10 данъчни облекчения за дистанционно работещи: Практическо ръководство за САЩ

Дистанционната работа промени мястото, откъдето хората вършат бизнес, но не премахна данъчните правила, които важат за обичайните и необходими разходи. За самонаети професионалисти, независими изпълнители и много собственици на LLC правилните приспадания могат значително да намалят облагаемия доход. За повечето служители на W-2 правилата са далеч по-строги, така че е важно да знаете кои разходи наистина отговарят на изискванията, преди да ги заявите.

Това ръководство разглежда 10 често срещани данъчни облекчения, които дистанционно работещите трябва да познават, как обикновено работят и какви записи да пазите, за да остане декларацията ви подредена и защитима.

Кой обикновено може да заяви приспадания за дистанционна работа?

Най-важният фактор е вашият данъчен статус.

• Самонаетите работещи, фрийлансърите, едноличните търговци и независимите изпълнители обикновено приспадат бизнес разходи чрез своята бизнес декларация или Schedule C.
• Партньори и някои собственици на LLC също могат да имат приспадаеми бизнес разходи, в зависимост от това как се облага бизнесът и как са платени разходите.
• Служителите на W-2 обикновено не могат да приспадат непокрити от работодателя служебни разходи във федералната декларация, с малки изключения.

Ако не сте сигурни как е класифицирана вашата роля, първата стъпка е да отделите разходите на служител от бизнес разходите. Това разграничение определя почти всичко, което следва.

Бърз списък с най-честите приспадания

Облекчение	Защо е важно
Домашен офис	Позволява приспадане на част от разходите за използване на дома за бизнес
Интернет и телефон	Може да се приспада бизнес частта от разходите
Оборудване и софтуер	Компютри, монитори, абонаменти и инструменти може да отговарят на условията
Офис консумативи	Ежедневните бизнес материали се натрупват бързо
Километраж и пътувания	Бизнес шофиране и пътувания извън дома може да се квалифицират
Професионални услуги	Книгонабиране, правни, данъчни и административни услуги могат да се приспадат
Обучение и квалификация	Бизнес-свързаното обучение може да отговаря на условията
Здравно осигуряване	Някои самонаети данъкоплатци могат да приспадат премии
Пенсионни вноски	Вноски в SEP IRA, SIMPLE IRA и solo 401(k) могат да помогнат
Половината от данъка за самонаети лица	Ключова корекция за много независими работещи

1. Приспадане за домашен офис

Ако използвате част от дома си редовно и изключително за бизнес, може да приспаднете част от разходите за жилище. Това може да включва наем, лихва по ипотека, комунални услуги, застраховка, ремонти и амортизация, в зависимост от начина, по който изчислявате приспадането.

IRS обикновено позволява два подхода:

• Опростен метод, който използва стандартна сума на квадратен фут до позволения лимит.
• Метод на действителните разходи, който разпределя част от допустимите разходи за дома към бизнес употреба.

Домашният офис трябва да се използва редовно и изключително за бизнес. Кухненската маса, диванът или стая за гости, която има и лична употреба, обикновено не отговарят на условията.

За дистанционно работещи, които са самонаети, това често е едно от най-ценните облекчения. Ако домът ви е основното място на бизнес, това може също да подкрепи приспадания за определени пътувания между този офис и други работни локации в същата дейност.

2. Сметки за интернет и телефон

Дистанционната работа обикновено зависи от надежден интернет и телефонна услуга. Ако използвате тези услуги както за бизнес, така и за лични цели, приспадаема е само бизнес частта.

Поддържайте практичен метод за разпределение. Например:

• Отделна бизнес линия може да е изцяло приспадаема, ако се използва само за бизнеса.
• Споделен домашен интернет план може да трябва да се раздели между бизнес и лична употреба.
• Мобилен телефон, използван както за разговори с клиенти, така и за лична комуникация, обикновено трябва да се разпределя според употребата.

Ключът е последователността. Използвайте разумен метод и пазете записи, които показват как сте достигнали до бизнес процента.

3. Компютри, монитори и работно оборудване

Дистанционно работещите често купуват инструментите, които правят работата възможна: лаптопи, монитори, клавиатури, докинг станции, принтери, уебкамери, слушалки и офис мебели.

Тези вещи могат да бъдат приспадаеми, ако са обичайни и необходими за вашия бизнес. Някои активи често могат да се отчетат като разход в годината на покупката, докато други може да трябва да се амортизират в зависимост от стойността, употребата и данъчното третиране.

Софтуерът също може да се включи. Чести примери са:

• Софтуер за счетоводство
• Инструменти за управление на проекти
• Абонаменти за дизайн или видеомонтаж
• Платформи за облачно съхранение и сътрудничество

Ако използвате даден актив както за бизнес, така и за лични цели, само бизнес частта трябва да фигурира в данъчната декларация.

4. Офис консумативи и ежедневни материали

Малките покупки лесно се пренебрегват, но с времето често носят най-стабилните приспадания.

Чести примери включват:

• Тефтери, хартия и химикалки
• Мастило и тонер
• Пощенски разходи и опаковъчни материали
• Папки и материали за съхранение
• Бизнес канцеларски материали
• Малки резервни части за офис оборудване

Тези разходи обикновено са текущи оперативни разходи, а не дългосрочни активи. Това ги прави по-лесни за проследяване и често по-лесни за приспадане в годината, в която са направени.

5. Километраж и бизнес пътувания

Ако шофирате за бизнес, километрите могат да бъдат приспадаеми, когато пътуването е по работа, а не ежедневен личен маршрут до работа.

Примери могат да включват:

• Шофиране от домашния ви офис до среща с клиент
• Пътуване за закупуване на бизнес консумативи
• Посещение на coworking пространство или временна бизнес локация
• Отиване до поща, куриерски център или банка по бизнес причини

Разходите за пътуване също могат да отговарят на условията, когато сте далеч от данъчния си дом по бизнес причини. Това може да включва самолетни билети, нощувки и други обичайни разходи за пътуване, ако пътуването е основно за бизнес.

Границата между бизнес пътуване и пътуване до работа има значение. Обичайното пътуване от дома до редовно работно място обикновено не е приспадаемо, но километри, свързани с допустим домашен офис или бизнес пътуване, може да са.

6. Професионални услуги и бизнес подкрепа

Воденето на дистанционен бизнес често означава да плащате за помощ. Тези разходи могат да бъдат приспадаеми, когато са обичайни и необходими.

Примери включват:

• Такси за счетоводство и книгонабиране
• Правни такси, свързани с бизнеса
• Такси за изготвяне на данъчна декларация за бизнеса
• Услуги на виртуален асистент
• Такси за обработка на плащания
• Инструменти за управление на изпълнители
• Консултантски услуги за бизнеса

Ако разходът помага за управлението на бизнеса, подобрява съответствието или поддържа счетоводството в ред, той може да отговаря на условията. Добрите счетоводни услуги не са просто удобство; те често са част от данъчната документация, която подкрепя всички останали приспадания.

7. Обучение и квалификация

Дистанционно работещите често трябва да бъдат в крак с инструменти, технологии и промени в индустрията. Бизнес-свързаното обучение може да бъде приспадаемо, ако поддържа или подобрява уменията, необходими за настоящата ви работа.

Примери могат да включват:

• Подновяване на професионални сертификати
• Обучение за софтуер, който вече използвате в бизнеса си
• Индустриални конференции, свързани с настоящата ви дейност
• Продължаващо обучение, необходимо за запазване на лиценз или квалификация

Обучение, което ви квалифицира за съвсем нова дейност или бизнес, обикновено не се признава. Изводът е прост: обучението, което усъвършенства работата, която вече вършите, е по-вероятно да бъде приспадаемо от обучение, което започва напълно различна кариера.

8. Здравно осигуряване за самонаети лица

Ако сте самонаети и отговаряте на изискванията на IRS, може да приспадате премиите за здравно осигуряване за себе си, съпруга/съпругата си, зависимите лица и квалифицирани деца под възрастовия лимит, разрешен от закона.

Това може да включва:

• Медицинско осигуряване
• Зъболекарско осигуряване
• Очна застраховка
• Някои квалифицирани премии за дългосрочни грижи

Покритието обикновено трябва да е установено чрез бизнеса, а приспадането не може да надвишава дохода ви от тази дейност или бизнес. Тъй като правилата са технически, това е област, в която чистите записи и точната отчетност имат значение.

9. Пенсионни вноски

Доходът от дистанционна работа не е задължително да изчезне в данъци. Самонаетите работещи често могат да изграждат пенсионни спестявания чрез данъчно облекчени планове като SEP IRA, SIMPLE IRA или solo 401(k), в зависимост от допустимостта и структурата.

Тези планове могат да намалят текущия облагаем доход, като същевременно ви помагат да спестявате за бъдещето. Лимитите за вноски и правилата за изчисление варират според плана, а някои се основават на доход от труд, а не на брутни приходи.

Ако сте едноличен собственик на бизнес или LLC, облагана като disregarded entity или партньорство, пенсионното планиране може да е един от най-ефективните начини да намалите данъчната тежест, като същевременно изграждате дългосрочно богатство.

10. Половината от данъка за самонаети лица

Ако сте самонаети, обикновено плащате както работодателската, така и служителската част от данъците за Social Security и Medicare чрез данъка за самонаети лица. IRS позволява приспадане за половината от този данък като корекция на дохода.

Това не е същото като бизнес разход по Schedule C, но все пак намалява облагаемия доход във вашата лична декларация. Много нови собственици на дистанционен бизнес пропускат тази корекция, защото се фокусират само върху оперативните разходи. На практика това е едно от най-важните данъчни облекчения за самонаети данъкоплатци.

Други разходи за дистанционна работа, които може да са приспадаеми

В зависимост от вашия бизнес може също да можете да приспадате:

• Бизнес застраховка
• Маркетинг и реклама
• Такси за уеб хостинг и домейн
• Разходи за доставка и изпълнение на поръчки
• Такси за търговски акаунти и обработка на плащания
• Банкови такси, свързани с бизнеса

Правилото остава същото: разходът трябва да е обичаен, необходим и свързан с бизнеса, а не с личния живот.

Воденето на записи е по-важно от самото приспадане

Приспадането е толкова добро, колкото са документите, които стоят зад него. Пазете записи за:

• Касови бележки и фактури
• Дневници на километража
• Банкови и картови извлечения
• Сметки за комунални услуги
• Записи за абонаменти
• Писмени бележки, показващи бизнес целта

IRS очаква собствениците на бизнес да разделят личните и бизнес разходите. Това е много по-лесно, когато използвате отделни бизнес сметки, последователна счетоводна система и структура, която държи фирмените финанси отделени от домакинските разходи.

Защо структурата на LLC може да помогне на дистанционно работещите да останат организирани

Ако изграждате дистанционен бизнес, създаването на LLC може да направи проследяването на разходите по-ясно от самото начало. Отделно бизнес дружество само по себе си не създава приспадания, но може да ви помогне да очертаете по-ясна граница между личните и бизнес разходите.

Това разграничение има значение, когато заявявате приспадания за домашен офис, софтуер, пътувания или изпълнители. Zenind помага на предприемачите да учредяват и управляват бизнес структури в САЩ с фокус върху простота, съответствие и чиста бизнес организация, което може да направи годишната данъчна подготовка по-малко хаотична.

Финален извод

Дистанционната работа създава много приспадаеми бизнес разходи, но приспаданията работят само когато разходът наистина е бизнес-свързан и добре документиран. Първо се фокусирайте върху големите категории: домашен офис, интернет, оборудване, консумативи, пътувания, професионални услуги, здравно осигуряване, пенсия и данък за самонаети лица.

Ако бизнесът ви расте, изградете правилната структура отрано. Чистите записи, отделната бизнес сметка и добре оформеното LLC могат да спестят време през данъчния сезон и да намалят риска от пропуснати приспадания.

Винаги проверявайте фактите преди подаване, особено ако разделяте разходи между бизнес и лична употреба или работите при смесен трудов статус. Внимателният подход обикновено се изплаща.