10 khoản chi phí được khấu trừ thuế cho doulas: Hướng dẫn thực tế về các khoản khấu trừ cho doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ

Doulas cung cấp sự hỗ trợ mang tính cá nhân sâu sắc và có giá trị cao cho các gia đình trong thai kỳ, khi sinh và giai đoạn chăm sóc sau sinh. Đằng sau công việc đó là một doanh nghiệp thực sự với những khoản chi phí thực tế, và việc hiểu rõ những khoản nào có thể được khấu trừ có thể tạo ra khác biệt đáng kể vào thời điểm nộp thuế.

Nếu bạn điều hành một cơ sở doula tại Hoa Kỳ, các khoản khấu trừ của bạn sẽ phụ thuộc vào cách doanh nghiệp được cấu trúc, cách bạn sử dụng từng khoản chi phí, và liệu khoản chi đó có cần thiết và thông thường cho công việc của bạn hay không. Điều này đúng dù bạn hoạt động với tư cách chủ sở hữu độc lập hay thông qua một LLC.

Hướng dẫn này sẽ đi qua 10 khoản chi phí được khấu trừ thuế phổ biến cho doulas, cùng với mẹo lưu giữ hồ sơ và những cân nhắc lập kế hoạch có thể giúp bạn luôn ngăn nắp trong suốt cả năm.

Quan trọng: Quy định thuế thay đổi theo thời gian, và tình huống của bạn có thể khác. Hãy xem bài viết này như một điểm khởi đầu và xác nhận chi tiết với một chuyên gia thuế hoặc CPA đủ trình độ.

Khoản chi phí khấu trừ thuế là gì?

Khoản chi phí khấu trừ thuế là một khoản chi kinh doanh có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn. Đối với một doula, điều đó thường có nghĩa là các chi phí gắn với việc phục vụ khách hàng, quản lý hoạt động hành nghề, duy trì chứng chỉ, tiếp thị dịch vụ hoặc vận hành doanh nghiệp hằng ngày.

Một khoản khấu trừ thường có cơ sở vững chắc hơn khi nó:

• Thông thường đối với lĩnh vực công việc của bạn
• Cần thiết cho hoạt động kinh doanh
• Được ghi chép đầy đủ
• Được sử dụng chủ yếu cho mục đích kinh doanh, không phải cá nhân

Việc lưu hồ sơ tốt rất quan trọng. Hãy giữ biên lai, nhật ký số dặm, hóa đơn, sao kê ngân hàng, hợp đồng và hồ sơ lịch hẹn. Nếu bạn cần chứng minh một khoản khấu trừ, hồ sơ rõ ràng có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng.

1. Chi phí chứng chỉ và đào tạo

Giáo dục là một trong những nhóm chi phí phổ biến và có tính bảo vệ cao nhất đối với doulas. Nếu bạn trả tiền cho chứng chỉ, gia hạn, đào tạo thường xuyên hoặc các khóa học kỹ năng liên quan trực tiếp đến công việc doula của bạn, những chi phí đó có thể được khấu trừ.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Phí chứng chỉ doula ban đầu
• Chi phí tái chứng nhận hoặc gia hạn
• Đào tạo giáo dục sinh nở
• Đào tạo hỗ trợ cho con bú
• Hội thảo về hỗ trợ chuyển dạ, chăm sóc sau sinh hoặc chăm sóc có hiểu biết về sang chấn
• Phí đăng ký hội nghị chuyên môn
• Tài liệu khóa học bắt buộc cho chương trình đào tạo

Nếu một khóa học giúp bạn duy trì hoặc cải thiện kỹ năng chuyên môn, thường đáng để trao đổi với cố vấn thuế của bạn. Hãy giữ giáo trình, xác nhận đăng ký và bằng chứng thanh toán cùng hồ sơ thuế của bạn.

2. Hội viên và hiệp hội chuyên môn

Việc tham gia các tổ chức chuyên môn có thể hỗ trợ hoạt động của bạn, mở rộng mạng lưới và mang lại cơ hội đào tạo hoặc giới thiệu khách hàng. Các khoản phí đó có thể được khấu trừ khi tổ chức đó liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn.

Điều này có thể bao gồm:

• Hiệp hội doula cấp quốc gia hoặc khu vực
• Tổ chức giáo dục sinh nở
• Nhóm hỗ trợ cho con bú hoặc hỗ trợ sau sinh có mục đích chuyên môn
• Các hội viên kết nối chuyên ngành

Yếu tố then chốt là mục đích kinh doanh. Các câu lạc bộ xã hội hoặc hội viên chủ yếu mang tính cá nhân thường không đủ điều kiện. Nếu tổ chức đó giúp bạn tiếp thị dịch vụ, cập nhật kiến thức hoặc phát triển chuyên môn, khoản phí đó có thể thuộc hồ sơ chi phí kinh doanh của bạn.

3. Chi phí đi lại cho chăm sóc khách hàng và đào tạo

Doulas thường di chuyển đến nhà khách hàng, bệnh viện, trung tâm sinh nở, hội thảo hoặc hội nghị. Chi phí đi lại phục vụ công việc có thể được khấu trừ khi việc di chuyển liên quan đến công việc và được ghi chép đầy đủ.

Các chi phí liên quan đến đi lại có thể được khấu trừ thường bao gồm:

• Số dặm khi lái xe đến các cuộc hẹn hoặc ca sinh của khách hàng
• Phí đỗ xe và phí cầu đường
• Vé máy bay cho hội nghị hoặc khóa đào tạo
• Chi phí khách sạn cho các chuyến công tác ngoài địa phương
• Phương tiện di chuyển tại địa phương gắn với hoạt động kinh doanh
• Phí hành lý cho chuyến đi phục vụ công việc

Chi phí ăn uống trong chuyến công tác cũng có thể có cách xử lý thuế đặc biệt tùy theo hoàn cảnh và quy định hiện hành. Vì khấu trừ chi phí đi lại rất dễ bị phân loại sai, bạn nên giữ một nhật ký chi tiết ghi ngày, điểm đến, mục đích kinh doanh và số dặm hoặc số tiền trên biên lai.

Một thẻ ngân hàng doanh nghiệp riêng hoặc công cụ theo dõi chi phí có thể giúp tách biệt chi phí đi lại cá nhân và doanh nghiệp.

4. Vật tư dùng trong hỗ trợ khách hàng

Vật tư là những món đồ hằng ngày giúp bạn phục vụ khách hàng. Đây thường là những khoản mua nhỏ, nhưng chúng cộng dồn rất nhanh trong suốt một năm.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Găng tay
• Miếng lót hoặc tấm lót dùng một lần
• Dầu massage hoặc kem dưỡng
• Bóng sinh
• Các vật dụng hỗ trợ tạo sự thoải mái khi chuyển dạ
• Sổ tay và biểu mẫu khách hàng in sẵn
• Chai nước hoặc đồ ăn nhẹ cung cấp trong các buổi hỗ trợ
• Vật tư vệ sinh và khử trùng

Nếu món đồ được tiêu thụ hoặc thay thế thường xuyên như một phần của hoạt động kinh doanh, nó có thể đủ điều kiện là chi phí vật tư. Hãy giữ biên lai và ghi chú cách món đồ đó được sử dụng trong hoạt động của bạn.

5. Thiết bị và công cụ

Một số món đồ có tuổi thọ dài hơn một lần gặp khách hàng và có thể được xem là thiết bị thay vì vật tư. Những khoản mua này vẫn có thể được khấu trừ, nhưng cách xử lý thuế có thể khác nhau tùy theo chi phí, mức sử dụng và quy định khấu hao áp dụng.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Máy hút sữa dùng trong hoạt động của bạn
• Thiết bị hỗ trợ di động
• Thiết bị bể sinh
• Nội thất văn phòng
• Máy tính xách tay hoặc máy tính bảng
• Máy ảnh hoặc micro dùng cho giáo dục khách hàng hoặc tạo nội dung
• Máy in hoặc máy quét

Nếu bạn sử dụng một món đồ cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh mới có thể được khấu trừ. Điều đó làm cho nhật ký sử dụng đặc biệt quan trọng đối với điện thoại, máy tính và các tài sản dùng chung khác.

6. Chi phí văn phòng tại nhà

Nhiều doulas quản lý lịch hẹn, trao đổi với khách hàng, lập hóa đơn và học tập từ nhà. Nếu bạn sử dụng một khu vực cụ thể trong nhà một cách thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà.

Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà có thể bao gồm các chi phí như:

• Một phần tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Tiện ích
• Internet
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc người thuê nhà
• Sửa chữa gắn với khu vực văn phòng
• Chi phí bảo trì

Có nhiều cách khác nhau để tính khoản khấu trừ, và phương pháp tốt hơn phụ thuộc vào không gian và chi phí của bạn. Điều quan trọng nhất là khu vực đó nên được sử dụng nhất quán cho kinh doanh, không phải là không gian cá nhân dùng chung.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, văn phòng tại nhà có thể là một điểm khởi đầu thực tế trước khi bạn chuyển sang không gian thương mại riêng. Nếu bạn đang thành lập LLC cho doanh nghiệp doula của mình, Zenind có thể hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và duy trì tuân thủ để bạn có thể tập trung vào việc chăm sóc khách hàng.

7. Tiếp thị và quảng cáo

Để phát triển một cơ sở doula, bạn cần có khả năng được nhìn thấy. Chi phí tiếp thị thường có thể được khấu trừ khi chúng được dùng để quảng bá doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Phí lưu trữ website và tên miền
• Danh thiếp
• Tờ rơi và brochure
• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo tìm kiếm
• Chụp ảnh cho tài liệu thương hiệu
• Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu
• Phần mềm email marketing

Nếu bạn trả tiền cho website hoặc nền tảng đặt lịch, các chi phí đó thường thuộc nhóm tiếp thị hoặc phần mềm. Hãy lưu hóa đơn và ghi chú dịch vụ đó được dùng để thu hút khách hàng mới, hỗ trợ khách hàng hiện tại hay cả hai.

8. Phần mềm, ứng dụng và công nghệ kinh doanh

Công nghệ có thể giúp việc vận hành một cơ sở doula trở nên dễ dàng hơn nhiều. Hầu hết phần mềm dùng để điều hành doanh nghiệp đều có thể được khấu trừ nếu nó được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Phần mềm đặt lịch
• Nền tảng quản lý khách hàng
• Công cụ lập hóa đơn và kế toán
• Dịch vụ email
• Lưu trữ tài liệu
• Công cụ họp video
• Phần mềm ký số
• Phí xử lý thanh toán

Nếu một gói đăng ký hỗ trợ tiếp nhận khách hàng, lập hóa đơn, giao tiếp hoặc lưu giữ hồ sơ, rất có thể nó thuộc danh sách chi phí của bạn. Những chi phí định kỳ này rất dễ bị bỏ sót, vì vậy hãy rà soát sao kê hằng tháng để ghi nhận mọi gói đăng ký liên quan đến doanh nghiệp.

9. Chi phí điện thoại và Internet

Điện thoại và kết nối Internet ổn định là thiết yếu đối với hầu hết doulas. Nếu bạn sử dụng các dịch vụ này cho mục đích kinh doanh, một phần hoặc toàn bộ chi phí có thể được khấu trừ tùy theo mức sử dụng cho công việc.

Các mục đích sử dụng có thể được khấu trừ bao gồm:

• Cuộc gọi và tin nhắn cho khách hàng
• Email và đặt lịch
• Hỗ trợ tiền sản từ xa hoặc qua hình thức trực tuyến
• Đăng nội dung giáo dục
• Nghiên cứu và quản trị doanh nghiệp

Nếu điện thoại di động và Internet của bạn được dùng cho cả kinh doanh và cá nhân, thông thường chỉ phần dùng cho kinh doanh mới liên quan. Một ước tính mức sử dụng dựa trên thói quen làm việc thực tế thường đáng tin cậy hơn là đoán mò, vì vậy hãy ghi chú cách bạn sử dụng từng dịch vụ.

10. Bảo hiểm và dịch vụ chuyên môn

Bảo vệ doanh nghiệp của bạn thường đi kèm những khoản chi phí rất dễ được coi là chi phí kinh doanh.

Điều này có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm kinh doanh tổng quát
• Dịch vụ pháp lý cho hợp đồng hoặc thành lập doanh nghiệp
• Dịch vụ kế toán hoặc ghi sổ
• Phí khai thuế cho tờ khai doanh nghiệp
• Hỗ trợ xử lý tranh chấp thanh toán hoặc rà soát tuân thủ

Dịch vụ chuyên môn có thể tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro, đặc biệt khi lượng khách hàng của bạn tăng lên. Nếu bạn đang sử dụng hợp đồng, mẫu đồng ý hoặc chính sách khách hàng, việc luật sư rà soát có thể là một khoản đầu tư kinh doanh thông minh cũng như là một khoản khấu trừ tiềm năng.

Các khoản khấu trừ khác mà doulas có thể bỏ sót

Ngoài 10 nhóm trên, doulas cũng có thể có các chi phí kinh doanh hợp lệ khác. Tùy theo cách hoạt động của bạn, hãy xem xét liệu bạn có các khoản chi như:

• Số dặm cho các chuyến thăm khách hàng tại địa phương
• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phí xử lý thanh toán qua cổng thanh toán
• Bưu phí và phí gửi hàng
• Văn phòng phẩm, phong bì và in ấn
• Bộ quà tặng chào mừng khách hàng
• Gói đăng ký liên tục cho ảnh stock hoặc công cụ thiết kế

Những chi phí nhỏ thường là những khoản dễ bị bỏ lỡ nhất. Trong cả một năm, chúng có thể trở thành các khoản khấu trừ đáng kể.

Mẹo lưu giữ hồ sơ cho chủ doanh nghiệp doula

Một hệ thống lưu hồ sơ tốt là sự khác biệt giữa một khoản khấu trừ có thể bảo vệ và một khoản bạn phải loại khỏi tờ khai.

Một hệ thống thực tế nên bao gồm:

• Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Một thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng nếu có thể
• Rà soát biên lai hằng tháng
• Theo dõi số dặm cho việc di chuyển đến gặp khách hàng
• Bản sao điện tử của hóa đơn và hợp đồng
• Một bảng phân loại chi phí rõ ràng
• Ghi chú cho các khoản dùng chung cả kinh doanh và cá nhân

Ngay cả một bảng tính đơn giản cũng có thể hiệu quả nếu bạn cập nhật thường xuyên. Mục tiêu chính là tính nhất quán.

Chủ sở hữu độc lập hay LLC: Có ảnh hưởng đến khấu trừ không?

Cấu trúc doanh nghiệp của bạn không tự động tạo ra thêm khoản khấu trừ, nhưng nó có thể ảnh hưởng đến cách tổ chức hoạt động và cách xử lý một số loại thuế.

Nhiều doulas bắt đầu với tư cách chủ sở hữu độc lập rồi sau đó thành lập LLC khi doanh nghiệp phát triển. Một LLC có thể giúp tách bạch hoạt động kinh doanh và cá nhân, từ đó việc ghi chép sổ sách có thể rõ ràng hơn và việc tuân thủ dễ quản lý hơn. Tùy cách bạn cấu trúc doanh nghiệp, bạn cũng có thể có thêm sự linh hoạt trong cách trình bày hoạt động chuyên môn của mình.

Nếu bạn đang cân nhắc LLC, Zenind cung cấp hỗ trợ thành lập và tuân thủ được thiết kế cho các chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ muốn có quy trình thiết lập đơn giản.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Doulas thường bỏ lỡ các khoản khấu trừ vì một vài sai lầm có thể đoán trước được:

• Gộp chi tiêu cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản
• Quên theo dõi số dặm
• Vứt biên lai giấy quá sớm
• Ghi nhận chi phí mà không có mục đích kinh doanh rõ ràng
• Quên các gói đăng ký và phí phần mềm định kỳ
• Phân loại sai thiết bị vốn là vật tư thông thường
• Cho rằng mọi khoản chi đều được khấu trừ toàn bộ

Một thói quen kế toán hằng tháng đơn giản có thể ngăn chặn hầu hết các vấn đề này.

Kết luận

Công việc doula mang tính cá nhân, đòi hỏi kỹ năng và rất ý nghĩa, nhưng nó vẫn là một doanh nghiệp. Hiểu rõ các khoản chi phí được khấu trừ thuế giúp bạn giữ lại nhiều hơn số tiền mình kiếm được, lập kế hoạch với sự tự tin hơn và xây dựng một cơ sở bền vững hơn.

Hãy bắt đầu với những nhóm phổ biến nhất: đào tạo, hội viên, đi lại, vật tư, chi phí văn phòng tại nhà, tiếp thị, công nghệ và dịch vụ chuyên môn. Sau đó xây dựng một hệ thống lưu giữ hồ sơ đơn giản để ghi nhận những khoản còn lại.

Khi doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo, Zenind có thể giúp bạn thành lập và quản lý cấu trúc doanh nghiệp tại Hoa Kỳ để bạn có thể tập trung vào việc phục vụ các gia đình.