10 Steuerabzüge für Doulas: Ein praktischer Leitfaden zu US-Kleinunternehmensabzügen

Doulas leisten werdenden Eltern und Familien während Schwangerschaft, Geburt und Wochenbett eine sehr persönliche und wertvolle Unterstützung. Hinter dieser Arbeit steht jedoch ein echtes Unternehmen mit echten Ausgaben, und zu verstehen, welche Kosten steuerlich absetzbar sein können, kann zur Steuerzeit einen spürbaren Unterschied machen.

Wenn Sie in den Vereinigten Staaten eine Doula-Praxis betreiben, hängen Ihre Abzüge davon ab, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, wie Sie jede Ausgabe nutzen und ob die Kosten für Ihre Arbeit gewöhnlich und notwendig sind. Das gilt unabhängig davon, ob Sie als Einzelunternehmerin oder über eine LLC tätig sind.

Dieser Leitfaden stellt 10 häufige steuerliche Abzüge für Doulas vor und enthält außerdem Tipps zur Aufzeichnung und Überlegungen zur Planung, die Ihnen helfen können, das ganze Jahr über organisiert zu bleiben.

Wichtig: Steuervorschriften ändern sich, und Ihre Situation kann anders sein. Nutzen Sie diesen Artikel als Ausgangspunkt und bestätigen Sie Details mit einer qualifizierten Steuerfachkraft oder einem CPA.

Was gilt als steuerlicher Abzug?

Ein steuerlicher Abzug ist eine geschäftliche Ausgabe, die Ihr zu versteuerndes Einkommen verringern kann. Für eine Doula bedeutet das in der Regel Kosten, die mit der Betreuung von Klientinnen und Klienten, der Verwaltung Ihrer Praxis, dem Erhalt Ihrer Qualifikationen, dem Marketing Ihrer Leistungen oder dem täglichen Betrieb Ihres Unternehmens zusammenhängen.

Ein Abzug ist im Allgemeinen besonders gut begründbar, wenn er:

• für Ihre Tätigkeit üblich ist
• für Ihren Geschäftsbetrieb notwendig ist
• ordnungsgemäß dokumentiert ist
• überwiegend geschäftlich und nicht privat genutzt wird

Gute Dokumentation ist wichtig. Bewahren Sie Quittungen, Fahrtenbücher, Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Terminnachweise auf. Wenn Sie einen Abzug belegen müssen, können klare Unterlagen Zeit und Stress sparen.

1. Kosten für Zertifizierungen und Fortbildungen

Aus- und Weiterbildung gehören zu den häufigsten und am besten begründbaren Ausgabenarten für Doulas. Wenn Sie Zertifizierungen, Verlängerungen, Fortbildungen oder kompetenzbezogene Schulungen bezahlen, die direkt mit Ihrer Doula-Tätigkeit zusammenhängen, können diese Kosten absetzbar sein.

Beispiele können sein:

• Gebühren für eine erste Doula-Zertifizierung
• Kosten für Rezertifizierung oder Verlängerung
• Schulungen in Geburtsvorbereitung
• Fortbildungen zur Stillberatung
• Workshops zu Geburtsbegleitung, Wochenbettbetreuung oder traumasensibler Betreuung
• Teilnahmegebühren für Fachkonferenzen
• Für die Schulung erforderliche Kursmaterialien

Wenn ein Kurs Ihnen hilft, Ihre beruflichen Fähigkeiten zu erhalten oder zu verbessern, lohnt sich oft eine Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung. Bewahren Sie Lehrplan, Anmeldebestätigung und Zahlungsnachweis zusammen mit Ihren Steuerunterlagen auf.

2. Berufsverbände und Mitgliedschaften

Mitgliedschaften in Berufsorganisationen können Ihre Praxis unterstützen, Ihr Netzwerk erweitern und Zugang zu Fortbildungen oder Vermittlungen bieten. Diese Beiträge können absetzbar sein, wenn die Organisation direkt mit Ihrem Geschäft zusammenhängt.

Dazu können gehören:

• nationale oder regionale Doula-Verbände
• Organisationen für Geburtsvorbereitung
• Still- oder Wochenbettgruppen mit beruflichem Zweck
• branchenspezifische Netzwerkmitgliedschaften

Entscheidend ist der geschäftliche Zweck. Soziale Clubs oder Mitgliedschaften, die überwiegend privater Natur sind, qualifizieren sich in der Regel nicht. Wenn die Organisation Ihnen hilft, Ihre Leistungen zu vermarkten, auf dem neuesten Stand zu bleiben oder sich beruflich weiterzuentwickeln, gehört sie möglicherweise in Ihre geschäftlichen Ausgabenunterlagen.

3. Reisekosten für Klientenbetreuung und Fortbildung

Doulas fahren häufig zu Klientinnen und Klienten, in Krankenhäuser, Geburtszentren, zu Workshops oder Konferenzen. Geschäftlich bedingte Reisekosten können absetzbar sein, wenn die Reise arbeitsbezogen und ordentlich dokumentiert ist.

Typische absetzbare Reisekosten können sein:

• Kilometerpauschale oder Fahrkosten für Fahrten zu Terminen oder Geburten
• Parkgebühren und Maut
• Flugkosten für Konferenzen oder Schulungen
• Hotelübernachtungen bei auswärtigen Geschäftsreisen
• Lokale Transportkosten im Zusammenhang mit geschäftlichen Aktivitäten
• Gepäckgebühren bei geschäftlich bedingten Reisen

Auch Mahlzeiten während der Reise können je nach Umständen und geltenden Regeln steuerlich besonders behandelt werden. Da Reisekosten leicht falsch eingeordnet werden, ist ein detailliertes Fahrten- oder Reiselog sinnvoll, das Datum, Ziel, geschäftlichen Zweck und Kilometer- oder Belegbetrag enthält.

Eine separate Geschäftskarte oder ein Ausgaben-Tracker kann helfen, private und geschäftliche Reisen sauber zu trennen.

4. Verbrauchsmaterialien für die Klientenbetreuung

Verbrauchsmaterialien sind die alltäglichen Dinge, die Ihnen bei der Betreuung Ihrer Klientinnen und Klienten helfen. Oft sind es kleine Anschaffungen, aber im Laufe eines Jahres summieren sie sich schnell.

Beispiele können sein:

• Handschuhe
• Einwegunterlagen oder -einlagen
• Massageöl oder Lotion
• Gymnastik- oder Geburtsbälle
• Komfortartikel für die Geburtsbegleitung
• Notizbücher und gedruckte Klientenformulare
• Wasserflaschen oder Snacks für Termine
• Reinigungs- und Hygienematerialien

Wenn ein Gegenstand regelmäßig verbraucht oder ersetzt wird und Teil Ihrer Tätigkeit ist, kann er als Verbrauchsmaterial gelten. Bewahren Sie Belege auf und vermerken Sie, wie der Artikel in Ihrer Praxis verwendet wird.

5. Geräte und Arbeitsmittel

Manche Gegenstände halten länger als einen einzelnen Kliententermin und können eher als Geräte denn als Verbrauchsmaterial gelten. Auch diese Anschaffungen können absetzbar sein, aber die steuerliche Behandlung kann je nach Kosten, Nutzung und geltenden Abschreibungsregeln unterschiedlich sein.

Beispiele können sein:

• Milchpumpen, die Sie in Ihrer Praxis nutzen
• Tragbare Unterstützungsgeräte
• Ausstattung für eine Geburtswanne
• Büromöbel
• Laptop oder Tablet
• Kamera oder Mikrofon für Klientenaufklärung oder Content-Erstellung
• Drucker oder Scanner

Wenn Sie einen Gegenstand teilweise geschäftlich und teilweise privat nutzen, ist in der Regel nur der geschäftliche Anteil absetzbar. Deshalb sind Nutzungsnachweise besonders wichtig bei Telefonen, Computern und anderen gemischt genutzten Vermögensgegenständen.

6. Homeoffice-Kosten

Viele Doulas verwalten Terminplanung, Klientenkommunikation, Abrechnung und Weiterbildung von zu Hause aus. Wenn Sie einen bestimmten Teil Ihrer Wohnung regelmäßig und ausschließlich geschäftlich nutzen, können Sie möglicherweise einen Homeoffice-Abzug geltend machen.

Ein Homeoffice-Abzug kann Ausgaben wie folgende umfassen:

• einen Anteil an Miete oder Hypothekenzinsen
• Nebenkosten
• Internet
• Hausrat- oder Mietversicherung
• Reparaturen im Bürobereich
• Instandhaltungskosten

Es gibt verschiedene Berechnungsmethoden, und die bessere hängt von Ihrer Fläche und Ihren Kosten ab. Am wichtigsten ist, dass der Raum dauerhaft geschäftlich genutzt wird und nicht als gemischt privat genutzter Bereich dient.

Wenn Ihre Praxis wächst, kann ein Homeoffice ein praktischer Ausgangspunkt sein, bevor Sie in eigene Gewerberäume wechseln. Wenn Sie für Ihr Doula-Unternehmen eine LLC gründen, kann Zenind Sie bei der Unternehmensgründung und laufenden Compliance unterstützen, damit Sie sich auf die Betreuung Ihrer Klientinnen und Klienten konzentrieren können.

7. Marketing und Werbung

Um eine Doula-Praxis aufzubauen, braucht man Sichtbarkeit. Marketingkosten sind häufig absetzbar, wenn sie dazu dienen, Ihr Unternehmen zu bewerben.

Beispiele können sein:

• Website-Hosting und Domaingebühren
• Visitenkarten
• Flyer und Broschüren
• Werbung in sozialen Medien
• Suchanzeigen
• Fotografie für Ihre Markenmaterialien
• Brand-Design-Leistungen
• E-Mail-Marketing-Software

Wenn Sie für eine Website oder eine Buchungsplattform zahlen, gehören diese Kosten oft in die Kategorie Marketing oder Software. Bewahren Sie Rechnungen auf und vermerken Sie, ob der Dienst dazu diente, neue Klientinnen und Klienten zu gewinnen, bestehende zu unterstützen oder beides.

8. Software, Apps und Geschäftstechnologie

Technologie kann die Verwaltung einer Doula-Praxis erheblich erleichtern. Die meiste Software, die zum Betrieb des Unternehmens genutzt wird, ist möglicherweise absetzbar, wenn sie für geschäftliche Abläufe verwendet wird.

Häufige Beispiele sind:

• Terminplanungssoftware
• Systeme zur Klientenverwaltung
• Tools für Rechnungsstellung und Buchhaltung
• E-Mail-Dienste
• Dokumentenspeicherung
• Videokonferenz-Tools
• Software für digitale Unterschriften
• Gebühren für Zahlungsabwicklung

Wenn ein Abonnement die Aufnahme von Klientinnen und Klienten, die Abrechnung, Kommunikation oder Aufzeichnung unterstützt, gehört es wahrscheinlich in Ihre Ausgabenliste. Diese wiederkehrenden Kosten werden leicht übersehen, daher sollten Sie Ihre monatlichen Kontoauszüge prüfen, um jedes geschäftliche Abonnement zu erfassen.

9. Telefon- und Internetkosten

Ein Telefon und eine zuverlässige Internetverbindung sind für die meisten Doulas unverzichtbar. Wenn Sie diese Dienste geschäftlich nutzen, kann ein Teil oder die gesamte Ausgabe je nach Nutzungsanteil absetzbar sein.

Mögliche geschäftliche Nutzungen sind:

• Anrufe und SMS an Klientinnen und Klienten
• E-Mail und Terminplanung
• Telehealth oder virtuelle pränatale Unterstützung
• Veröffentlichung von Bildungsinhalten
• Recherche und Verwaltungsaufgaben

Wenn Ihr Mobiltelefon und Internet sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden, ist in der Regel nur der geschäftliche Anteil relevant. Eine anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise geschätzte Nutzung ist oft besser nachvollziehbar als eine bloße Schätzung, daher sollten Sie sich notieren, wie Sie die jeweiligen Dienste verwenden.

10. Versicherungen und professionelle Dienstleistungen

Der Schutz Ihrer Praxis umfasst oft Kosten, die sich leicht als Geschäftsausgaben begründen lassen.

Dazu können gehören:

• Berufshaftpflichtversicherung
• Allgemeine Geschäftshaftpflichtversicherung
• Rechtsberatung für Verträge oder die Unternehmensgründung
• Buchhaltungs- oder Steuerberatungsleistungen
• Steuererstellungskosten für die Unternehmenssteuererklärung
• Unterstützung bei Zahlungsstreitigkeiten oder Compliance-Prüfungen

Professionelle Dienstleistungen können Zeit sparen und Risiken verringern, insbesondere wenn Ihre Zahl der Klientinnen und Klienten wächst. Wenn Sie Verträge, Einverständniserklärungen oder Klientenrichtlinien verwenden, kann eine rechtliche Prüfung sowohl eine kluge geschäftliche Investition als auch ein möglicher Abzug sein.

Weitere mögliche Abzüge, die Doulas übersehen

Zusätzlich zu den 10 Kategorien oben können Doulas weitere legitime Geschäftsausgaben haben. Prüfen Sie je nach Arbeitsweise, ob Kosten wie die folgenden bei Ihnen anfallen:

• Kilometer für lokale Klientenbesuche
• Gebühren für Geschäftskonten
• Gebühren für Kartenzahlungen
• Porto und Versand
• Büropost, Umschläge und Druckkosten
• Willkommenspakete für Klientinnen und Klienten
• Laufende Abonnements für Stockfotos oder Design-Tools

Kleine Ausgaben werden am leichtesten übersehen. Über ein Jahr hinweg können sie jedoch zu bedeutenden Abzügen werden.

Tipps zur Aufbewahrung von Unterlagen für Doula-Unternehmen

Saubere Aufzeichnungen entscheiden darüber, ob ein Abzug nachvollziehbar ist oder von der Steuererklärung gestrichen werden muss.

Ein praktikables System sollte Folgendes umfassen:

• ein separates Geschäftskonto
• möglichst eine separate Geschäftskreditkarte
• monatliche Belegprüfung
• Kilometererfassung für Fahrten zu Klientinnen und Klienten
• digitale Kopien von Rechnungen und Verträgen
• eine klare Ausgabenstruktur
• Notizen zu gemischt genutzten Gegenständen

Auch eine einfache Tabellenkalkulation kann funktionieren, wenn Sie sie regelmäßig pflegen. Das wichtigste Ziel ist Beständigkeit.

Einzelunternehmen oder LLC: Hat das Auswirkungen auf Abzüge?

Ihre Unternehmensform schafft nicht automatisch mehr Abzüge, kann aber beeinflussen, wie Ihr Geschäft organisiert ist und wie bestimmte Steuern behandelt werden.

Viele Doulas beginnen als Einzelunternehmerinnen und gründen später eine LLC, wenn ihr Unternehmen wächst. Eine LLC kann helfen, geschäftliche und private Abläufe zu trennen, was die Buchhaltung übersichtlicher und die Compliance leichter handhabbar machen kann. Je nach Struktur Ihres Unternehmens gewinnen Sie möglicherweise auch mehr Flexibilität, wie Sie Ihre Praxis professionell darstellen.

Wenn Sie eine LLC in Erwägung ziehen, bietet Zenind Gründungs- und Compliance-Unterstützung für US-Unternehmerinnen und -Unternehmer, die einen unkomplizierten Gründungsprozess wünschen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Doulas verschenken Abzüge oft wegen einiger vorhersehbarer Fehler:

• private und geschäftliche Ausgaben auf demselben Konto vermischen
• Fahrten nicht erfassen
• Papierbelege zu früh wegwerfen
• Ausgaben ohne klaren geschäftlichen Zweck ansetzen
• wiederkehrende Abonnements und Softwaregebühren vergessen
• Anlagevermögen fälschlich als gewöhnliches Verbrauchsmaterial behandeln
• annehmen, dass jede Ausgabe vollständig absetzbar ist

Eine kurze monatliche Buchhaltungsroutine kann die meisten dieser Probleme verhindern.

Fazit

Die Arbeit als Doula ist persönlich, fachlich anspruchsvoll und sehr bedeutend, aber sie ist trotzdem ein Unternehmen. Wenn Sie Ihre steuerlichen Abzüge verstehen, behalten Sie mehr von Ihrem Einkommen, können mit Zuversicht planen und eine nachhaltigere Praxis aufbauen.

Beginnen Sie mit den häufigsten Kategorien: Fortbildungen, Mitgliedschaften, Reisen, Verbrauchsmaterialien, Homeoffice-Kosten, Marketing, Technologie und professionelle Dienstleistungen. Danach bauen Sie ein einfaches Aufzeichnungssystem auf, das den Rest erfasst.

Wenn Ihr Unternehmen bereit für den nächsten Schritt ist, kann Zenind Ihnen helfen, Ihre US-Unternehmensstruktur zu gründen und zu verwalten, damit Sie sich auf die Unterstützung von Familien konzentrieren können.