10 verovähennystä etätyöntekijöille: käytännöllinen Yhdysvaltain opas

Etätyö muutti sen, missä ihmiset tekevät liiketoimintaa, mutta se ei poistanut tavallisia ja välttämättömiä kuluja koskevia verosääntöjä. Itsenäisille ammatinharjoittajille, itsenäisille urakoitsijoille ja monille LLC-yhtiöiden omistajille oikeat vähennykset voivat pienentää verotettavaa tuloa merkittävästi. Useimmille W-2-palkansaajille säännöt ovat paljon tiukemmat, joten on tärkeää tietää, mitkä kulut todella täyttävät ehdot ennen niiden ilmoittamista.

Tämä opas käy läpi 10 yleistä verovähennystä, jotka etätyöntekijöiden olisi hyvä tuntea, miten ne yleensä toimivat ja mitä asiakirjoja kannattaa säilyttää, jotta veroilmoitus pysyy järjestyksessä ja perusteltuna.

Kuka voi yleensä hakea etätyön vähennyksiä?

Suurin tekijä on verotuksellinen asemasi.

• Itsenäiset työntekijät, freelancerit, toiminimiyrittäjät ja itsenäiset urakoitsijat vähentävät yleensä liiketoiminnan kuluja yritysveroilmoituksellaan tai Schedule C -lomakkeella.
• Kumppanit ja jotkut LLC-omistajat voivat myös vähentää liiketoiminnan kuluja riippuen siitä, miten yritystä verotetaan ja miten kulut on maksettu.
• W-2-palkansaajat eivät yleensä voi vähentää työntekijän korvauksettomia liiketoimintakuluja liittovaltion veroilmoituksella, lukuun ottamatta rajattuja poikkeuksia.

Jos et ole varma, miten roolisi luokitellaan, ensimmäinen askel on erottaa työntekijän kulut liiketoiminnan kuluista. Tämä erottelu ratkaisee käytännössä kaiken, mikä seuraa.

Nopea lista yleisimmistä vähennyksistä

Vähennys	Miksi sillä on merkitystä
Kotitoimisto	Voit vähentää osan kodin liiketoimintakäytön kustannuksista
Internet ja puhelin	Liiketoimintakäyttöön liittyvä osuus voi olla vähennyskelpoinen
Laitteet ja ohjelmistot	Tietokoneet, näytöt, tilaukset ja työkalut voivat täyttää ehdot
Toimistotarvikkeet	Päivittäiset liiketoimintatarvikkeet voivat kertyä nopeasti
Ajo- ja matkakulut	Liiketoimintaan liittyvä ajaminen ja kodin ulkopuolelle suuntautuvat matkat voivat täyttää ehdot
Ammatilliset palvelut	Kirjanpito, lakipalvelut, veroasiat ja hallinnollinen apu voivat olla vähennyskelpoisia
Koulutus ja valmennus	Liiketoimintaan liittyvä oppiminen voi täyttää ehdot
Terveydenhuolto	Jotkut itsenäiset verovelvolliset voivat vähentää vakuutusmaksuja
Eläkemaksut	SEP IRA-, SIMPLE IRA- ja solo 401(k) -maksut voivat auttaa
Puolet self-employment tax -verosta	Tärkeä vähennysmonille itsenäisille työntekijöille

1. Kotitoimistovähennys

Jos käytät osaa kodistasi säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan, voit ehkä vähentää osan asumiskustannuksistasi. Tämä voi sisältää vuokran, asuntolainan koron, sähkö- ja vesikulut, vakuutukset, korjaukset ja poistot sen mukaan, miten vähennys lasketaan.

IRS sallii yleensä kaksi tapaa:

• Yksinkertaistettu menetelmä, jossa käytetään vakiomäärää neliöjalan tai neliömetrin perusteella sallittuun rajaan asti.
• Todellisten kulujen menetelmä, jossa osa hyväksyttävistä kodin kuluista kohdistetaan liiketoimintakäyttöön.

Kotitoimiston on oltava säännöllisessä ja yksinomaisessa liiketoimintakäytössä. Keittiönpöytä, sohva tai vierashuone, jolla on myös henkilökohtainen käyttö, ei yleensä täytä ehtoja.

Itse yrittäville etätyöntekijöille tämä vähennys on usein yksi arvokkaimmista. Jos kotisi on pääasiallinen liiketoimintapaikkasi, se voi tukea myös tiettyjen matkojen vähennettävyyttä tämän toimiston ja muiden työpaikkojen välillä samassa toimialassa.

2. Internet- ja puhelinlaskut

Etätyö riippuu yleensä luotettavasta internetistä ja puhelinpalvelusta. Jos käytät näitä palveluja sekä liiketoimintaan että henkilökohtaisiin tarkoituksiin, vain liiketoimintaosuus on vähennyskelpoinen.

Pidä käytännöllinen kohdistustapa. Esimerkiksi:

• Erillinen liiketoimintalinja voi olla kokonaan vähennyskelpoinen, jos sitä käytetään vain liiketoimintaan.
• Jaettu kodin internet-yhteys on ehkä jaettava liiketoiminta- ja henkilökohtaisen käytön välillä.
• Matkapuhelin, jota käytetään sekä asiakaskeskusteluihin että henkilökohtaiseen viestintään, kannattaa yleensä kohdistaa käytön perusteella.

Tärkeintä on johdonmukaisuus. Käytä perusteltua menetelmää ja säilytä kirjaukset, jotka osoittavat, miten liiketoimintaosuus on laskettu.

3. Tietokoneet, näytöt ja työvälineet

Etätyöntekijät ostavat usein työskentelyn mahdollistavat välineet: kannettavat tietokoneet, näytöt, näppäimistöt, telakointiasemat, tulostimet, verkkokamerat, kuulokkeet ja toimistokalusteet.

Nämä tavarat voivat olla vähennyskelpoisia, jos ne ovat liiketoiminnan kannalta tavallisia ja välttämättömiä. Joitakin hankintoja voidaan usein kirjata kuluksi sinä vuonna, jona ne ostetaan, kun taas toiset on ehkä poistettava ajan mittaan kustannusten, käytön ja verokohtelun mukaan.

Myös ohjelmistot voivat olla vähennyskelpoisia. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Kirjanpito-ohjelmistot
• Projektinhallintatyökalut
• Suunnittelu- tai videoeditointitilaukset
• Pilvitallennus- ja yhteistyöalustat

Jos käytät jotakin esinettä sekä liiketoimintaan että henkilökohtaisesti, vain liiketoimintaosuus kuuluu veroilmoitukseen.

4. Toimistotarvikkeet ja arkiset kulutustarvikkeet

Pienet kulut on helppo jättää huomiotta, mutta ajan mittaan ne muodostavat usein tasaisimmat vähennykset.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Muistikirjat, paperi ja kynät
• Muste ja värikasetit
• Postitus- ja lähetysmateriaalit
• Kansiot ja säilytystarvikkeet
• Liiketoiminnan kirjepaperit ja tarvikkeet
• Pienet korjausosat toimistolaitteille

Nämä kulut ovat yleensä juoksevia liiketoimintakuluja eikä pitkäaikaisia omaisuuseriä. Siksi niitä on usein helpompi seurata ja vähentää sinä vuonna, jona ne syntyvät.

5. Ajo- ja liikematkat

Jos ajat työasioissa, kilometrit voivat olla vähennyskelpoisia, kun matka liittyy työhön eikä henkilökohtaiseen työmatkaan.

Esimerkkejä voivat olla:

• Ajaminen kotitoimistosta asiakastapaamiseen
• Matka liiketoiminnan tarvikkeiden ostamiseen
• Käynti yhteisöllisessä työtilassa tai tilapäisessä työpaikassa
• Matka postiin, lähetyskeskukseen tai pankkiin liiketoiminnan vuoksi

Myös matkakulut voivat olla vähennyskelpoisia, kun olet poissa verotuksellisesta kotipaikastasi liiketoiminnan vuoksi. Tämä voi sisältää lennot, majoituksen ja muut tavanomaiset matkakulut, jos matkan pääasiallinen tarkoitus on liiketoiminta.

Liikematkan ja työmatkan välinen raja on tärkeä. Tavallinen ajo kotoa säännölliseen työpisteeseen ei yleensä ole vähennyskelpoinen, mutta kilometrit, jotka liittyvät hyväksyttävään kotitoimistoon tai liikematkaan, voivat olla.

6. Ammatilliset palvelut ja liiketoiminnan tuki

Etäliiketoiminnan pyörittäminen tarkoittaa usein avun ostamista. Nämä kulut voivat olla vähennyskelpoisia, kun ne ovat tavallisia ja välttämättömiä.

Esimerkkejä ovat:

• Kirjanpito- ja tilitoimistomaksut
• Liiketoimintaan liittyvät lakipalvelut
• Yrityksen veroilmoituksen laatimismaksut
• Virtuaaliassistenttipalvelut
• Maksujen käsittelykulut
• Alihankkijoiden hallintatyökalut
• Liiketoimintakonsultoinnin palvelut

Jos kulu auttaa liiketoiminnan pyörittämisessä, parantaa vaatimustenmukaisuutta tai pitää kirjanpidon kunnossa, se voi täyttää ehdot. Hyvä kirjanpitopalvelu ei ole vain mukavuus; se on usein osa verotusta tukevaa dokumentointia, joka tukee kaikkia muita vähennyksiä.

7. Koulutus ja valmennus

Etätyöntekijöiden on usein pysyttävä ajan tasalla työkaluista, teknologiasta ja toimialan muutoksista. Liiketoimintaan liittyvä koulutus voi olla vähennyskelpoista, jos se ylläpitää tai parantaa nykyisessä työssä tarvittavia taitoja.

Esimerkkejä voivat olla:

• Ammattipätevyyksien uusiminen
• Ohjelmistokoulutus työkaluille, joita käytät jo liiketoiminnassasi
• Olemassa olevaan toimialaasi liittyvät konferenssit
• Täydennyskoulutus, jota vaaditaan pätevyyden tai lisenssin ylläpitämiseksi

Koulutus, joka pätevöittää sinut täysin uuteen ammattiin tai liiketoimintaan, ei yleensä ole vähennyskelpoista. Oppi on yksinkertainen: nykyistä työtäsi kehittävä koulutus on todennäköisemmin vähennyskelpoista kuin koulutus, joka käynnistää täysin uuden uran.

8. Itsenäisen työntekijän terveysvakuutus

Jos olet itsenäinen työntekijä ja täytät IRS:n vaatimukset, voit ehkä vähentää terveysvakuutusmaksut itsesi, puolisosi, huollettaviesi ja lain salliman ikärajan alittavien hyväksyttävien lasten osalta.

Tämä voi sisältää:

• Sairausvakuutuksen
• Hammasvakuutuksen
• Näkövakuutuksen
• Tietyt hyväksyttävät pitkäaikaishoidon maksut

Vakuutuksen on yleensä oltava järjestetty liiketoiminnan kautta, eikä vähennys voi ylittää kyseisestä toiminnasta saamaasi ansiotuloa. Koska säännöt ovat teknisiä, tämä on alue, jolla siistit kirjanpidot ja tarkka raportointi ovat tärkeitä.

9. Eläkemaksut

Etätyötulojen ei tarvitse hävitä veroihin. Itsenäiset työntekijät voivat usein rakentaa eläkesäästöjä veroetuja tarjoavien suunnitelmien avulla, kuten SEP IRA, SIMPLE IRA tai solo 401(k), kelpoisuuden ja rakenteen mukaan.

Nämä suunnitelmat voivat pienentää nykyistä verotettavaa tuloa ja samalla auttaa säästämään tulevaisuutta varten. Maksurajat ja laskentasäännöt vaihtelevat suunnitelmittain, ja jotkut perustuvat ansiotuloihin eivätkä bruttoliikevaihtoon.

Jos olet yksinyrittäjä tai LLC, jota verotetaan disregarded entitynä tai partnershipina, eläkesuunnittelu voi olla yksi tehokkaimmista tavoista alentaa verorasitusta ja samalla kasvattaa pitkän aikavälin varallisuutta.

10. Puolet self-employment tax -verosta

Jos olet itsenäinen työntekijä, maksat yleensä sekä Social Security- että Medicare-verojen työnantaja- ja työntekijäosuuden self-employment tax -veron kautta. IRS sallii vähennyksen puolesta tästä verosta tulon oikaisuna.

Tämä ei ole sama asia kuin Schedule C -liiketoimintakulu, mutta se pienentää silti verotettavaa tuloa henkilökohtaisessa veroilmoituksessasi. Monet uudet etäyrityksen omistajat unohtavat tämän oikaisun, koska he keskittyvät vain toimintakuluihin. Käytännössä se on yksi tärkeimmistä itsenäisille verovelvollisille tarjolla olevista veroeduista.

Muut etätyön kulut, jotka voivat olla vähennyskelpoisia

Liiketoiminnastasi riippuen voit ehkä vähentää myös:

• Liiketoimintavakuutuksen
• Markkinoinnin ja mainonnan
• Verkkosivujen hosting- ja verkkotunnusmaksut
• Toimitus- ja täyttökulut
• Kauppiastilin ja maksunkäsittelyn kulut
• Liiketoimintaan liittyvät pankkikulut

Sääntö on edelleen sama: kulun on oltava tavallinen, välttämätön ja sidoksissa liiketoimintaan eikä henkilökohtaiseen elämään.

Kirjanpito on tärkeämpää kuin itse vähennys

Vähennys on vain niin hyvä kuin sen taustalla oleva dokumentaatio. Säilytä seuraavat tiedot:

• Kuitit ja laskut
• Ajo- ja kilometrikirjanpito
• Pankki- ja luottokorttitiliotteet
• Sähkö- ja muut laskut
• Tilausrekisterit
• Kirjalliset muistiinpanot liiketoiminnan tarkoituksesta

IRS odottaa yritysten erottavan henkilökohtaiset ja liiketoiminnan menot. Tämä on paljon helpompaa, kun käytät erillisiä yritystilejä, johdonmukaista kirjanpitojärjestelmää ja rakennetta, joka pitää yrityksen varat erillään kotitalouden menoista.

Miksi LLC-rakenne voi auttaa etätyöntekijöitä pysymään järjestyksessä

Jos rakennat etäliiketoimintaa, LLC:n perustaminen voi tehdä kulujen seurannasta alusta alkaen selkeämpää. Erillinen liiketoimintayksikkö ei itsessään luo vähennyksiä, mutta se voi auttaa vetämään selvemmän rajan henkilökohtaisten ja liiketoiminnan menojen välille.

Tällä erottelulla on merkitystä, kun ilmoitat kotitoimisto-, ohjelmisto-, matka- tai alihankkijakuluja. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja hallinnoimaan yhdysvaltalaisia yritysmuotoja painottaen selkeyttä, vaatimustenmukaisuutta ja sujuvaa liiketoimintaa, mikä voi tehdä vuoden lopun veroilmoitusten valmistelusta vähemmän kaoottista.

Lopullinen yhteenveto

Etätyö luo paljon vähennyskelpoisia liiketoimintakuluja, mutta vähennykset toimivat vain, kun kulu on todella liiketoimintaan liittyvä ja hyvin dokumentoitu. Keskity ensin suuriin kokonaisuuksiin: kotitoimisto, internet, laitteet, tarvikkeet, matkakulut, ammatilliset palvelut, terveysvakuutus, eläkesäästöt ja self-employment tax.

Jos liiketoimintasi kasvaa, rakenna oikea perusta ajoissa. Siistit kirjanpidot, erillinen yritystili ja hyvin perustettu LLC voivat säästää aikaa verokaudella ja pienentää riskiä siitä, että vähennyksiä jää ilmoittamatta.

Varmista faktat aina ennen veroilmoituksen jättämistä, erityisesti jos jaat kuluja liiketoiminnan ja henkilökohtaisen käytön välillä tai työskentelet sekamuotoisessa työsuhteessa. Huolellinen lähestymistapa maksaa yleensä itsensä takaisin.