεις μεταξύ αυτού του γραφείου και άλλων χώρων εργασίας στην ίδια δραστηριότητα.

2. Λογαριασμοί internet και τηλεφώνου

Η εργασία εξ αποστάσεως συνήθως απαιτεί αξιόπιστο internet και τηλεφωνική υπηρεσία. Αν χρησιμοποιείτε αυτές τις υπηρεσίες τόσο για επαγγελματικούς όσο και για προσωπικούς λόγους, εκπίπτει μόνο το επαγγελματικό ποσοστό.

Κρατήστε μια πρακτική μέθοδο κατανομής. Για παράδειγμα:

• Μια αποκλειστική επαγγελματική γραμμή μπορεί να εκπέσει πλήρως αν χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση.
• Ένα κοινό πρόγραμμα internet για το σπίτι μπορεί να χρειάζεται διαχωρισμό μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής χρήσης.
• Ένα κινητό τηλέφωνο που χρησιμοποιείται τόσο για κλήσεις πελατών όσο και για προσωπική επικοινωνία θα πρέπει γενικά να κατανέμεται με βάση τη χρήση.

Το κλειδί είναι η συνέπεια. Χρησιμοποιήστε μια λογική μέθοδο και κρατήστε αρχεία που δείχνουν πώς υπολογίσατε το επαγγελματικό σας ποσοστό.

3. Υπολογιστές, οθόνες και επαγγελματικός εξοπλισμός

Οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως συχνά αγοράζουν τα εργαλεία που κάνουν εφικτή την εργασία: φορητούς υπολογιστές, οθόνες, πληκτρολόγια, docking stations, εκτυπωτές, webcams, ακουστικά και έπιπλα γραφείου.

Αυτά τα είδη μπορεί να είναι εκπιπτόμενα αν είναι συνήθη και αναγκαία για την επιχείρησή σας. Ορισμένα περιουσιακά στοιχεία μπορούν συχνά να δαπανηθούν μέσα στο έτος αγοράς, ενώ άλλα μπορεί να χρειαστεί να αποσβεστούν ανάλογα με το κόστος, τη χρήση και τη φορολογική μεταχείριση.

Το λογισμικό επίσης μπορεί να υπολογίζεται. Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό λογιστικής
• Εργαλεία διαχείρισης έργων
• Συνδρομές για σχεδιασμό ή επεξεργασία βίντεο
• Πλατφόρμες αποθήκευσης στο cloud και συνεργασίας

Αν χρησιμοποιείτε κάτι τόσο για επαγγελματικούς όσο και για προσωπικούς σκοπούς, μόνο το επαγγελματικό ποσοστό ανήκει στη φορολογική δήλωση.

4. Γραφική ύλη και καθημερινά αναλώσιμα

Τα μικρά αντικείμενα είναι εύκολο να τα αγνοήσει κανείς, αλλά συχνά δημιουργούν τις πιο σταθερές εκπτώσεις με την πάροδο του χρόνου.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Τετράδια, χαρτί και στυλό
• Μελάνι και τόνερ
• Ταχυδρομικά τέλη και υλικά αποστολής
• Φακέλους αρχείων και είδη αποθήκευσης
• Επαγγελματική γραφική ύλη
• Μικρά ανταλλακτικά για εξοπλισμό γραφείου

Αυτά τα κόστη είναι συνήθως τρέχουσες λειτουργικές δαπάνες και όχι μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία. Αυτό τα καθιστά πιο απλά στην παρακολούθηση και συχνά πιο εύκολα στην έκπτωση μέσα στο έτος που πραγματοποιήθηκαν.

5. Χιλιόμετρα και επαγγελματικά ταξίδια

Αν οδηγείτε για επαγγελματικούς λόγους, τα χιλιόμετρα μπορεί να εκπίπτουν όταν η διαδρομή γίνεται για δουλειά και όχι για προσωπική μετακίνηση.

Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Μετάβαση από το γραφείο στο σπίτι σε συνάντηση με πελάτη
• Μετακίνηση για αγορά επαγγελματικών προμηθειών
• Επίσκεψη σε coworking χώρο ή προσωρινό επαγγελματικό χώρο
• Μετάβαση σε ταχυδρομείο, κέντρο αποστολών ή τράπεζα για επαγγελματικούς σκοπούς

Τα έξοδα ταξιδιού μπορεί επίσης να πληρούν τις προϋποθέσεις όταν βρίσκεστε μακριά από τη φορολογική σας έδρα για επαγγελματικούς λόγους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αεροπορικά εισιτήρια, διαμονή και άλλα συνήθη έξοδα ταξιδιού, εφόσον το ταξίδι γίνεται κυρίως για δουλειά.

Το όριο ανάμεσα στο επαγγελματικό ταξίδι και τη μετακίνηση έχει σημασία. Μια συνηθισμένη διαδρομή από το σπίτι σε έναν σταθερό χώρο εργασίας γενικά δεν εκπίπτει, αλλά τα χιλιόμετρα που συνδέονται με ένα επιλέξιμο γραφείο στο σπίτι ή με επαγγελματικό ταξίδι μπορεί να εκπίπτουν.

6. Επαγγελματικές υπηρεσίες και υποστήριξη επιχείρησης

Η λειτουργία μιας απομακρυσμένης επιχείρησης συχνά σημαίνει πληρωμή για βοήθεια. Αυτά τα κόστη μπορούν να εκπίπτουν όταν είναι συνήθη και αναγκαία.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Αμοιβές λογιστή και βιβλιογράφου
• Νομικές αμοιβές που σχετίζονται με την επιχείρηση
• Αμοιβές για την προετοιμασία φορολογικής δήλωσης της επιχείρησης
• Υπηρεσίες virtual assistant
• Χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών
• Εργαλεία διαχείρισης εργολάβων
• Υπηρεσίες επιχειρηματικής συμβουλευτικής

Αν η δαπάνη βοηθά στη λειτουργία της επιχείρησης, στη βελτίωση της συμμόρφωσης ή στη σωστή τήρηση των βιβλίων, μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις. Οι καλές λογιστικές υπηρεσίες δεν είναι μόνο διευκόλυνση· συχνά αποτελούν μέρος της φορολογικής τεκμηρίωσης που στηρίζει όλες τις υπόλοιπες εκπτώσεις.

7. Εκπαίδευση και κατάρτιση

Οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως συχνά χρειάζεται να παραμένουν ενημερωμένοι για εργαλεία, τεχνολογία και αλλαγές στον κλάδο. Η επαγγελματική εκπαίδευση μπορεί να εκπίπτει αν διατηρεί ή βελτιώνει τις δεξιότητες που χρειάζεστε στη σημερινή σας εργασία.

Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ανανεώσεις επαγγελματικών πιστοποιήσεων
• Εκπαίδευση σε λογισμικό για εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε στην επιχείρησή σας
• Συνέδρια του κλάδου που σχετίζονται με την υπάρχουσα δραστηριότητά σας
• Συνεχιζόμενη εκπαίδευση που απαιτείται για τη διατήρηση ενός τίτλου ή άδειας

Η κατάρτιση που σας προετοιμάζει για ένα εντελώς νέο επάγγελμα ή επιχείρηση συνήθως δεν πληροί τις προϋποθέσεις. Το συμπέρασμα είναι απλό: η εκπαίδευση που βελτιώνει τη δουλειά που ήδη κάνετε είναι πιο πιθανό να εκπέσει από ό,τι η εκπαίδευση που ξεκινά μια εντελώς διαφορετική σταδιοδρομία.

8. Ασφάλιση υγείας για αυτοαπασχολούμενους

Αν είστε αυτοαπασχολούμενος και πληροίτε τις προϋποθέσεις της IRS, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε τα ασφάλιστρα υγείας για εσάς, τον σύζυγό σας, τα εξαρτώμενα άτομα και τα επιλέξιμα παιδιά, σύμφωνα με το ηλικιακό όριο που επιτρέπει ο νόμος.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ιατρική ασφάλιση
• Οδοντιατρική ασφάλιση
• Οφθαλμολογική ασφάλιση
• Ορισμένα επιλέξιμα ασφάλιστρα μακροχρόνιας φροντίδας

Η κάλυψη πρέπει γενικά να έχει συνδεθεί με την επιχείρηση και η έκπτωση δεν μπορεί να υπερβαίνει το εισόδημά σας από τη συγκεκριμένη δραστηριότητα ή επιχείρηση. Επειδή οι κανόνες είναι τεχνικοί, αυτός είναι ένας τομέας όπου τα καθαρά αρχεία και η ακριβής αναφορά έχουν μεγάλη σημασία.

9. Συνεισφορές συνταξιοδότησης

Το εισόδημα από εξ αποστάσεως εργασία δεν χρειάζεται να καταλήγει όλο σε φόρους. Οι αυτοαπασχολούμενοι μπορούν συχνά να χτίσουν αποταμιεύσεις συνταξιοδότησης μέσω φορολογικά ευνοϊκών σχεδίων όπως SEP IRA, SIMPLE IRA ή solo 401(k), ανάλογα με την επιλεξιμότητα και τη δομή.

Αυτά τα σχέδια μπορούν να μειώσουν το τρέχον φορολογητέο εισόδημα ενώ σας βοηθούν να αποταμιεύετε για το μέλλον. Τα όρια συνεισφορών και οι κανόνες υπολογισμού διαφέρουν ανά σχέδιο και ορισμένα βασίζονται στο κερδισμένο εισόδημα και όχι στα ακαθάριστα έσοδα.

Αν είστε ιδιοκτήτης ατομικής επιχείρησης ή LLC που φορολογείται ως disregarded entity ή partnership, ο προγραμματισμός συνταξιοδότησης μπορεί να είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μειώσετε τη φορολογική επιβάρυνση ενώ χτίζετε μακροπρόθεσμο πλούτο.

10. Το ήμισυ του φόρου αυτοαπασχόλησης

Αν είστε αυτοαπασχολούμενος, γενικά πληρώνετε τόσο το εργοδοτικό όσο και το εργατικό μέρος των φόρων Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare μέσω του φόρου αυτοαπασχόλησης. Η IRS επιτρέπει έκπτωση για το ήμισυ αυτού του φόρου ως προσαρμογή στο εισόδημα.

Αυτό δεν είναι το ίδιο με μια επιχειρηματική δαπάνη στο Schedule C, αλλά εξακολουθεί να μειώνει το φορολογητέο εισόδημα στη δήλωση φυσικού προσώπου. Πολλοί νέοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εξ αποστάσεως χάνουν αυτή την προσαρμογή επειδή επικεντρώνονται μόνο στα λειτουργικά έξοδα. Στην πράξη, είναι ένα από τα σημαντικότερα φορολογικά οφέλη που είναι διαθέσιμα στους αυτοαπασχολούμενους φορολογουμένους.

Άλλα έξοδα εξ αποστάσεως εργασίας που μπορεί να εκπίπτουν

Ανάλογα με την επιχείρησή σας, μπορεί επίσης να μπορείτε να εκπέσετε:

• Ασφάλιση επιχείρησης
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Hosting ιστοσελίδας και τέλη domain
• Έξοδα αποστολής και εκτέλεσης παραγγελιών
• Χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών και merchant account
• Τραπεζικά έξοδα που συνδέονται με την επιχείρηση

Ο κανόνας παραμένει ο ίδιος: η δαπάνη πρέπει να είναι συνηθισμένη, αναγκαία και συνδεδεμένη με την επιχείρηση και όχι με την προσωπική ζωή.

Η τήρηση αρχείων μετρά περισσότερο από την ίδια την έκπτωση

Μια έκπτωση είναι τόσο καλή όσο η τεκμηρίωση που τη στηρίζει. Κρατήστε αρχεία για:

• Αποδείξεις και τιμολόγια
• Ημερολόγια χιλιομέτρων
• Καταστάσεις τραπεζών και πιστωτικών καρτών
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Αρχεία συνδρομών
• Γραπτές σημειώσεις που δείχνουν τον επαγγελματικό σκοπό

Η IRS αναμένει από τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διαχωρίζουν τις προσωπικές από τις επαγγελματικές δαπάνες. Αυτό είναι πολύ πιο εύκολο όταν χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς επαγγελματικούς λογαριασμούς, ένα συνεπές σύστημα λογιστικής καταγραφής και μια δομή που κρατά τα εταιρικά οικονομικά διακριτά από τα οικιακά έξοδα.

Γιατί η δομή LLC μπορεί να βοηθήσει τους εργαζόμενους εξ αποστάσεως να παραμένουν οργανωμένοι

Αν χτίζετε μια επιχείρηση εξ αποστάσεως, η σύσταση μιας LLC μπορεί να κάνει την παρακολούθηση των εξόδων πιο καθαρή από την αρχή. Μια ξεχωριστή επιχειρηματική οντότητα δεν δημιουργεί από μόνη της εκπτώσεις, αλλά μπορεί να βοηθήσει να χαράξετε πιο καθαρή γραμμή ανάμεσα στις προσωπικές και τις επαγγελματικές δαπάνες.

Αυτός ο διαχωρισμός έχει σημασία όταν δηλώνετε έκπτωση για γραφείο στο σπίτι, λογισμικό, ταξίδια ή δαπάνες που σχετίζονται με εργολάβους. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διαχειρίζονται αμερικανικές επιχειρηματικές οντότητες με έμφαση στην απλότητα, τη συμμόρφωση και την καθαρή λειτουργία της επιχείρησης, κάτι που μπορεί να κάνει την ετήσια φορολογική προετοιμασία λιγότερο χαοτική.

Τελικό συμπέρασμα

Η εξ αποστάσεως εργασία δημιουργεί πολλές εκπιπτόμενες επαγγελματικές δαπάνες, αλλά οι εκπτώσεις λειτουργούν μόνο όταν η δαπάνη σχετίζεται πραγματικά με την επιχείρηση και τεκμηριώνεται σωστά. Εστιάστε πρώτα στις βασικές κατηγορίες: γραφείο στο σπίτι, internet, εξοπλισμό, προμήθειες, ταξίδια, επαγγελματικές υπηρεσίες, ασφάλιση υγείας, συνταξιοδοτικές εισφορές και φόρο αυτοαπασχόλησης.

Αν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, χτίστε από νωρίς τη σωστή δομή. Καθαρά αρχεία, ξεχωριστός επιχειρηματικός λογαριασμός και μια σωστά οργανωμένη LLC μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο στην περίοδο της φορολογικής δήλωσης και να μειώσουν τον κίνδυνο να χαθούν εκπτώσεις.

Επαληθεύετε πάντα τα στοιχεία πριν την υποβολή, ειδικά αν μοιράζετε έξοδα μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής χρήσης ή εργάζεστε σε μεικτό καθεστώς απασχόλησης. Μια προσεκτική προσέγγιση συνήθως αποδίδει.