Hogyan inthetünk meg egy alkalmazottat szakszerűen anélkül, hogy rombolnánk a morált

Az alkalmazotti viselkedés korrigálása az egyik legnehezebb része egy vállalkozás vezetésének. Kellemetlennek tűnhet, különösen az alapítók és a kisvállalkozók számára, akik szeretnének pozitívak maradni, megtartani a tehetségeket, és mozgásban tartani a csapatot. A nehéz beszélgetés elkerülése azonban ritkán oldja meg a problémát. Sok esetben csak azt eredményezi, hogy a kisebb hibák ismétlődő tévedésekké, elmulasztott határidőkké vagy olyan teljesítménymintákká válnak, amelyek az egész céget terhelik.

A megrovás célja nem a büntetés. A cél a viselkedés korrigálása, az elvárások újrarendezése és az üzlet egészségének védelme. Ha jól kezelik, a megrovás javíthatja az elszámoltathatóságot, erősítheti a bizalmat, és világos utat adhat az alkalmazottnak a továbblépéshez.

Az Egyesült Államokban vállalkozást építő vállalkozók számára ez már korán fontos. Ugyanaz a fegyelem, amely segít a vállalkozás megalapításában és a működés kialakításában, abban is irányt kell hogy mutasson, hogyan vezeti az embereket. A világos standardok, a következetes kommunikáció és a dokumentált elvárások alapvetőek, ha felelősen szeretne növekedni.

Mi is valójában a megrovás?

A megrovás egy formális vagy informális korrekció, amelyet akkor adnak, amikor egy alkalmazott viselkedése, teljesítménye vagy szakmaisága elmarad az adott pozíció követelményeitől. Ez különbözik a kötetlen visszajelzéstől. És különbözik az elbocsátástól is.

Egy jó megrovás három dolgot tesz:

• Meghatározza a konkrét problémát.
• Elmagyarázza, miért fontos a viselkedés.
• Kimondja, minek kell változnia, és meddig.

Ha az alkalmazott nem tudja pontosan, mi ment félre, és hogyan néz ki a siker a következő alkalommal, akkor a megrovás nem volt hatékony.

Miért működik jobban a közvetlenség, mint az üzenet puhítása?

Sok vezető megpróbálja tompítani a kritikát túl sok dicsérettel vagy homályos megfogalmazással. A szándék kedves, az eredmény azonban gyakran zavaró. Ha a korrekciós üzenet nem kellően egyértelmű, és egyéb, oda nem tartozó dicséretek közé van rejtve, az alkalmazott úgy távozhat a beszélgetésből, hogy nem érti a probléma súlyát.

A közvetlenség nem azonos az ellenségességgel. Lehet valaki tiszteletteljes, miközben egyértelmű is. Valójában az egyértelműség gyakran a legtisztességesebb megközelítés, mert valódi esélyt ad az alkalmazottnak a javulásra.

Amikor a vezetők túl indirektek, több problémát is okoznak:

• Az alkalmazott nem veszi észre, hogy a viselkedésen változtatni kell.
• Az ismétlődő problémák ellenőrizetlenül folytatódhatnak.
• Más csapattagok észrevehetik az inkonzisztenciát, és elveszíthetik a bizalmukat a vezetésben.
• A vezető neheztelhet, amiért nem kezelte megfelelően a problémát.

Egy közvetlen, professzionális megrovás elkerüli ezeket a következményeket.

Mielőtt megrovást adna, ellenőrizze a tényeket

Ne javítson ki egy alkalmazottat feltételezések, frusztráció vagy rossz hangulat alapján. Mielőtt megszólal, győződjön meg róla, hogy érti a helyzetet.

Tegye fel magának a következő kérdéseket:

• Pontosan mi történt?
• Mikor történt?
• Egyszeri probléma volt, vagy egy minta része?
• Melyik standard vagy szabály sérült meg?
• Van dokumentációm, példám vagy tanúinformációm?

Ha a probléma teljesítményhez kapcsolódik, hasonlítsa össze az alkalmazott munkáját a pozíció elvárásaival. Ha viselkedéshez kapcsolódik, azonosítsa azt a szabályzatot, magatartási kódexet vagy munkahelyi standardot, amely sérült.

Az is bölcs döntés, ha az embert elkülöníti a problémától. A viselkedést korrigálja, nem a jellemet támadja.

Hogyan adjon megrovást professzionálisan?

1. Foglalkozzon a problémával mielőbb

Ne várjon addig, amíg az alkalmazott azt feltételezi, hogy a viselkedés elfogadható. Az időben adott visszajelzés hasznosabb, pontosabb és könnyebben követhető.

Ez nem azt jelenti, hogy dühből kell reagálnia. Ha szükséges, tartson egy rövid szünetet, rendezze a jegyzeteit, és beszélje meg az ügyet a lehető leghamarabb.

2. Privátban tartsa a beszélgetést

Megrovást soha nem szabad a kollégák előtt átadni. A nyilvános korrekció szégyent, neheztelést és szükségtelen morálromlást okozhat.

A privát beszélgetések megőrzik a méltóságot, és biztonságosabb környezetet teremtenek az őszinte párbeszédhez.

3. Legyen konkrét

Használjon konkrét példákat az általános kijelentések helyett. Például ahelyett, hogy azt mondaná: „A munkája felületes volt”, mondja inkább: „A kedden benyújtott ügyféljelentés három ténybeli hibát tartalmazott, és nem felelt meg az általunk megbeszélt formázási követelményeknek.”

A konkrét visszajelzés könnyebben érthető, és nehezebben vitatható.

4. A viselkedésre összpontosítson, ne a személyiségre

Azt mondja el, mit tett az alkalmazott, ne azt, hogy milyen ember. Kerülje az olyan címkéket, mint figyelmetlen, lusta, udvariatlan vagy nem professzionális, hacsak nem dokumentált mintára és formális folyamatra hivatkozik.

Jobb megfogalmazás például:

• „A határidő ebben a hónapban kétszer is elmaradt.”
• „Az ügyfélhívás azelőtt ért véget, hogy a probléma megoldódott volna.”
• „A költségjelentést nyugták nélkül adták le.”

Ez tényalapúvá és professzionálissá teszi a beszélgetést.

5. Tartsa szűken az üzenetet

Ne öntse ki az összes panaszt, amely hónapok alatt felgyűlt. Az aktuális problémát kezelje. Ha több gond is van, rangsorolja a legsúlyosabbat, a többit pedig külön kezelje.

Ha a vezetők túl sok hibával árasztják el az alkalmazottat, az üzenet elmosódik, és az illető összezavarodva vagy védekezően távozik.

6. Mondja ki az elvárt standardot

A megrovás nem teljes, amíg nem magyarázza el a helyes viselkedést. Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogyan néz ki a „jó”.

Például:

• „A jelentéseket pénteken 16 óráig le kell adni.”
• „Az ügyfél-e-mailekre egy munkanapon belül válaszolni kell.”
• „Ha nem tudja tartani a határidőt, a határidő lejárta előtt értesítenie kell engem.”

A világos elvárások megszüntetik a kétértelműséget.

7. Adjon lehetőséget az alkalmazottnak a válaszra

A korrekciós beszélgetés ne legyen egyszemélyes monológ. Miután elmagyarázta a problémát, kérje ki a másik fél nézőpontját.

Így megtudhatja, hogy folyamatbeli hiányosság, túlterheltségi probléma vagy félreértés áll-e a háttérben, amelyet kezelni kell. Még ha a magyarázat nem is menti fel a viselkedést, a meghallgatás segít igazságosan kezelni a helyzetet.

8. Egyezzenek meg a következő lépésekben

A beszélgetést világos cselekvési tervvel zárja. Döntsék el, mi változik, ki a felelős, és hogyan mérik a haladást.

Egy gyakorlati követés lehet például:

• Módosított határidő vagy munkafolyamat.
• További képzés.
• Rendszeres ellenőrző megbeszélések.
• Az elvárások írásos megerősítése.

Ha javulásra van szükség, mondja ki egyértelműen.

9. Dokumentálja a beszélgetést

Készítsen írásos feljegyzést a problémáról, a megbeszélés dátumáról, az elvárásokról, amelyeket meghatározott, valamint minden megállapodott utókövetésről. A dokumentáció védi a vállalkozást, és segít következetesnek maradni, ha a probléma folytatódik.

A növekvő cégeknél a dokumentálás különösen fontos. A világos feljegyzések támogatják a jobb vezetői döntéseket, és csökkentik az inkonzisztens bánásmód kockázatát.

Mit ne tegyen a megrovás során?

Vannak hibák, amelyek kevésbé hatékonyá és károsabbá tesznek egy korrekciós beszélgetést.

Kerülje el ezeket a gyakori hibákat:

• Nyilvánosan kritizálni.
• Szarkazmust, fenyegetést vagy megalázást használni.
• Homályos, általános megfogalmazásban beszélni.
• Nem odaillő dicséretet keverni komoly korrekciós visszajelzéssel.
• Az alkalmazott személyiségét támadni.
• Előhozni régi hibákat, amelyeket már lezártak.
• Elmulasztani meghatározni a következő lépést.

Ezek mind gyengítik az üzenetet, és szükségtelen konfliktust okozhatnak.

Példa egy professzionális megrovásra

Íme egy egyszerű szerkezet, amelyet használhat:

„Szeretném megbeszélni a tegnap elmulasztott feladatot. A projektfrissítésnek 14 órára kellett volna elkészülnie, de csak ma reggel küldték el. Ez késedelmet okozott a csapatnak, és hatással volt az ügyfélidővonalra. A jövőben azt kell elérnem, hogy a megbeszélt határidőt tartsa, vagy előre jelezze, ha probléma merül fel. Mondja el, mi akadályozta, és gondoskodjunk róla, hogy ez ne ismétlődjön meg.”

Ez a megközelítés azért működik, mert:

• Közvetlen.
• Konkrét.
• Nyugodt.
• A jövőre fókuszál.
• Tiszteletet mutat.

Mikor nem elég a szóbeli megrovás?

Egyes helyzetek többet igényelnek, mint egy beszélgetés. Ha a probléma a visszajelzés után is fennmarad, vagy ha a szabálysértés súlyos, formális fegyelmi eljárásra lehet szükség.

Ilyenek például:

• Ismétlődő jelenléti problémák.
• Folyamatosan elmulasztott határidők.
• Munkahelyi szabályzat megsértése.
• Nem professzionális viselkedés ügyfelekkel vagy munkatársakkal szemben.
• A vállalati tulajdon vagy érzékeny információk helytelen használata.

Ebben a szakaszban a vállalkozásnak következetesen kell követnie a saját belső szabályzatait. Ha nem biztos abban, melyik eljárás alkalmazandó, a következő lépés előtt konzultáljon munkajogásszal vagy HR-tanácsadóval.

Hogyan segítik a megrovások a növekvő vállalkozást?

Az alapítók számára az alkalmazotti problémák korai kezelése része a stabil vállalati kultúra építésének. Azok a szokások, amelyeket az első években kialakít, később meghatározzák a csapat működését.

Egy átgondolt megrovási folyamat segít Önnek abban, hogy:

• Megőrizze a standardokat a csapat növekedésével együtt.
• Csökkentse az ismétlődő teljesítményproblémákat.
• Megmutassa az alkalmazottaknak, hogy az elvárások mindenkire vonatkoznak.
• Elszámoltathatóságra épülő kultúrát alakítson ki.
• Megvédje a vállalkozást a megelőzhető problémáktól.

Ez különösen fontos az új munkáltatók számára, akik éppen tanulják az emberek vezetését, miközben az operációval, a megfeleléssel és a növekedéssel is foglalkoznak. Egy erős vállalat nemcsak helyesen jön létre. Következetesen is kell működtetni.

Egyszerű megrovási ellenőrzőlista

Mielőtt beszélne az alkalmazottal, győződjön meg róla, hogy meg tudja válaszolni ezeket a kérdéseket:

• Mi történt?
• Miért jelent problémát?
• Melyik elvárás nem teljesült?
• Milyen eredményt szeretnék most elérni?
• Hogyan dokumentálom a beszélgetést?
• Milyen utókövetési dátumot tűzzek ki?

Ha ezeket a kérdéseket nem tudja világosan megválaszolni, álljon meg, és gyűjtsön még információt.

Záró gondolatok

Egy alkalmazott megrovása soha nem kellemes, de a vezetés normális és szükséges része. Ha a problémákat időben, privátban és konkrétan kezeli, az alkalmazottnak tisztességes esélyt ad a fejlődésre, miközben megvédi a vállalkozást az elkerülhető hibáktól.

A legjobb vezetők nem azok, akik elkerülik a nehéz beszélgetéseket. Hanem azok, akik világosan, következetesen és tisztelettel kezelik őket.

Az alapítók és a kisvállalkozók számára ez a fegyelem erősebb csapatokat és egészségesebb vállalatokat támogat.