Федералните и щатските трудови закони: Практическо ръководство за собственици на малък бизнес

Разбирането на трудовото законодателство е част от изграждането на стабилен бизнес. Независимо дали наемате първия си служител или разширявате дейността си в няколко щата, спазването на трудовите изисквания влияе върху начина, по който плащате на работниците, класифицирате длъжностите, управлявате графиците, осигурявате безопасност на работното място и се справяте с отпуските и въпросите на дискриминацията.

Предизвикателството е, че трудовите правила не идват от едно място. Някои са федерални, други са специфични за отделните щати, а много от тях си взаимодействат. На практика това означава, че един бизнес може да подлежи на повече от едно правило по един и същ въпрос. Федерално правило за възнагражденията може да задава базов минимум, докато щатски закон налага по-строг стандарт. Федерално правило за безопасност може да се прилага в цялата страна, докато щатска програма добавя допълнителни изисквания. Най-сигурният подход е да разберете основните категории трудово право и да изградите процес за съответствие, преди да възникнат проблеми.

Това ръководство разглежда основните теми във федералните и щатските трудови закони, които собствениците на малък бизнес трябва да познават, обяснява откъде обикновено идват правилата и подчертава навиците за съответствие, които намаляват риска.

Защо спазването на трудовото законодателство е важно

Нарушенията на трудовото законодателство могат да доведат до неизплатени възнаграждения, глоби, проверки от агенции, претенции от служители и съдебни дела. Дори честна грешка може да стане скъпа, ако трудовите записи са непълни, работниците са класифицирани неправилно или задълженията за безопасност са пренебрегнати.

За малките предприятия практическата цел не е да се превърнете в правен специалист. Целта е да създадете системи, които ви помагат да:

• Плащате на служителите правилно
• Проследявате точно часовете и извънредния труд
• Класифицирате правилно работниците
• Поддържате безопасно работно място
• Спазвате правилата срещу дискриминация
• Обработвате последователно исканията за отпуск
• Пазите необходимите уведомления и документи

Ясен процес за съответствие е особено важен, когато работите в повече от един щат или използвате изпълнители, сезонни работници, служители на непълно работно време или отдалечен персонал.

Основните източници на трудово право

Трудовото право произтича от няколко нива на управление и контролни органи.

Федерално право

Федералните трудови закони установяват минимални стандарти за много работни места в Съединените щати. Често участващи федерални агенции в съответствието с трудовото законодателство включват:

• Министерството на труда на САЩ, което прилага правилата за заплащане, работно време и изискванията за семейни и медицински отпуски
• Администрацията по безопасност и здраве при работа, която контролира стандартите за безопасност и здраве на работното място
• Комисията за равни възможности за заетост, която прилага федералните закони срещу дискриминация

Щатско право

Щатите могат да добавят защита над федералния минимум. Това често включва:

• По-висока минимална работна заплата
• По-благоприятни правила за извънреден труд
• Изисквания за почивки за хранене и почивки за отдих
• Платен болничен или платен семеен отпуск
• Допълнителни защити срещу дискриминация
• По-строги правила за детския труд и работните графици на непълнолетни

Когато щатското и федералното право се припокриват, работодателите обикновено трябва да спазват правилото, което осигурява по-голяма защита на работниците.

Правила за заплащане и работно време

Съответствието със заплащането и работното време е една от най-честите проблемни области за работодателите.

Минимална работна заплата

Федералният Закон за справедливите трудови стандарти определя национален праг за минимална работна заплата. Въпреки това много щати и някои местни власти изискват по-висока минимална заплата. Ако вашият бизнес попада едновременно под федералното и щатското право, обикновено трябва да плащате по-високата ставка.

Това означава, че не бива да приемате, че федералната ставка е достатъчна. Преди да финализирате структурата на възнагражденията, проверете минималната работна заплата във всеки щат, където имате служители.

Извънреден труд

Съгласно федералното право покритите неосвободени служители по принцип трябва да получават заплащане за извънреден труд в размер на една и половина пъти тяхната редовна ставка за часове, отработени над 40 в рамките на една работна седмица.

Важно е да се изяснят следните въпроси за извънредния труд:

• Служителят освободен ли е или неосвободен?
• Какво се счита за отработено време?
• Изисква ли щатското право дневен извънреден труд или по-нисък праг?
• Влизат ли бонуси, комисиони или други видове плащания в редовната ставка?

Щатите могат да добавят собствени правила за извънреден труд, а някои са по-благоприятни за служителите от федералното право. Бизнес с дейност в няколко щата не трябва да разчита на едно национално правило без проверка на щатските изисквания.

Водене на записи

Спазването на трудовото право зависи от добри записи. Трябва да съхранявате точна документация за:

• Имената на служителите и длъжностите им
• Ставките на заплащане и периодите на плащане
• Отработеното време
• Извънредните часове
• Удръжките от заплатите
• Работните графици
• Исканията за отпуск и одобренията им
• Потвържденията за получени политики

Ако възникне спор за заплащане, записите често определят дали работодателят може да защити позицията си.

Класифициране на работниците

Класифицирането на работниците е друг основен въпрос. Бизнесът трябва да знае дали дадено лице е служител или независим изпълнител.

Служителите обикновено получават повече правна защита и придобивки от изпълнителите. Работодателите също обикновено контролират повече аспекти от работата на служителя, като график, инструменти и методи. За разлика от това изпълнителите обикновено работят по-независимо и могат да обслужват множество клиенти.

Неправилното класифициране на работник може да създаде проблеми, свързани с данъци, заплащане, извънреден труд, осигуряване при безработица и обезщетения при трудова злополука. Ако не сте сигурни как да класифицирате дадена длъжност, прегледайте действителните работни отношения, а не само обозначението в договора.

Правила за безопасност на работното място

Безопасното работно място не е просто добра практика. То е правно задължение.

Законът за безопасност и здраве при работа изисква много работодатели да осигуряват работно място без признати опасности и да спазват приложимите стандарти за безопасност. Правилата на OSHA могат да се прилагат различно в зависимост от индустрията, вида на извършваната работа и дали даден щат управлява собствена одобрена от OSHA програма.

Често срещани задължения за безопасност

В зависимост от бизнеса ви, спазването на изискванията за безопасност може да включва:

• Обучение на служителите по начин, който могат да разберат
• Осигуряване на защитно оборудване, когато е необходимо
• Поставяне на задължителни уведомления за безопасност
• Поддържане на програми за информиране за опасни вещества при работа с химикали
• Водене на регистри за трудови злополуки и заболявания, когато това се изисква
• Докладване на определени сериозни инциденти в рамките на необходимите срокове

Защо планирането на безопасността е важно

Малките предприятия понякога предполагат, че правилата на OSHA важат само за фабрики или строителни обекти. Това не е вярно. Задълженията за безопасност могат да се отнасят за офиси, магазини, ресторанти, складове и много други работни места.

Доброто планиране на безопасността защитава служителите, намалява прекъсванията и помага да се избегнат скъпи искове или проверки.

Закони срещу дискриминация и тормоз

Федералното право забранява дискриминацията при много решения, свързани със заетостта. По принцип работодателите не могат да основават наемане, освобождаване, възнаграждение, повишение, дисциплинарни мерки или разпределяне на задачи на защитени характеристики като раса, цвят на кожата, религия, пол, национален произход, възраст, увреждане или генетична информация.

Федералното право също ограничава тормоза и ответните действия. Това означава, че работодателят може да има правни проблеми не само заради дискриминационно третиране, но и ако не реагира на враждебна работна среда или накаже някого, защото е подал оплакване.

Практически стъпки за съответствие

Бизнесът може да намали риска, като:

• Използва последователни критерии при наемане
• Обучава ръководителите по темата за уважително поведение на работното място
• Документира обективно проблемите с представянето
• Разследва оплакванията своевременно
• Прилага политиките последователно
• Избягва ответни действия след подадено оплакване

Щатските и местните закони могат да разширят списъка със защитени категории. Някои щати защитават характеристики като семейно положение, сексуална ориентация, полова идентичност или прическа. Ако вашият бизнес работи в няколко юрисдикции, проверете местното право, преди да приемете политика или да вземете решение за наемане.

Правила за отпуск и придобивки

Законите за отпуск могат да бъдат объркващи, защото едновременно могат да се прилагат няколко закона.

Семейни и медицински отпуски

Федералният Закон за семейните и медицинските отпуски дава на отговарящите на условията служители до 12 седмици неплатен отпуск със защита на работното място по определени семейни и медицински причини. Законът се прилага само за покрити работодатели и само когато служителят отговаря на условията за допустимост.

Щатски закони за платен отпуск

Някои щати изискват платен болничен, платен семеен отпуск или и двете. Тези закони могат да бъдат по-широки от федералните права на отпуск и могат да се прилагат и за по-малки работодатели.

Това означава, че едно искане за отпуск може да изисква повече от един анализ:

• Отговаря ли служителят на условията по федералното право?
• Предоставя ли щатското право отделни права за платен или неплатен отпуск?
• Отпускът за медицинско състояние, грижа за член на семейството, родителско събитие или нужда, свързана с увреждане ли е?
• Какво уведомление или документация са допустими?

Администриране на придобивки

Правилата за отпуск са свързани и с администрирането на придобивките. Работодателите трябва да проверят как здравните осигуровки, удръжките от заплатата и процедурите за завръщане на работа се обработват по време на продължителен отпуск.

Детски труд и заетост на младежи

Ако наемате непълнолетни лица, правилата за детски труд изискват особено внимание. Федералното право поставя ограничения върху видовете работа, които непълнолетните могат да извършват, часовете, които могат да работят, и оборудването или задачите, с които могат да боравят. Щатите често добавят по-строги правила.

Преди да наемете непълнолетни, прегледайте:

• Минималните възрастови изисквания
• Ограниченията за работно време в учебни дни и ваканции
• Забраните за опасни дейности
• Изискванията за разрешително за работа, ако има такива
• Изискванията за почивки и стандартите за надзор

Спазването на правилата за детски труд е важно в търговията на дребно, хотелиерството, хранителните услуги, развлеченията, селското стопанство и сезонните бизнеси.

Обезщетения при трудова злополука и застраховки

Законите за обезщетения при трудова злополука по правило са щатски. Ако служител бъде наранен или се разболее вследствие на работа, щатските правила за обезщетения при трудова злополука могат да изискват медицинско покритие и обезщетения за възстановяване на дохода.

Изискванията се различават по щати, а задължението за покритие може да зависи от броя на служителите, индустрията или вида на дружеството. Бизнесът трябва да провери дали е длъжен да поддържа застраховка за трудова злополука и какви уведомления или табла трябва да постави.

Дори бизнесът да има само няколко работници, не бива да приема, че е освободен от изискването, без да провери приложимото щатско правило.

Съответствие при наемане и въвеждане в длъжност

Съответствието с трудовото право започва преди първата заплата.

Добър процес за въвеждане в длъжност трябва да включва:

• Писмени длъжностни характеристики
• Оферти за работа или трудови договори, когато е подходящо
• Преглед на класификацията като служител или изпълнител
• Попълване на формуляр I-9 и данъчни формуляри
• Настройка на възнагражденията
• Преглед на политиките за заплащане и работно време
• Потвърждения за приемане на наръчника за служители
• Обучение по безопасност и задължителни уведомления

Тази ранна документация е важна, защото задава очаквания и помага да се покаже, че компанията работи организирано и в съответствие с изискванията.

Работодателите в няколко щата се сблъскват с допълнителна сложност

Ако бизнесът ви има служители в повече от един щат, спазването на трудовото законодателство става значително по-сложно. Може да се наложи да следите различни правила за:

• Минимална работна заплата
• Извънреден труд
• Почивки за хранене и отдих
• Платен болничен
• Срокове за окончателно плащане
• Изисквания за уведомяване
• Ограничения за неконкуриране или други ограничителни клаузи
• Правила за отпуск и адаптации

Дистанционната работа добавя още едно ниво. Мястото, където служителят реално работи, може да определя кои щатски закони се прилагат, дори компанията да е базирана другаде.

Изводът е прост: не приемайте, че правилата на домашния ви щат се прилагат навсякъде.

Практически контролен списък за съответствие с трудовото право

Използвайте този контролен списък, за да останете организирани:

• Преглеждайте федералните, щатските и местните закони за заплащане, преди да определите ставките
• Класифицирайте правилно всеки работник
• Проследявайте точно всички отработени часове
• Потвърждавайте правилата за извънреден труд във всеки щат, където имате служители
• Поставяйте задължителните уведомления на работното място
• Водете записи за трудови злополуки, заплати и работно време
• Обучавайте ръководителите по правилата срещу дискриминация и тормоз
• Създайте ясен процес за искания за отпуск
• Преглеждайте изискванията за обезщетения при трудова злополука
• Проверявайте отново съответствието, когато законите се променят или се разширите в нови щати

Как Zenind се вписва

Започването на бизнес е по-лесно, когато правната основа е поставена от самото начало. Zenind помага на предприемачите да създават и управляват своите компании, така че да могат да се съсредоточат върху изграждането на съответстващи на изискванията операции, внимателното наемане и поставянето на правилната бизнес структура, преди растежът да създаде избегваем риск.

Самото трудово право е само една част от управлението на бизнес, но е критична. Добре структурирана компания с организирани записи, чист процес на въвеждане в длъжност и ясни процедури е в много по-добра позиция да се справя правилно със заплащането, наемането и задълженията за съответствие.

Заключителни мисли

Федералните и щатските трудови закони оформят почти всеки аспект от отношенията между работодател и служител. Точните правила зависят от това къде оперира бизнесът ви, как са класифицирани работниците и какъв вид работа се извършва.

За собствениците на малък бизнес най-добрата стратегия е да вградят съответствието в ежедневните операции. Плащайте внимателно, документирайте последователно, обучавайте ръководителите, следете промените в щатското право и търсете помощ навреме, когато дадено правило е неясно. Този подход намалява риска и създава по-стабилен бизнес от самото начало.