Formulaire 8822-B expliqué : comment les entreprises mettent à jour leur adresse auprès de l’IRS et les renseignements sur la partie responsable

Le maintien à jour des dossiers de l’IRS est un élément de base, mais important, de la gestion d’une entreprise. Lorsque votre société change d’adresse postale, de lieu d’exploitation ou de personne qui contrôle l’entité à des fins fiscales, l’IRS a besoin de renseignements à jour pour que les avis, lettres et autres correspondances parviennent au bon endroit.

C’est le rôle du formulaire 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business. Ce formulaire est court, mais le remplir correctement peut vous aider à éviter des avis manqués, du courrier retardé et des problèmes de conformité inutiles.

Qu’est-ce que le formulaire 8822-B?

Le formulaire 8822-B est utilisé par les entreprises et autres entités ayant un numéro d’identification d’employeur, ou EIN, au dossier auprès de l’IRS. Il informe l’IRS que l’un des trois éléments suivants a changé :

• L’adresse postale de votre entreprise
• L’emplacement de votre entreprise
• L’identité de votre partie responsable

Le formulaire ne se limite pas aux sociétés en exploitation active. Toute entité ayant un EIN peut devoir le déposer si l’un de ces renseignements change, même si l’entité n’exerce pas actuellement une activité commerciale.

Si votre adresse personnelle change aussi, cette modification est déclarée séparément au moyen du formulaire 8822.

Qui doit produire le formulaire 8822-B?

Vous devriez envisager de produire le formulaire 8822-B si votre entreprise a un EIN et que l’une des situations suivantes se produit :

• L’entreprise déménage à une nouvelle adresse postale
• L’emplacement physique de l’entreprise change
• La partie responsable change
• Un organisme exonéré d’impôt change son adresse ou les renseignements sur la partie responsable
• L’entité modifie ses coordonnées d’une manière qui touche la correspondance de l’IRS

L’IRS prend très au sérieux le changement de partie responsable. Si la partie responsable change, la mise à jour doit généralement être déclarée dans un délai de 60 jours.

Que signifie « partie responsable »?

Aux fins de l’IRS, la partie responsable est la personne ou l’entité qui possède, contrôle ou dirige finalement l’entreprise ou l’entité.

En pratique, il s’agit souvent de :

• Un propriétaire d’entreprise
• Un dirigeant d’entreprise
• Un associé gérant
• Un membre-gérant d’une société à responsabilité limitée (LLC)
• Un fiduciaire ou un administrateur de régime dans le cas de certaines entités

C’est la personne que l’IRS s’attend à associer au dossier EIN pour des raisons d’identité et de contrôle.

Quand devez-vous produire le formulaire 8822-B?

Déposez-le dès que possible après la survenue du changement. L’IRS utilise l’adresse et les données de partie responsable figurant au dossier pour envoyer les avis et mettre à jour les dossiers de l’entité; attendre trop longtemps peut donc créer des problèmes évitables.

Un changement de partie responsable doit être signalé dans un délai de 60 jours. Les changements d’adresse devraient aussi être déposés rapidement afin que le courrier important de l’IRS ne soit pas envoyé au mauvais endroit.

Renseignements à préparer avant de produire le formulaire

Avant de remplir le formulaire 8822-B, rassemblez les éléments suivants :

• Dénomination légale de l’entreprise
• EIN
• Ancienne adresse postale
• Nouvelle adresse postale, le cas échéant
• Nouvel emplacement de l’entreprise, le cas échéant
• Nom de l’ancienne partie responsable, le cas échéant
• Nom de la nouvelle partie responsable, le cas échéant
• Nouveau numéro d’identification de la partie responsable, si requis

Si l’entité est exonérée d’impôt, assurez-vous de cocher la case correspondant à un organisme exonéré d’impôt sur le formulaire.

Comment remplir le formulaire 8822-B

Le formulaire est simple, mais l’exactitude est essentielle. Utilisez la même dénomination d’entreprise et le même EIN que ceux qui figurent dans les dossiers de l’IRS.

1. Indiquer le type de changement

En haut du formulaire, indiquez quelles parties du dossier changent. Le formulaire peut couvrir :

• Les déclarations d’emploi, d’accise, de revenu et autres déclarations d’entreprise
• Les déclarations de régimes d’employés
• L’emplacement de l’entreprise

Cochez toutes les cases qui s’appliquent.

2. Inscrire le nom de l’entreprise et l’EIN

Indiquez le nom légal exact de l’entreprise et l’EIN associé au dossier. La cohérence aide l’IRS à traiter le changement sans retard.

3. Fournir l’ancienne adresse postale

Inscrivez l’ancienne adresse postale exactement comme elle apparaît dans les dossiers de l’IRS, y compris les numéros d’unité, de bureau ou d’appartement, le cas échéant.

4. Inscrire la nouvelle adresse postale

Si l’adresse postale de l’entreprise change, fournissez l’adresse mise à jour au complet. Si vous utilisez une case postale, suivez les instructions du formulaire. Si l’adresse est à l’extérieur des États-Unis, remplissez les champs prévus pour une adresse étrangère selon les instructions.

5. Inscrire le nouvel emplacement de l’entreprise

Si l’emplacement physique de l’entreprise a changé, indiquez le nouveau lieu séparément. C’est important même si votre adresse postale demeure la même.

6. Mettre à jour la partie responsable, au besoin

Si la partie responsable a changé, inscrivez le nom de l’ancienne partie responsable et celui de la nouvelle dans les sections appropriées.

Le nouveau numéro d’identification de la partie responsable peut être un NAS, un NIR ou un EIN, selon les instructions et la personne ou l’entité qui occupe ce rôle.

7. Signer le formulaire

Le formulaire doit être signé par une personne autorisée, comme un propriétaire, un dirigeant, un associé général, un membre-gérant, un fiduciaire, un administrateur de régime ou un représentant autorisé.

Si un représentant signe le formulaire, une copie de la procuration doit être jointe. L’IRS ne traitera pas un changement d’adresse ou de partie responsable provenant d’un tiers non autorisé.

Où poster le formulaire 8822-B

Le formulaire 8822-B est envoyé par la poste à l’un des deux centres fiscaux de l’IRS, selon l’ancienne adresse de l’entreprise au dossier.

Si l’ancienne adresse de votre entreprise était dans	Postez le formulaire 8822-B à
Connecticut, Delaware, District of Columbia, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Vermont, Virginia, West Virginia, Wisconsin	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Kansas City, MO 64999
Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Florida, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Tennessee, Texas, Utah, Washington, Wyoming, tout endroit à l’extérieur des États-Unis	Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Ogden, UT 84201-0023

Utilisez toujours l’ancienne adresse de l’entreprise pour déterminer le bon lieu de dépôt.

Combien de temps prend le traitement par l’IRS?

L’IRS indique généralement qu’il faut environ 4 à 6 semaines pour traiter un changement d’adresse ou de partie responsable. Ce délai peut varier; il est donc préférable de déposer le formulaire tôt plutôt que d’attendre qu’un problème d’avis devienne urgent.

Erreurs courantes à éviter

Le formulaire 8822-B est simple, mais de petites erreurs peuvent ralentir le traitement. Faites attention aux erreurs suivantes :

• Utiliser le mauvais formulaire pour un changement d’adresse personnelle
• Oublier de déclarer un changement de partie responsable dans les 60 jours
• Poster le formulaire au mauvais centre fiscal de l’IRS
• Omettre les numéros d’appartement, de bureau ou de pièce
• Utiliser un nom commercial au lieu de la dénomination légale de l’entreprise
• Oublier de joindre une procuration lorsqu’un représentant signe
• Envoyer le formulaire avec une déclaration de revenus au lieu de l’envoyer séparément

Formulaire 8822-B contre formulaire 8822

Ces deux formulaires sont faciles à confondre.

• Le formulaire 8822-B sert à mettre à jour l’adresse d’une entreprise ou les renseignements sur la partie responsable liés à un EIN.
• Le formulaire 8822 sert à changer une adresse personnelle.

Si votre adresse personnelle et votre adresse d’entreprise changent toutes les deux, vous devrez peut-être produire les deux formulaires.

Pourquoi le formulaire 8822-B est important pour la conformité d’une entreprise

Un dossier de l’IRS désuet peut créer des risques évitables. Des avis peuvent se perdre. Des échéances peuvent être manquées. Un changement de partie responsable peut ne jamais être correctement reflété dans le système de l’IRS.

Pour un fondateur, cela peut signifier plus de temps à démêler la correspondance et moins de temps consacré à l’entreprise. Garder vos dossiers d’entité à jour fait partie du maintien d’un dossier de conformité propre.

C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreux propriétaires d’entreprise mettent en place un processus simple de conformité autour de la constitution et du maintien continu. Lorsque vos dossiers, vos rappels et vos déclarations sont bien organisés, il est plus facile de rester en avance sur les exigences de l’IRS.

Comment Zenind peut aider

Zenind aide les propriétaires d’entreprise à rester organisés, de la constitution jusqu’à la conformité continue. Même si le formulaire 8822-B est un dépôt auprès de l’IRS, le fait d’avoir vos documents d’entité, vos dossiers de propriété et vos rappels de conformité réunis au même endroit facilite la gestion des mises à jour lorsque les renseignements sur l’entreprise changent.

Pour les fondateurs qui gèrent déjà les enregistrements, les obligations annuelles et les dossiers de la société, un flux de travail de conformité structuré peut faire gagner du temps et réduire les erreurs de dépôt.

Foire aux questions

Dois-je utiliser le formulaire 8822-B si mon entreprise a déménagé mais que mon adresse postale n’a pas changé?

Si l’emplacement physique de l’entreprise a changé, vous devriez utiliser le formulaire 8822-B pour mettre à jour l’IRS, même si l’adresse postale n’a pas changé.

Le formulaire 8822-B s’applique-t-il aux organismes sans but lucratif et aux organismes exonérés d’impôt?

Oui. Les organismes exonérés d’impôt devraient cocher la case appropriée sur le formulaire et suivre les instructions correspondant à leur situation de dépôt.

Puis-je changer mon adresse personnelle avec le formulaire 8822-B?

Non. Un changement d’adresse personnelle se déclare au moyen du formulaire 8822, et non du formulaire 8822-B.

Dois-je joindre le formulaire 8822-B à ma déclaration de revenus?

Non. Le formulaire ne doit pas être joint à une déclaration de revenus. Il est envoyé séparément au centre fiscal de l’IRS approprié.

Que se passe-t-il si un représentant signe le formulaire à ma place?

Si un représentant signe, joignez une copie de la procuration, comme le formulaire 2848, afin que l’IRS puisse traiter la demande.

Conclusion

Le formulaire 8822-B est le formulaire de l’IRS que les entreprises utilisent pour déclarer un changement d’adresse postale, d’emplacement de l’entreprise ou de renseignements sur la partie responsable. Si votre entité a un EIN, le maintien à jour de ce dossier aide à prévenir les avis manqués et à garder vos dossiers fiscaux exacts.

Déposez-le rapidement, postez-le au bon centre fiscal de l’IRS et assurez-vous que le formulaire est complet et signé par une personne autorisée. Une petite mise à jour maintenant peut éviter d’importants problèmes de conformité plus tard.