Form 8822-B Обяснено: Как фирмите актуализират адреса си в IRS и информацията за отговорното лице

Поддържането на актуални данни в IRS е основна, но важна част от управлението на една фирма. Когато компанията ви промени пощенския си адрес, бизнес локацията или лицето, което контролира юридическото лице за данъчни цели, IRS трябва да разполага с актуална информация, за да достигат известията, писмата и друга кореспонденция до правилното място.

Това е предназначението на Form 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business. Това е малък формуляр, но подаването му правилно може да ви помогне да избегнете пропуснати известия, забавена поща и ненужни проблеми със съответствието.

Какво представлява Form 8822-B?

Form 8822-B се използва от фирми и други юридически лица с Employer Identification Number, или EIN, в досиетата на IRS. С нея IRS се уведомява, че едно от три неща се е променило:

• Пощенският адрес на фирмата ви
• Бизнес локацията на фирмата ви
• Самоличността на отговорното лице

Формулярът не е ограничен само до активно работещи компании. Всяко юридическо лице с EIN може да се наложи да го подаде, ако някоя от тези записи се промени, дори ако в момента не извършва търговска или бизнес дейност.

Ако се промени и домашният ви адрес, това се декларира отделно чрез Form 8822.

Кой трябва да подаде Form 8822-B?

Трябва да обмислите подаване на Form 8822-B, ако фирмата ви има EIN и настъпи някое от следните:

• Фирмата се премества на нов пощенски адрес
• Физическата бизнес локация се променя
• Отговорното лице се сменя
• Организация с данъчно освобождаване променя своя адрес или информацията за отговорното лице
• Юридическото лице променя контактната си информация по начин, който засяга кореспонденцията с IRS

IRS приема промяната на отговорното лице сериозно. Ако отговорното лице се промени, актуализацията по правило трябва да бъде подадена в срок до 60 дни.

Какво означава „отговорно лице“?

За целите на IRS отговорното лице е лицето или юридическото лице, което в крайна сметка притежава, контролира или управлява бизнеса или юридическото лице.

На практика това често е:

• Собственик на бизнеса
• Корпоративен директор
• Общ съдружник
• Член-управител на LLC
• Фидуциар или администратор на план при някои видове юридически лица

Това е лицето, което IRS очаква да бъде свързано с досието на EIN за целите на идентичността и контрола.

Кога трябва да подадете Form 8822-B?

Подайте я възможно най-скоро след настъпване на промяната. IRS използва адреса и данните за отговорното лице, записани в досието, за да изпраща известия и да актуализира записите на юридическото лице, така че забавянето може да създаде избегаеми проблеми.

Промяна на отговорното лице трябва да бъде докладвана в срок до 60 дни. Промените на адреса също трябва да се подават своевременно, за да не отива важна поща на грешно място.

Каква информация ви е необходима преди подаване

Преди да попълните Form 8822-B, подгответе следното:

• Официалното бизнес име
• EIN
• Стария пощенски адрес
• Новия пощенски адрес, ако е приложимо
• Новата бизнес локация, ако е приложимо
• Името на старото отговорно лице, ако е приложимо
• Името на новото отговорно лице, ако е приложимо
• Идентификационния номер на новото отговорно лице, ако се изисква

Ако юридическото лице е с данъчно освобождаване, не забравяйте да отметнете съответното поле за tax-exempt organization във формуляра.

Как да попълните Form 8822-B

Формулярът е ясен, но точността е важна. Използвайте същото бизнес име и същия EIN, които фигурират в записите на IRS.

1. Посочете вида на промяната

В горната част на формуляра отбележете кои части от записа се променят. Формулярът може да обхваща:

• Employment, excise, income и други business returns
• Employee plan returns
• Business location

Отбележете всички приложими полета.

2. Въведете бизнес името и EIN

Изпишете точното официално име на фирмата и EIN, свързан със записа. Последователността помага на IRS да обработи промяната без забавяне.

3. Посочете стария пощенски адрес

Въведете стария пощенски адрес точно както е записан в IRS, включително номера на апартамент, офис или стая, ако е приложимо.

4. Въведете новия пощенски адрес

Ако пощенският адрес на фирмата се променя, посочете новия адрес изцяло. Ако използвате P.O. box, следвайте инструкциите във формуляра. Ако адресът е извън Съединените щати, попълнете полетата за чуждестранен адрес според указанията.

5. Въведете новата бизнес локация

Ако физическата бизнес локация се е променила, посочете новото място отделно. Това е важно дори ако пощенският адрес остава същият.

6. Актуализирайте отговорното лице, ако е необходимо

Ако отговорното лице се е сменило, въведете старото и новото име на отговорното лице в съответните секции.

Идентификационният номер на новото отговорно лице може да бъде SSN, ITIN или EIN, в зависимост от инструкциите и от това дали лицето или юридическото лице изпълнява тази роля.

7. Подпишете формуляра

Формулярът трябва да бъде подписан от упълномощено лице, като собственик, директор, общ съдружник, член-управител, фидуциар, администратор на план или упълномощен представител.

Ако представител подписва формуляра, трябва да се приложи копие от пълномощното. IRS няма да обработи промяна на адреса или отговорното лице, подадена от неупълномощено трето лице.

Къде да изпратите Form 8822-B

Form 8822-B се изпраща до един от двата IRS service center в зависимост от стария бизнес адрес в досието.

Ако старият ви бизнес адрес е бил в	Изпратете Form 8822-B до
Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Vermont, Virginia, West Virginia, Wisconsin	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Kansas City, MO 64999
Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Tennessee, Texas, Utah, Washington, Wyoming, any place outside the United States	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Ogden, UT 84201-0023

Винаги използвайте стария бизнес адрес, за да определите правилното място за подаване.

Колко време отнема обработката от IRS?

IRS обикновено посочва, че обработката на промяна на адрес или отговорно лице отнема около 4 до 6 седмици. Този срок може да варира, затова е по-добре да подадете по-рано, вместо да чакате, докато проблемът с известието стане спешен.

Чести грешки, които да избягвате

Form 8822-B е прост, но дребни грешки могат да забавят обработката. Внимавайте за следните грешки:

• Използване на грешен формуляр за промяна на личен домашен адрес
• Пропускане на докладването на промяна на отговорното лице в срок до 60 дни
• Изпращане на формуляра до грешния IRS service center
• Пропускане на номер на апартамент, офис или стая
• Използване на търговско име вместо официалното бизнес име
• Неприлагане на пълномощно, когато формулярът е подписан от представител
• Изпращане на формуляра заедно с данъчна декларация вместо като отделна пратка

Form 8822-B срещу Form 8822

Тези два формуляра лесно се бъркат.

• Form 8822-B е за актуализации на бизнес адрес или отговорно лице, свързани с EIN.
• Form 8822 е за промяна на личен домашен адрес.

Ако едновременно се променят както домашният, така и бизнес адресът ви, може да се наложи да подадете и двата формуляра.

Защо Form 8822-B е важен за съответствието на бизнеса

Остарелите данни в IRS могат да създадат избегаем риск. Известията могат да се изгубят. Срокове могат да бъдат пропуснати. Промяната на отговорното лице може изобщо да не бъде отразена правилно в системата на IRS.

За основател на фирма това може да означава повече време за разплитане на кореспонденция и по-малко време, фокусирано върху бизнеса. Поддържането на актуални записи за юридическото лице е част от поддържането на чисто досие за съответствие.

Това е една от причините много собственици на фирми да изграждат прост процес за съответствие около учредяването и текущата поддръжка. Когато записите, напомнянията и подаванията ви са организирани, е по-лесно да сте една крачка пред изискванията на IRS.

Как Zenind може да помогне

Zenind помага на собствениците на бизнес да останат организирани от учредяването до текущото съответствие. Макар че самият Form 8822-B е подаване към IRS, наличието на документите на юридическото лице, записите за собствеността и напомнянията за съответствие на едно място улеснява управлението на актуализациите, когато бизнес данните се променят.

За основатели, които вече управляват регистрации, годишни изисквания и фирмени записи, структуриран работен процес за съответствие може да спести време и да намали грешките при подаване.

Често задавани въпроси

Трябва ли ми Form 8822-B, ако фирмата ми се е преместила, но пощенският адрес е останал същият?

Ако физическата бизнес локация се е променила, трябва да използвате Form 8822-B, за да уведомите IRS, дори ако пощенският адрес не се е променил.

Прилага ли се Form 8822-B за нестопански и данъчно освободени организации?

Да. Данъчно освободените организации трябва да отбележат съответното поле във формуляра и да следват инструкциите за своята ситуация.

Мога ли да променя домашния си адрес с Form 8822-B?

Не. Промяна на домашен адрес се подава чрез Form 8822, а не чрез Form 8822-B.

Да прилагам ли Form 8822-B към данъчната си декларация?

Не. Формулярът не трябва да се прилага към данъчна декларация. Той се изпраща отделно до съответния IRS service center.

Какво ако представител подпише формуляра вместо мен?

Ако представител подписва, приложете копие от пълномощното, например Form 2848, за да може IRS да обработи искането.

Заключение

Form 8822-B е формулярът на IRS, който фирмите използват, за да съобщят промени в пощенския адрес, бизнес локацията или информацията за отговорното лице. Ако вашето юридическо лице има EIN, поддържането на този запис актуален помага да се предотвратят пропуснати известия и поддържа данъчните ви записи точни.

Подайте навреме, изпратете формуляра до правилния IRS service center и се уверете, че той е попълнен изцяло и подписан от упълномощено лице. Малка актуализация сега може да спести значителни проблеми със съответствието по-късно.