Εξαίρεση από τον φόρο πωλήσεων στην Ουάσινγκτον για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς: Τι πληροί τις προϋποθέσεις και τι όχι

Πολλά στελέχη μη κερδοσκοπικών οργανισμών θεωρούν ότι η ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή σημαίνει αυτόματα και απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων της Ουάσινγκτον. Στην Ουάσινγκτον αυτό δεν ισχύει. Η πολιτεία δεν παρέχει στους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς καθολική απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων ή τον φόρο χρήσης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί φορολογούνται όπως οι λοιπές επιχειρήσεις όταν αγοράζουν αγαθά ή λιανικές υπηρεσίες, και ενδέχεται επίσης να χρειάζεται να εισπράττουν φόρο πωλήσεων για φορολογητέες πωλήσεις.

Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν έχουν διαθέσιμες φορολογικές ελαφρύνσεις. Η Ουάσινγκτον προβλέπει περιορισμένες απαλλαγές για ορισμένες δραστηριότητες συγκέντρωσης πόρων, για ορισμένες αγορές μεταπώλησης και για συγκεκριμένες κατηγορίες συναλλαγών. Το βασικό είναι να γνωρίζει κανείς ποια δραστηριότητα πληροί τις προϋποθέσεις, ποια δικαιολογητικά απαιτούνται και πότε ο οργανισμός εξακολουθεί να οφείλει τον φόρο.

Ο βασικός κανόνας στην Ουάσινγκτον

Η Ουάσινγκτον αντιμετωπίζει τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς ως φορολογητέους τελικούς καταναλωτές για τις περισσότερες αγορές. Αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός αγοράζει είδη γραφείου, έπιπλα, εξοπλισμό, διαμονή, γεύματα, κατασκευαστικές υπηρεσίες ή άλλα φορολογητέα είδη, ο φόρος πωλήσεων συνήθως εφαρμόζεται εκτός αν κάποια συγκεκριμένη απαλλαγή καλύπτει τη συναλλαγή.

Αν ο πωλητής δεν εισπράξει φόρο κατά την αγορά, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να οφείλει αντί αυτού φόρο χρήσης. Ο φόρος χρήσης εφαρμόζεται με τον ίδιο τρόπο όπως ο φόρος πωλήσεων για πολλές αγορές, επομένως οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν μπορούν απλώς να αποφύγουν τον φόρο αγοράζοντας από πωλητή εκτός πολιτείας ή από ηλεκτρονικό κατάστημα.

Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: η ιδιότητα του μη κερδοσκοπικού οργανισμού από μόνη της δεν αφαιρεί τον φόρο πωλήσεων της Ουάσινγκτον.

Τι συνήθως πρέπει να φορολογείται

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί στην Ουάσινγκτον συχνά οφείλουν φόρο πωλήσεων ή φόρο χρήσης για αγορές όπως:

• Είδη γραφείου
• Υπολογιστές και άλλος εξοπλισμός
• Έπιπλα και εξαρτήματα
• Υλικά καθαρισμού και κουζίνας
• Γεύματα, διαμονή και catering
• Υπηρεσίες διαμόρφωσης τοπίου
• Υπηρεσίες κατασκευής, επισκευής, ανακαίνισης και εγκατάστασης
• Οχήματα και ανταλλακτικά οχημάτων, εκτός αν ισχύει κάποια άλλη απαλλαγή

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί γενικά πρέπει επίσης να εισπράττουν και να αποδίδουν τον λιανικό φόρο πωλήσεων όταν πωλούν φορολογητέα αγαθά ή λιανικές υπηρεσίες, εκτός αν η πώληση εμπίπτει σε συγκεκριμένη απαλλαγή.

Πότε ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός της Ουάσινγκτον μπορεί να δικαιούται ελάφρυνση από τον φόρο πωλήσεων

Η Ουάσινγκτον προβλέπει περιορισμένες απαλλαγές για ορισμένες δραστηριότητες συγκέντρωσης πόρων των μη κερδοσκοπικών οργανισμών. Αυτές οι απαλλαγές είναι στενές, επομένως ο οργανισμός πρέπει να επιβεβαιώσει ότι η εκδήλωση ή η πώληση πληροί τον κανόνα πριν βασιστεί σε αυτόν.

Γενικά, η απαλλαγή μπορεί να ισχύει όταν:

• Ο οργανισμός είναι επιλέξιμος μη κερδοσκοπικός οργανισμός
• Η δραστηριότητα είναι δραστηριότητα συγκέντρωσης πόρων
• Η δραστηριότητα δεν συνιστά κανονικό τόπο επιχειρηματικής δραστηριότητας
• Τα έσοδα χρησιμοποιούνται για την προώθηση της αποστολής του οργανισμού

Αυτό έχει σημασία επειδή μια εφάπαξ ή περιστασιακή εκδήλωση συγκέντρωσης πόρων αντιμετωπίζεται διαφορετικά από μια συνεχή λιανική δραστηριότητα.

Παραδείγματα επιλέξιμης δραστηριότητας συγκέντρωσης πόρων

Συνήθη παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Περίπτερο φαγητού ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού σε πανηγύρι για περιορισμένο αριθμό ημερών
• Πώληση μπλουζών πόρτα-πόρτα για τη στήριξη προγραμμάτων νεολαίας
• Δείπνο ή δημοπρασία συλλόγου γονέων και εκπαιδευτικών σχολείου που συγκεντρώνει χρήματα για εξοπλισμό παιδικής χαράς

Το κοινό στοιχείο είναι ότι η δραστηριότητα είναι περιστασιακή, συνδέεται με την αποστολή του οργανισμού και δεν λειτουργεί ως κανονικό εμπορικό κατάστημα.

Δραστηριότητες που συνήθως δεν πληρούν τις προϋποθέσεις

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός δεν μπορεί να θεωρεί ότι κάθε πώληση είναι απαλλαγμένη μόνο και μόνο επειδή τα έσοδα στηρίζουν έναν καλό σκοπό. Η απαλλαγή γενικά δεν ισχύει όταν:

• Η δραστηριότητα αποτελεί μέρος κανονικής επιχειρηματικής εγκατάστασης
• Ο οργανισμός πραγματοποιεί συνεχείς λιανικές πωλήσεις, όπως ένα μόνιμο κατάστημα
• Η συναλλαγή βρίσκεται εκτός των συγκεκριμένων νομοθετικών κανόνων για τη συγκέντρωση πόρων
• Ο οργανισμός δεν μπορεί να τεκμηριώσει πώς τα έσοδα υποστηρίζουν τον απαλλασσόμενο σκοπό του

Όταν μια δραστηριότητα μοιάζει με τυπική λιανική επιχείρηση, οι φορολογικοί κανόνες συχνά εφαρμόζονται όπως θα ίσχυαν και για έναν κερδοσκοπικό πωλητή.

Οι άδειες μεταπωλητή μπορούν να μειώσουν τον φόρο στα είδη που προορίζονται για μεταπώληση

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί μπορούν επίσης να αγοράζουν είδη χωρίς να πληρώνουν φόρο πωλήσεων, αν τα είδη αυτά θα μεταπωληθούν κατά τη συνήθη πορεία της δραστηριότητας ή στο πλαίσιο επιλέξιμης δραστηριότητας συγκέντρωσης πόρων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει άδεια μεταπωλητή.

Η άδεια μεταπωλητή δεν αποτελεί γενική απαλλαγή. Ισχύει μόνο όταν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός αγοράζει αγαθά που πράγματι σκοπεύει να μεταπωλήσει. Αν ο οργανισμός χρησιμοποιεί το είδος ο ίδιος, το δωρίζει ή το καταναλώνει, η αγορά συνήθως είναι φορολογητέα.

Παραδείγματα αγορών που ενδέχεται να πληρούν τις προϋποθέσεις για μεταπώληση:

• Εμπορεύματα που πωλούνται σε εκδήλωση συγκέντρωσης πόρων
• Γεύματα που αγοράζονται για μεταπώληση σε επιλέξιμη εκδήλωση συγκέντρωσης πόρων
• Άλλα αποθέματα που αγοράζονται για άμεση μεταπώληση σε πελάτες

Επειδή οι άδειες μεταπωλητή είναι έγγραφα ειδικού σκοπού, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να διατηρούν οργανωμένα τα αρχεία αγορών τους και να αντιστοιχούν κάθε χρήση της άδειας σε πραγματική συναλλαγή μεταπώλησης.

Οι δωρεές διαφέρουν από τις αγορές

Οι δωρεές δεν είναι το ίδιο με τις φορολογητέες πωλήσεις. Οι χρηματικές εισφορές γενικά δεν υπόκεινται σε φόρο πωλήσεων ή B&O όταν ο δωρητής δεν λαμβάνει σημαντικά αγαθά ή υπηρεσίες σε αντάλλαγμα.

Τα δωρημένα αγαθά και ορισμένες δωρεάν υπηρεσίες μπορούν επίσης να τύχουν ευνοϊκής αντιμετώπισης, αλλά οι λεπτομέρειες έχουν σημασία. Αν ένας δωρητής λαμβάνει ουσιαστικό όφελος σε αντάλλαγμα της εισφοράς, η συναλλαγή μπορεί να γίνει φορολογητέα ή εν μέρει φορολογητέα.

Για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, το σημαντικό είναι να διαχωρίζονται οι πραγματικές δωρεές από τις εκδηλώσεις με εισιτήριο, τις παροχές μελών, τις χορηγίες και άλλες ανταλλαγές που μπορεί να έχουν φορολογικές συνέπειες.

Η εγγραφή και οι δηλώσεις εξακολουθούν να έχουν σημασία

Ακόμη και αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός αναμένει να πληροί μια στενή απαλλαγή, πρέπει να παραμένει σωστά εγγεγραμμένος και να υποβάλλει δηλώσεις σωστά.

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί στην Ουάσινγκτον συχνά χρειάζονται αριθμό UBI και ενδέχεται επίσης να πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο Department of Revenue. Η κατοχή αριθμού UBI από μόνη της δεν σημαίνει πάντα ότι ο οργανισμός είναι πλήρως εγγεγραμμένος για φορολογικούς σκοπούς.

Αν ο οργανισμός έχει φορολογητέα δραστηριότητα, μπορεί να χρειάζεται να:

• Εγγραφεί στο Department of Revenue
• Εισπράττει λιανικό φόρο πωλήσεων όπου απαιτείται
• Αναφέρει σωστά τα φορολογητέα και απαλλασσόμενα έσοδα
• Καταβάλλει φόρο χρήσης για αγορές χωρίς επιβαλλόμενο φόρο
• Υποβάλλει δηλώσεις excise tax σύμφωνα με το απαιτούμενο πρόγραμμα

Οι καλές πρακτικές συμμόρφωσης μειώνουν τον κίνδυνο προστίμων, καθυστερήσεων και μελλοντικών διορθώσεων που είναι δύσκολες στη διαχείριση.

Η τεκμηρίωση κάνει τη διαφορά μεταξύ απαλλαγής και επιβολής φόρου

Η Ουάσινγκτον αναμένει από αγοραστές και πωλητές να τηρούν τα κατάλληλα αρχεία απαλλαγής. Αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός ισχυριστεί ότι μια αγορά ή πώληση είναι απαλλαγμένη, πρέπει να μπορεί να εξηγήσει τον λόγο.

Ισχυρή τεκμηρίωση συνήθως περιλαμβάνει:

• Τιμολόγια και αποδείξεις
• Την ημερομηνία και τον τόπο αγοράς
• Το όνομα της εκδήλωσης συγκέντρωσης πόρων ή της δραστηριότητας μεταπώλησης
• Αντίγραφα αδειών μεταπωλητή ή πιστοποιητικών απαλλαγής, όπου εφαρμόζεται
• Αρχεία που δείχνουν πώς τα έσοδα στήριξαν την αποστολή του μη κερδοσκοπικού οργανισμού

Αν αμφισβητηθεί ποτέ μια απαλλαγή, αυτά τα αρχεία μπορεί να είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια έγκυρη μη φορολογητέα συναλλαγή και σε καταλογισμό οφειλής.

Συνήθη λάθη που κάνουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί στην Ουάσινγκτον αντιμετωπίζουν προβλήματα επειδή θεωρούν λανθασμένα ότι ισχύει ο λάθος κανόνας. Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι:

• Η υπόθεση ότι η ιδιότητα 501(c)(3) της IRS δημιουργεί αυτόματα απαλλαγή από τον κρατικό φόρο πωλήσεων
• Η χρήση άδειας μεταπωλητή για είδη που δεν μεταπωλούνται πραγματικά
• Η αντιμετώπιση ενός μόνιμου καταστήματος μεταχειρισμένων ειδών ή μιας λιανικής επιχείρησης σαν εκδήλωση συγκέντρωσης πόρων
• Η παράλειψη είσπραξης φόρου πωλήσεων σε φορολογητέες πωλήσεις προς το κοινό
• Η παράλειψη καταβολής φόρου χρήσης όταν ο προμηθευτής δεν χρεώνει φόρο
• Η τήρηση ελλιπών αρχείων για απαλλασσόμενες συναλλαγές

Τα περισσότερα από αυτά τα λάθη μπορούν να αποφευχθούν με μια βασική διαδικασία συμμόρφωσης και έναν σαφή έλεγχο της δραστηριότητας πριν πραγματοποιηθεί η πώληση.

Πρακτικός κατάλογος ελέγχου συμμόρφωσης

Πριν ζητήσετε απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων της Ουάσινγκτον, θέστε τα εξής ερωτήματα:

1. Είναι ο οργανισμός επιλέξιμος μη κερδοσκοπικός οργανισμός σύμφωνα με τους κανόνες της Ουάσινγκτον;
2. Είναι η συναλλαγή δραστηριότητα συγκέντρωσης πόρων ή πραγματική αγορά για μεταπώληση;
3. Η πώληση ή η αγορά πραγματοποιείται εκτός κανονικού τόπου επιχειρηματικής δραστηριότητας;
4. Τα έσοδα χρησιμοποιούνται για την προώθηση του απαλλασσόμενου σκοπού του οργανισμού;
5. Διαθέτουμε τα σωστά δικαιολογητικά;
6. Αν δεν εισπράχθηκε φόρος, οφείλουμε αντί αυτού φόρο χρήσης;

Αν η απάντηση σε οποιοδήποτε από αυτά τα ερωτήματα δεν είναι σαφής, ο οργανισμός πρέπει να επιβραδύνει και να επιβεβαιώσει τον χειρισμό πριν από την υποβολή ή την τιμολόγηση.

Πώς ταιριάζει η Zenind στη συμμόρφωση των μη κερδοσκοπικών οργανισμών

Αν ιδρύετε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό ή διαχειρίζεστε έναν νέο οργανισμό, η σωστή σύσταση της νομικής οντότητας και η οργανωμένη τήρηση αρχείων κάνουν τη φορολογική συμμόρφωση ευκολότερη. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να διαχειρίζονται διαδικασίες σύστασης και συμμόρφωσης, ώστε να μπορούν να εστιάζουν στην αποστολή τους ενώ παραμένουν οργανωμένοι στο διοικητικό σκέλος.

Αυτού του είδους η δομή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός χρειάζεται να παρακολουθεί δηλώσεις, να διατηρεί τεκμηρίωση απαλλαγής και να κρατά τις φορολογικά ευαίσθητες συναλλαγές ξεχωριστές από τις γενικές λειτουργίες.

Συμπέρασμα

Η Ουάσινγκτον δεν παρέχει στους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς καθολική απαλλαγή από τον φόρο πωλήσεων. Αντίθετα, η πολιτεία προσφέρει περιορισμένη ελάφρυνση για συγκεκριμένες επιλέξιμες δραστηριότητες συγκέντρωσης πόρων και αγορές μεταπώλησης, και αυτές οι απαλλαγές εξαρτώνται από τα πραγματικά περιστατικά και την τεκμηρίωση.

Αν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός σας δραστηριοποιείται στην Ουάσινγκτον, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να αντιμετωπίζετε τον φόρο πωλήσεων ως τον βασικό κανόνα και να διεκδικείτε απαλλαγή μόνο όταν η συναλλαγή ταιριάζει καθαρά με τις απαιτήσεις της πολιτείας. Αυτή η προσέγγιση προστατεύει τον οργανισμό σας, μειώνει τα λάθη στις δηλώσεις και βοηθά να παραμείνουν περισσότεροι πόροι διαθέσιμοι για την αποστολή σας.