10 khoản khấu trừ thuế cho người làm việc từ xa: Hướng dẫn thực tế tại Hoa Kỳ

Làm việc từ xa đã thay đổi nơi mọi người kinh doanh, nhưng không xóa bỏ các quy tắc thuế điều chỉnh những khoản chi phí thông thường và cần thiết. Đối với các chuyên gia tự kinh doanh, nhà thầu độc lập và nhiều chủ LLC, những khoản khấu trừ phù hợp có thể giúp giảm đáng kể thu nhập chịu thuế. Với hầu hết nhân viên W-2, các quy tắc chặt chẽ hơn nhiều, vì vậy điều quan trọng là phải biết khoản chi nào thực sự đủ điều kiện trước khi kê khai.

Hướng dẫn này phân tích 10 khoản khấu trừ thuế phổ biến mà người làm việc từ xa nên biết, cách chúng thường hoạt động và những hồ sơ cần lưu giữ để tờ khai của bạn được gọn gàng và có cơ sở.

Ai thường có thể yêu cầu khấu trừ khi làm việc từ xa?

Yếu tố lớn nhất là tình trạng thuế của bạn.

• Người tự kinh doanh, freelancer, chủ sở hữu duy nhất và nhà thầu độc lập thường khấu trừ chi phí kinh doanh trên tờ khai doanh nghiệp hoặc Schedule C.
• Thành viên hợp danh và một số chủ LLC cũng có thể có chi phí kinh doanh được khấu trừ, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp bị đánh thuế và cách chi phí được thanh toán.
• Nhân viên W-2 nhìn chung không thể khấu trừ chi phí kinh doanh chưa được hoàn trả trên tờ khai thuế liên bang, chỉ có một số ngoại lệ hẹp.

Nếu bạn không chắc vai trò của mình được phân loại như thế nào, bước đầu tiên là tách chi phí nhân viên khỏi chi phí kinh doanh. Sự khác biệt đó quyết định gần như mọi điều sau đó.

Danh sách nhanh các khoản khấu trừ phổ biến nhất

Khoản khấu trừ	Ý nghĩa
Văn phòng tại nhà	Có thể khấu trừ một phần chi phí sử dụng nhà cho hoạt động kinh doanh
Internet và điện thoại	Phần sử dụng cho kinh doanh có thể được khấu trừ
Thiết bị và phần mềm	Máy tính, màn hình, gói đăng ký và công cụ có thể đủ điều kiện
Vật tư văn phòng	Các vật dụng kinh doanh hằng ngày có thể cộng dồn rất nhanh
Số dặm và đi lại	Lái xe phục vụ kinh doanh và đi công tác xa nhà có thể đủ điều kiện
Dịch vụ chuyên môn	Hỗ trợ kế toán, pháp lý, thuế và hành chính có thể được khấu trừ
Giáo dục và đào tạo	Học tập liên quan đến kinh doanh có thể đủ điều kiện
Bảo hiểm y tế	Một số người nộp thuế tự kinh doanh có thể khấu trừ phí bảo hiểm
Đóng góp hưu trí	Các khoản đóng góp vào SEP IRA, SIMPLE IRA và solo 401(k) có thể hữu ích
Một nửa thuế tự kinh doanh	Một điều chỉnh quan trọng đối với nhiều người lao động độc lập

1. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà ở một cách thường xuyên và chỉ dành riêng cho kinh doanh, bạn có thể khấu trừ một phần chi phí nhà ở. Điều đó có thể bao gồm tiền thuê nhà, lãi vay thế chấp, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa và khấu hao, tùy thuộc vào cách bạn tính khoản khấu trừ.

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) thường cho phép hai cách tiếp cận:

• Phương pháp đơn giản hóa, sử dụng một mức cố định trên mỗi foot vuông trong giới hạn cho phép.
• Phương pháp chi phí thực tế, phân bổ một phần chi phí nhà đủ điều kiện cho việc sử dụng kinh doanh.

Một văn phòng tại nhà phải được sử dụng thường xuyên và chỉ dành riêng cho mục đích kinh doanh. Bàn ăn, ghế sofa hoặc phòng khách cũng phục vụ mục đích cá nhân thường sẽ không đủ điều kiện.

Đối với người làm việc từ xa tự kinh doanh, đây thường là một trong những khoản khấu trừ giá trị nhất. Nếu nhà của bạn là nơi kinh doanh chính, nó cũng có thể hỗ trợ khấu trừ một số khoản đi lại giữa văn phòng đó và các địa điểm làm việc khác trong cùng ngành nghề.

2. Hóa đơn internet và điện thoại

Làm việc từ xa thường phụ thuộc vào kết nối internet và điện thoại ổn định. Nếu bạn dùng các dịch vụ này cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh mới được khấu trừ.

Hãy giữ một phương pháp phân bổ thực tế. Ví dụ:

• Một đường dây riêng cho doanh nghiệp có thể được khấu trừ toàn bộ nếu chỉ dùng cho kinh doanh.
• Gói internet gia đình dùng chung có thể cần được chia giữa mục đích kinh doanh và cá nhân.
• Điện thoại di động dùng cho cả cuộc gọi với khách hàng và liên lạc cá nhân thường nên được phân bổ theo mức sử dụng.

Điều quan trọng là tính nhất quán. Hãy sử dụng phương pháp hợp lý và lưu giữ hồ sơ cho thấy bạn đã xác định tỷ lệ kinh doanh như thế nào.

3. Máy tính, màn hình và thiết bị làm việc

Người làm việc từ xa thường mua các công cụ giúp công việc vận hành: laptop, màn hình, bàn phím, docking station, máy in, webcam, tai nghe và đồ nội thất văn phòng.

Những khoản này có thể được khấu trừ nếu chúng thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Một số tài sản thường có thể được ghi chi phí trong năm mua, trong khi những khoản khác có thể phải khấu hao tùy theo giá trị, mục đích sử dụng và cách xử lý thuế.

Phần mềm cũng có thể được tính. Ví dụ phổ biến gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án
• Gói đăng ký thiết kế hoặc chỉnh sửa video
• Nền tảng lưu trữ đám mây và cộng tác

Nếu bạn dùng một món đồ cho cả kinh doanh và cá nhân, chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới thuộc tờ khai thuế.

4. Vật tư văn phòng và các vật dụng tiêu hao hằng ngày

Những món nhỏ rất dễ bị bỏ qua, nhưng chúng thường tạo ra các khoản khấu trừ ổn định nhất theo thời gian.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Sổ tay, giấy và bút
• Mực in và hộp mực
• Tem thư và vật liệu vận chuyển
• Bìa hồ sơ và vật dụng lưu trữ
• Văn phòng phẩm cho doanh nghiệp
• Phụ tùng sửa chữa nhỏ cho thiết bị văn phòng

Các chi phí này thường là chi phí hoạt động hiện tại hơn là tài sản dài hạn. Điều đó giúp chúng dễ theo dõi hơn và thường dễ khấu trừ trong năm phát sinh.

5. Số dặm và đi lại vì công việc

Nếu bạn lái xe phục vụ kinh doanh, số dặm có thể được khấu trừ khi chuyến đi là vì công việc chứ không phải đi lại cá nhân.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Đi từ văn phòng tại nhà đến gặp khách hàng
• Di chuyển để mua vật tư kinh doanh
• Đến không gian làm việc chung hoặc địa điểm kinh doanh tạm thời
• Đi bưu điện, trung tâm vận chuyển hoặc ngân hàng cho mục đích kinh doanh

Chi phí đi công tác cũng có thể đủ điều kiện khi bạn ở xa nơi cư trú thuế vì công việc. Điều đó có thể bao gồm vé máy bay, chỗ ở và các chi phí đi lại thông thường khác nếu chuyến đi chủ yếu phục vụ kinh doanh.

Ranh giới giữa đi công tác và đi làm hằng ngày rất quan trọng. Quãng đường thông thường từ nhà đến nơi làm việc thường không được khấu trừ, nhưng số dặm gắn với văn phòng tại nhà đủ điều kiện hoặc chuyến công tác kinh doanh có thể được.

6. Dịch vụ chuyên môn và hỗ trợ doanh nghiệp

Điều hành một doanh nghiệp từ xa thường đồng nghĩa với việc phải trả tiền cho sự hỗ trợ. Những khoản chi đó có thể được khấu trừ khi chúng là thông thường và cần thiết.

Ví dụ gồm:

• Phí kế toán và ghi sổ
• Phí pháp lý liên quan đến doanh nghiệp
• Phí chuẩn bị tờ khai thuế cho doanh nghiệp
• Dịch vụ trợ lý ảo
• Phí xử lý thanh toán
• Công cụ quản lý nhà thầu
• Dịch vụ tư vấn kinh doanh

Nếu chi phí giúp vận hành doanh nghiệp, cải thiện tuân thủ hoặc giữ sổ sách gọn gàng, nó có thể đủ điều kiện. Dịch vụ ghi sổ tốt không chỉ là sự tiện lợi; nó thường là một phần của hồ sơ thuế hỗ trợ mọi khoản khấu trừ khác.

7. Giáo dục và đào tạo

Người làm việc từ xa thường phải cập nhật công cụ, công nghệ và thay đổi trong ngành. Việc học liên quan đến kinh doanh có thể được khấu trừ nếu nó duy trì hoặc nâng cao các kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại của bạn.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Gia hạn chứng chỉ nghề nghiệp
• Đào tạo phần mềm cho các công cụ bạn đã sử dụng trong doanh nghiệp
• Hội nghị ngành liên quan đến lĩnh vực hiện tại của bạn
• Giáo dục thường xuyên cần thiết để duy trì chứng chỉ hoặc giấy phép

Đào tạo giúp bạn đủ điều kiện cho một nghề hoặc lĩnh vực hoàn toàn mới thường không đủ điều kiện. Bài học rất đơn giản: đào tạo giúp bạn nâng cao công việc đang làm hiện tại có khả năng được khấu trừ cao hơn đào tạo mở ra một sự nghiệp hoàn toàn khác.

8. Bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh

Nếu bạn tự kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu của IRS, bạn có thể khấu trừ phí bảo hiểm y tế cho bản thân, vợ/chồng, người phụ thuộc và con đủ điều kiện dưới độ tuổi được luật cho phép.

Điều này có thể bao gồm:

• Bảo hiểm y tế
• Bảo hiểm nha khoa
• Bảo hiểm thị lực
• Một số phí bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện

Thông thường, bảo hiểm phải được thiết lập dưới tên doanh nghiệp và khoản khấu trừ không được vượt quá thu nhập kiếm được từ ngành nghề hoặc doanh nghiệp đó. Vì quy tắc khá kỹ thuật, đây là lĩnh vực mà hồ sơ rõ ràng và báo cáo chính xác đặc biệt quan trọng.

9. Đóng góp hưu trí

Thu nhập từ làm việc từ xa không nhất thiết phải biến mất vào tiền thuế. Người tự kinh doanh thường có thể xây dựng khoản tiết kiệm hưu trí thông qua các kế hoạch ưu đãi thuế như SEP IRA, SIMPLE IRA hoặc solo 401(k), tùy theo điều kiện và cấu trúc.

Những kế hoạch này có thể giảm thu nhập chịu thuế hiện tại đồng thời giúp bạn tiết kiệm cho tương lai. Giới hạn đóng góp và quy tắc tính toán khác nhau tùy theo từng kế hoạch, và một số được tính dựa trên thu nhập kiếm được chứ không phải doanh thu gộp.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp một người hoặc LLC bị đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua hoặc công ty hợp danh, lập kế hoạch hưu trí có thể là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm gánh nặng thuế trong khi xây dựng tài sản dài hạn.

10. Một nửa thuế tự kinh doanh

Nếu bạn tự kinh doanh, nhìn chung bạn phải trả cả phần của chủ sử dụng lao động và phần của người lao động cho thuế An sinh xã hội và Medicare thông qua thuế tự kinh doanh. IRS cho phép khấu trừ một nửa khoản thuế đó như một điều chỉnh thu nhập.

Đây không phải là chi phí kinh doanh trên Schedule C, nhưng nó vẫn làm giảm thu nhập chịu thuế trên tờ khai cá nhân của bạn. Nhiều chủ doanh nghiệp làm việc từ xa mới thường bỏ sót điều chỉnh này vì họ chỉ tập trung vào chi phí vận hành. Trên thực tế, đây là một trong những lợi ích thuế quan trọng nhất dành cho người tự kinh doanh.

Các chi phí làm việc từ xa khác có thể được khấu trừ

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn cũng có thể khấu trừ:

• Bảo hiểm kinh doanh
• Marketing và quảng cáo
• Phí lưu trữ website và tên miền
• Chi phí vận chuyển và hoàn tất đơn hàng
• Phí tài khoản thương mại và xử lý thanh toán
• Phí ngân hàng gắn với doanh nghiệp

Quy tắc vẫn như cũ: khoản chi phải thông thường, cần thiết và gắn với doanh nghiệp chứ không phải đời sống cá nhân.

Ghi chép quan trọng hơn chính khoản khấu trừ

Một khoản khấu trừ chỉ có giá trị khi có tài liệu chứng minh phía sau. Hãy lưu hồ sơ cho:

• Hóa đơn và biên lai
• Nhật ký số dặm
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hóa đơn tiện ích
• Hồ sơ đăng ký dịch vụ
• Ghi chú bằng văn bản nêu rõ mục đích kinh doanh

IRS kỳ vọng chủ doanh nghiệp tách biệt chi tiêu cá nhân và kinh doanh. Điều đó dễ hơn nhiều khi bạn dùng tài khoản doanh nghiệp riêng, hệ thống ghi sổ nhất quán và một cấu trúc giúp tài chính công ty tách biệt khỏi chi phí gia đình.

Vì sao cấu trúc LLC có thể giúp người làm việc từ xa tổ chức tốt hơn

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp từ xa, thành lập LLC có thể giúp việc theo dõi chi phí trở nên rõ ràng hơn ngay từ đầu. Một pháp nhân riêng không tự tạo ra khoản khấu trừ, nhưng nó có thể giúp bạn phân định rõ hơn giữa chi tiêu cá nhân và kinh doanh.

Sự tách biệt đó rất quan trọng khi bạn yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà, phần mềm, đi lại hoặc chi phí cho nhà thầu. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự đơn giản, tuân thủ và vận hành doanh nghiệp gọn gàng, từ đó có thể giúp việc chuẩn bị thuế cuối năm bớt rối hơn.

Kết luận

Làm việc từ xa tạo ra nhiều khoản chi kinh doanh có thể khấu trừ, nhưng chỉ khi khoản chi đó thực sự liên quan đến kinh doanh và được ghi chép đầy đủ. Hãy tập trung trước vào các nhóm lớn: văn phòng tại nhà, internet, thiết bị, vật tư, đi lại, dịch vụ chuyên môn, bảo hiểm y tế, hưu trí và thuế tự kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, hãy xây dựng cấu trúc phù hợp từ sớm. Hồ sơ gọn gàng, tài khoản doanh nghiệp riêng và một LLC được thành lập đúng cách có thể tiết kiệm thời gian vào mùa thuế và giảm rủi ro bỏ sót khấu trừ.

Luôn kiểm tra lại thông tin trước khi nộp, đặc biệt nếu bạn chia chi phí giữa kinh doanh và cá nhân hoặc làm việc trong mô hình kết hợp giữa nhân viên và tự kinh doanh. Một cách tiếp cận cẩn thận thường sẽ tự hoàn vốn.