New Yorkin kiinteistövälitysluvan opas välitystoimistoille

Jos aiot harjoittaa kiinteistövälitystoimintaa New Yorkissa, lupa ei ole vapaaehtoinen. Osavaltio säätelee välitystoimintaa tarkasti, ja säännöt vaikuttavat sekä yritysrakenteeseen että sen alaisuudessa työskenteleviin henkilöihin. Olitpa rakentamassa yksinyrittäjän välitystoimistoa, avaamassa tiimitoimistoa tai laajentamassa olemassa olevaa kiinteistöalan liiketoimintaa, sinun on ymmärrettävä selkeästi, mitä New Yorkin Department of State edellyttää.

Tämä opas selittää New Yorkin kiinteistövälitystoimistoja ja yksittäisiä luvanhaltijoita koskevat keskeiset lupavaatimukset, brokerien ja salespersonien välisen eron, tärkeimmät noudattamisvelvoitteet sekä liiketoiminnan perustamisvaiheet, jotka voivat auttaa uutta yritystä aloittamaan oikein.

Mitä pidetään kiinteistövälitystoimintana New Yorkissa

New York määrittelee kiinteistövälittäjän laajasti. Broker on mikä tahansa henkilö, yhtiö, osakeyhtiö tai corporation, joka korvausta tai muuta arvokasta vastiketta vastaan listaa, myy, vaihtaa, ostaa, vuokraa tai neuvottelee kiinteistökauppoja muiden puolesta. Määritelmä kattaa myös tietyt vuokrien perintään ja asuntolainoihin liittyvät toiminnot.

Tämä tarkoittaa, että lupavaatimus ei koske vain yksityishenkilöitä. Liiketoimintayksikkö, joka tarjoaa välityspalveluja, saattaa tarvita luvan, ja liiketoiminnan puolesta toimivien henkilöiden on oltava asianmukaisesti lisensoituja ja valvottuja.

Broker-lupa vs. salesperson-lupa

Kaksi yleisintä lupaa ovat broker-lupa ja salesperson-lupa.

Salesperson työskentelee luvan saaneen brokerin valvonnassa. Salesperson ei voi toimia itsenäisesti eikä johtaa välitystoimistoa omin päin.

Broker voi toimia itsenäisesti ja voi myös perustaa sekä valvoa välitystoimintaa. Käytännössä broker-lupa on keskeinen pätevyys kenelle tahansa, joka haluaa omistaa tai hallita välitystoimistoa New Yorkissa.

New Yorkin kiinteistönvälittäjän vaatimukset

Jotta henkilö voi saada kiinteistönvälittäjän salesperson-luvan New Yorkissa, hakijan tulee yleensä:

• Olla vähintään 18-vuotias
• Omistaa voimassa oleva New Yorkin osavaltion henkilöllisyyskuvallinen ajokortti tai ei-kuljettajan henkilökortti
• Suorittaa 77 tuntia hyväksyttyä pätevyyskoulutusta
• Läpäistä New Yorkin osavaltion kiinteistönvälittäjän kokeen
• Olla New Yorkin osavaltion lisensoiman brokerin sponsoroima
• Jättää täytetty hakemus ja vaadittu maksu

Nykyinen Department of Staten maksu salespersonin ensimmäisestä hakemuksesta on 65 dollaria. Uusimismaksu on myös 65 dollaria, ja kirjallisen kokeen maksu on 15 dollaria.

Lupakausi on kaksi vuotta.

New Yorkin brokerin vaatimukset

Jotta henkilö voi saada broker-luvan New Yorkissa, hakijan tulee yleensä:

• Olla vähintään 20-vuotias
• Omistaa voimassa oleva New Yorkin osavaltion henkilöllisyyskuvallinen ajokortti tai ei-kuljettajan henkilökortti
• Olla toiminut vähintään kaksi vuotta lisensoituna kiinteistönvälittäjänä salespersonina tai vähintään kolme vuotta yleisellä kiinteistöalalla tai näiden yhdistelmänä
• Täyttää kulloiseenkin kokemustyyppiin vaadittava vähimmäispistemäärä
• Suorittaa 152 tuntia hyväksyttyä pätevyyskoulutusta
• Läpäistä broker-koe
• Jättää täytetty hakemus ja vaadittu maksu

Broker-hakemukseen sisältyy myös nimen hyväksyntä. Ennen hakemuksen jättämistä ehdotetut yritysnimet on toimitettava kirjallisesti Division of Licensing Servicesille hyväksyttäväksi. Hyväksynnän jälkeen hakijan on toimitettava asianmukainen yritysasiakirja County Clerkille tai New York State Department of Staten Division of Corporationsille rakenteesta riippuen.

Nykyinen Department of Staten maksu brokerin ensimmäisestä hakemuksesta on 185 dollaria. Uusimismaksu on myös 185 dollaria, ja kirjallisen kokeen maksu on 15 dollaria.

Lupakausi on kaksi vuotta.

Oikean yritysrakenteen valitseminen välitystoiminnalle

Jos perustat välitystoimintaa, rakenteella on merkitystä. Monet yritykset toimivat yhtenä seuraavista:

• Osakeyhtiö
• Corporation
• Kumppanuus
• Yksittäisen brokerin toiminta

Oikea rakenne riippuu tavoitteistasi, omistajamallista, verotuksellisista mieltymyksistä, vastuullisuusnäkökulmasta ja pitkän aikavälin kasvusuunnitelmista. Monille uusille perustajille LLC on joustavin lähtökohta, koska se erottaa henkilökohtaisen ja yritystoiminnan, tukee ammattimaista brändiä ja on usein helpompi ylläpitää kuin corporation.

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia liiketoimintayksiköitä sekä pitämään ne rekisteri- ja compliance-perustalla, jota tarvitaan ennen lisensointityön aloittamista. Välitystoiminnalle tämä voi tarkoittaa yksikön perustamista, perustamisasiakirjojen järjestämistä ja yrityksen valmistelua lupaprosessia varten.

Uuden välitystoimiston lupaprosessin vaiheet

Selkeä aloitus etenee yleensä esimerkiksi näin:

1. Valitse yritysmuoto ja yrityksen nimi
2. Varmista, että nimi on vapaa, ja hanki tarvittaessa hyväksyntä
3. Perusta liiketoimintayksikkö osavaltiossa
4. Hanki EIN-tunnus IRS:ltä
5. Avaa erilliset talouskirjanpidot ja yrityspankkitili
6. Suorita broker-lisensointiprosessi New Yorkin Department of Staten kautta
7. Rekisteröi sivutoimistot, jos sovellettavissa
8. Ota compliance-käytännöt käyttöön ennen asiakkaiden vastaanottamista

Näiden vaiheiden ohittaminen aiheuttaa vältettäviä viivästyksiä. Jos esimerkiksi yrityksen nimeä ei hyväksytetä ajoissa, lupahakemus voi jumittua. Jos yrityksen sisäiset tiedot ovat epäjärjestyksessä, uusiminen ja valvontavelvoitteiden täyttäminen vaikeutuvat myöhemmin.

Jatkokoulutusvaatimukset

New York edellyttää kiinteistölupien uusimiseen jatkuvaa koulutusta. Useimpien luvanhaltijoiden, mukaan lukien brokerit ja salespersonit, on suoritettava 22,5 tuntia hyväksyttyä jatkokoulutusta jokaisen lupakauden aikana.

Nykyinen jatkokoulutuksen kokonaisuus sisältää vähintään:

• 2 tuntia kulttuurista osaamista
• 2 tuntia tiedostamattomia ennakkoluuloja
• 2,5 tuntia eettisiä liiketoimintakäytäntöjä
• 1 tunti ajankohtaisia oikeudellisia asioita
• 3 tuntia asuntomarkkinoiden yhdenvertaisuutta ja/tai syrjintää kiinteän omaisuuden tai siihen kohdistuvan oikeuden myynnissä tai vuokrauksessa
• 1 tunti agency-oikeutta

Salespersonien ensimmäisen kahden vuoden lupakaudella agencyen liittyvä vaatimus käsitellään eri tavalla, ja Department of Staten ajankohtainen ohjeistus on tarkistettava ennen uusimista.

Jatkokoulutus ei ole asia, jota kannattaa siirtää kauden loppuun. Välitystoimiston omistajien tulisi seurata sitä ajoissa, jotta keskeiset työntekijät pysyvät lisensoituina ja toimintakykyisinä.

Brokerien standardoidut toimintamenettelyt

New Yorkin brokerien on ylläpidettävä standardoituja toimintamenettelyjä ja asetettava ne julkisesti saataville kaikilla omilla verkkosivuillaan tai mobiilisovelluksissaan. Sääntöjä on päivitetty niin, että brokerien on oltava näiden menettelyjen mukaisia ja pidettävä ne yleisön saatavilla.

Liiketoiminnan näkökulmasta tämä ei ole vain muodollinen vaatimustenmukaisuusasia. Se vaikuttaa siihen, miten välitystoimisto käsittelee uusia asiakkaita, mitä tietoja pyydät aluksi ja miten viestit prosessistasi verkossa.

Uuden välitystoimiston tulisi laatia nämä menettelyt ennen lanseerausta, kouluttaa tiimi toimimaan niiden mukaisesti ja tarkistaa ne aina, kun yritys muuttaa asiakasvastaanottoprosessiaan.

Valvonta ja lisensoimattomat avustajat

Välitystoimisto voi käyttää lisensoimattomia avustajia yleisiin toimistotöihin, mutta broker on edelleen vastuussa kaikesta liiketoiminnan nimissä tapahtuvan toiminnan valvonnasta ja ohjauksesta.

Lisensoimattomat avustajat voivat hoitaa toimistotehtäviä, jotka eivät edellytä kiinteistölupaa. Heille voidaan maksaa tuntipalkkaa, tehtäväkohtaista korvausta tai palkkaa näistä lainmukaisista tehtävistä.

Jos korvaus sidotaan toteutuneisiin liiketoimiin, työntekijällä täytyy yleensä olla salesperson-lupa, ja palkka maksetaan lisensoidun brokerin kautta.

Tämä on tärkeä ero välitystoimiston omistajille. Väärät korvausrakenteet voivat aiheuttaa lupaan liittyviä ongelmia, vaikka liiketoiminta olisi muuten hyvin järjestetty.

Yleisiä virheitä, joita uudet välitystoimiston omistajat tekevät

Uudet välitystoimiston omistajat kohtaavat usein samat vältettävissä olevat ongelmat:

• Yksikön perustaminen ennen yritysnimien sääntöjen tarkistamista
• Olettamus, että salesperson voi toimia kuten broker
• Lisensoinnin lykkääminen siihen asti, että toimisto on jo auki
• Unohtaminen, että jatkokoulutus vaaditaan uusimista varten
• Lisensoimattoman henkilöstön käyttäminen toimintaan, joka edellyttää lupaa
• Standardoitujen toimintamenettelyjen julkaisematta jättäminen
• Yritysasiakirjojen ja henkilökohtaisten varojen erottamatta jättäminen

Nämä ongelmat on yleensä helpompi ehkäistä kuin korjata. Kurinalainen aloitusprosessi säästää aikaa ja vähentää lupariskiä.

Miten Zenind voi auttaa ennen lupaprosessin alkua

Zenind on rakennettu auttamaan perustajia luomaan ja ylläpitämään yhdysvaltalaisia liiketoimintayksiköitä. Kiinteistövälitystoiminnassa tämä perusta on tärkeä, koska yritysrakenne ja asiakirjat tulevat usein ensin, ja lupa seuraa vasta sen jälkeen.

Zenind voi auttaa sinua:

• Perustamaan LLC:n tai corporationin
• Pitämään perustamisasiakirjat järjestyksessä
• Ylläpitämään selkeää compliance-kalenteria
• Rakentamaan ammattimaisen rakenteen ennen osavaltion lupahakemusta

Perustajille, jotka haluavat käynnistää välitystoimiston oikein, tällainen taustatoimintojen kurinalaisuus tekee lupaprosessista sujuvamman ja yrityksestä helpommin hallittavan.

Lopullinen yhteenveto

New Yorkin kiinteistölisensointi on sekä yksilön että yrityksen compliance-kysymys. Salespersonit tarvitsevat koulutuksen, sponsorin ja valvonnan. Brokerit tarvitsevat enemmän kokemusta, enemmän koulutusta ja laajemman operatiivisen vastuun. Välitystoimisto tarvitsee myös oikean yritysrakenteen, hyväksytyn yritysnimen, dokumentoidut menettelyt ja jatkuvan valvonnan.

Jos olet perustamassa välitystoimistoa New Yorkissa, turvallisin tapa on perustaa yritys huolellisesti, ymmärtää ajantasaiset Department of Staten vaatimukset ja ottaa compliance käyttöön ennen ovien avaamista.

Tämä artikkeli on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä se korvaa New Yorkin osavaltion Department of Staten tai pätevän lakineuvonnan ohjeita.