Lois fédérales et provinciales sur le travail : guide pratique pour les propriétaires de petites entreprises

Comprendre les lois sur le travail fait partie de la construction d'une entreprise stable. Que vous embauchiez votre premier employé ou que vous vous développiez dans plusieurs provinces, la conformité en matière de travail touche la façon dont vous payez les travailleurs, classez les rôles, gérez les horaires, protégez la sécurité au travail et traitez les questions de congé et de discrimination.

Le défi, c'est que les règles du travail ne viennent pas d'un seul endroit. Certaines sont fédérales, d'autres sont propres aux provinces, et plusieurs interagissent entre elles. En pratique, cela signifie qu'une entreprise peut être assujettie à plus d'une règle sur un même sujet. Une règle fédérale sur les salaires peut établir un minimum, tandis qu'une loi provinciale impose une norme plus stricte. Une règle fédérale sur la sécurité peut s'appliquer à l'échelle nationale, tandis qu'un programme provincial ajoute d'autres exigences. L'approche la plus sûre consiste à comprendre les grandes catégories du droit du travail et à mettre en place un processus de conformité avant que des problèmes ne surviennent.

Ce guide présente les principaux sujets de droit du travail fédéral et provincial que les propriétaires de petites entreprises devraient connaître, explique d'où proviennent généralement les règles et met en lumière les habitudes de conformité qui réduisent les risques.

Pourquoi la conformité au droit du travail est importante

Les violations du droit du travail peuvent entraîner des arriérés de salaire, des pénalités, des enquêtes d'organismes, des réclamations d'employés et des poursuites judiciaires. Même une erreur honnête peut devenir coûteuse si les dossiers de paie sont incomplets, si les travailleurs sont mal classés ou si les obligations en matière de sécurité sont ignorées.

Pour les petites entreprises, l'objectif pratique n'est pas de devenir un spécialiste du droit. Il s'agit de créer des systèmes qui vous aident à :

• Payer les employés correctement
• Suivre les heures et les heures supplémentaires avec précision
• Classer les travailleurs correctement
• Maintenir un milieu de travail sécuritaire
• Respecter les règles de non-discrimination
• Gérer les demandes de congé de façon uniforme
• Conserver les avis et les dossiers exigés

Un processus de conformité clair est particulièrement important lorsque vous exercez vos activités dans plus d'une province ou que vous faites appel à des travailleurs indépendants, saisonniers, à temps partiel ou à distance.

Les principales sources du droit du travail

Le droit du travail provient de plusieurs paliers de gouvernement et d'organismes d'application.

Droit fédéral

Les lois fédérales sur le travail établissent des normes de base pour de nombreux lieux de travail au Canada. Les organismes fédéraux couramment impliqués dans la conformité au travail comprennent :

• Le ministère fédéral du Travail, qui applique les règles sur les salaires, les heures de travail et certaines exigences liées aux congés familiaux et médicaux
• Le responsable de la santé et de la sécurité au travail, qui supervise les normes de sécurité et de santé en milieu de travail
• La commission chargée de l'application des lois fédérales sur les droits de la personne, qui fait respecter les lois fédérales anti-discrimination

Droit provincial

Les provinces peuvent ajouter des protections au-delà des minimums fédéraux. Cela comprend souvent :

• Des salaires minimums plus élevés
• Des règles de temps supplémentaire plus généreuses
• Des exigences pour les pauses repas et les périodes de repos
• Des congés de maladie payés ou des congés familiaux payés
• Des protections additionnelles contre la discrimination
• Des règles plus strictes pour le travail des jeunes et les horaires des mineurs

Lorsque le droit provincial et le droit fédéral se chevauchent, les employeurs doivent généralement respecter la règle qui offre la plus grande protection aux travailleurs.

Règles sur les salaires et les heures de travail

La conformité en matière de salaires et d'heures de travail est l'un des points les plus fréquents de difficulté pour les employeurs.

Salaire minimum

La loi fédérale établit un plancher national pour le salaire minimum. Cependant, de nombreuses provinces et certains gouvernements locaux exigent un salaire minimum plus élevé. Si votre entreprise est soumise à la fois au droit fédéral et au droit provincial, vous devez généralement payer le taux le plus élevé.

Cela signifie qu'il ne faut pas présumer que le taux fédéral est suffisant. Avant de finaliser une structure de rémunération, vérifiez le salaire minimum dans chaque province où vous avez des employés.

Temps supplémentaire

En vertu du droit fédéral, les employés non exemptés visés doivent généralement recevoir une rémunération de temps supplémentaire équivalente à une fois et demie leur taux régulier pour les heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine de travail.

Les questions importantes liées au temps supplémentaire comprennent :

• Le travailleur est-il exempté ou non exempté?
• Qu'est-ce qui compte comme heures travaillées?
• Le droit provincial exige-t-il du temps supplémentaire quotidien ou un seuil plus bas?
• Les primes, commissions ou autres formes de rémunération font-elles partie du taux régulier?

Les provinces peuvent ajouter leurs propres règles sur les heures supplémentaires, et certaines sont plus favorables aux employés que le droit fédéral. Une entreprise qui exerce ses activités dans plusieurs provinces ne devrait pas se fier à une seule règle nationale sans vérifier les exigences provinciales.

Conservation des dossiers

La conformité au droit du travail dépend de bons dossiers. Vous devriez conserver une documentation précise sur :

• Les noms des employés et leurs titres de poste
• Les taux de rémunération et les périodes de paie
• Le temps travaillé
• Les heures supplémentaires
• Les retenues sur la paie
• Les horaires de travail
• Les demandes et approbations de congé
• Les accusés de réception des politiques

En cas de conflit salarial, les dossiers déterminent souvent si l'employeur peut défendre sa position.

Classification des travailleurs

La classification des travailleurs est un autre enjeu majeur. Une entreprise doit savoir si une personne est un employé ou un travailleur indépendant.

Les employés bénéficient généralement de plus de protections et d'avantages juridiques que les travailleurs indépendants. Les employeurs contrôlent aussi habituellement davantage d'aspects du travail d'un employé, comme l'horaire, les outils et les méthodes. À l'inverse, les travailleurs indépendants ont généralement plus d'autonomie et peuvent servir plusieurs clients.

Une mauvaise classification peut entraîner des problèmes liés aux impôts, aux salaires, aux heures supplémentaires, à l'assurance-emploi et à l'indemnisation des accidents du travail. Si vous ne savez pas comment classer un poste, examinez la relation de travail réelle, et pas seulement l'étiquette dans un contrat.

Règles de sécurité en milieu de travail

Un milieu de travail sécuritaire n'est pas seulement une bonne pratique. C'est une obligation légale.

La Loi sur la santé et la sécurité au travail exige que de nombreux employeurs fournissent un milieu de travail exempt de dangers reconnus et qu'ils respectent les normes de sécurité applicables. Les règles peuvent s'appliquer différemment selon le secteur d'activité, le type de travail effectué et le fait qu'une province administre ou non son propre régime approuvé.

Obligations courantes en matière de sécurité

Selon votre entreprise, la conformité en matière de sécurité peut inclure :

• Former les employés de façon qu'ils puissent comprendre
• Fournir de l'équipement de protection lorsque requis
• Afficher les avis de sécurité exigés
• Maintenir des programmes de communication des risques pour les produits chimiques
• Conserver les registres d'incidents et de maladies lorsque requis
• Signaler certains incidents graves dans les délais prescrits

Pourquoi la planification en matière de sécurité est importante

Les petites entreprises supposent parfois que les règles de sécurité ne s'appliquent qu'aux usines ou aux chantiers de construction. Ce n'est pas le cas. Les obligations en matière de sécurité peuvent s'appliquer dans les bureaux, les commerces de détail, les restaurants, les entrepôts et bien d'autres milieux de travail.

Une bonne planification en matière de sécurité protège les employés, réduit les interruptions et aide à prévenir des réclamations ou des inspections coûteuses.

Lois anti-discrimination et anti-harcèlement

Le droit fédéral interdit la discrimination dans de nombreuses décisions liées à l'emploi. Les employeurs ne peuvent généralement pas fonder l'embauche, le congédiement, la rémunération, la promotion, la discipline ou l'affectation de tâches sur des caractéristiques protégées comme la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou l'information génétique.

Le droit fédéral restreint aussi le harcèlement et les représailles. Cela signifie qu'un employeur peut avoir des problèmes juridiques non seulement pour un traitement discriminatoire, mais aussi pour ne pas avoir traité un milieu de travail hostile ou pour avoir puni une personne qui a soulevé une plainte.

Étapes pratiques de conformité

Une entreprise peut réduire les risques en :

• Utilisant des critères d'embauche cohérents
• Formant les gestionnaires sur le comportement respectueux au travail
• Documentant objectivement les problèmes de rendement
• Enquêtant rapidement sur les plaintes
• Appliquant les politiques de façon uniforme
• Évitant les mesures de représailles après une plainte

Les lois provinciales et locales peuvent élargir la liste des caractéristiques protégées. Certaines provinces couvrent des caractéristiques comme l'état matrimonial, l'orientation sexuelle, l'identité de genre ou la coiffure. Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs administrations, examinez le droit local avant d'adopter une politique ou de prendre une décision en matière d'emploi.

Règles sur les congés et les avantages sociaux

Les lois sur les congés peuvent être source de confusion, car plusieurs lois peuvent s'appliquer en même temps.

Congé familial et médical

Le droit fédéral prévoit, pour les employés admissibles, jusqu'à 12 semaines de congé non payé et protégé pour certains motifs familiaux et médicaux. La loi ne s'applique qu'aux employeurs couverts et seulement lorsque l'employé satisfait aux règles d'admissibilité.

Lois provinciales sur les congés payés

Certaines provinces exigent des congés de maladie payés, des congés familiaux payés, ou les deux. Ces lois peuvent être plus larges que les droits fédéraux aux congés et peuvent s'appliquer à des employeurs plus petits.

Cela signifie qu'une demande de congé peut nécessiter plus d'une analyse :

• L'employé est-il admissible en vertu du droit fédéral?
• Le droit provincial prévoit-il des droits distincts à des congés payés ou non payés?
• Le congé concerne-t-il un problème médical, des soins à un proche, un événement parental ou un besoin lié au handicap?
• Quel avis ou quelle documentation est autorisé?

Administration des avantages sociaux

Les règles sur les congés sont aussi liées à l'administration des avantages sociaux. Les employeurs devraient confirmer comment les avantages médicaux, les retenues sur la paie et les procédures de retour au travail sont gérés pendant un congé prolongé.

Travail des enfants et emploi des jeunes

Si vous embauchez des mineurs, les règles sur le travail des jeunes exigent une attention particulière. Le droit fédéral limite les types de travail que les mineurs peuvent faire, les heures pendant lesquelles ils peuvent travailler et l'équipement ou les tâches qu'ils peuvent manipuler. Les provinces ajoutent souvent des règles plus strictes.

Avant d'embaucher des mineurs, examinez :

• Les exigences d'âge minimum
• Les restrictions sur les heures pendant les journées d'école et les vacances scolaires
• Les restrictions sur les tâches dangereuses
• Les exigences de permis de travail, le cas échéant
• Les exigences en matière de pauses et les normes de supervision

La conformité au travail des jeunes est importante dans le commerce de détail, l'hôtellerie, la restauration, le divertissement, l'agriculture et les entreprises saisonnières.

Indemnisation des accidents du travail et assurances

Les lois sur l'indemnisation des accidents du travail sont généralement provinciales. Si un employé est blessé ou tombe malade en raison du travail, les règles provinciales peuvent exiger une couverture médicale et des prestations de remplacement du revenu.

Les exigences varient selon la province, et les obligations de couverture peuvent dépendre du nombre d'employés, du secteur ou du type d'entité. Une entreprise devrait confirmer si elle doit souscrire une assurance contre les accidents du travail et quels avis ou affichages sont requis.

Même si une entreprise n'a que quelques travailleurs, elle ne devrait pas supposer qu'elle est exemptée sans vérifier la règle applicable dans sa province.

Conformité lors de l'embauche et de l'intégration

La conformité au travail commence avant le premier chèque de paie.

Un processus d'intégration solide devrait inclure :

• Des descriptions de poste écrites
• Des lettres d'offre ou des conventions d'emploi, lorsque approprié
• Un examen de classification pour déterminer le statut d'employé ou de travailleur indépendant
• Le formulaire I-9 et les formulaires fiscaux, le cas échéant
• La configuration de la paie
• L'examen des politiques sur les salaires et les heures de travail
• Les accusés de réception du manuel de l'employé
• La formation en sécurité et les affichages exigés

Cette documentation initiale est importante parce qu'elle établit les attentes et aide à démontrer que l'entreprise fonctionne de manière organisée et conforme.

Les employeurs multinationaux font face à une complexité supplémentaire

Si votre entreprise a des employés dans plus d'une province, la conformité au travail devient beaucoup plus détaillée. Vous devrez peut-être suivre différentes règles concernant :

• Le salaire minimum
• Les heures supplémentaires
• Les pauses repas et les périodes de repos
• Les congés de maladie payés
• Les délais de versement du dernier salaire
• Les exigences d'avis
• Les limites sur les clauses de non-concurrence ou les clauses restrictives
• Les règles sur les congés et les accommodements

Le travail à distance ajoute un autre niveau de complexité. Le lieu de travail de l'employé peut déterminer quelles lois provinciales s'appliquent, même si la société est située ailleurs.

Le résultat est simple : ne supposez pas que les règles de votre province d'origine s'appliquent partout.

Liste de vérification pratique pour la conformité au droit du travail

Utilisez cette liste pour rester organisé :

• Examiner les lois fédérales, provinciales et locales sur les salaires avant d'établir les taux de rémunération
• Classer chaque travailleur correctement
• Suivre avec exactitude toutes les heures travaillées
• Confirmer les règles sur les heures supplémentaires dans chaque province où vous avez des employés
• Afficher les avis de travail exigés
• Conserver les dossiers d'incidents, de paie et de pointage
• Former les superviseurs sur les règles de non-discrimination et de harcèlement
• Établir un processus clair pour les demandes de congé
• Vérifier les exigences en matière d'indemnisation des accidents du travail
• Réévaluer la conformité lorsque les lois changent ou que vous vous développez dans de nouvelles provinces

Où Zenind s'inscrit

Il est plus facile de démarrer une entreprise lorsque les bases juridiques sont en place dès le départ. Zenind aide les entrepreneurs à constituer et à gérer leurs sociétés afin qu'ils puissent se concentrer sur la mise en place d'opérations conformes, l'embauche prudente et la création de la bonne structure d'entreprise avant que la croissance n'entraîne des risques évitables.

Le droit du travail n'est qu'une partie de la gestion d'une entreprise, mais c'en est une essentielle. Une société bien constituée, avec des dossiers organisés, une intégration claire et des processus définis, est beaucoup mieux positionnée pour gérer correctement la paie, l'embauche et les obligations de conformité.

Mot de la fin

Les lois fédérales et provinciales sur le travail influencent presque tous les aspects de la relation employeur-employé. Les règles exactes dépendent de l'endroit où votre entreprise exerce ses activités, de la façon dont les travailleurs sont classés et du type de travail effectué.

Pour les propriétaires de petites entreprises, la meilleure stratégie consiste à intégrer la conformité dans les opérations quotidiennes. Payez avec soin, documentez de façon cohérente, formez les gestionnaires, surveillez les changements de la loi provinciale et demandez de l'aide tôt lorsqu'une règle n'est pas claire. Cette approche réduit les risques et crée une entreprise plus stable dès le départ.