Procès-verbaux, règlements administratifs et conventions d’exploitation des SARL : leur rôle et pourquoi ils sont importants

Lorsque vous créez une entreprise, l’enregistrement auprès de l’État n’est que le point de départ. Les documents internes qui suivent déterminent la manière dont l’entreprise est gouvernée, comment les propriétaires prennent des décisions et comment la propriété change au fil du temps. Pour les sociétés par actions, cela signifie généralement des règlements administratifs et des procès-verbaux. Pour les SARL, il s’agit généralement d’une convention d’exploitation.

Ces documents sont souvent considérés comme de simples papiers à classer et à oublier. C’est une erreur. Ils constituent les règles de fonctionnement de l’entreprise et peuvent avoir une incidence sur le contrôle, les droits de propriété, le règlement des différends et la protection contre la responsabilité.

Si vous hésitez entre une société par actions et une SARL, comprendre ces documents peut rendre la décision beaucoup plus claire.

En bref

• Une société par actions utilise des règlements administratifs et des procès-verbaux pour organiser la gestion et consigner les actions importantes de la société.
• Une SARL utilise une convention d’exploitation pour définir la propriété, la gestion et les droits de transfert.
• L’enregistrement auprès de l’État crée l’entité, mais les documents internes déterminent son fonctionnement.
• De bons documents réduisent la confusion, préviennent les différends et soutiennent la séparation juridique entre l’entreprise et ses propriétaires.

Pourquoi les documents internes sont importants

Les propriétaires d’entreprise se concentrent souvent sur l’enregistrement de création parce que c’est l’étape visible. Mais la documentation conservée à l’intérieur de l’entreprise est tout aussi importante.

Les documents internes remplissent trois fonctions clés :

1. Ils expliquent qui a le pouvoir d’agir au nom de l’entreprise.
2. Ils documentent le fonctionnement de la propriété et des droits de vote.
3. Ils aident à démontrer que l’entreprise est une entité juridique distincte, ce qui est important pour la protection contre la responsabilité.

Sans règles internes claires, les propriétaires peuvent devoir s’appuyer sur le droit supplétif de l’État, qui peut ne pas correspondre à ce qu’ils avaient prévu au démarrage de l’entreprise.

Ce que sont les procès-verbaux de société

Les procès-verbaux de société sont le compte rendu écrit des décisions des administrateurs et des actionnaires. Dans une société par actions, de nombreuses décisions doivent être approuvées officiellement et consignées.

Les procès-verbaux ou consentements écrits typiques peuvent porter sur :

• la nomination des premiers administrateurs ou dirigeants
• l’adoption des règlements administratifs
• l’émission d’actions
• l’approbation de contrats importants ou de résolutions bancaires
• l’approbation des assemblées annuelles ou des consentements écrits
• la documentation des changements de propriété ou de gestion

Les procès-verbaux ne sont pas réservés aux grandes sociétés ouvertes. Même une petite société par actions devrait les conserver. L’objectif est de créer une trace montrant que la société a agi par l’intermédiaire de ses décideurs appropriés plutôt que de manière informelle par les actes personnels d’un seul propriétaire.

Ce que font les règlements administratifs

Les règlements administratifs sont le règlement interne de la société. Ils décrivent comment l’entreprise est gérée et comment les actions officielles de la société sont prises.

Les règlements administratifs traitent généralement :

• du nombre et du rôle des administrateurs
• de la manière dont les administrateurs sont élus ou révoqués
• de la façon dont les dirigeants sont nommés
• de la façon dont les réunions sont convoquées et tenues
• des règles de vote
• de la manière de combler les postes vacants
• des modalités de remise des avis de réunion

Les règlements administratifs ne régissent généralement pas les modalités de transfert des parts de propriété de la même façon qu’une convention d’exploitation de SARL. Dans une société par actions, les restrictions au transfert ou les règles particulières de propriété sont souvent prévues dans une convention distincte entre actionnaires ou dans une convention de restrictions sur les actions.

Ce que fait une convention d’exploitation de SARL

Une convention d’exploitation est le document interne principal d’une SARL. Elle précise comment l’entreprise est détenue et gérée.

Une convention d’exploitation solide couvre généralement :

• les membres et leurs pourcentages de propriété
• le fait que la SARL soit gérée par les membres ou par un ou plusieurs gestionnaires
• les droits de vote et les seuils de décision
• les apports en capital et les distributions
• les restrictions au transfert
• l’admission de nouveaux membres
• les procédures de retrait, de rachat ou de dissolution
• les règles de règlement des différends

En pratique, la convention d’exploitation fait bien plus que simplement indiquer qui possède la SARL. Elle peut définir comment le contrôle change, ce qui se passe si un membre part et comment l’entreprise continue si les propriétaires sont en désaccord.

Pourquoi les SARL semblent généralement plus flexibles

Comparativement aux sociétés par actions, les SARL offrent généralement plus de souplesse dans la gestion et les arrangements de propriété. Cette flexibilité est l’une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses petites entreprises choisissent une SARL.

Une convention d’exploitation de SARL peut être adaptée à la relation d’affaires. Par exemple, elle peut :

• distinguer les droits économiques des droits de vote
• limiter les transferts à des tiers sans approbation
• créer différentes catégories de membres
• définir des droits de rachat si un membre se retire
• réduire le risque de blocage entre les propriétaires

Cette flexibilité est particulièrement utile pour les entreprises à propriété restreinte, les entreprises familiales et les partenariats qui veulent une entente claire avant que les problèmes ne surviennent.

Pourquoi les formalités de société comptent

Les sociétés par actions sont conçues pour fonctionner avec plus de formalisme que les SARL. Ce n’est pas un défaut. Cela fait partie de leur structure.

Les formalités de société aident à démontrer que l’entreprise est distincte de ses propriétaires. Cette séparation peut être importante lorsqu’un tribunal ou un créancier évalue si les propriétaires ont respecté la forme juridique de la société.

Les formalités courantes d’une société comprennent :

• le dépôt des documents de constitution auprès de l’État
• l’adoption des règlements administratifs
• la tenue de réunions d’organisation ou l’utilisation de consentements écrits
• l’émission correcte des actions
• la conservation des procès-verbaux et des résolutions
• la séparation des finances de l’entreprise et des finances personnelles
• le respect des exigences annuelles de gouvernance

Lorsque ces formalités sont ignorées, la séparation juridique entre l’entreprise et ses propriétaires peut être plus difficile à défendre.

Pourquoi les SARL ont quand même besoin d’une bonne documentation

Les SARL sont plus souples que les sociétés par actions, mais elles ont quand même besoin de dossiers clairs et d’une convention d’exploitation solide.

Une SARL n’est peut-être pas tenue d’avoir le même niveau de réunions et de procès-verbaux qu’une société par actions, mais cela ne veut pas dire que les propriétaires devraient improviser. Une convention d’exploitation faible ou générique peut créer de vrais problèmes plus tard.

Une bonne convention de SARL aide à éviter des enjeux comme :

• l’incertitude quant à la personne autorisée à gérer l’entreprise
• les différends sur les distributions de profits
• le transfert accidentel de la propriété à une partie non souhaitée
• la confusion sur ce qui se passe si un membre décède, prend sa retraite ou souhaite quitter l’entreprise
• les désaccords sur l’évaluation lors d’un rachat

Le meilleur moment pour régler ces questions est avant qu’elles ne surviennent.

Pourquoi les modèles génériques échouent souvent

De nombreux propriétaires d’entreprise commencent avec un modèle trouvé en ligne. Cela peut être risqué.

Un formulaire générique peut ne pas refléter :

• la structure réelle de propriété de l’entreprise
• les règles supplétives de l’État
• le plan de sortie à long terme du propriétaire
• les préférences en matière de contrôle du vote
• les restrictions de transfert qui protègent l’entreprise
• les arrangements économiques particuliers entre les membres

Un document qui semble complet peut tout de même être trop léger pour gérer un véritable différend. Pour un dossier de création, l’objectif n’est pas seulement de cocher une case. L’objectif est de mettre en place un cadre juridique utile pour l’entreprise.

Choisir entre une société par actions et une SARL

Le bon type d’entité dépend des objectifs de l’entreprise.

Une société par actions peut être un meilleur choix lorsque l’entreprise prévoit :

• des investisseurs externes
• plusieurs rondes de financement en capital
• une structure plus traditionnelle avec conseil d’administration et dirigeants
• un besoin de planification de la propriété fondée sur des actions

Une SARL peut être un meilleur choix lorsque l’entreprise veut :

• plus de flexibilité dans la gestion
• moins de formalités continues
• une plus grande personnalisation des règles de propriété et de transfert
• une structure plus simple pour une entreprise à propriété restreinte

Pour de nombreuses nouvelles entreprises, la décision commence par une question pratique : de quelle structure avons-nous besoin et de quelle flexibilité avons-nous besoin ?

Erreurs courantes à éviter

Considérer la création comme l’ensemble du processus

L’enregistrement auprès de l’État est important, mais il ne représente qu’une partie de la mise en place correcte de l’entreprise.

Ignorer les documents internes

Une société par actions sans règlements administratifs ni procès-verbaux, ou une SARL sans véritable convention d’exploitation, est plus exposée à la confusion et aux différends.

Utiliser un document qui ne correspond pas à l’entité

Les documents de société par actions et ceux de SARL ne sont pas interchangeables. Chaque structure a son propre cadre juridique.

Reporter les questions de propriété à plus tard

Les restrictions de transfert, les modalités de rachat et les droits de contrôle sont plus faciles à négocier au départ qu’au milieu d’un différend.

Mélanger les activités d’entreprise et les activités personnelles

Des comptes distincts, des dossiers cohérents et des approbations appropriées aident à préserver l’identité juridique de l’entreprise.

Comment Zenind aide

Zenind aide les entrepreneurs à créer des entreprises américaines avec les documents et le soutien nécessaires pour bien démarrer. Pour les fondateurs qui hésitent entre une SARL et une société par actions, l’essentiel est de commencer avec la bonne structure et la bonne documentation interne.

Cela comprend le fait de s’assurer que l’entreprise dispose des documents nécessaires pour soutenir sa gouvernance, sa propriété et sa croissance à long terme. Des documents de création clairs et des ententes internes solides aident les nouvelles entreprises à partir sur de meilleures bases.

Réflexions finales

Les procès-verbaux, les règlements administratifs et les conventions d’exploitation des SARL ne sont pas de simples documents administratifs. Ils définissent la façon dont une entreprise fonctionne, qui la contrôle et comment elle réagit lorsque la propriété change ou que des désaccords surviennent.

Si vous créez une société par actions, prenez les formalités de société au sérieux et conservez des dossiers clairs. Si vous créez une SARL, investissez dans une convention d’exploitation bien rédigée qui reflète la façon dont vous voulez réellement que l’entreprise fonctionne.

La meilleure structure est celle qui correspond à vos objectifs et qui donne à votre entreprise la marge de manœuvre nécessaire pour fonctionner avec clarté dès le premier jour.

Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique.