Πώς να επιπλήξετε έναν εργαζόμενο επαγγελματικά χωρίς να βλάψετε το ηθικό

Η διόρθωση της συμπεριφοράς των εργαζομένων είναι ένα από τα δυσκολότερα μέρη της διοίκησης μιας επιχείρησης. Μπορεί να είναι άβολη, ειδικά για ιδρυτές και μικρομεσαίους επιχειρηματίες που θέλουν να διατηρούν θετικό κλίμα, να κρατούν ταλαντούχα στελέχη και να προχωρά η ομάδα. Όμως η αποφυγή μιας δύσκολης συζήτησης σπάνια λύνει το πρόβλημα. Σε πολλές περιπτώσεις, επιτρέπει σε μικρά ζητήματα να εξελιχθούν σε επαναλαμβανόμενα λάθη, χαμένες προθεσμίες ή μοτίβα απόδοσης που βλάπτουν ολόκληρη την εταιρεία.

Ο στόχος μιας επίπληξης δεν είναι η τιμωρία. Είναι η διόρθωση της συμπεριφοράς, η επαναφορά των προσδοκιών και η προστασία της υγείας της επιχείρησης. Όταν γίνεται σωστά, μια επίπληξη μπορεί να ενισχύσει τη λογοδοσία, να εμβαθύνει την εμπιστοσύνη και να δώσει στον εργαζόμενο μια σαφή πορεία προς τη βελτίωση.

Για τους επιχειρηματίες στις ΗΠΑ που χτίζουν μια εταιρεία, αυτό έχει σημασία από νωρίς. Η ίδια πειθαρχία που σας βοηθά να ιδρύσετε μια επιχείρηση και να οργανώσετε τη λειτουργία της πρέπει να καθοδηγεί και τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε ανθρώπους. Καθαρά πρότυπα, σταθερή επικοινωνία και τεκμηριωμένες προσδοκίες είναι απαραίτητα αν θέλετε να αναπτυχθείτε υπεύθυνα.

Τι είναι πραγματικά μια επίπληξη

Η επίπληξη είναι μια τυπική ή άτυπη διόρθωση που δίνεται όταν η συμπεριφορά, η απόδοση ή ο επαγγελματισμός ενός εργαζομένου υπολείπονται όσων απαιτεί ο ρόλος. Διαφέρει από την απλή ανατροφοδότηση. Διαφέρει επίσης από την απόλυση.

Μια καλή επίπληξη κάνει τρία πράγματα:

• Εντοπίζει το συγκεκριμένο ζήτημα.
• Εξηγεί γιατί η συμπεριφορά έχει σημασία.
• Δηλώνει τι πρέπει να αλλάξει και μέχρι πότε.

Αν ο εργαζόμενος δεν μπορεί να καταλάβει ακριβώς τι πήγε στραβά και πώς μοιάζει η επιτυχία από εδώ και πέρα, η επίπληξη δεν ήταν αποτελεσματική.

Γιατί η ευθύτητα λειτουργεί καλύτερα από το να «μαλακώνετε» το μήνυμα

Πολλοί προϊστάμενοι προσπαθούν να αμβλύνουν την κριτική με υπερβολικό έπαινο ή ασαφή γλώσσα. Η πρόθεση είναι καλή, αλλά το αποτέλεσμα είναι συχνά σύγχυση. Αν το διορθωτικό μήνυμα είναι θαμμένο ανάμεσα σε άσχετα κομπλιμέντα, ο εργαζόμενος μπορεί να φύγει από τη συζήτηση χωρίς να έχει κατανοήσει τη σοβαρότητα του ζητήματος.

Η ευθύτητα δεν είναι το ίδιο με την εχθρικότητα. Μπορείτε να είστε σεβαστικοί και ταυτόχρονα σαφείς. Στην πραγματικότητα, η σαφήνεια είναι συχνά η πιο σεβαστική προσέγγιση, γιατί δίνει στον εργαζόμενο μια δίκαιη ευκαιρία να βελτιωθεί.

Όταν οι προϊστάμενοι είναι υπερβολικά έμμεσοι, δημιουργούν αρκετά προβλήματα:

• Ο εργαζόμενος μπορεί να μη συνειδητοποιήσει ότι η συμπεριφορά πρέπει να αλλάξει.
• Τα επαναλαμβανόμενα προβλήματα μπορεί να συνεχιστούν ανεξέλεγκτα.
• Άλλα μέλη της ομάδας μπορεί να παρατηρήσουν ασυνέπεια και να χάσουν την εμπιστοσύνη τους στη διοίκηση.
• Ο προϊστάμενος μπορεί να νιώσει δυσαρέσκεια επειδή δεν αντιμετώπισε σωστά το ζήτημα.

Μια άμεση, επαγγελματική επίπληξη αποφεύγει αυτά τα αποτελέσματα.

Πριν επιπλήξετε, ελέγξτε τα γεγονότα

Μην διορθώνετε έναν εργαζόμενο με βάση υποθέσεις, εκνευρισμό ή κακή διάθεση. Πριν μιλήσετε, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε την κατάσταση.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Τι ακριβώς συνέβη;
• Πότε συνέβη;
• Ήταν αυτό ένα μεμονωμένο περιστατικό ή ένα μοτίβο;
• Ποιο πρότυπο ή ποια πολιτική δεν τηρήθηκε;
• Έχω τεκμηρίωση, παραδείγματα ή πληροφορίες από μάρτυρες;

Αν το ζήτημα αφορά την απόδοση, συγκρίνετε την εργασία του εργαζομένου με τις προσδοκίες της θέσης. Αν αφορά τη συμπεριφορά, εντοπίστε την πολιτική, τον κώδικα δεοντολογίας ή το πρότυπο χώρου εργασίας που παραβιάστηκε.

Είναι επίσης σοφό να διαχωρίζετε το άτομο από το πρόβλημα. Διορθώνετε τη συμπεριφορά, όχι τον χαρακτήρα.

Πώς να δώσετε μια επίπληξη επαγγελματικά

1. Αντιμετωπίστε το ζήτημα άμεσα

Μην περιμένετε τόσο ώστε ο εργαζόμενος να υποθέσει ότι η συμπεριφορά είναι αποδεκτή. Η έγκαιρη ανατροφοδότηση είναι πιο χρήσιμη, πιο ακριβής και ευκολότερη να εφαρμοστεί.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αντιδράσετε με θυμό. Αν χρειάζεται, κάντε μια σύντομη παύση, συγκεντρώστε τις σημειώσεις σας και προγραμματίστε τη συζήτηση το συντομότερο δυνατό.

2. Κάντε τη συζήτηση ιδιωτικά

Μια επίπληξη δεν πρέπει ποτέ να δίνεται μπροστά σε συναδέλφους. Η δημόσια διόρθωση μπορεί να προκαλέσει αμηχανία, δυσαρέσκεια και περιττή φθορά στο ηθικό.

Οι ιδιωτικές συζητήσεις προστατεύουν την αξιοπρέπεια και δημιουργούν ένα ασφαλέστερο περιβάλλον για ειλικρινή διάλογο.

3. Να είστε συγκεκριμένοι

Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα παραδείγματα αντί για γενικές δηλώσεις. Για παράδειγμα, αντί να πείτε «η δουλειά σας ήταν πρόχειρη», πείτε «η αναφορά προς τον πελάτη που υποβλήθηκε την Τρίτη περιείχε τρία πραγματολογικά λάθη και δεν ακολούθησε τις απαιτήσεις μορφοποίησης που είχαμε συζητήσει».

Η συγκεκριμένη ανατροφοδότηση είναι ευκολότερη στην κατανόηση και δυσκολότερη στην αμφισβήτηση.

4. Εστιάστε στη συμπεριφορά, όχι στην προσωπικότητα

Πείτε τι έκανε ο εργαζόμενος, όχι τι άνθρωπος είναι. Αποφύγετε χαρακτηρισμούς όπως απρόσεκτος, τεμπέλης, αγενής ή αντιεπαγγελματικός, εκτός αν αναφέρετε τεκμηριωμένο μοτίβο και επίσημη διαδικασία.

Η καλύτερη διατύπωση ακούγεται κάπως έτσι:

• «Η προθεσμία χάθηκε δύο φορές αυτόν τον μήνα.»
• «Το τηλεφώνημα με τον πελάτη έληξε πριν επιλυθεί το ζήτημα.»
• «Η αναφορά εξόδων υποβλήθηκε χωρίς αποδείξεις.»

Αυτό κρατά τη συζήτηση γεγονoτική και επαγγελματική.

5. Κρατήστε το μήνυμα εστιασμένο

Μην αραδιάζετε κάθε παράπονο που έχετε συσσωρεύσει τους τελευταίους μήνες. Αντιμετωπίστε το ζήτημα που έχετε μπροστά σας. Αν υπάρχουν πολλαπλά προβλήματα, δώστε προτεραιότητα στο σοβαρότερο και χειριστείτε τα υπόλοιπα ξεχωριστά.

Όταν οι προϊστάμενοι κατακλύζουν τους εργαζομένους με μια μακρά λίστα ελαττωμάτων, το μήνυμα αποδυναμώνεται και ο εργαζόμενος μένει μπερδεμένος ή αμυντικός.

6. Δηλώστε το αναμενόμενο πρότυπο

Μια επίπληξη είναι ελλιπής αν δεν εξηγείτε και τη σωστή συμπεριφορά. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ξέρουν πώς μοιάζει το «σωστό».

Για παράδειγμα:

• «Οι αναφορές πρέπει να υποβάλλονται μέχρι τις 4 μ.μ. την Παρασκευή.»
• «Τα email πελατών πρέπει να απαντώνται εντός μίας εργάσιμης ημέρας.»
• «Αν δεν προλάβετε μια προθεσμία, πρέπει να με ενημερώσετε πριν αυτή παρέλθει.»

Οι σαφείς προσδοκίες αφαιρούν την ασάφεια.

7. Δώστε στον εργαζόμενο την ευκαιρία να απαντήσει

Μια διορθωτική συζήτηση δεν πρέπει να είναι μονόλογος. Αφού εξηγήσετε το ζήτημα, ζητήστε την οπτική του εργαζομένου.

Μπορεί να μάθετε ότι υπάρχει κενό στη διαδικασία, πρόβλημα φόρτου εργασίας ή μια παρεξήγηση που πρέπει να αντιμετωπιστεί. Ακόμη κι αν η εξήγηση δεν δικαιολογεί τη συμπεριφορά, η ακρόαση βοηθά να διαχειριστείτε την κατάσταση δίκαια.

8. Συμφωνήστε στα επόμενα βήματα

Κλείστε τη συζήτηση με ένα σαφές σχέδιο δράσης. Αποφασίστε τι θα αλλάξει, ποιος είναι υπεύθυνος και πώς θα μετρηθεί η πρόοδος.

Ένα πρακτικό πλάνο παρακολούθησης μπορεί να περιλαμβάνει:

• Αναθεωρημένη προθεσμία ή ροή εργασίας.
• Επιπλέον εκπαίδευση.
• Τακτικά check-ins.
• Γραπτή επιβεβαίωση των προσδοκιών.

Αν απαιτείται βελτίωση, πείτε το ξεκάθαρα.

9. Τεκμηριώστε τη συζήτηση

Κρατήστε γραπτό αρχείο του ζητήματος, της ημερομηνίας της συζήτησης, των προσδοκιών που θέσατε και κάθε συμφωνημένου follow-up. Η τεκμηρίωση προστατεύει την επιχείρηση και σας βοηθά να παραμένετε συνεπείς αν το πρόβλημα συνεχιστεί.

Για αναπτυσσόμενες εταιρείες, η τεκμηρίωση είναι ιδιαίτερα σημαντική. Τα σαφή αρχεία στηρίζουν καλύτερες διοικητικές αποφάσεις και μειώνουν τον κίνδυνο άνισης μεταχείρισης.

Τι να μην κάνετε κατά τη διάρκεια μιας επίπληξης

Ορισμένα λάθη κάνουν μια διορθωτική συζήτηση λιγότερο αποτελεσματική και πιο επιζήμια.

Αποφύγετε αυτά τα συνηθισμένα σφάλματα:

• Δίνετε κριτική δημόσια.
• Χρησιμοποιείτε σαρκασμό, απειλές ή εξευτελισμό.
• Μιλάτε με ασαφείς γενικότητες.
• Ανακατεύετε άσχετο έπαινο με σοβαρή διορθωτική ανατροφοδότηση.
• Επιτίθεστε στην προσωπικότητα του εργαζομένου.
• Επαναφέρετε παλιά λάθη που έχουν ήδη επιλυθεί.
• Δεν ορίζετε το επόμενο βήμα.

Κάθε ένα από αυτά αποδυναμώνει το μήνυμα και μπορεί να δημιουργήσει περιττή σύγκρουση.

Παράδειγμα επαγγελματικής επίπληξης

Ακολουθεί μια απλή δομή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

«Θέλω να συζητήσουμε την παράδοση που χάθηκε χθες. Η ενημέρωση του έργου έπρεπε να σταλεί στις 2 μ.μ., αλλά στάλθηκε το επόμενο πρωί. Αυτό προκάλεσε καθυστέρηση για την ομάδα και επηρέασε το χρονοδιάγραμμα του πελάτη. Από εδώ και πέρα, χρειάζομαι να τηρείτε τη συμφωνημένη προθεσμία ή να με ενημερώνετε εκ των προτέρων αν υπάρχει πρόβλημα. Πείτε μου τι σας εμπόδισε και ας φροντίσουμε να μην ξανασυμβεί.»

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί επειδή είναι:

• Άμεση.
• Συγκεκριμένη.
• Ήρεμη.
• Εστιασμένη στο μέλλον.
• Σεβαστική.

Πότε μια προφορική επίπληξη δεν αρκεί

Ορισμένες καταστάσεις απαιτούν περισσότερα από μια συζήτηση. Αν το ζήτημα συνεχίζεται μετά την ανατροφοδότηση ή αν η παραβατική συμπεριφορά είναι σοβαρή, μπορεί να χρειαστείτε επίσημη πειθαρχική διαδικασία.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Επαναλαμβανόμενα προβλήματα παρουσίας.
• Συνεχείς χαμένες προθεσμίες.
• Παραβιάσεις πολιτικής του χώρου εργασίας.
• Αντιεπαγγελματική συμπεριφορά προς πελάτες ή συναδέλφους.
• Κακή χρήση εταιρικής περιουσίας ή ευαίσθητων πληροφοριών.

Σε αυτό το στάδιο, η επιχείρηση θα πρέπει να ακολουθεί με συνέπεια τις εσωτερικές της πολιτικές. Αν δεν είστε βέβαιοι ποια διαδικασία ισχύει, συμβουλευτείτε τον δικηγόρο εργασιακών θεμάτων ή τον σύμβουλο HR πριν κάνετε το επόμενο βήμα.

Πώς οι επίπληξεις βοηθούν μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση

Για τους ιδρυτές, η διαχείριση προβλημάτων εργαζομένων από νωρίς αποτελεί μέρος της οικοδόμησης μιας σταθερής εταιρικής κουλτούρας. Οι συνήθειες που θέτετε στα πρώτα χρόνια μιας επιχείρησης διαμορφώνουν τον τρόπο λειτουργίας της ομάδας αργότερα.

Μια προσεγμένη διαδικασία επίπληξης σάς βοηθά να:

• Διατηρείτε τα πρότυπα καθώς μεγαλώνει η ομάδα.
• Μειώνετε τα επαναλαμβανόμενα προβλήματα απόδοσης.
• Δείχνετε στους εργαζομένους ότι οι προσδοκίες ισχύουν για όλους.
• Χτίζετε κουλτούρα λογοδοσίας.
• Προστατεύετε την επιχείρηση από προβλήματα που μπορούν να αποφευχθούν.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νέους εργοδότες που μαθαίνουν να διαχειρίζονται ανθρώπους ενώ ταυτόχρονα χειρίζονται λειτουργίες, συμμόρφωση και ανάπτυξη. Μια ισχυρή εταιρεία δεν ιδρύεται σωστά μόνο. Διοικείται και με συνέπεια.

Μια απλή λίστα ελέγχου για επίπληξη

Πριν γίνει η συζήτηση, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να απαντήσετε στις εξής ερωτήσεις:

• Τι συνέβη;
• Γιατί αποτελεί πρόβλημα;
• Ποια προσδοκία δεν τηρήθηκε;
• Ποιο αποτέλεσμα θέλω τώρα;
• Πώς θα τεκμηριώσω τη συζήτηση;
• Ποια ημερομηνία παρακολούθησης πρέπει να ορίσω;

Αν δεν μπορείτε να απαντήσετε καθαρά σε αυτές τις ερωτήσεις, κάντε παύση και συγκεντρώστε περισσότερες πληροφορίες.

Τελικές σκέψεις

Η επίπληξη ενός εργαζομένου δεν είναι ποτέ ευχάριστη, αλλά είναι ένα φυσιολογικό και αναγκαίο μέρος της ηγεσίας. Όταν αντιμετωπίζετε τα προβλήματα άμεσα, ιδιωτικά και με συγκεκριμένο τρόπο, δίνετε στον εργαζόμενο μια δίκαιη ευκαιρία να βελτιωθεί, ενώ προστατεύετε την επιχείρηση από αποφεύξιμα λάθη.

Οι καλύτεροι προϊστάμενοι δεν είναι εκείνοι που αποφεύγουν τις δύσκολες συζητήσεις. Είναι εκείνοι που τις χειρίζονται με σαφήνεια, συνέπεια και σεβασμό.

Για ιδρυτές και μικρομεσαίους επιχειρηματίες, αυτή η πειθαρχία υποστηρίζει τόσο ισχυρότερες ομάδες όσο και υγιέστερες εταιρείες.