Comment verser des dividendes : guide pratique pour les sociétés américaines

Le versement de dividendes est l’une des façons les plus reconnues pour une société de retourner de la valeur à ses actionnaires. En termes simples, un dividende est une distribution des bénéfices d’une entreprise à ses propriétaires. En pratique, toutefois, le versement de dividendes exige plus que la simple émission d’un chèque. Une société doit confirmer qu’elle dispose de bénéfices suffisants, respecter ses documents constitutifs et internes, approuver correctement la distribution et comptabiliser l’opération avec soin.

Pour les fondateurs et les propriétaires de petites entreprises, comprendre les règles relatives aux dividendes dès le départ peut aider à éviter plus tard des problèmes fiscaux, des erreurs de gouvernance et des difficultés comptables. Cela est particulièrement important pour les sociétés récemment constituées, où des dossiers bien tenus et des approbations formelles font partie d’une entreprise bâtie correctement dès le début.

Qu’est-ce qu’un dividende?

Un dividende est un paiement qu’une société verse à ses actionnaires à même ses bénéfices ou ses profits accumulés, sous réserve du droit des sociétés et des règlements administratifs ou résolutions propres à l’entreprise. Les dividendes sont le plus souvent versés en espèces, mais ils peuvent aussi être émis sous forme d’actions ou, dans des cas moins fréquents, de biens.

Le point essentiel est que les dividendes relèvent généralement du cadre des sociétés par actions. Si votre entreprise est une LLC, les paiements aux propriétaires sont habituellement appelés distributions plutôt que dividendes, sauf si la LLC est imposée comme une société.

Quand une entreprise peut-elle verser des dividendes?

Une entreprise ne peut pas décider de verser des dividendes à la légère. Avant de déclarer un dividende, elle devrait confirmer plusieurs éléments de base :

• La société dispose de bénéfices non répartis suffisants ou d’une autre source légale pour effectuer le paiement.
• L’entreprise demeure solvable après la distribution.
• Le conseil d’administration approuve le dividende.
• Le paiement respecte le droit des sociétés de l’État applicable ainsi que les règlements administratifs, les statuts constitutifs ou les conventions entre actionnaires de l’entreprise.
• Les droits liés aux actions privilégiées ou aux catégories spéciales d’actions sont respectés.

Si l’entreprise manque de liquidités, porte une dette importante ou a besoin de fonds pour ses activités et sa croissance, conserver les bénéfices peut être la meilleure décision.

Étape 1 : examiner les documents de gouvernance de l’entreprise

Commencez par les documents fondamentaux de la société. Vérifiez les statuts constitutifs, les règlements administratifs, les conventions entre actionnaires et toute politique du conseil qui touche les distributions. Certaines entreprises limitent le versement de dividendes ou exigent des procédures d’approbation précises.

Cette étape est particulièrement importante pour les fondateurs qui en sont à leur première entreprise. Si votre société a été constituée récemment, le fait de tenir les dossiers corporatifs en ordre dès le début facilite la documentation de décisions futures comme les dividendes, la rémunération des dirigeants et les changements liés aux capitaux propres.

Étape 2 : confirmer que l’entreprise peut se permettre le paiement

Un dividende devrait être soutenu par la situation financière de l’entreprise, et non seulement par le désir de récompenser les actionnaires. Examinez le bilan, les flux de trésorerie et les obligations actuelles avant d’aller de l’avant.

Les questions importantes à poser comprennent :

• L’entreprise dispose-t-elle de bénéfices non répartis suffisants?
• Le paiement nuira-t-il à la paie, au loyer, aux impôts ou aux obligations envers les fournisseurs?
• La société a-t-elle besoin d’une réserve pour une expansion prochaine ou pour des ralentissements saisonniers?
• Un dividende plus modeste préserverait-il la flexibilité tout en récompensant les investisseurs?

Une politique de dividendes saine équilibre le rendement pour les actionnaires et la stabilité à long terme de l’entreprise.

Étape 3 : tenir une réunion du conseil ou utiliser un consentement écrit

Dans la plupart des sociétés, le conseil d’administration doit approuver le dividende. Cette approbation devrait être documentée dans le procès-verbal d’une réunion du conseil ou dans un consentement écrit, selon le processus de gouvernance de l’entreprise et le droit de l’État applicable.

Le conseil devrait décider :

• Le montant du dividende
• S’il s’agit d’un dividende en espèces, en actions ou sous une autre forme
• Les actionnaires qui ont droit de le recevoir
• La date de clôture des registres
• La date de paiement
• Toute condition particulière ou règle propre à une catégorie d’actions

Documenter la décision crée un dossier clair pour les comptables, les actionnaires et la déclaration fiscale.

Étape 4 : fixer la date de clôture des registres et la date de paiement

Deux dates sont importantes dans l’administration des dividendes :

• La date de clôture des registres détermine quels actionnaires ont droit de recevoir le dividende.
• La date de paiement est la date à laquelle l’entreprise envoie effectivement l’argent ou les actions.

Ces dates aident la société à déterminer qui reçoit la distribution et quand l’obligation est acquittée. Si des actions changent de mains entre la date de clôture des registres et la date de paiement, l’entreprise paie tout de même l’actionnaire inscrit à la date limite, sauf indication contraire du conseil.

Étape 5 : choisir la méthode de distribution

La plupart des dividendes sont versés en espèces, mais le conseil peut choisir la méthode qui correspond aux objectifs et à la structure du capital de l’entreprise.

Dividendes en espèces

Les dividendes en espèces sont l’option la plus courante. Ils sont simples et faciles à comprendre. Les actionnaires reçoivent de l’argent proportionnellement à leur participation, sous réserve de la catégorie d’actions qu’ils détiennent.

Dividendes en actions

Les dividendes en actions distribuent des actions supplémentaires plutôt que des espèces. Ils peuvent être utiles lorsqu’une entreprise souhaite conserver ses liquidités tout en récompensant les actionnaires. Les dividendes en actions modifient aussi la structure de propriété, ils doivent donc être planifiés avec soin.

Dividendes en biens

Plus rarement, une société peut distribuer des biens. Ces distributions sont plus complexes et exigent habituellement une évaluation rigoureuse ainsi qu’un examen fiscal attentif.

Étape 6 : aviser les actionnaires

Après l’approbation, les actionnaires devraient recevoir un avis clair des modalités du dividende. L’avis devrait expliquer :

• Le montant ou le taux du dividende
• La date de clôture des registres
• La date de paiement
• La forme du paiement
• Toute instruction particulière pour recevoir la distribution

Une communication claire réduit la confusion et aide les actionnaires à savoir à quoi s’attendre.

Étape 7 : traiter le paiement

Une fois la date de paiement arrivée, la société devrait émettre le dividende au moyen de ses contrôles financiers habituels. Les modes de paiement courants comprennent le dépôt direct et le chèque.

Avant de libérer les fonds, confirmez que :

• La liste des actionnaires est exacte
• Les pourcentages de propriété sont corrects
• Les renseignements bancaires sont à jour
• Les formulaires fiscaux requis ou les enjeux de retenue de réserve ont été traités

Si l’entreprise a plusieurs catégories d’actions, vérifiez que chaque actionnaire reçoit le bon montant selon les documents de gouvernance de l’entreprise.

Étape 8 : inscrire le dividende dans les livres

Les registres comptables devraient refléter le dividende depuis le moment où il est déclaré jusqu’au moment où il est payé. Au minimum, l’entreprise devrait conserver :

• Le procès-verbal du conseil ou le consentement écrit
• La résolution relative au dividende
• La liste des actionnaires utilisée pour le paiement
• La date de clôture des registres et la date de paiement
• Les confirmations de paiement
• Les écritures au grand livre général

Une documentation adéquate soutient la déclaration fiscale, les états financiers et les vérifications diligentes futures.

Considérations fiscales liées aux dividendes

Le traitement fiscal des dividendes dépend de la façon dont l’entreprise est imposée et de la situation personnelle du bénéficiaire. Pour les sociétés C, les dividendes versés aux actionnaires sont généralement imposables pour le bénéficiaire. Dans bien des cas, les sociétés doivent aussi émettre les formulaires de renseignements de fin d’année appropriés.

Les sociétés S et les LLC sont différentes. Les propriétaires d’entreprises intermédiaires reçoivent généralement des distributions plutôt que des dividendes de société, et le traitement fiscal peut varier considérablement. C’est pourquoi il est important de ne pas présumer que chaque paiement à un propriétaire est un dividende.

Quelques points fiscaux pratiques à retenir :

• Les dividendes ne sont habituellement pas des dépenses d’entreprise déductibles pour la société.
• L’entreprise peut devoir déclarer les distributions au moyen des formulaires fiscaux appropriés.
• Les actionnaires peuvent devoir payer des impôts fédéraux et d’État sur le revenu reçu.
• Des règles particulières peuvent s’appliquer aux actions privilégiées, aux actionnaires étrangers et aux paiements transfrontaliers.

Comme les règles fiscales peuvent changer et que les conséquences peuvent être importantes, les propriétaires devraient confirmer le traitement des dividendes avec un fiscaliste qualifié.

Erreurs courantes à éviter

Même les propriétaires d’entreprise expérimentés commettent des erreurs liées aux dividendes. Les plus courantes comprennent :

• Verser un dividende sans approbation formelle du conseil
• Oublier de documenter la date de clôture des registres et la date de paiement
• Distribuer des liquidités dont l’entreprise a besoin pour ses activités
• Confondre les dividendes avec les salaires, les prélèvements du propriétaire ou les remboursements
• Ignorer les droits liés aux catégories d’actions
• Ne pas tenir à jour les écritures comptables et les procès-verbaux
• Présumer qu’une LLC peut simplement appeler une distribution un dividende

Ces erreurs peuvent créer de la confusion comptable et, dans certains cas, une exposition juridique ou fiscale.

Dividendes, salaires, primes et distributions

Les propriétaires comparent souvent les dividendes à d’autres façons de retirer de l’argent d’une entreprise. La bonne méthode dépend du type d’entité et du rôle du propriétaire.

• Le salaire est une rémunération pour le travail effectué et est généralement assujetti aux règles de paie.
• Les primes sont une rémunération additionnelle, habituellement liée au rendement ou aux résultats de l’entreprise.
• Les distributions sont courantes dans les LLC et les entités intermédiaires.
• Les dividendes sont habituellement versés par les sociétés à leurs actionnaires.

Une séparation claire entre la rémunération et les rendements liés à la propriété aide à garder la comptabilité exacte et la déclaration fiscale défendable.

Quand ne pas verser de dividendes

Il y a des moments où conserver les bénéfices est la meilleure décision d’affaires. Une entreprise peut vouloir éviter les dividendes si elle est en train de :

• S’étendre à un nouveau marché
• Constituer des réserves de trésorerie
• Rembourser des dettes
• Se préparer à une volatilité saisonnière
• Réinvestir dans le développement de produits ou les activités

La meilleure politique de dividendes soutient à la fois les intérêts des actionnaires et la santé à long terme de l’entreprise.

Liste de vérification simple pour les dividendes

Avant de verser un dividende, confirmez les éléments suivants :

• La société dispose de bénéfices disponibles ou d’une autre source légale
• Le conseil a approuvé la distribution
• La date de clôture des registres et la date de paiement sont fixées
• La méthode de paiement est claire
• La liste des actionnaires est exacte
• L’équipe comptable a préparé l’écriture de journal
• Les obligations de déclaration fiscale ont été examinées
• Les dossiers corporatifs seront mis à jour après le paiement

Dernières réflexions

Le versement de dividendes n’est simple que lorsque la société suit le bon processus. L’entreprise doit confirmer qu’elle a la capacité financière d’effectuer le paiement, obtenir l’approbation appropriée, aviser les actionnaires, traiter la distribution avec exactitude et tenir des dossiers complets.

Pour les nouveaux propriétaires d’entreprise, une bonne tenue des dossiers corporatifs est tout aussi importante que le paiement lui-même. Garder les résolutions, les procès-verbaux et les registres de propriété organisés dès le début simplifie les décisions futures relatives aux dividendes et aide l’entreprise à demeurer conforme à mesure qu’elle grandit.

Si vous constituez une société ou gardez les dossiers de votre entreprise en ordre, une approche disciplinée de la gouvernance facilitera toutes les décisions futures, y compris le versement de dividendes.