Formularul 8822-B explicat: Cum își actualizează companiile adresa și informațiile despre persoana responsabilă la IRS

Menținerea la zi a evidențelor IRS este o parte de bază, dar importantă, a administrării unei afaceri. Când compania dvs. își schimbă adresa de corespondență, locația comercială sau persoana care controlează entitatea în scopuri fiscale, IRS trebuie să aibă informații actualizate, astfel încât notificările, scrisorile și alte comunicări să ajungă la locul potrivit.

Acesta este rolul Formularului 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business. Este un formular mic, dar depunerea lui corectă vă poate ajuta să evitați notificările ratate, corespondența întârziată și problemele inutile de conformitate.

Ce este Formularul 8822-B?

Formularul 8822-B este utilizat de companii și alte entități care au un Employer Identification Number, sau EIN, înregistrat la IRS. Acesta informează IRS că s-a schimbat unul dintre următoarele trei elemente:

• Adresa de corespondență a afacerii
• Locația afacerii
• Identitatea persoanei responsabile

Formularul nu se limitează la companiile active. Orice entitate cu un EIN ar putea avea nevoie să îl depună dacă una dintre aceste evidențe se modifică, chiar dacă entitatea nu desfășoară în prezent o activitate comercială.

Dacă se schimbă și adresa dvs. de domiciliu, aceasta se raportează separat pe Formularul 8822.

Cine trebuie să depună Formularul 8822-B?

Ar trebui să luați în considerare depunerea Formularului 8822-B dacă afacerea dvs. are un EIN și apare oricare dintre următoarele situații:

• Afacerea se mută la o nouă adresă de corespondență
• Se schimbă locația fizică a afacerii
• Se schimbă persoana responsabilă
• O organizație scutită de impozit își schimbă adresa sau informațiile despre persoana responsabilă
• Entitatea își schimbă datele de contact într-un mod care afectează corespondența IRS

IRS tratează cu seriozitate schimbarea persoanei responsabile. Dacă persoana responsabilă se schimbă, actualizarea trebuie raportată, de regulă, în termen de 60 de zile.

Ce înseamnă „persoană responsabilă”?

În scopuri IRS, persoana responsabilă este persoana sau entitatea care deține, controlează sau conduce în mod ultim afacerea sau entitatea.

În practică, aceasta este adesea:

• Proprietarul afacerii
• Un ofițer al corporației
• Un asociat general
• Un membru-manager al unui LLC
• Un fiduciar sau administrator de plan în cazul anumitor entități

Aceasta este persoana pe care IRS se așteaptă să o asocieze cu înregistrarea EIN pentru scopuri de identificare și control.

Când ar trebui să depuneți Formularul 8822-B?

Depuneți-l cât mai curând posibil după ce are loc schimbarea. IRS folosește adresa și datele despre persoana responsabilă aflate în evidențe pentru a trimite notificări și pentru a actualiza înregistrările entității, astfel încât amânarea poate crea probleme care pot fi evitate.

O schimbare a persoanei responsabile trebuie raportată în termen de 60 de zile. Și schimbările de adresă ar trebui depuse prompt, pentru ca poșta importantă de la IRS să nu ajungă la o locație greșită.

Informațiile de care aveți nevoie înainte de depunere

Înainte de a completa Formularul 8822-B, adunați următoarele:

• Denumirea legală a afacerii
• EIN
• Adresa veche de corespondență
• Noua adresă de corespondență, dacă este cazul
• Noua locație a afacerii, dacă este cazul
• Numele vechi al persoanei responsabile, dacă este cazul
• Numele noii persoane responsabile, dacă este cazul
• Numărul de identificare al noii persoane responsabile, dacă este necesar

Dacă entitatea este scutită de impozit, asigurați-vă că bifați căsuța pentru organizație scutită de impozit pe formular.

Cum completați Formularul 8822-B

Formularul este simplu, dar acuratețea contează. Folosiți aceeași denumire a afacerii și același EIN care apar în evidențele IRS.

1. Identificați tipul de modificare

În partea de sus a formularului, indicați ce elemente ale înregistrării se schimbă. Formularul poate acoperi:

• Declarații privind employment, excise, income și alte taxe de afaceri
• Declarații pentru planurile angajaților
• Locația afacerii

Bifați toate căsuțele care se aplică.

2. Introduceți denumirea afacerii și EIN-ul

Scrieți numele legal exact al afacerii și EIN-ul asociat cu înregistrarea. Consecvența ajută IRS să proceseze modificarea fără întârziere.

3. Furnizați vechea adresă de corespondență

Introduceți vechea adresă de corespondență exact așa cum apare în evidențele IRS, inclusiv numerele de apartament, suită sau cameră, dacă este cazul.

4. Introduceți noua adresă de corespondență

Dacă adresa de corespondență a afacerii se schimbă, indicați complet noua adresă. Dacă folosiți o căsuță poștală, urmați instrucțiunile formularului. Dacă adresa este în afara Statelor Unite, completați câmpurile pentru adresă externă conform instrucțiunilor.

5. Introduceți noua locație a afacerii

Dacă locația fizică a afacerii s-a schimbat, menționați separat noua locație. Acest lucru este important chiar dacă adresa de corespondență rămâne aceeași.

6. Actualizați persoana responsabilă, dacă este necesar

Dacă persoana responsabilă s-a schimbat, introduceți numele vechii persoane responsabile și al noii persoane responsabile în secțiunile corespunzătoare.

Numărul de identificare al noii persoane responsabile poate fi un SSN, ITIN sau EIN, în funcție de instrucțiuni și de persoana sau entitatea care ocupă acest rol.

7. Semnați formularul

Formularul trebuie semnat de o persoană autorizată, cum ar fi un proprietar, ofițer, asociat general, member-manager, fiduciar, administrator de plan sau reprezentant autorizat.

Dacă formularul este semnat de un reprezentant, trebuie atașată o copie a procurii. IRS nu va procesa o modificare de adresă sau de persoană responsabilă solicitată de o terță parte neautorizată.

Unde trimiteți Formularul 8822-B

Formularul 8822-B se trimite către unul dintre cele două centre de service IRS, în funcție de adresa veche a afacerii aflată în evidență.

Folosiți întotdeauna vechea adresă a afacerii pentru a determina locul corect de depunere.

Cât durează procesarea la IRS?

IRS spune, în general, că procesarea unei schimbări de adresă sau de persoană responsabilă durează aproximativ 4 până la 6 săptămâni. Termenul poate varia, așa că este mai bine să depuneți din timp decât să așteptați până când o notificare devine urgentă.

Greșeli frecvente de evitat

Formularul 8822-B este simplu, dar erorile mici pot întârzia procesarea. Fiți atenți la aceste greșeli:

• Folosirea formularului greșit pentru schimbarea adresei de domiciliu
• Omiterea raportării schimbării persoanei responsabile în termen de 60 de zile
• Trimiterea formularului la centrul de service IRS greșit
• Omiterea numărului de apartament, suită sau cameră
• Folosirea unui nume comercial în locul denumirii legale a afacerii
• Nefixarea unei procuri atunci când semnează un reprezentant
• Trimiterea formularului împreună cu o declarație fiscală, în loc să fie trimis separat

Formularul 8822-B vs. Formularul 8822

Aceste două formulare sunt ușor de confundat.

• Formularul 8822-B este pentru actualizarea adresei de afaceri sau a persoanei responsabile asociate unui EIN.
• Formularul 8822 este pentru schimbarea adresei personale de domiciliu.

Dacă se schimbă atât adresa de domiciliu, cât și adresa afacerii, este posibil să trebuiască să depuneți ambele formulare.

De ce contează Formularul 8822-B pentru conformitatea afacerii

O evidență IRS neactualizată poate crea riscuri care pot fi evitate. Notificările pot lipsi. Termenele pot fi ratate. O schimbare a persoanei responsabile poate să nu fie reflectată corect niciodată în sistemul IRS.

Pentru un fondator, asta poate însemna mai mult timp petrecut rezolvând corespondența și mai puțin timp concentrat pe afacere. Păstrarea la zi a evidențelor entității face parte din menținerea unui dosar de conformitate curat.

Acesta este unul dintre motivele pentru care mulți proprietari de afaceri construiesc un proces simplu de conformitate în jurul înființării și întreținerii continue. Când documentele, reminderele și depunerile sunt organizate, este mai ușor să rămâneți înaintea cerințelor IRS.

Cum poate ajuta Zenind

Zenind îi ajută pe proprietarii de afaceri să rămână organizați de la înființare până la conformitatea continuă. Deși Formularul 8822-B în sine este o depunere către IRS, faptul că documentele entității, evidențele privind structura de proprietate și reminderele de conformitate sunt reunite într-un singur loc face actualizările mai ușor de gestionat atunci când se schimbă detaliile afacerii.

Pentru fondatorii care gestionează deja înregistrări, cerințe anuale și documentele companiei, un flux de lucru structurat pentru conformitate poate economisi timp și reduce greșelile de depunere.

Întrebări frecvente

Trebuie să depun Formularul 8822-B dacă afacerea mea s-a mutat, dar adresa de corespondență a rămas aceeași?

Dacă locația fizică a afacerii s-a schimbat, ar trebui să folosiți Formularul 8822-B pentru a actualiza IRS, chiar dacă adresa de corespondență nu s-a schimbat.

Formularul 8822-B se aplică organizațiilor nonprofit și organizațiilor scutite de impozit?

Da. Organizațiile scutite de impozit trebuie să bifeze căsuța potrivită pe formular și să urmeze instrucțiunile pentru situația lor de depunere.

Pot schimba adresa de domiciliu cu Formularul 8822-B?

Nu. Schimbarea adresei de domiciliu se raportează pe Formularul 8822, nu pe Formularul 8822-B.

Atașez Formularul 8822-B la declarația mea fiscală?

Nu. Formularul nu trebuie atașat la o declarație fiscală. Se trimite separat la centrul de service IRS corespunzător.

Ce se întâmplă dacă un reprezentant semnează formularul în numele meu?

Dacă semnează un reprezentant, atașați o copie a procurii, precum Formularul 2848, astfel încât IRS să poată procesa cererea.

Concluzie

Formularul 8822-B este formularul IRS pe care companiile îl folosesc pentru a raporta schimbările de adresă de corespondență, locație a afacerii sau informații despre persoana responsabilă. Dacă entitatea dvs. are un EIN, păstrarea acestor evidențe la zi ajută la prevenirea notificărilor ratate și menține corecte înregistrările fiscale.

Depuneți formularul prompt, trimiteți-l la centrul de service IRS corect și asigurați-vă că formularul este complet și semnat de o persoană autorizată. O actualizare mică acum poate preveni probleme semnificative de conformitate mai târziu.