10 φορολογικές εκπτώσεις για doulas: ένας πρακτικός οδηγός εκπτώσεων για μικρές επιχειρήσεις στις ΗΠΑ

Οι doulas προσφέρουν βαθιά προσωπική και υψηλής αξίας υποστήριξη σε οικογένειες κατά την εγκυμοσύνη, τον τοκετό και τη λοχεία. Πίσω από αυτήν την εργασία υπάρχει μια πραγματική επιχείρηση με πραγματικά έξοδα, και η κατανόηση του ποιο κόστος μπορεί να εκπίπτει μπορεί να κάνει ουσιαστική διαφορά την ώρα της φορολογικής δήλωσης.

Αν διατηρείτε μια επιχείρηση doula στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι εκπτώσεις σας θα εξαρτηθούν από τη νομική μορφή της επιχείρησής σας, από το πώς χρησιμοποιείτε κάθε έξοδο και από το αν το κόστος είναι συνήθες και αναγκαίο για την εργασία σας. Αυτό ισχύει είτε λειτουργείτε ως ατομική επιχείρηση είτε μέσω LLC.

Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει 10 συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για doulas, μαζί με συμβουλές τήρησης αρχείων και παραμέτρους προγραμματισμού που μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμένετε οργανωμένοι όλο τον χρόνο.

Σημαντικό: Οι φορολογικοί κανόνες αλλάζουν και η δική σας περίπτωση μπορεί να είναι διαφορετική. Χρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως αφετηρία και επιβεβαιώστε τις λεπτομέρειες με έναν εξειδικευμένο φοροτεχνικό ή CPA.

Τι θεωρείται φορολογική έκπτωση;

Μια φορολογική έκπτωση είναι ένα επιχειρηματικό έξοδο που μπορεί να μειώσει το φορολογητέο εισόδημά σας. Για μια doula, αυτό συνήθως σημαίνει κόστη που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση πελατών, τη διαχείριση της πρακτικής σας, τη διατήρηση των πιστοποιήσεών σας, την προώθηση των υπηρεσιών σας ή τη λειτουργία της επιχείρησής σας σε καθημερινή βάση.

Μια έκπτωση είναι γενικά πιο ισχυρή όταν είναι:

• Συνήθης για το επάγγελμά σας
• Αναγκαία για τη λειτουργία της επιχείρησής σας
• Τεκμηριωμένη σωστά
• Χρησιμοποιείται κυρίως για επιχειρηματικούς και όχι προσωπικούς σκοπούς

Η καλή τεκμηρίωση έχει μεγάλη σημασία. Φυλάξτε αποδείξεις, καταγραφές χιλιομέτρων, τιμολόγια, τραπεζικές κινήσεις, συμβόλαια και αρχεία ραντεβού. Αν σας ζητηθεί κάποτε να υποστηρίξετε μια έκπτωση, τα καθαρά αρχεία μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και άγχος.

1. Έξοδα πιστοποίησης και εκπαίδευσης

Η εκπαίδευση είναι μία από τις πιο συνηθισμένες και πιο τεκμηριώσιμες κατηγορίες εξόδων για doulas. Αν πληρώνετε για πιστοποίηση, ανανεώσεις, συνεχιζόμενη εκπαίδευση ή κατάρτιση σε δεξιότητες που συνδέονται άμεσα με την εργασία σας ως doula, αυτά τα κόστη μπορεί να εκπίπτουν.

Τα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αρχικά τέλη πιστοποίησης doula
• Κόστη επαναπιστοποίησης ή ανανέωσης
• Εκπαίδευση στη συμβουλευτική τοκετού
• Εκπαίδευση στην υποστήριξη θηλασμού
• Σεμινάρια για υποστήριξη τοκετού, φροντίδα μετά τον τοκετό ή φροντίδα με τραυματοκεντρική προσέγγιση
• Τέλη εγγραφής για επαγγελματικά συνέδρια
• Υλικό μαθημάτων που απαιτείται για την εκπαίδευση

Αν ένα μάθημα σας βοηθά να διατηρήσετε ή να βελτιώσετε τις επαγγελματικές σας δεξιότητες, αξίζει συχνά να το εξετάσετε με τον φορολογικό σας σύμβουλο. Κρατήστε το πρόγραμμα σπουδών, την επιβεβαίωση εγγραφής και την απόδειξη πληρωμής μαζί με τα φορολογικά σας αρχεία.

2. Επαγγελματικές συνδρομές και ενώσεις

Οι συνδρομές σε επαγγελματικούς οργανισμούς μπορούν να στηρίξουν την πρακτική σας, να διευρύνουν το δίκτυό σας και να προσφέρουν πρόσβαση σε εκπαίδευση ή συστάσεις. Αυτά τα τέλη μπορεί να εκπίπτουν όταν ο οργανισμός σχετίζεται άμεσα με την επιχείρησή σας.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Εθνικές ή περιφερειακές ενώσεις doulas
• Οργανισμούς εκπαίδευσης στον τοκετό
• Ομάδες υποστήριξης θηλασμού ή λοχείας με επαγγελματικό σκοπό
• Συνδρομές δικτύωσης ειδικά για τον κλάδο

Το βασικό στοιχείο είναι ο επιχειρηματικός σκοπός. Οι κοινωνικές λέσχες ή οι συνδρομές που είναι κυρίως προσωπικές συνήθως δεν πληρούν τις προϋποθέσεις. Αν ο οργανισμός σας βοηθά να προωθήσετε τις υπηρεσίες σας, να παραμένετε ενημερωμένοι ή να αναπτύσσεστε επαγγελματικά, μπορεί να ανήκει στα επιχειρηματικά σας έξοδα.

3. Έξοδα μετακίνησης για φροντίδα πελατών και εκπαίδευση

Οι doulas συχνά μετακινούνται στα σπίτια των πελατών, σε νοσοκομεία, σε κέντρα τοκετού, σε εργαστήρια ή σε συνέδρια. Τα έξοδα επαγγελματικής μετακίνησης μπορεί να εκπίπτουν όταν η μετακίνηση σχετίζεται με την εργασία και τεκμηριώνεται σωστά.

Τα συνηθισμένα εκπιπτόμενα έξοδα μετακίνησης μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Χιλιόμετρα όταν οδηγείτε για ραντεβού ή τοκετούς πελατών
• Τέλη στάθμευσης και διόδια
• Αεροπορικά εισιτήρια για συνέδριο ή εκπαίδευση
• Διαμονή σε ξενοδοχείο για εκτός έδρας επαγγελματικά ταξίδια
• Τοπικές μεταφορές που συνδέονται με επιχειρηματικές δραστηριότητες
• Χρεώσεις αποσκευών για επαγγελματικά ταξίδια

Τα γεύματα κατά τη διάρκεια ταξιδιού μπορεί επίσης να έχουν ειδική φορολογική μεταχείριση, ανάλογα με τις περιστάσεις και τους ισχύοντες κανόνες. Επειδή οι εκπτώσεις μετακίνησης είναι εύκολο να καταχωριστούν λανθασμένα, είναι συνετό να κρατάτε λεπτομερές αρχείο που να δείχνει την ημερομηνία, τον προορισμό, τον επιχειρηματικό σκοπό και τα χιλιόμετρα ή το ποσό της απόδειξης.

Μια ξεχωριστή επαγγελματική κάρτα ή εφαρμογή καταγραφής εξόδων μπορεί να σας βοηθήσει να διαχωρίσετε τα προσωπικά από τα επαγγελματικά ταξίδια.

4. Προμήθειες που χρησιμοποιούνται στην υποστήριξη πελατών

Οι προμήθειες είναι τα καθημερινά αντικείμενα που σας βοηθούν να εξυπηρετείτε πελάτες. Συχνά πρόκειται για μικρές αγορές, αλλά αθροίζονται γρήγορα μέσα σε έναν χρόνο.

Τα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Γάντια
• Μίας χρήσης υποσέντονα ή απορροφητικά επιθέματα
• Λάδι μασάζ ή λοσιόν
• Μπάλες τοκετού
• Αντικείμενα άνεσης που χρησιμοποιούνται για υποστήριξη στον τοκετό
• Τετράδια και εκτυπωμένες φόρμες πελατών
• Μπουκάλια νερού ή σνακ που παρέχονται κατά τη διάρκεια συνεδριών
• Υλικά καθαρισμού και υγιεινής

Αν το αντικείμενο καταναλώνεται ή αντικαθίσταται τακτικά στο πλαίσιο της επιχείρησής σας, μπορεί να θεωρηθεί έξοδο προμηθειών. Κρατήστε τις αποδείξεις και σημειώστε πώς χρησιμοποιείται το αντικείμενο στην πρακτική σας.

5. Εξοπλισμός και εργαλεία

Ορισμένα αντικείμενα διαρκούν περισσότερο από μία επίσκεψη σε πελάτη και μπορεί να θεωρηθούν εξοπλισμός αντί για προμήθειες. Αυτές οι αγορές μπορεί επίσης να εκπίπτουν, αλλά η φορολογική μεταχείριση μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το κόστος, τη χρήση και τους ισχύοντες κανόνες απόσβεσης.

Τα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Θήλαστρα που χρησιμοποιούνται στην πρακτική σας
• Φορητό υποστηρικτικό εξοπλισμό
• Εξοπλισμό για πισίνα τοκετού
• Έπιπλα γραφείου
• Φορητό υπολογιστή ή tablet
• Κάμερα ή μικρόφωνο που χρησιμοποιείται για εκπαίδευση πελατών ή δημιουργία περιεχομένου
• Εκτυπωτή ή σαρωτή

Αν χρησιμοποιείτε ένα αντικείμενο εν μέρει για επαγγελματικούς και εν μέρει για προσωπικούς λόγους, μόνο το επαγγελματικό ποσοστό μπορεί γενικά να εκπίπτει. Γι’ αυτό τα αρχεία χρήσης είναι ιδιαίτερα σημαντικά για τηλέφωνα, υπολογιστές και άλλα περιουσιακά στοιχεία μεικτής χρήσης.

6. Έξοδα γραφείου στο σπίτι

Πολλές doulas διαχειρίζονται προγραμματισμό, επικοινωνία με πελάτες, χρεώσεις και εκπαίδευση από το σπίτι. Αν χρησιμοποιείτε ένα συγκεκριμένο μέρος του σπιτιού σας τακτικά και αποκλειστικά για την επιχείρηση, μπορεί να δικαιούστε έκπτωση για γραφείο στο σπίτι.

Μια έκπτωση για γραφείο στο σπίτι μπορεί να περιλαμβάνει έξοδα όπως:

• Ένα μέρος από το ενοίκιο ή τους τόκους στεγαστικού δανείου
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Internet
• Ασφάλιση κατοικίας ή ενοικίου
• Επισκευές που αφορούν τον χώρο του γραφείου
• Έξοδα συντήρησης

Υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι υπολογισμού της έκπτωσης και η καταλληλότερη μέθοδος εξαρτάται από τον χώρο και τα έξοδά σας. Το σημαντικότερο είναι ο χώρος να χρησιμοποιείται σταθερά για την επιχείρηση και όχι ως κοινόχρηστος προσωπικός χώρος.

Αν η πρακτική σας αναπτύσσεται, ένα γραφείο στο σπίτι μπορεί να είναι ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης πριν μεταβείτε σε έναν αποκλειστικό επαγγελματικό χώρο. Αν δημιουργείτε LLC για την επιχείρησή σας ως doula, το Zenind μπορεί να βοηθήσει με τη σύσταση επιχείρησης και τη συνεχή συμμόρφωση, ώστε να παραμένετε συγκεντρωμένοι στη φροντίδα των πελατών σας.

7. Μάρκετινγκ και διαφήμιση

Για να αναπτυχθεί μια επιχείρηση doula, χρειάζεται προβολή. Τα έξοδα μάρκετινγκ συχνά εκπίπτουν όταν χρησιμοποιούνται για την προώθηση της επιχείρησής σας.

Τα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Φιλοξενία ιστοσελίδας και τέλη domain
• Επαγγελματικές κάρτες
• Φυλλάδια και μπροσούρες
• Διαφημίσεις στα social media
• Διαφημίσεις αναζήτησης
• Φωτογράφιση για το υλικό της επωνυμίας σας
• Εργασία σχεδιασμού branding
• Λογισμικό email marketing

Αν πληρώνετε για ιστοσελίδα ή πλατφόρμα κρατήσεων, αυτά τα κόστη συχνά ανήκουν στην κατηγορία μάρκετινγκ ή λογισμικού. Φυλάξτε τα τιμολόγια και σημειώστε αν η υπηρεσία χρησιμοποιήθηκε για να προσελκύσει νέους πελάτες, να υποστηρίξει τους υπάρχοντες ή και τα δύο.

8. Λογισμικό, εφαρμογές και επιχειρηματική τεχνολογία

Η τεχνολογία μπορεί να κάνει τη διαχείριση μιας επιχείρησης doula πολύ πιο εύκολη. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού που χρησιμοποιείται για τη λειτουργία της επιχείρησης μπορεί να εκπίπτει, εφόσον χρησιμοποιείται για επιχειρηματικές ανάγκες.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό προγραμματισμού
• Πλατφόρμες διαχείρισης πελατών
• Εργαλεία τιμολόγησης και λογιστικής
• Υπηρεσίες email
• Αποθήκευση εγγράφων
• Εργαλεία τηλεδιάσκεψης
• Λογισμικό ψηφιακής υπογραφής
• Χρεώσεις επεξεργασίας πληρωμών

Αν μια συνδρομή υποστηρίζει την εισαγωγή πελατών, τη χρέωση, την επικοινωνία ή την τήρηση αρχείων, πιθανότατα ανήκει στη λίστα των εξόδων σας. Αυτά τα επαναλαμβανόμενα κόστη είναι εύκολο να περάσουν απαρατήρητα, οπότε ελέγχετε τις μηνιαίες κινήσεις σας για να καταγράφετε κάθε συνδρομή που συνδέεται με την επιχείρηση.

9. Έξοδα τηλεφώνου και internet

Ένα τηλέφωνο και μια αξιόπιστη σύνδεση internet είναι απαραίτητα για τις περισσότερες doulas. Αν χρησιμοποιείτε αυτές τις υπηρεσίες για την επιχείρησή σας, μέρος ή όλο το κόστος μπορεί να εκπίπτει ανάλογα με το πόσο χρησιμοποιείται για εργασία.

Πιθανές επαγγελματικές χρήσεις περιλαμβάνουν:

• Τηλεφωνικές κλήσεις και μηνύματα με πελάτες
• Email και προγραμματισμό ραντεβού
• Τηλευποστήριξη ή εικονική προγεννητική καθοδήγηση
• Δημοσίευση εκπαιδευτικού περιεχομένου
• Έρευνα και διοίκηση της επιχείρησης

Αν το κινητό και το internet χρησιμοποιούνται τόσο για επαγγελματικούς όσο και για προσωπικούς σκοπούς, συνήθως σχετίζεται μόνο το επαγγελματικό ποσοστό. Μια εκτίμηση χρήσης βασισμένη σε πραγματικές συνήθειες εργασίας είναι συχνά πιο τεκμηριώσιμη από μια πρόχειρη υπόθεση, οπότε κρατήστε σημειώσεις για το πώς χρησιμοποιείτε κάθε υπηρεσία.

10. Ασφάλιση και επαγγελματικές υπηρεσίες

Η προστασία της επιχείρησής σας συχνά περιλαμβάνει κόστη που δικαιολογούνται εύκολα ως επιχειρηματικά έξοδα.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ασφάλιση επαγγελματικής ευθύνης
• Γενική επιχειρηματική ασφάλιση
• Νομικές υπηρεσίες για συμβόλαια ή σύσταση επιχείρησης
• Λογιστικές υπηρεσίες ή bookkeeping
• Αμοιβές προετοιμασίας φορολογικής δήλωσης για την επιχείρηση
• Υποστήριξη σε διαφορές πληρωμών ή έλεγχο συμμόρφωσης

Οι επαγγελματικές υπηρεσίες μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και να μειώσουν τον κίνδυνο, ειδικά καθώς αυξάνεται ο αριθμός των πελατών σας. Αν χρησιμοποιείτε συμβόλαια, φόρμες συγκατάθεσης ή πολιτικές πελατών, ένας νομικός έλεγχος μπορεί να είναι μια έξυπνη επιχειρηματική επένδυση αλλά και πιθανή έκπτωση.

Άλλες εκπτώσεις που οι doulas μπορεί να παραβλέπουν

Εκτός από τις 10 κατηγορίες παραπάνω, οι doulas μπορεί να έχουν και άλλα νόμιμα επιχειρηματικά έξοδα. Ανάλογα με το πώς λειτουργεί η πρακτική σας, εξετάστε αν έχετε κόστη όπως:

• Χιλιόμετρα για τοπικές επισκέψεις σε πελάτες
• Τραπεζικά έξοδα επιχείρησης
• Χρεώσεις επεξεργασίας καρτών
• Ταχυδρομικά τέλη και έξοδα αποστολής
• Γραμματόσημα γραφείου, φακέλους και εκτύπωση
• Πακέτα καλωσορίσματος πελατών
• Συνεχιζόμενες συνδρομές για stock photos ή εργαλεία σχεδιασμού

Τα μικρά έξοδα είναι συνήθως τα πιο εύκολα να ξεχαστούν. Σε διάστημα ενός έτους, μπορούν να μετατραπούν σε σημαντικές εκπτώσεις.

Συμβουλές τήρησης αρχείων για ιδιοκτήτες επιχείρησης doula

Ένα ισχυρό σύστημα τήρησης αρχείων είναι αυτό που ξεχωρίζει μια έκπτωση που μπορείτε να υποστηρίξετε από μία που θα πρέπει να παραλείψετε στη δήλωσή σας.

Ένα πρακτικό σύστημα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ξεχωριστό επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Ξεχωριστή επαγγελματική πιστωτική κάρτα, αν είναι δυνατόν
• Μηνιαίο έλεγχο αποδείξεων
• Καταγραφή χιλιομέτρων για τις επαγγελματικές μετακινήσεις
• Ψηφιακά αντίγραφα τιμολογίων και συμβολαίων
• Καθαρή κατηγοριοποίηση των εξόδων
• Σημειώσεις για τυχόν αντικείμενα μεικτής χρήσης

Ακόμη και ένα απλό υπολογιστικό φύλλο μπορεί να λειτουργήσει, αν το ενημερώνετε τακτικά. Ο βασικός στόχος είναι η συνέπεια.

Ατομική επιχείρηση ή LLC: Επηρεάζει τις εκπτώσεις;

Η νομική μορφή της επιχείρησής σας δεν δημιουργεί αυτόματα περισσότερες εκπτώσεις, αλλά μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο οργάνωσης της πρακτικής σας και τον χειρισμό ορισμένων φόρων.

Πολλές doulas ξεκινούν ως ατομικές επιχειρήσεις και αργότερα συστήνουν LLC καθώς η επιχείρησή τους μεγαλώνει. Μια LLC μπορεί να βοηθήσει στον διαχωρισμό επιχειρηματικών και προσωπικών λειτουργιών, κάτι που μπορεί να κάνει το bookkeeping πιο καθαρό και τη συμμόρφωση πιο εύκολη στη διαχείριση. Ανάλογα με το πώς δομείτε την επιχείρηση, μπορεί επίσης να αποκτήσετε μεγαλύτερη ευελιξία στον επαγγελματικό τρόπο παρουσίασης της πρακτικής σας.

Αν σκέφτεστε να συστήσετε LLC, το Zenind προσφέρει υποστήριξη σύστασης και συμμόρφωσης σχεδιασμένη για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στις ΗΠΑ που θέλουν μια απλή διαδικασία έναρξης.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι doulas συχνά χάνουν εκπτώσεις λόγω μερικών προβλέψιμων λαθών:

• Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών δαπανών στον ίδιο λογαριασμό
• Παράλειψη καταγραφής χιλιομέτρων
• Απόρριψη χάρτινων αποδείξεων πολύ νωρίς
• Δήλωση εξόδων χωρίς σαφή επιχειρηματικό σκοπό
• Λήθη επαναλαμβανόμενων συνδρομών και χρεώσεων λογισμικού
• Λανθασμένος χαρακτηρισμός κεφαλαιακού εξοπλισμού ως απλών προμηθειών
• Υπόθεση ότι κάθε έξοδο εκπίπτει πλήρως

Μια σύντομη μηνιαία ρουτίνα λογιστικής παρακολούθησης μπορεί να αποτρέψει τα περισσότερα από αυτά τα ζητήματα.

Τελικές σκέψεις

Η εργασία μιας doula είναι προσωπική, εξειδικευμένη και βαθιά σημαντική, αλλά παραμένει επιχείρηση. Η κατανόηση των φορολογικών σας εκπτώσεων σάς βοηθά να κρατάτε περισσότερα από όσα κερδίζετε, να προγραμματίζετε με αυτοπεποίθηση και να χτίζετε μια πιο βιώσιμη πρακτική.

Ξεκινήστε με τις πιο συνηθισμένες κατηγορίες: εκπαίδευση, συνδρομές, μετακινήσεις, προμήθειες, έξοδα γραφείου στο σπίτι, μάρκετινγκ, τεχνολογία και επαγγελματικές υπηρεσίες. Έπειτα, δημιουργήστε ένα απλό σύστημα τήρησης αρχείων που καταγράφει και τα υπόλοιπα.

Όταν η επιχείρησή σας είναι έτοιμη για το επόμενο στάδιο, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να συστήσετε και να διαχειριστείτε τη νομική δομή της επιχείρησής σας στις ΗΠΑ, ώστε να παραμένετε συγκεντρωμένοι στην υποστήριξη των οικογενειών.