Form 8822-B: Πώς οι επιχειρήσεις ενημερώνουν τη διεύθυνση IRS και τα στοιχεία του υπεύθυνου προσώπου

Η διατήρηση των στοιχείων του IRS ενημερωμένων είναι ένα βασικό αλλά σημαντικό μέρος της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Όταν η εταιρεία σας αλλάζει τη ταχυδρομική της διεύθυνση, την επαγγελματική της τοποθεσία ή το άτομο που ελέγχει την οντότητα για φορολογικούς σκοπούς, το IRS χρειάζεται ενημερωμένα στοιχεία ώστε οι ειδοποιήσεις, οι επιστολές και η υπόλοιπη αλληλογραφία να φτάνουν στο σωστό σημείο.

Αυτός είναι ο σκοπός του Form 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business. Είναι μια μικρή φόρμα, αλλά η σωστή υποβολή της μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε χαμένες ειδοποιήσεις, καθυστερημένη αλληλογραφία και περιττά προβλήματα συμμόρφωσης.

Τι είναι το Form 8822-B;

Το Form 8822-B χρησιμοποιείται από επιχειρήσεις και άλλες οντότητες που έχουν καταχωρισμένο στο IRS έναν Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN. Ενημερώνει το IRS ότι έχει αλλάξει ένα από τα εξής τρία στοιχεία:

• Η ταχυδρομική διεύθυνση της επιχείρησής σας
• Η τοποθεσία της επιχείρησής σας
• Η ταυτότητα του υπεύθυνου προσώπου σας

Η φόρμα δεν περιορίζεται σε ενεργές εταιρείες που λειτουργούν. Οποιαδήποτε οντότητα με EIN μπορεί να χρειαστεί να την υποβάλει αν αλλάξει κάποιο από αυτά τα στοιχεία, ακόμη κι αν δεν ασκεί επί του παρόντος επιχειρηματική δραστηριότητα.

Αν αλλάξει και η οικιακή σας διεύθυνση, αυτή δηλώνεται ξεχωριστά στο Form 8822.

Ποιος πρέπει να υποβάλει το Form 8822-B;

Θα πρέπει να εξετάσετε την υποβολή του Form 8822-B αν η επιχείρησή σας έχει EIN και συμβεί οποιοδήποτε από τα παρακάτω:

• Η επιχείρηση μετακομίσει σε νέα ταχυδρομική διεύθυνση
• Αλλάξει η φυσική τοποθεσία της επιχείρησης
• Αλλάξει το υπεύθυνο πρόσωπο
• Μια φορολογικά απαλλασσόμενη οργάνωση αλλάξει τη διεύθυνσή της ή τα στοιχεία του υπεύθυνου προσώπου
• Η οντότητα αλλάξει τα στοιχεία επικοινωνίας της με τρόπο που επηρεάζει την αλληλογραφία του IRS

Το IRS αντιμετωπίζει σοβαρά την αλλαγή υπεύθυνου προσώπου. Αν αλλάξει το υπεύθυνο πρόσωπο, η ενημέρωση πρέπει γενικά να αναφερθεί εντός 60 ημερών.

Τι σημαίνει «υπεύθυνο πρόσωπο»;

Για σκοπούς του IRS, υπεύθυνο πρόσωπο είναι το άτομο ή η οντότητα που τελικά κατέχει, ελέγχει ή κατευθύνει την επιχείρηση ή την οντότητα.

Στην πράξη, αυτό είναι συχνά:

• Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης
• Ένα εταιρικό στέλεχος
• Ένας ομόρρυθμος εταίρος
• Ένα μέλος-διαχειριστής LLC
• Ένας διαχειριστής κληρονομίας ή συντάξεων, σε ορισμένες οντότητες

Αυτό είναι το πρόσωπο που το IRS αναμένει να συνδέσει με το αρχείο του EIN για λόγους ταυτότητας και ελέγχου.

Πότε πρέπει να υποβάλετε το Form 8822-B;

Υποβάλετέ το το συντομότερο δυνατό μετά την αλλαγή. Το IRS χρησιμοποιεί τη διεύθυνση και τα στοιχεία υπεύθυνου προσώπου που έχει στο αρχείο για να στείλει ειδοποιήσεις και να ενημερώσει τα αρχεία της οντότητας, επομένως η καθυστέρηση μπορεί να δημιουργήσει αποφεύξιμα προβλήματα.

Η αλλαγή υπεύθυνου προσώπου πρέπει να αναφερθεί εντός 60 ημερών. Οι αλλαγές διεύθυνσης θα πρέπει επίσης να υποβάλλονται άμεσα, ώστε σημαντική αλληλογραφία του IRS να μη σταλεί στη λάθος τοποθεσία.

Πληροφορίες που χρειάζεστε πριν από την υποβολή

Πριν συμπληρώσετε το Form 8822-B, συγκεντρώστε τα εξής:

• Επίσημη επωνυμία της επιχείρησης
• EIN
• Παλιά ταχυδρομική διεύθυνση
• Νέα ταχυδρομική διεύθυνση, αν ισχύει
• Νέα επαγγελματική τοποθεσία, αν ισχύει
• Παλαιό όνομα υπεύθυνου προσώπου, αν ισχύει
• Νέο όνομα υπεύθυνου προσώπου, αν ισχύει
• Νέο αναγνωριστικό αριθμό του υπεύθυνου προσώπου, αν απαιτείται

Αν η οντότητα είναι φορολογικά απαλλασσόμενη, φροντίστε να επισημάνετε το αντίστοιχο πλαίσιο για tax-exempt organization στη φόρμα.

Πώς να συμπληρώσετε το Form 8822-B

Η φόρμα είναι απλή, αλλά η ακρίβεια έχει σημασία. Χρησιμοποιήστε το ίδιο όνομα επιχείρησης και το ίδιο EIN που εμφανίζονται στα αρχεία του IRS.

1. Καθορίστε το είδος της αλλαγής

Στο επάνω μέρος της φόρμας, δηλώστε ποια στοιχεία αλλάζουν. Η φόρμα μπορεί να καλύπτει:

• Δηλώσεις μισθοδοσίας, ειδικού φόρου κατανάλωσης, εισοδήματος και άλλες επιχειρηματικές δηλώσεις
• Δηλώσεις προγραμμάτων εργαζομένων
• Επαγγελματική τοποθεσία

Επιλέξτε όλα τα πλαίσια που ισχύουν.

2. Εισαγάγετε την επωνυμία της επιχείρησης και το EIN

Καταχωρίστε την ακριβή επίσημη επωνυμία της επιχείρησης και το EIN που αντιστοιχεί στο αρχείο. Η συνέπεια βοηθά το IRS να επεξεργαστεί την αλλαγή χωρίς καθυστέρηση.

3. Δηλώστε την παλιά ταχυδρομική διεύθυνση

Εισαγάγετε την παλιά ταχυδρομική διεύθυνση ακριβώς όπως εμφανίζεται στα αρχεία του IRS, συμπεριλαμβανομένων αριθμών σουίτας, δωματίου ή διαμερίσματος, αν υπάρχουν.

4. Εισαγάγετε τη νέα ταχυδρομική διεύθυνση

Αν αλλάζει η ταχυδρομική διεύθυνση της επιχείρησης, συμπληρώστε πλήρως τη νέα διεύθυνση. Αν χρησιμοποιείτε P.O. box, ακολουθήστε τις οδηγίες της φόρμας. Αν η διεύθυνση βρίσκεται εκτός Ηνωμένων Πολιτειών, συμπληρώστε τα πεδία για ξένη διεύθυνση όπως ορίζεται.

5. Εισαγάγετε τη νέα επαγγελματική τοποθεσία

Αν έχει αλλάξει η φυσική τοποθεσία της επιχείρησης, καταχωρίστε ξεχωριστά τη νέα τοποθεσία. Αυτό είναι σημαντικό ακόμη κι αν η ταχυδρομική διεύθυνση παραμένει η ίδια.

6. Ενημερώστε το υπεύθυνο πρόσωπο, αν χρειάζεται

Αν έχει αλλάξει το υπεύθυνο πρόσωπο, εισαγάγετε το παλιό και το νέο όνομα του υπεύθυνου προσώπου στα αντίστοιχα πεδία.

Ο νέος αναγνωριστικός αριθμός του υπεύθυνου προσώπου μπορεί να είναι SSN, ITIN ή EIN, ανάλογα με τις οδηγίες και το άτομο ή την οντότητα που αναλαμβάνει αυτόν τον ρόλο.

7. Υπογράψτε τη φόρμα

Η φόρμα πρέπει να υπογραφεί από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, όπως ιδιοκτήτη, στέλεχος, ομόρρυθμο εταίρο, μέλος-διαχειριστή, διαχειριστή κληρονομίας, διαχειριστή προγράμματος ή εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο.

Αν η φόρμα υπογράφεται από εκπρόσωπο, πρέπει να επισυναφθεί αντίγραφο της εξουσιοδότησης. Το IRS δεν θα επεξεργαστεί αλλαγή διεύθυνσης ή υπεύθυνου προσώπου από μη εξουσιοδοτημένο τρίτο.

Πού να ταχυδρομήσετε το Form 8822-B

Το Form 8822-B αποστέλλεται σε ένα από δύο κέντρα εξυπηρέτησης του IRS, ανάλογα με την παλιά διεύθυνση της επιχείρησης που υπάρχει στο αρχείο.

Αν η παλιά διεύθυνση της επιχείρησής σας ήταν σε	Στείλτε το Form 8822-B στο
Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Vermont, Virginia, West Virginia, Wisconsin	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Kansas City, MO 64999
Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Tennessee, Texas, Utah, Washington, Wyoming, οποιοδήποτε μέρος εκτός Ηνωμένων Πολιτειών	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Ogden, UT 84201-0023

Χρησιμοποιείτε πάντα την παλιά διεύθυνση της επιχείρησης για να καθορίσετε το σωστό σημείο υποβολής.

Πόσο χρόνο χρειάζεται η επεξεργασία από το IRS;

Το IRS αναφέρει γενικά ότι χρειάζονται περίπου 4 έως 6 εβδομάδες για να επεξεργαστεί μια αλλαγή διεύθυνσης ή υπεύθυνου προσώπου. Το χρονοδιάγραμμα μπορεί να διαφέρει, οπότε είναι προτιμότερο να υποβάλετε έγκαιρα παρά να περιμένετε μέχρι να γίνει επείγον ζήτημα κάποια ειδοποίηση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Το Form 8822-B είναι απλό, αλλά μικρά λάθη μπορούν να καθυστερήσουν την επεξεργασία. Προσέξτε τα εξής:

• Χρήση της λάθος φόρμας για αλλαγή προσωπικής οικιακής διεύθυνσης
• Παράλειψη δήλωσης αλλαγής υπεύθυνου προσώπου εντός 60 ημερών
• Αποστολή της φόρμας στο λάθος κέντρο εξυπηρέτησης του IRS
• Παράλειψη αριθμών διαμερίσματος, σουίτας ή δωματίου
• Χρήση εμπορικού ονόματος αντί για την επίσημη επωνυμία της επιχείρησης
• Παράλειψη επισύναψης εξουσιοδότησης όταν υπογράφει εκπρόσωπος
• Αποστολή της φόρμας μαζί με φορολογική δήλωση αντί να σταλεί ξεχωριστά

Form 8822-B vs. Form 8822

Αυτές οι δύο φόρμες συγχέονται εύκολα.

• Το Form 8822-B χρησιμοποιείται για ενημερώσεις επαγγελματικής διεύθυνσης ή υπεύθυνου προσώπου που συνδέονται με EIN.
• Το Form 8822 χρησιμοποιείται για αλλαγή προσωπικής οικιακής διεύθυνσης.

Αν αλλάζουν και η οικιακή και η επαγγελματική σας διεύθυνση, ίσως χρειαστεί να υποβάλετε και τις δύο φόρμες.

Γιατί το Form 8822-B έχει σημασία για τη συμμόρφωση της επιχείρησης

Ένα ξεπερασμένο αρχείο στο IRS μπορεί να δημιουργήσει αποφεύξιμο κίνδυνο. Οι ειδοποιήσεις μπορεί να χαθούν. Οι προθεσμίες μπορεί να χαθούν. Η αλλαγή υπεύθυνου προσώπου μπορεί να μην καταγραφεί ποτέ σωστά στο σύστημα του IRS.

Για έναν ιδρυτή, αυτό μπορεί να σημαίνει περισσότερο χρόνο για τη διόρθωση της αλληλογραφίας και λιγότερο χρόνο για την εστίαση στην επιχείρηση. Η διατήρηση ενημερωμένων των στοιχείων της οντότητάς σας είναι μέρος της σωστής διαχείρισης συμμόρφωσης.

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δημιουργούν μια απλή διαδικασία συμμόρφωσης γύρω από τη σύσταση και τη συνεχή διατήρηση της εταιρείας. Όταν τα αρχεία, οι υπενθυμίσεις και οι υποβολές σας είναι οργανωμένα, είναι ευκολότερο να παραμένετε μπροστά από τις απαιτήσεις του IRS.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι από τη σύσταση έως τη συνεχή συμμόρφωση. Παρότι το Form 8822-B είναι υποβολή προς το IRS, το να έχετε τα εταιρικά σας έγγραφα, τα αρχεία ιδιοκτησίας και τις υπενθυμίσεις συμμόρφωσης σε ένα μέρος κάνει τις ενημερώσεις πιο εύκολες όταν αλλάζουν τα στοιχεία της επιχείρησης.

Για ιδρυτές που ήδη διαχειρίζονται εγγραφές, ετήσιες απαιτήσεις και εταιρικά αρχεία, μια δομημένη ροή συμμόρφωσης μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τα σφάλματα υποβολής.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι το Form 8822-B αν η επιχείρησή μου μετακόμισε αλλά η ταχυδρομική διεύθυνση έμεινε ίδια;

Αν άλλαξε η φυσική τοποθεσία της επιχείρησης, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Form 8822-B για να ενημερώσετε το IRS, ακόμη κι αν η ταχυδρομική διεύθυνση δεν άλλαξε.

Το Form 8822-B ισχύει για μη κερδοσκοπικούς και φορολογικά απαλλασσόμενους οργανισμούς;

Ναι. Οι φορολογικά απαλλασσόμενοι οργανισμοί πρέπει να επισημάνουν το κατάλληλο πλαίσιο στη φόρμα και να ακολουθήσουν τις οδηγίες για τη δική τους περίπτωση υποβολής.

Μπορώ να αλλάξω την οικιακή μου διεύθυνση με το Form 8822-B;

Όχι. Η αλλαγή οικιακής διεύθυνσης δηλώνεται στο Form 8822, όχι στο Form 8822-B.

Επισυνάπτω το Form 8822-B στη φορολογική μου δήλωση;

Όχι. Η φόρμα δεν πρέπει να επισυνάπτεται σε φορολογική δήλωση. Αποστέλλεται ξεχωριστά στο κατάλληλο κέντρο εξυπηρέτησης του IRS.

Τι γίνεται αν υπογράψει κάποιος εκπρόσωπος για λογαριασμό μου;

Αν υπογράψει εκπρόσωπος, επισυνάψτε αντίγραφο της εξουσιοδότησης, όπως το Form 2848, ώστε το IRS να μπορέσει να επεξεργαστεί το αίτημα.

Τελικό συμπέρασμα

Το Form 8822-B είναι η φόρμα του IRS που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για να δηλώσουν αλλαγές στην ταχυδρομική διεύθυνση, την επαγγελματική τοποθεσία ή τα στοιχεία του υπεύθυνου προσώπου. Αν η οντότητά σας έχει EIN, η διατήρηση αυτών των στοιχείων ενημερωμένων βοηθά στην αποφυγή χαμένων ειδοποιήσεων και διατηρεί ακριβή τα φορολογικά σας αρχεία.

Υποβάλετέ το έγκαιρα, ταχυδρομήστε το στο σωστό κέντρο εξυπηρέτησης του IRS και βεβαιωθείτε ότι η φόρμα είναι πλήρης και υπογεγραμμένη από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Μια μικρή ενημέρωση τώρα μπορεί να αποτρέψει σημαντικά προβλήματα συμμόρφωσης αργότερα.