Πώς να πληρώνετε μερίσματα: Ένας πρακτικός οδηγός για τις αμερικανικές εταιρείες

Η καταβολή μερισμάτων είναι ένας από τους πιο αναγνωρίσιμους τρόπους με τους οποίους μια εταιρεία μπορεί να επιστρέψει αξία στους μετόχους της. Με απλά λόγια, το μέρισμα είναι διανομή των κερδών μιας εταιρείας στους ιδιοκτήτες της. Στην πράξη, όμως, οι πληρωμές μερισμάτων απαιτούν περισσότερα από την απλή έκδοση μιας επιταγής. Η εταιρεία πρέπει να επιβεβαιώσει ότι διαθέτει επαρκή κέρδη, να ακολουθήσει τα καταστατικά της έγγραφα, να εγκρίνει σωστά τη διανομή και να καταγράψει προσεκτικά τη συναλλαγή.

Για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματίες, η έγκαιρη κατανόηση των κανόνων για τα μερίσματα μπορεί να προλάβει μελλοντικά φορολογικά ζητήματα, λάθη εταιρικής διακυβέρνησης και λογιστικά προβλήματα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νεοσύστατες εταιρείες, όπου τα καθαρά αρχεία και οι επίσημες εγκρίσεις αποτελούν μέρος της σωστής ίδρυσης της επιχείρησης από την αρχή.

Τι είναι το μέρισμα

Το μέρισμα είναι μια πληρωμή που πραγματοποιεί μια εταιρεία προς τους μετόχους της από κέρδη ή συσσωρευμένα κέρδη, σύμφωνα με το εταιρικό δίκαιο και τους δικούς της καταστατικούς κανόνες ή αποφάσεις. Τα μερίσματα καταβάλλονται πιο συχνά σε μετρητά, αλλά μπορούν επίσης να δοθούν ως μετοχές ή, σε λιγότερο συνηθισμένες περιπτώσεις, ως περιουσιακά στοιχεία.

Το βασικό σημείο είναι ότι τα μερίσματα αποτελούν συνήθως εταιρική έννοια. Αν η επιχείρησή σας είναι LLC, οι πληρωμές προς τους ιδιοκτήτες συνήθως ονομάζονται διανομές και όχι μερίσματα, εκτός αν η LLC φορολογείται ως εταιρεία.

Πότε μπορεί μια εταιρεία να πληρώσει μερίσματα

Μια επιχείρηση δεν μπορεί να αποφασίσει να πληρώσει μερίσματα επιπόλαια. Πριν από τη διανομή ενός μερίσματος, η εταιρεία θα πρέπει να επιβεβαιώσει μερικά βασικά σημεία:

• Η εταιρεία διαθέτει επαρκή εις νέον κέρδη ή άλλη νόμιμη πηγή για την πληρωμή.
• Η εταιρεία παραμένει φερέγγυα μετά τη διανομή.
• Το διοικητικό συμβούλιο εγκρίνει το μέρισμα.
• Η πληρωμή συμμορφώνεται με το εταιρικό δίκαιο της πολιτείας και με το καταστατικό, το ιδρυτικό έγγραφο ή τις συμφωνίες μετόχων της εταιρείας.
• Τηρούνται τα δικαιώματα τυχόν προνομιούχων μετοχών ή ειδικών κατηγοριών μετοχών.

Αν η επιχείρηση έχει περιορισμένη ρευστότητα, σημαντικό χρέος ή χρειάζεται κεφάλαια για λειτουργία και ανάπτυξη, η διατήρηση των κερδών μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή.

Βήμα 1: Ελέγξτε τα εταιρικά καταστατικά έγγραφα

Ξεκινήστε από τα θεμελιώδη αρχεία της εταιρείας. Ελέγξτε το ιδρυτικό έγγραφο, το καταστατικό, τις συμφωνίες μετόχων και τυχόν πολιτικές του διοικητικού συμβουλίου που επηρεάζουν τις διανομές. Ορισμένες εταιρείες περιορίζουν τις πληρωμές μερισμάτων ή απαιτούν συγκεκριμένες διαδικασίες έγκρισης.

Αυτό το βήμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό για όσους ιδρύουν εταιρεία για πρώτη φορά. Αν η εταιρεία σας συστάθηκε πρόσφατα, η διατήρηση οργανωμένων εταιρικών αρχείων από την αρχή κάνει ευκολότερη την τεκμηρίωση μελλοντικών αποφάσεων, όπως μερίσματα, αμοιβές στελεχών και μεταβολές μετοχικού κεφαλαίου.

Βήμα 2: Επιβεβαιώστε ότι η επιχείρηση μπορεί να αντέξει την πληρωμή

Ένα μέρισμα πρέπει να στηρίζεται στην οικονομική κατάσταση της εταιρείας και όχι απλώς στην επιθυμία επιβράβευσης των μετόχων. Εξετάστε τον ισολογισμό, τις ταμειακές ροές και τις τρέχουσες υποχρεώσεις πριν προχωρήσετε.

Σημαντικά ερωτήματα που πρέπει να θέσετε:

• Διαθέτει η εταιρεία επαρκή εις νέον κέρδη;
• Θα επηρεάσει η πληρωμή τη μισθοδοσία, το ενοίκιο, τους φόρους ή τις υποχρεώσεις προς προμηθευτές;
• Χρειάζεται η εταιρεία αποθεματικό για επερχόμενη επέκταση ή εποχικές επιβραδύνσεις;
• Θα μπορούσε ένα μικρότερο μέρισμα να διατηρήσει την ευελιξία ενώ εξακολουθεί να επιβραβεύει τους επενδυτές;

Μια υγιής πολιτική μερισμάτων ισορροπεί τις αποδόσεις προς τους μετόχους με τη μακροπρόθεσμη σταθερότητα της εταιρείας.

Βήμα 3: Πραγματοποιήστε συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου ή χρησιμοποιήστε γραπτή συναίνεση

Στις περισσότερες εταιρείες, το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να εγκρίνει το μέρισμα. Αυτή η έγκριση πρέπει να τεκμηριώνεται είτε με πρακτικό συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου είτε με γραπτή συναίνεση, ανάλογα με τη διαδικασία διακυβέρνησης της εταιρείας και τη νομοθεσία της πολιτείας.

Το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να αποφασίσει:

• Το ποσό του μερίσματος
• Αν θα είναι σε μετρητά, σε μετοχές ή σε άλλη μορφή
• Τους μετόχους που δικαιούνται να το λάβουν
• Την ημερομηνία καταγραφής
• Την ημερομηνία πληρωμής
• Τυχόν ειδικούς όρους ή κανόνες ανά κατηγορία μετοχών

Η τεκμηρίωση της απόφασης δημιουργεί σαφές αρχείο για λογιστές, μετόχους και φορολογική αναφορά.

Βήμα 4: Ορίστε την ημερομηνία καταγραφής και την ημερομηνία πληρωμής

Δύο ημερομηνίες έχουν σημασία στη διαχείριση μερισμάτων:

• Η ημερομηνία καταγραφής προσδιορίζει ποιοι μέτοχοι δικαιούνται να λάβουν το μέρισμα.
• Η ημερομηνία πληρωμής είναι όταν η εταιρεία στέλνει πραγματικά τα χρήματα ή τις μετοχές.

Αυτές οι ημερομηνίες βοηθούν την εταιρεία να καθορίσει ποιος λαμβάνει τη διανομή και πότε εκπληρώνεται η υποχρέωση. Αν οι μετοχές αλλάξουν χέρια μεταξύ της ημερομηνίας καταγραφής και της ημερομηνίας πληρωμής, η εταιρεία εξακολουθεί να πληρώνει τον μέτοχο που ήταν καταγεγραμμένος στην καταληκτική ημερομηνία, εκτός αν το διοικητικό συμβούλιο ορίσει διαφορετικά.

Βήμα 5: Επιλέξτε τον τρόπο διανομής

Τα περισσότερα μερίσματα καταβάλλονται σε μετρητά, αλλά το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να επιλέξει τη μέθοδο που ταιριάζει στους στόχους και στη δομή κεφαλαιοποίησης της εταιρείας.

Μερίσματα σε μετρητά

Τα μερίσματα σε μετρητά είναι η πιο συνηθισμένη επιλογή. Είναι απλά και εύκολα στην κατανόηση. Οι μέτοχοι λαμβάνουν χρήματα αναλογικά με τη συμμετοχή τους, ανάλογα με την κατηγορία μετοχών που κατέχουν.

Μερίσματα σε μετοχές

Τα μερίσματα σε μετοχές διανέμουν πρόσθετες μετοχές αντί για μετρητά. Μπορούν να είναι χρήσιμα όταν μια εταιρεία θέλει να διατηρήσει ρευστότητα ενώ εξακολουθεί να επιβραβεύει τους μετόχους. Τα μερίσματα σε μετοχές αλλάζουν επίσης τη δομή ιδιοκτησίας, επομένως πρέπει να σχεδιάζονται προσεκτικά.

Μερίσματα σε περιουσιακά στοιχεία

Πιο σπάνια, μια εταιρεία μπορεί να διανείμει περιουσιακά στοιχεία. Αυτές οι διανομές είναι πιο σύνθετες και συνήθως απαιτούν προσεκτική αποτίμηση και φορολογική εξέταση.

Βήμα 6: Ενημερώστε τους μετόχους

Μετά την έγκριση, οι μέτοχοι πρέπει να λάβουν σαφή ειδοποίηση για τους όρους του μερίσματος. Η ειδοποίηση θα πρέπει να εξηγεί:

• Το ποσό ή το ποσοστό του μερίσματος
• Την ημερομηνία καταγραφής
• Την ημερομηνία πληρωμής
• Τη μορφή πληρωμής
• Τυχόν ειδικές οδηγίες για την παραλαβή της διανομής

Η σαφής επικοινωνία μειώνει τη σύγχυση και βοηθά τους μετόχους να κατανοήσουν τι να περιμένουν.

Βήμα 7: Επεξεργαστείτε την πληρωμή

Μόλις φτάσει η ημερομηνία πληρωμής, η εταιρεία θα πρέπει να εκτελέσει το μέρισμα μέσω των συνήθων οικονομικών της ελέγχων. Συνήθεις μέθοδοι πληρωμής είναι η απευθείας κατάθεση και η επιταγή.

Πριν απελευθερωθούν τα κεφάλαια, επιβεβαιώστε ότι:

• Ο κατάλογος των μετόχων είναι ακριβής
• Τα ποσοστά ιδιοκτησίας είναι σωστά
• Τα τραπεζικά στοιχεία είναι ενημερωμένα
• Έχουν αντιμετωπιστεί τυχόν απαιτούμενες φορολογικές φόρμες ή ζητήματα παρακράτησης φόρου

Αν η εταιρεία έχει πολλαπλές κατηγορίες μετοχών, βεβαιωθείτε ότι κάθε μέτοχος λαμβάνει το σωστό ποσό σύμφωνα με τα καταστατικά της εταιρείας.

Βήμα 8: Καταχωρίστε το μέρισμα στα βιβλία

Τα λογιστικά αρχεία θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν το μέρισμα από τη στιγμή που δηλώνεται έως τη στιγμή που πληρώνεται. Τουλάχιστον, η εταιρεία πρέπει να διατηρεί:

• Πρακτικά διοικητικού συμβουλίου ή γραπτή συναίνεση
• Την απόφαση για το μέρισμα
• Τον κατάλογο μετόχων που χρησιμοποιήθηκε για την πληρωμή
• Την ημερομηνία καταγραφής και την ημερομηνία πληρωμής
• Επιβεβαιώσεις πληρωμής
• Εγγραφές στο γενικό καθολικό

Η σωστή τεκμηρίωση υποστηρίζει τη φορολογική αναφορά, τις οικονομικές καταστάσεις και τον μελλοντικό έλεγχο δέουσας επιμέλειας.

Φορολογικές παραμέτρους για τα μερίσματα

Η φορολογική μεταχείριση των μερισμάτων εξαρτάται από τον τρόπο φορολόγησης της επιχείρησης και από τις ατομικές συνθήκες του παραλήπτη. Για τις εταιρείες τύπου C, τα μερίσματα που καταβάλλονται στους μετόχους είναι γενικά φορολογητέα για τον παραλήπτη. Σε πολλές περιπτώσεις, οι εταιρείες πρέπει επίσης να εκδίδουν τα κατάλληλα έντυπα ετήσιας φορολογικής αναφοράς.

Οι εταιρείες τύπου S και οι LLC διαφέρουν. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων με διαβίβαση φορολόγησης συνήθως λαμβάνουν διανομές αντί για εταιρικά μερίσματα και η φορολογική μεταχείριση μπορεί να διαφέρει σημαντικά. Γι' αυτό είναι σημαντικό να μην θεωρείτε ότι κάθε πληρωμή προς έναν ιδιοκτήτη είναι μέρισμα.

Ορισμένα πρακτικά φορολογικά σημεία που αξίζει να θυμάστε:

• Τα μερίσματα συνήθως δεν εκπίπτουν ως επιχειρηματική δαπάνη για την εταιρεία.
• Η εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να αναφέρει τις διανομές στα κατάλληλα φορολογικά έντυπα.
• Οι μέτοχοι μπορεί να οφείλουν ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς φόρους για το εισόδημα που έλαβαν.
• Ειδικοί κανόνες μπορεί να ισχύουν για προνομιούχες μετοχές, ξένους μετόχους και διασυνοριακές πληρωμές.

Επειδή οι φορολογικοί κανόνες μπορούν να αλλάξουν και οι συνέπειες να είναι σημαντικές, οι ιδιοκτήτες θα πρέπει να επιβεβαιώνουν τη φορολογική μεταχείριση των μερισμάτων με εξειδικευμένο φοροτεχνικό.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και έμπειροι επιχειρηματίες κάνουν λάθη στα μερίσματα. Τα πιο συνηθισμένα περιλαμβάνουν:

• Καταβολή μερίσματος χωρίς επίσημη έγκριση του διοικητικού συμβουλίου
• Παράλειψη καταγραφής της ημερομηνίας καταγραφής και της ημερομηνίας πληρωμής
• Διανομή μετρητών που χρειάζεται η επιχείρηση για λειτουργία
• Σύγχυση μεταξύ μερισμάτων, μισθών, αναλήψεων ιδιοκτητών ή επιστροφών εξόδων
• Αγνόηση δικαιωμάτων ανά κατηγορία μετόχων
• Παράλειψη ενημέρωσης των λογιστικών εγγραφών και των πρακτικών
• Η παραδοχή ότι μια LLC μπορεί απλώς να ονομάσει μια διανομή μέρισμα

Αυτά τα λάθη μπορεί να δημιουργήσουν λογιστική σύγχυση και, σε ορισμένες περιπτώσεις, νομική ή φορολογική έκθεση.

Μερίσματα έναντι μισθών, bonus και διανομών

Οι ιδιοκτήτες συχνά συγκρίνουν τα μερίσματα με άλλους τρόπους ανάληψης χρημάτων από μια επιχείρηση. Η σωστή μέθοδος εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας και τον ρόλο του ιδιοκτήτη.

• Ο μισθός είναι αμοιβή για εργασία που εκτελέστηκε και συνήθως υπόκειται σε κανόνες μισθοδοσίας.
• Τα bonus είναι πρόσθετη αμοιβή, συνήθως συνδεδεμένη με την απόδοση ή τα αποτελέσματα της εταιρείας.
• Οι διανομές είναι συνηθισμένες στις LLC και στις οντότητες με διαβίβαση φορολόγησης.
• Τα μερίσματα καταβάλλονται συνήθως από εταιρείες προς μετόχους.

Ο καθαρός διαχωρισμός μεταξύ αμοιβής και απόδοσης ιδιοκτησίας βοηθά ώστε η λογιστική να παραμένει ακριβής και η φορολογική αναφορά να είναι τεκμηριώσιμη.

Πότε να μην πληρώσετε μερίσματα

Υπάρχουν φορές που η διατήρηση των κερδών είναι η καλύτερη επιχειρηματική απόφαση. Μια εταιρεία μπορεί να θέλει να αποφύγει τα μερίσματα αν:

• Επεκτείνεται σε νέα αγορά
• Δημιουργεί αποθεματικά ρευστότητας
• Αποπληρώνει χρέος
• Προετοιμάζεται για εποχικές διακυμάνσεις
• Επανεπενδύει στην ανάπτυξη προϊόντων ή στις λειτουργίες

Η καλύτερη πολιτική μερισμάτων υποστηρίζει τόσο τα συμφέροντα των μετόχων όσο και τη μακροπρόθεσμη υγεία της εταιρείας.

Μια απλή λίστα ελέγχου για μερίσματα

Πριν πληρώσετε ένα μέρισμα, επιβεβαιώστε τα εξής:

• Η εταιρεία διαθέτει διαθέσιμα κέρδη ή άλλη νόμιμη πηγή
• Το διοικητικό συμβούλιο ενέκρινε τη διανομή
• Η ημερομηνία καταγραφής και η ημερομηνία πληρωμής έχουν οριστεί
• Η μέθοδος πληρωμής είναι σαφής
• Ο κατάλογος των μετόχων είναι ακριβής
• Η λογιστική ομάδα έχει προετοιμάσει την εγγραφή στο ημερολόγιο
• Οι φορολογικές υποχρεώσεις αναφοράς έχουν εξεταστεί
• Τα εταιρικά αρχεία θα ενημερωθούν μετά την πληρωμή

Τελικές σκέψεις

Η καταβολή μερισμάτων είναι απλή μόνο όταν η εταιρεία ακολουθεί τη σωστή διαδικασία. Η εταιρεία πρέπει να επιβεβαιώσει ότι έχει την οικονομική δυνατότητα να κάνει την πληρωμή, να λάβει την κατάλληλη έγκριση, να ενημερώσει τους μετόχους, να επεξεργαστεί σωστά τη διανομή και να διατηρήσει πλήρη αρχεία.

Για νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η καλή εταιρική οργάνωση είναι εξίσου σημαντική με την ίδια την πληρωμή. Η διατήρηση οργανωμένων αποφάσεων, πρακτικών και αρχείων ιδιοκτησίας από την αρχή κάνει τις μελλοντικές αποφάσεις για μερίσματα απλούστερες και βοηθά την εταιρεία να παραμένει συμμορφωμένη καθώς αναπτύσσεται.

Αν ιδρύετε μια εταιρεία ή διατηρείτε τα αρχεία της σε τάξη, μια πειθαρχημένη προσέγγιση στη διακυβέρνηση θα κάνει κάθε μελλοντική απόφαση ευκολότερη, συμπεριλαμβανομένων των πληρωμών μερισμάτων.