Formulário 8822-B Explicado: Como as empresas atualizam o endereço e a informação da parte responsável junto do IRS

Manter os registos do IRS atualizados é uma parte básica, mas importante, da gestão de uma empresa. Quando a sua empresa altera o endereço postal, a localização do negócio ou a pessoa que controla a entidade para efeitos fiscais, o IRS precisa de informação atualizada para que avisos, cartas e outra correspondência cheguem ao local correto.

Essa é a finalidade do Formulário 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business. É um formulário simples, mas preenchê-lo corretamente pode ajudá-lo a evitar avisos perdidos, atrasos na correspondência e problemas de conformidade desnecessários.

O que é o Formulário 8822-B?

O Formulário 8822-B é utilizado por empresas e outras entidades com um Employer Identification Number, ou EIN, registado no IRS. Informa o IRS de que uma de três situações mudou:

• O endereço postal da sua empresa
• A localização da sua empresa
• A identidade da sua parte responsável

O formulário não se limita a empresas em atividade. Qualquer entidade com um EIN pode precisar de o apresentar se um destes registos mudar, mesmo que a entidade não esteja atualmente envolvida numa atividade comercial.

Se o seu endereço residencial também mudar, isso é comunicado separadamente no Formulário 8822.

Quem Tem de Apresentar o Formulário 8822-B?

Deve considerar apresentar o Formulário 8822-B se a sua empresa tiver um EIN e ocorrer alguma das seguintes situações:

• A empresa muda para um novo endereço postal
• A localização física da empresa muda
• A parte responsável muda
• Uma organização isenta de impostos altera o seu endereço ou a informação da parte responsável
• A entidade altera a sua informação de contacto de forma a afetar a correspondência do IRS

O IRS trata a alteração da parte responsável com seriedade. Se a parte responsável mudar, a atualização deve, em geral, ser comunicada no prazo de 60 dias.

O que significa “Parte Responsável”?

Para efeitos do IRS, a parte responsável é a pessoa ou entidade que, em última instância, possui, controla ou dirige a empresa ou entidade.

Na prática, trata-se muitas vezes de:

• O proprietário da empresa
• Um dirigente da empresa
• Um sócio-gerente
• Um membro-gerente de uma LLC
• Um fiduciário ou administrador de plano no caso de certas entidades

Esta é a pessoa que o IRS espera associar ao registo do EIN para efeitos de identidade e controlo.

Quando Deve Apresentar o Formulário 8822-B?

Apresente-o assim que possível após ocorrer a alteração. O IRS utiliza o endereço e os dados da parte responsável que constam no processo para enviar avisos e atualizar os registos da entidade, pelo que esperar demasiado tempo pode criar problemas evitáveis.

Uma alteração da parte responsável deve ser comunicada no prazo de 60 dias. As alterações de endereço também devem ser apresentadas prontamente para que correspondência importante do IRS não seja enviada para o local errado.

Informação de que Vai Precisar Antes de Preencher o Formulário

Antes de preencher o Formulário 8822-B, reúna o seguinte:

• Nome legal da empresa
• EIN
• Endereço postal antigo
• Novo endereço postal, se aplicável
• Nova localização da empresa, se aplicável
• Nome da antiga parte responsável, se aplicável
• Nome da nova parte responsável, se aplicável
• Número de identificação da nova parte responsável, se exigido

Se a entidade for isenta de impostos, não se esqueça de assinalar a caixa de organização isenta de impostos no formulário.

Como Preencher o Formulário 8822-B

O formulário é simples, mas a exatidão é importante. Utilize o mesmo nome comercial e o mesmo EIN que constam nos registos do IRS.

1. Identifique o tipo de alteração

No topo do formulário, indique quais as partes do registo que estão a mudar. O formulário pode abranger:

• Declarações de emprego, impostos especiais de consumo, rendimento e outras declarações empresariais
• Declarações de planos para empregados
• Localização da empresa

Assinale todas as caixas aplicáveis.

2. Indique o nome da empresa e o EIN

Escreva o nome legal exato da empresa e o EIN associado ao registo. A consistência ajuda o IRS a processar a alteração sem atrasos.

3. Forneça o endereço postal antigo

Indique o endereço postal antigo exatamente como consta nos registos do IRS, incluindo números de fração, sala ou apartamento, se aplicável.

4. Indique o novo endereço postal

Se o endereço postal da empresa estiver a mudar, forneça o endereço atualizado por extenso. Se utilizar uma caixa postal, siga as instruções do formulário. Se o endereço estiver fora dos Estados Unidos, preencha os campos de endereço estrangeiro conforme indicado.

5. Indique a nova localização da empresa

Se a localização física da empresa tiver mudado, indique a nova localização separadamente. Isto é importante mesmo que o endereço postal permaneça igual.

6. Atualize a parte responsável, se necessário

Se a parte responsável mudou, indique o nome da antiga parte responsável e o nome da nova parte responsável nas secções apropriadas.

O número de identificação da nova parte responsável pode ser um SSN, ITIN ou EIN, dependendo das instruções e da pessoa ou entidade que exerce essa função.

7. Assine o formulário

O formulário deve ser assinado por uma pessoa autorizada, como um proprietário, dirigente, sócio-geral, membro-gerente, fiduciário, administrador de plano ou representante autorizado.

Se um representante assinar o formulário, deve ser anexada uma cópia da procuração. O IRS não processará uma alteração de endereço ou de parte responsável apresentada por terceiros não autorizados.

Para Onde Enviar o Formulário 8822-B

O Formulário 8822-B é enviado por correio para um de dois centros de serviço do IRS, com base no endereço empresarial antigo que consta no processo.

Se o seu endereço empresarial antigo estava em	Envie o Formulário 8822-B para
Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Vermont, Virginia, West Virginia, Wisconsin	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Kansas City, MO 64999
Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Tennessee, Texas, Utah, Washington, Wyoming, qualquer local fora dos Estados Unidos	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Ogden, UT 84201-0023

Utilize sempre o endereço empresarial antigo para determinar o local correto de envio.

Quanto Tempo Demora o Processamento do IRS?

O IRS indica geralmente que demora cerca de 4 a 6 semanas a processar uma alteração de endereço ou de parte responsável. Esse prazo pode variar, por isso é melhor apresentar o formulário cedo, em vez de esperar até que um problema de notificação se torne urgente.

Erros Comuns a Evitar

O Formulário 8822-B é simples, mas pequenos erros podem atrasar o processamento. Tenha atenção aos seguintes erros:

• Utilizar o formulário errado para uma alteração do endereço residencial
• Esquecer-se de comunicar uma alteração da parte responsável no prazo de 60 dias
• Enviar o formulário para o centro de serviço errado do IRS
• Omitir números de apartamento, sala ou fração
• Utilizar um nome comercial em vez do nome legal da empresa
• Não anexar uma procuração quando o formulário é assinado por um representante
• Enviar o formulário em conjunto com uma declaração fiscal, em vez de o enviar separadamente

Formulário 8822-B vs. Formulário 8822

Estes dois formulários são fáceis de confundir.

• O Formulário 8822-B destina-se a atualizações de endereço empresarial ou de parte responsável associadas a um EIN.
• O Formulário 8822 destina-se a alterar o endereço residencial.

Se tanto o seu endereço residencial como o endereço da empresa mudarem, poderá ser necessário apresentar ambos os formulários.

Porque é que o Formulário 8822-B é Importante para a Conformidade Empresarial

Um registo desatualizado no IRS pode criar riscos evitáveis. Os avisos podem perder-se. Prazos podem ser ultrapassados. Uma alteração da parte responsável pode nunca ficar corretamente refletida no sistema do IRS.

Para um fundador, isso pode significar mais tempo gasto a resolver correspondência e menos tempo focado no negócio. Manter os registos da entidade atualizados faz parte da manutenção de um processo de conformidade organizado.

Essa é uma das razões pelas quais muitos empresários criam um processo simples de conformidade em torno da constituição e da manutenção contínua. Quando os seus registos, lembretes e formulários estão organizados, é mais fácil antecipar os requisitos do IRS.

Como a Zenind Pode Ajudar

A Zenind ajuda os empresários a manterem-se organizados desde a constituição até à conformidade contínua. Embora o Formulário 8822-B seja um formulário do IRS, ter os documentos da entidade, os registos de propriedade e os lembretes de conformidade num só lugar facilita a gestão das atualizações quando os dados da empresa mudam.

Para fundadores que já estão a lidar com registos, obrigações anuais e registos da empresa, um fluxo de trabalho de conformidade estruturado pode poupar tempo e reduzir erros de preenchimento.

FAQ

Preciso do Formulário 8822-B se a minha empresa mudou de localização mas o meu endereço postal se manteve igual?

Se a localização física da empresa mudou, deve utilizar o Formulário 8822-B para atualizar o IRS, mesmo que o endereço postal não tenha mudado.

O Formulário 8822-B aplica-se a organizações sem fins lucrativos e entidades isentas de impostos?

Sim. As organizações isentas de impostos devem assinalar a caixa apropriada no formulário e seguir as instruções para a sua situação de apresentação.

Posso alterar o meu endereço residencial com o Formulário 8822-B?

Não. A alteração do endereço residencial é comunicada no Formulário 8822, e não no Formulário 8822-B.

Devo anexar o Formulário 8822-B à minha declaração fiscal?

Não. O formulário não deve ser anexado a uma declaração fiscal. Deve ser enviado separadamente para o centro de serviço do IRS adequado.

E se um representante assinar o formulário por mim?

Se um representante assinar, anexe uma cópia da procuração, como o Formulário 2848, para que o IRS possa processar o pedido.

Conclusão

O Formulário 8822-B é o formulário do IRS que as empresas utilizam para comunicar alterações no endereço postal, na localização da empresa ou na informação da parte responsável. Se a sua entidade tiver um EIN, manter este registo atualizado ajuda a evitar avisos perdidos e mantém os seus registos fiscais corretos.

Apresente-o prontamente, envie-o para o centro de serviço do IRS correto e certifique-se de que o formulário está completo e assinado por uma pessoa autorizada. Uma pequena atualização agora pode evitar problemas de conformidade significativos no futuro.