Cách khiển trách nhân viên một cách chuyên nghiệp mà không làm giảm tinh thần làm việc

Chỉnh sửa hành vi của nhân viên là một trong những phần khó nhất khi điều hành doanh nghiệp. Việc này có thể gây khó xử, đặc biệt đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, những người muốn giữ tinh thần tích cực, giữ chân nhân tài và duy trì đà làm việc của cả đội ngũ. Nhưng né tránh một cuộc trao đổi khó khăn hiếm khi giải quyết được vấn đề. Trong nhiều trường hợp, điều đó chỉ khiến những vấn đề nhỏ trở thành lỗi lặp lại, trễ hạn hoặc các mô hình hiệu suất gây hại cho toàn bộ công ty.

Mục tiêu của một lời khiển trách không phải là trừng phạt. Mục tiêu là chỉnh sửa hành vi, thiết lập lại kỳ vọng và bảo vệ sức khỏe của doanh nghiệp. Khi được xử lý tốt, một lời khiển trách có thể cải thiện tinh thần trách nhiệm, củng cố niềm tin và giúp nhân viên có một lộ trình rõ ràng để tiến bộ.

Đối với các doanh nhân tại Hoa Kỳ đang xây dựng công ty, điều này đặc biệt quan trọng ngay từ giai đoạn đầu. Kỷ luật giống như cách bạn thành lập doanh nghiệp và thiết lập vận hành cũng nên dẫn dắt cách bạn quản lý con người. Tiêu chuẩn rõ ràng, giao tiếp nhất quán và kỳ vọng được ghi chép là những yếu tố thiết yếu nếu bạn muốn mở rộng một cách có trách nhiệm.

Lời khiển trách thực sự là gì

Lời khiển trách là một hình thức nhắc nhở chính thức hoặc không chính thức được đưa ra khi hành vi, hiệu suất hoặc tính chuyên nghiệp của nhân viên không đáp ứng yêu cầu của vị trí. Nó khác với góp ý thông thường. Nó cũng khác với việc chấm dứt hợp đồng lao động.

Một lời khiển trách tốt thực hiện ba việc:

• Xác định vấn đề cụ thể.
• Giải thích vì sao hành vi đó quan trọng.
• Nêu rõ điều gì phải thay đổi và khi nào.

Nếu nhân viên không thể nói rõ điều gì đã sai và thành công sẽ trông như thế nào sau đó, thì lời khiển trách đó chưa hiệu quả.

Vì sao sự thẳng thắn hiệu quả hơn việc làm mềm thông điệp

Nhiều nhà quản lý cố làm dịu lời phê bình bằng quá nhiều lời khen hoặc ngôn ngữ mơ hồ. Ý định thì tốt, nhưng kết quả thường là gây nhầm lẫn. Nếu thông điệp chỉnh sửa bị chôn giữa những lời khen không liên quan, nhân viên có thể rời cuộc trao đổi mà không hiểu mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

Thẳng thắn không đồng nghĩa với thô lỗ. Bạn có thể tôn trọng mà vẫn rõ ràng. Thực tế, sự rõ ràng thường là cách tôn trọng nhất vì nó cho nhân viên một cơ hội công bằng để cải thiện.

Khi nhà quản lý quá vòng vo, họ tạo ra một số vấn đề:

• Nhân viên có thể không nhận ra rằng hành vi cần thay đổi.
• Các vấn đề lặp lại có thể tiếp diễn không được xử lý.
• Các thành viên khác trong nhóm có thể nhận thấy sự thiếu nhất quán và mất niềm tin vào lãnh đạo.
• Nhà quản lý có thể cảm thấy bực bội vì đã không xử lý vấn đề đúng cách.

Một lời khiển trách trực tiếp và chuyên nghiệp sẽ tránh được những hệ quả đó.

Trước khi khiển trách, hãy kiểm tra sự thật

Đừng chỉnh sửa nhân viên dựa trên suy đoán, bực tức hoặc tâm trạng xấu. Trước khi nói chuyện, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ tình huống.

Hãy tự hỏi:

• Chính xác điều gì đã xảy ra?
• Nó xảy ra khi nào?
• Đây là vấn đề một lần hay là một mô hình lặp lại?
• Tiêu chuẩn hoặc chính sách nào đã bị bỏ qua?
• Tôi có tài liệu, ví dụ hoặc thông tin từ nhân chứng không?

Nếu vấn đề liên quan đến hiệu suất, hãy so sánh công việc của nhân viên với kỳ vọng của vị trí. Nếu liên quan đến hành vi, hãy xác định chính sách, quy tắc ứng xử hoặc tiêu chuẩn nơi làm việc nào đã bị vi phạm.

Bạn cũng nên tách con người ra khỏi vấn đề. Bạn đang chỉnh sửa hành vi, không phải tấn công tính cách.

Cách đưa ra lời khiển trách một cách chuyên nghiệp

1. Xử lý vấn đề kịp thời

Đừng chờ quá lâu đến mức nhân viên nghĩ rằng hành vi đó là chấp nhận được. Phản hồi kịp thời hữu ích hơn, chính xác hơn và dễ thực hiện hơn.

Điều đó không có nghĩa là bạn nên phản ứng trong cơn giận. Nếu cần, hãy tạm dừng một chút, chuẩn bị ghi chú và sắp xếp cuộc trao đổi sớm nhất có thể.

2. Trao đổi riêng tư

Không bao giờ nên khiển trách nhân viên trước mặt đồng nghiệp. Việc chỉnh sửa công khai có thể gây xấu hổ, oán giận và làm giảm tinh thần làm việc không cần thiết.

Trao đổi riêng tư giúp bảo toàn phẩm giá và tạo ra một môi trường an toàn hơn cho cuộc thảo luận trung thực.

3. Hãy cụ thể

Dùng ví dụ cụ thể thay vì những nhận xét chung chung. Ví dụ, thay vì nói: “Công việc của bạn khá cẩu thả,” hãy nói: “Bản báo cáo khách hàng nộp vào thứ Ba có ba lỗi तथ्य và không đáp ứng yêu cầu định dạng mà chúng ta đã thảo luận.”

Phản hồi cụ thể sẽ dễ hiểu hơn và khó tranh cãi hơn.

4. Tập trung vào hành vi, không phải tính cách

Nói về việc nhân viên đã làm gì, không phải họ là kiểu người như thế nào. Tránh các nhãn như cẩu thả, lười biếng, thô lỗ hoặc thiếu chuyên nghiệp, trừ khi bạn đang viện dẫn một mô hình hành vi đã được ghi nhận và quy trình chính thức.

Ngôn ngữ tốt hơn sẽ như sau:

• “Hạn chót đã bị trễ hai lần trong tháng này.”
• “Cuộc gọi với khách hàng kết thúc trước khi vấn đề được giải quyết.”
• “Báo cáo chi phí đã được nộp mà không có biên lai.”

Cách này giữ cho cuộc trao đổi mang tính факт và chuyên nghiệp.

5. Giữ trọng tâm hẹp

Đừng dốc hết mọi phàn nàn bạn đã tích lũy trong nhiều tháng. Hãy xử lý vấn đề trước mắt. Nếu có nhiều vấn đề, hãy ưu tiên vấn đề nghiêm trọng nhất và xử lý các vấn đề còn lại riêng biệt.

Khi nhà quản lý dồn cho nhân viên một danh sách dài lỗi sai, thông điệp sẽ bị loãng và nhân viên rời cuộc trao đổi trong trạng thái bối rối hoặc phòng thủ.

6. Nêu rõ tiêu chuẩn mong đợi

Một lời khiển trách là chưa đầy đủ nếu bạn không giải thích hành vi đúng. Nhân viên cần biết thế nào là “tốt”.

Ví dụ:

• “Báo cáo phải được nộp trước 4 giờ chiều thứ Sáu.”
• “Email của khách hàng cần được phản hồi trong vòng một ngày làm việc.”
• “Nếu bạn sẽ trễ hạn, bạn phải báo cho tôi trước khi thời hạn kết thúc.”

Kỳ vọng rõ ràng sẽ loại bỏ sự mơ hồ.

7. Cho nhân viên cơ hội phản hồi

Một cuộc trao đổi chỉnh sửa không nên là độc thoại. Sau khi bạn giải thích vấn đề, hãy hỏi quan điểm của họ.

Bạn có thể biết rằng có lỗ hổng trong quy trình, vấn đề khối lượng công việc hoặc một sự hiểu lầm cần được giải quyết. Ngay cả khi lời giải thích không bào chữa được cho hành vi, việc lắng nghe vẫn giúp bạn xử lý tình huống công bằng hơn.

8. Thống nhất các bước tiếp theo

Kết thúc cuộc trao đổi bằng một kế hoạch hành động rõ ràng. Quyết định điều gì sẽ thay đổi, ai chịu trách nhiệm và tiến độ sẽ được đo lường như thế nào.

Một bước theo dõi thực tế có thể bao gồm:

• Điều chỉnh lại thời hạn hoặc quy trình làm việc.
• Đào tạo bổ sung.
• Họp kiểm tra định kỳ.
• Xác nhận kỳ vọng bằng văn bản.

Nếu cần cải thiện, hãy nói rõ điều đó.

9. Ghi chép lại cuộc trao đổi

Lưu lại hồ sơ bằng văn bản về vấn đề, ngày trao đổi, kỳ vọng bạn đã đặt ra và bất kỳ bước theo dõi nào đã thống nhất. Ghi chép giúp bảo vệ doanh nghiệp và giúp bạn duy trì tính nhất quán nếu vấn đề tiếp diễn.

Đối với các công ty đang phát triển, việc ghi chép đặc biệt quan trọng. Hồ sơ rõ ràng hỗ trợ các quyết định quản lý tốt hơn và giảm rủi ro đối xử thiếu nhất quán.

Những điều không nên làm khi khiển trách

Một số sai lầm khiến cuộc trao đổi chỉnh sửa kém hiệu quả và gây tổn hại nhiều hơn.

Tránh những lỗi phổ biến sau:

• Phê bình trước đám đông.
• Dùng mỉa mai, đe dọa hoặc làm nhục.
• Nói theo cách chung chung, mơ hồ.
• Pha trộn lời khen không liên quan với phản hồi chỉnh sửa nghiêm túc.
• Tấn công tính cách của nhân viên.
• Lôi lại những sai lầm cũ đã được giải quyết.
• Không xác định bước tiếp theo.

Mỗi điều trên đều làm suy yếu thông điệp và có thể tạo ra xung đột không cần thiết.

Ví dụ về một lời khiển trách chuyên nghiệp

Dưới đây là một cấu trúc đơn giản bạn có thể sử dụng:

“Tôi muốn trao đổi về đầu việc bị trễ hôm qua. Bản cập nhật dự án đã đến hạn lúc 2 giờ chiều, nhưng đến sáng nay mới được gửi đi. Điều đó đã làm chậm tiến độ của cả nhóm và ảnh hưởng đến lịch trình của khách hàng. Từ bây giờ, tôi cần bạn đáp ứng thời hạn đã thống nhất hoặc báo cho tôi trước nếu có vấn đề. Hãy cho tôi biết điều gì đã cản trở, và chúng ta sẽ নিশ্চিত bảo việc này không lặp lại.”

Cách tiếp cận này hiệu quả vì nó:

• Trực tiếp.
• Cụ thể.
• Bình tĩnh.
• Hướng về tương lai.
• Tôn trọng.

Khi lời khiển trách bằng miệng là chưa đủ

Một số tình huống cần hơn một cuộc trao đổi. Nếu vấn đề tiếp diễn sau khi đã góp ý, hoặc nếu hành vi sai trái nghiêm trọng, bạn có thể cần dùng quy trình kỷ luật chính thức.

Ví dụ bao gồm:

• Vấn đề đi làm đúng giờ lặp đi lặp lại.
• Liên tục trễ hạn.
• Vi phạm chính sách nơi làm việc.
• Ứng xử thiếu chuyên nghiệp với khách hàng hoặc đồng nghiệp.
• Lạm dụng tài sản công ty hoặc thông tin nhạy cảm.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên tuân thủ nhất quán các chính sách nội bộ của mình. Nếu bạn không chắc quy trình nào áp dụng, hãy tham khảo luật sư lao động hoặc cố vấn nhân sự trước khi thực hiện bước tiếp theo.

Lời khiển trách giúp doanh nghiệp đang phát triển như thế nào

Đối với các nhà sáng lập, xử lý vấn đề nhân sự sớm là một phần của việc xây dựng văn hóa công ty ổn định. Những thói quen bạn đặt ra trong những năm đầu của doanh nghiệp sẽ định hình cách cả đội ngũ vận hành về sau.

Một quy trình khiển trách được suy nghĩ kỹ sẽ giúp bạn:

• Giữ vững tiêu chuẩn khi đội ngũ phát triển.
• Giảm các vấn đề hiệu suất lặp lại.
• Cho nhân viên thấy rằng kỳ vọng áp dụng cho mọi người.
• Xây dựng văn hóa trách nhiệm.
• Bảo vệ doanh nghiệp khỏi những vấn đề có thể phòng tránh.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà tuyển dụng mới đang học cách quản lý con người trong khi vẫn phải xử lý vận hành, tuân thủ và tăng trưởng. Một công ty mạnh không chỉ được thành lập đúng cách. Nó còn phải được quản lý nhất quán.

Danh sách kiểm tra đơn giản cho việc khiển trách

Trước khi trao đổi, hãy chắc rằng bạn có thể trả lời những câu hỏi sau:

• Điều gì đã xảy ra?
• Vì sao đó là vấn đề?
• Kỳ vọng nào đã bị bỏ sót?
• Tôi muốn kết quả nào lúc này?
• Tôi sẽ ghi chép cuộc trao đổi như thế nào?
• Tôi nên đặt ngày theo dõi nào?

Nếu bạn không thể trả lời rõ ràng những câu hỏi đó, hãy tạm dừng và thu thập thêm thông tin.

Kết luận

Khiển trách nhân viên không bao giờ dễ chịu, nhưng đó là một phần bình thường và cần thiết của vai trò lãnh đạo. Khi bạn xử lý vấn đề kịp thời, riêng tư và cụ thể, bạn cho nhân viên một cơ hội công bằng để cải thiện trong khi vẫn bảo vệ doanh nghiệp khỏi những sai lầm có thể tránh được.

Những nhà quản lý giỏi nhất không phải là những người né tránh các cuộc trao đổi khó khăn. Họ là những người xử lý chúng bằng sự rõ ràng, nhất quán và tôn trọng.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, kỷ luật đó hỗ trợ cả đội ngũ mạnh hơn lẫn doanh nghiệp lành mạnh hơn.