10 φορολογικές εκπτώσεις που πρέπει να γνωρίζουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων από το σπίτι

Μια επιχείρηση από το σπίτι μπορεί να είναι λιτή, ευέλικτη και κερδοφόρα, αλλά η φορολογική πλευρά λειτουργεί σωστά μόνο όταν τηρείτε καθαρά αρχεία και κατανοείτε ποια έξοδα εκπίπτουν πραγματικά. Η IRS γενικά επιτρέπει εκπτώσεις για συνήθη και αναγκαία επιχειρηματικά έξοδα, κάτι που σημαίνει ότι η δαπάνη πρέπει να είναι συνηθισμένη, χρήσιμη και κατάλληλη για την επιχείρησή σας. Για ιδρυτές που εργάζονται από το σπίτι, αυτό μπορεί να μεταφραστεί σε σημαντική εξοικονόμηση, εφόσον παρακολουθείτε σωστά τα έξοδα και δηλώνετε μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό των μικτών δαπανών. Δείτε τις οδηγίες της IRS στο Publication 334 και στο Topic 509.

Αν ξεκινάτε από το τραπέζι της κουζίνας, ένα εφεδρικό δωμάτιο ή το γκαράζ σας, οι καλές φορολογικές συνήθειες έχουν σημασία από την πρώτη μέρα. Η επιλογή της σωστής νομικής μορφής, το άνοιγμα ξεχωριστών επιχειρηματικών λογαριασμών και η τεκμηρίωση των δαπανών μπορούν να κάνουν την υποβολή δήλωσης ευκολότερη αργότερα. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να δημιουργήσουν μια επιχειρηματική βάση που υποστηρίζει αυτές τις συνήθειες, ειδικά όταν ο στόχος είναι να παραμένουν ξεκάθαρα διαχωρισμένα τα προσωπικά και τα επιχειρηματικά οικονομικά.

1. Έκπτωση για γραφείο στο σπίτι

Η έκπτωση για γραφείο στο σπίτι είναι η πιο γνωστή φορολογική ελάφρυνση για επιχειρήσεις από το σπίτι, αλλά έχει αυστηρούς κανόνες. Για να πληροίτε τις προϋποθέσεις, συνήθως πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα μέρος του σπιτιού σας αποκλειστικά και τακτικά για την επιχείρηση. Ο χώρος πρέπει επίσης να ικανοποιεί ένα από τα κριτήρια της IRS, όπως να αποτελεί τον κύριο τόπο επιχειρηματικής δραστηριότητας ή να είναι χώρος όπου συναντάτε πελάτες, ασθενείς ή αγοραστές στο πλαίσιο της συνήθους επιχειρηματικής σας δραστηριότητας. Η Publication 587 της IRS εξηγεί αναλυτικά τους κανόνες.

Συνήθως μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε δύο μεθόδους:

• Απλοποιημένη μέθοδος: Έκπτωση 5 δολάρια ανά τετραγωνικό πόδι επιλέξιμου χώρου γραφείου στο σπίτι, έως 300 τετραγωνικά πόδια.
• Κανονική μέθοδος: Κατανομή των πραγματικών εξόδων του σπιτιού με βάση το ποσοστό του σπιτιού που χρησιμοποιείται για την επιχείρηση.

Η κανονική μέθοδος μπορεί να επιτρέψει μεγαλύτερη έκπτωση, αλλά απαιτεί πιο προσεκτική τήρηση αρχείων. Η απλοποιημένη μέθοδος είναι ευκολότερη, ειδικά για νεότερες επιχειρήσεις που θέλουν να αποφύγουν πολύπλοκους υπολογισμούς.

2. Μερίδιο από τα έξοδα του σπιτιού

Αφού το γραφείο στο σπίτι σας πληροί τις προϋποθέσεις, ένα μέρος των εξόδων που σχετίζονται με το σπίτι μπορεί να γίνει εκπεστέο. Ανάλογα με τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει δαπάνες όπως:

• Ενοίκιο
• Τόκοι στεγαστικού δανείου
• Δημοτικοί ή άλλοι φόροι ακινήτων
• Ασφάλιση κατοικίας
• Λογαριασμοί κοινής ωφέλειας
• Επισκευές και συντήρηση

Η IRS περιορίζει την έκπτωση όταν η επιχειρηματική χρήση του σπιτιού σας αποφέρει μικρότερο ακαθάριστο εισόδημα από τα σχετικά έξοδα. Με άλλα λόγια, η έκπτωση για το home office δεν μπορεί να υπερβαίνει το εισόδημα που δημιουργείται από τη συγκεκριμένη επιχειρηματική χρήση μέσα στο τρέχον έτος, αν και ορισμένα ποσά μπορεί να μεταφερθούν σε επόμενα έτη υπό την κανονική μέθοδο. Δείτε την Publication 587 για τους κανόνες του ορίου έκπτωσης.

3. Υπηρεσία internet και τηλεφώνου

Οι περισσότερες επιχειρήσεις από το σπίτι βασίζονται σε τηλέφωνο και σύνδεση internet. Αν μια υπηρεσία χρησιμοποιείται εν μέρει για την επιχείρηση και εν μέρει για την προσωπική σας ζωή, εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό. Αν διατηρείτε ξεχωριστή γραμμή ή υπηρεσία που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την επιχείρηση, ενδέχεται να εκπίπτει ολόκληρο το κόστος.

Το κλειδί είναι η συνέπεια. Υπολογίστε το ποσοστό επιχειρηματικής χρήσης με λογικό τρόπο και κρατήστε τεκμηρίωση για το πώς κάνατε τον υπολογισμό.

4. Αναλώσιμα γραφείου και μικρά εργαλεία

Στυλό, χαρτί, μελάνι εκτυπωτή, ετικέτες αποστολής, φάκελοι, σημειωματάρια και παρόμοια αναλώσιμα γραφείου είναι τυπικά εκπεστέα έξοδα όταν χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση. Για πολλές επιχειρήσεις από το σπίτι, αυτά τα κόστη είναι μικρά μεμονωμένα αλλά σημαντικά σε ετήσια βάση.

Τα μεγαλύτερα αντικείμενα μπορεί να χρειάζονται διαφορετική φορολογική αντιμετώπιση. Ορισμένος εξοπλισμός εκπίπτει αμέσως, ενώ άλλες αγορές μπορεί να χρειαστεί να κεφαλαιοποιηθούν και να αποσβεστούν με την πάροδο του χρόνου. Η IRS αντιμετωπίζει αυτές τις αποφάσεις ως μέρος των ευρύτερων κανόνων για τα επιχειρηματικά έξοδα στην Publication 334.

5. Λογισμικό, φιλοξενία ιστοσελίδας και εργαλεία cloud

Τα ψηφιακά εργαλεία είναι συχνά απαραίτητα για μια σύγχρονη επιχείρηση από το σπίτι. Συνήθη εκπεστέα έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό τήρησης βιβλίων
• Εργαλεία τιμολόγησης και πληρωμών
• Φιλοξενία ιστοσελίδας
• Ανανέωση domain
• Πλατφόρμες email
• Εργαλεία cloud αποθήκευσης και συνεργασίας

Αν μια συνδρομή υποστηρίζει τη λειτουργία της επιχείρησης, συχνά εκπίπτει ως συνήθης και αναγκαία επιχειρηματική δαπάνη. Κρατήστε τιμολόγια και αρχεία ανανέωσης, ώστε να μπορείτε να δείξετε τη σύνδεση ανάμεσα στο κόστος και τη δραστηριότητα της επιχείρησης.

6. Διαφήμιση και μάρκετινγκ

Το μάρκετινγκ βοηθά τις επιχειρήσεις από το σπίτι να βρίσκουν πελάτες, οπότε αποτελεί βασικό λειτουργικό έξοδο και όχι πολυτέλεια. Τυπικά εκπεστέα κόστη μάρκετινγκ μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ψηφιακές διαφημίσεις
• Προώθηση στα social media
• Επαγγελματικές κάρτες
• Φυλλάδια
• Σχεδιασμό branding
• Προωθητικό υλικό
• Χορηγούμενο περιεχόμενο

Η IRS επιτρέπει επιχειρηματικά έξοδα που είναι συνήθη και αναγκαία, και η διαφήμιση συχνά πληροί αυτό το κριτήριο όταν στοχεύει στη δημιουργία επιχειρηματικών εσόδων. Αν η δαπάνη περιλαμβάνει και προσωπικό και επιχειρηματικό όφελος, μόνο το επιχειρηματικό μέρος ανήκει στη δήλωσή σας.

7. Επαγγελματικές αμοιβές και επιχειρηματικές υπηρεσίες

Πολλοί ιδρυτές αναθέτουν εξειδικευμένες εργασίες σε τρίτους για να παραμείνουν επικεντρωμένοι στις λειτουργίες. Αμοιβές που καταβάλλονται σε λογιστές, δικηγόρους, bookkeepers και συμβούλους μπορούν γενικά να εκπίπτουν όταν συνδέονται άμεσα με την επιχείρηση.

Αυτή η κατηγορία μπορεί επίσης να περιλαμβάνει υπηρεσίες όπως:

• Φορολογική προετοιμασία
• Επεξεργασία μισθοδοσίας
• Υπηρεσίες registered agent
• Υποστήριξη συμμόρφωσης
• Βοήθεια στη λογιστική παρακολούθηση

Για έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης από το σπίτι, η επαγγελματική υποστήριξη μπορεί να είναι κάτι περισσότερο από ευκολία. Μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή σφαλμάτων στην υποβολή, να διαφυλάξει τα αρχεία και να διατηρήσει την επιχείρηση σε καλή νομική κατάσταση.

8. Χιλιόμετρα και έξοδα οχήματος

Αν χρησιμοποιείτε το προσωπικό σας όχημα για την επιχείρηση, ενδέχεται να μπορείτε να εκπίπτετε τη συγκεκριμένη επιχειρηματική χρήση. Η IRS γενικά επιτρέπει δύο προσεγγίσεις:

• Μέθοδος τυπικού συντελεστή χιλιομέτρων
• Μέθοδος πραγματικών εξόδων

Τα τέλη στάθμευσης και τα διόδια που σχετίζονται με επαγγελματικά ταξίδια εκπίπτουν ξεχωριστά. Η καθημερινή μετακίνηση από το σπίτι σε έναν τακτικό χώρο εργασίας δεν εκπίπτει, επομένως είναι σημαντικό να ξεχωρίζετε τα επαγγελματικά από τα προσωπικά ταξίδια. Δείτε το Topic 510 της IRS για τους κανόνες σχετικά με τα οχήματα.

Κρατήστε ημερολόγιο χιλιομέτρων με την ημερομηνία, τον προορισμό, τον σκοπό και τα χιλιόμετρα που διανύθηκαν. Αυτό το αρχείο συχνά κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια τεκμηριωμένη έκπτωση και σε μια εκτίμηση που μπορεί να απορριφθεί.

9. Εκπαίδευση και κατάρτιση

Η κατάρτιση μπορεί να εκπίπτει όταν σας βοηθά να διατηρήσετε ή να βελτιώσετε τις δεξιότητες που ήδη χρησιμοποιείτε στην τρέχουσα επιχείρησή σας. Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Μαθήματα για το επάγγελμά σας
• Σεμινάρια που σχετίζονται με τις τρέχουσες υπηρεσίες σας
• Επαγγελματικές εκδόσεις του κλάδου
• Πιστοποιήσεις που διατηρούν την υπάρχουσα εξειδίκευση

Η εκπαίδευση δεν εκπίπτει αν σας προετοιμάζει για νέο επάγγελμα ή νέα επιχείρηση. Αυτή η διάκριση έχει σημασία, ειδικά για επιχειρηματίες που αλλάζουν πεδίο δραστηριότητας. Αν η κατάρτιση αποτελεί μέρος της διατήρησης της ανταγωνιστικότητάς σας στην επιχείρηση που ήδη έχετε, είναι πιο πιθανό να πληροί τις προϋποθέσεις.

10. Φόρος αυτοαπασχόλησης και ασφάλιση υγείας αυτοαπασχολούμενων

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων από το σπίτι συχνά ξεχνούν ότι οι φορολογικές ελαφρύνσεις δεν περιορίζονται στα παραδοσιακά έξοδα. Αν είστε αυτοαπασχολούμενος, ενδέχεται να μπορείτε να εκπίπτετε το ήμισυ του φόρου αυτοαπασχόλησής σας ως προσαρμογή στο εισόδημα. Οι οδηγίες της IRS στο Topic 554 εξηγούν αυτή την έκπτωση.

Μπορεί επίσης να πληροίτε τις προϋποθέσεις για την έκπτωση ασφάλισης υγείας αυτοαπασχολούμενων, εφόσον ικανοποιείτε τις απαιτήσεις της IRS. Αυτή η έκπτωση είναι γενικά προσαρμογή στο εισόδημα και όχι αναλυτική έκπτωση, και μπορεί να ισχύει για ασφάλιστρα που πληρώθηκαν για εσάς, τον/την σύζυγό σας, εξαρτώμενα πρόσωπα και επιλέξιμα παιδιά. Δείτε το Topic 502 για τους κανόνες.

Αυτές οι προσαρμογές δεν λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο όπως ένα έξοδο του Schedule C, αλλά εξακολουθούν να έχουν σημασία γιατί μπορούν να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα.

Γιατί έχουν σημασία η επιχειρηματική δομή και η τήρηση αρχείων

Μια ισχυρή στρατηγική εκπτώσεων ξεκινά πριν από την περίοδο υποβολής δηλώσεων. Διαχωρίστε τις προσωπικές από τις επιχειρηματικές δαπάνες, χρησιμοποιήστε ξεχωριστό επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό και φυλάξτε τις αποδείξεις καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Αυτές οι συνήθειες κάνουν ευκολότερη την τεκμηρίωση των εκπτώσεων στο Schedule C και, όπου ισχύει, στο Schedule SE και στο Schedule 1.

Για πολλούς ιδρυτές, η σύσταση LLC ή άλλης επιχειρηματικής οντότητας αποτελεί μέρος αυτής της πειθαρχίας. Αν και η φορολογική μεταχείριση εξαρτάται από τα πραγματικά περιστατικά και τις σχετικές εκλογές, μια καλά δομημένη επιχείρηση μπορεί να διευκολύνει την παρακολούθηση του εισοδήματος, την τεκμηρίωση των εξόδων και την παρουσίαση επαγγελματικής εικόνας σε πελάτες και προμηθευτές. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να χτίσουν αυτή τη βάση με υποστήριξη στη σύσταση και στη συμμόρφωση.

Τι συνήθως δεν πληροί τις προϋποθέσεις

Δεν εκπίπτει κάθε κόστος που συνδέεται με την εργασία από το σπίτι. Τα προσωπικά έξοδα παραμένουν προσωπικά, ακόμη κι αν εργάζεστε στο σπίτι. Συνήθη παραδείγματα μη εκπεστέων δαπανών περιλαμβάνουν:

• Καθαρά προσωπικά έξοδα νοικοκυριού
• Συνδρομές σε κοινωνικές λέσχες
• Προσωπική ψυχαγωγία
• Έξοδα νοικοκυριού που δεν συνδέονται με επιχειρηματική χρήση

Όταν μια δαπάνη έχει τόσο επιχειρηματική όσο και προσωπική χρήση, εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό και πρέπει να κρατάτε σαφή εξήγηση για τον τρόπο υπολογισμού του.

Πώς πρέπει να προετοιμάζονται οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων από το σπίτι για την υποβολή

Ένα απλό σύστημα τήρησης αρχείων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τον κίνδυνο ελέγχου. Ξεκινήστε με αυτές τις συνήθειες:

• Καταγράφετε έσοδα και έξοδα τη στιγμή που προκύπτουν
• Φυλάσσετε αποδείξεις, τιμολόγια και τραπεζικές καταστάσεις
• Καταγράφετε τα χιλιόμετρα την ίδια στιγμή που πραγματοποιούνται
• Κρατάτε μετρήσεις για το γραφείο στο σπίτι και λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Συμφωνείτε μηνιαία τις λογιστικές αναφορές

Η IRS αναμένει ότι το Schedule C θα περιλαμβάνει όλα τα επιτρεπόμενα επιχειρηματικά έξοδα, και τα καλά αρχεία βοηθούν να τα αποδείξετε. Αν χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής, ελέγχετε τακτικά τις κατηγορίες ώστε οι προσωπικές χρεώσεις να μην αναμιγνύονται με τα επιχειρηματικά αρχεία.

Έντυπα που πρέπει να γνωρίζετε

Οι περισσότερες επιχειρήσεις από το σπίτι δηλώνουν έσοδα και έξοδα στα εξής:

• Schedule C (Form 1040) για κέρδος ή ζημία επιχείρησης
• Schedule SE (Form 1040) για τον φόρο αυτοαπασχόλησης
• Schedule 1 (Form 1040) για ορισμένες προσαρμογές στο εισόδημα
• Form 8829 αν χρησιμοποιείτε την κανονική μέθοδο για την έκπτωση του γραφείου στο σπίτι

Το να γνωρίζετε τα έντυπα από νωρίς κάνει την υποβολή λιγότερο αγχωτική και σας βοηθά να οργανώσετε τα αρχεία με τον ίδιο τρόπο που η IRS αναμένει να δηλωθούν.

Τελικό συμπέρασμα

Οι φορολογικές εκπτώσεις για επιχειρήσεις από το σπίτι μπορούν να μειώσουν ουσιαστικά το φορολογητέο εισόδημα, αλλά μόνο όταν στηρίζονται σε καθαρά αρχεία και δηλώνονται σύμφωνα με τους κανόνες της IRS. Οι μεγαλύτερες ευκαιρίες συνήθως προέρχονται από την έκπτωση για το γραφείο στο σπίτι, την κατανομή των οικιακών εξόδων για επιχειρηματική χρήση, τα ψηφιακά εργαλεία, το μάρκετινγκ, τις επαγγελματικές αμοιβές, τα έξοδα οχήματος και τις προσαρμογές για την αυτοαπασχόληση.

Αν θέλετε η φορολογική πλευρά της επιχείρησής σας να παραμείνει οργανωμένη, χτίστε από νωρίς τη σωστή δομή, κρατήστε ξεχωριστές τις προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες και τεκμηριώστε κάθε έκπτωση καθώς προκύπτει. Αυτή είναι η πιο καθαρή διαδρομή προς μια πιο ισχυρή περίοδο υποβολής και μια πιο επαγγελματική συνολική επιχείρηση.