Kisvállalkozások szövetségi adói: amit az LLC-knek és a társaságoknak tudniuk kell

A szövetségi adók alapvető részét képezik az Egyesült Államokban működő jogszerű vállalkozás fenntartásának. Akár egyéni vállalkozóként, LLC-ként, S társaságként vagy C társaságként működik a cég, az adókötelezettségek attól függnek, hogyan van felépítve a vállalkozás, hogyan termel jövedelmet, és hogy vannak-e alkalmazottai, alvállalkozói vagy egyéb adókötelezettségei.

Sok tulajdonos számára a szövetségi adómegfelelés bonyolultnak tűnik, mert a szabályok az adózási formától függően változnak. A jó hír az, hogy ha megérti a szövetségi adók alapvető kategóriáit és az egyes vállalkozási struktúrákhoz kapcsolódó nyomtatványokat, a folyamat sokkal könnyebben kezelhetővé válik.

Ez az útmutató bemutatja a kisvállalkozásokra leggyakrabban vonatkozó szövetségi adókat, azokat a nyomtatványokat, amelyeket szükség lehet benyújtani, azokat a nyilvántartásokat, amelyeket érdemes megőrizni, valamint azt, hogyan maradhat rendezett egész évben.

Milyen szövetségi adókkal tartozhat egy kisvállalkozás?

A legtöbb kisvállalkozás egy vagy több alábbi szövetségi adónemért lehet felelős:

• Jövedelemadó az üzleti nyereség után, az adózási formától függően
• Önfoglalkoztatási adó sok átfolyó adózású vállalkozás tulajdonosánál
• Béradók, ha a vállalkozásnak alkalmazottai vannak
• Becsült adók, ha az adót nem vonják le automatikusan
• Jövedéki adók speciális iparágakban vagy tevékenységekben

Nem minden vállalkozás tartozik mindegyik adónemmel. Például egy egyéni vállalkozó általában a személyes bevallásában szerepelteti az üzleti jövedelmet, míg egy társaság rendszerint saját szövetségi társaságiadó-bevallást nyújt be. Az alkalmazottakkal rendelkező vállalkozásnak a béradó-visszatartást és a befizetéseket is kezelnie kell.

Miért számít a vállalkozási struktúra?

A vállalkozás szerkezete befolyásolja, hogy az IRS hogyan kezeli a jövedelmet, veszteségeket, levonásokat és kifizetéseket. A kisvállalkozásoknál a leggyakoribb szövetségi adózási kategóriák a következők:

• Egyéni vállalkozás
• Egyszemélyes LLC
• Többtagú LLC
• Társulás
• S társaság
• C társaság

Egyes jogalanyokat közvetlenül adóztatnak, mások pedig továbbítják a jövedelmet a tulajdonosok felé. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy maga a vállalkozás nem feltétlenül fizeti meg az adót; ehelyett a tulajdonos vallja be az üzleti jövedelmet a személyes bevallásában.

Ha új vállalkozást alapít, a megfelelő struktúra korai kiválasztása segíthet elkerülni a későbbi bizonytalanságot. Emellett könnyebbé teszi az üzleti pénzügyek elkülönítését, a levonások nyomon követését és a megfelelő szövetségi nyomtatványok kitöltését.

Szövetségi adók LLC-k esetében

Az LLC rugalmas vállalkozási forma, de nem automatikusan önálló szövetségi adókategória. Az IRS általában aszerint adóztatja az LLC-t, hogy hány tulajdonosa van, és hogy választott-e eltérő adózási besorolást.

Egyszemélyes LLC-k

Az egyszemélyes LLC-t a szövetségi adózás szempontjából általában figyelmen kívül hagyott jogalanyként kezelik. Ez azt jelenti, hogy az IRS rendszerint úgy adóztatja a vállalkozást, mint egy egyéni vállalkozást, ha a tulajdonos magánszemély.

Ilyenkor a tulajdonos általában a Schedule C nyomtatványon vallja be az üzleti jövedelmet és kiadásokat, amelyet a 1040-es űrlappal együtt nyújt be. Ha a tulajdonosnak önfoglalkoztatásból származó nettó jövedelme van, a Schedule SE is szükséges lehet az önfoglalkoztatási adó kiszámításához.

Az egyszemélyes LLC-hez kapcsolódó gyakori szövetségi nyomtatványok:

• 1040-es űrlap
• Schedule C
• Schedule SE
• Schedule 1, ha alkalmazandó

Az egyszemélyes LLC-nek EIN-re is szüksége lehet, ha alkalmazottai vannak, bizonyos szövetségi adóbevallásokat nyújt be, vagy üzleti számlákat szeretne nyitni a cég nevében. Még akkor is, ha az EIN nem feltétlenül kötelező, sok tulajdonos banki és adminisztratív okokból igényel ilyet.

Többtagú LLC-k

A többtagú LLC-t általában társulásként adóztatják, hacsak nem választ társasági adózást. Ilyen társulási jellegű adózás esetén a vállalkozás információs bevallást nyújt be, és minden tulajdonos a saját részesedése alapján vallja be a jövedelmet, levonásokat és jóváírásokat.

A vállalkozás jellemzően a 1065-ös űrlapot nyújtja be, és minden tag Schedule K-1 nyomtatványt kap, amely bemutatja az üzleti eredményekből rá eső részt. A tulajdonosok ezt az információt használják a saját személyes bevallásuk elkészítéséhez.

A többtagú LLC-hez kapcsolódó gyakori szövetségi nyomtatványok:

• 1065-ös űrlap
• Schedule K-1
• 1040-es űrlap
• Schedule E
• Schedule SE, ha alkalmazandó

A társulási bevallás általában nem eredményez közvetlen szövetségi jövedelemadót magának a vállalkozásnak. Ehelyett az adókötelezettség átszáll a tulajdonosokra.

S társasági adózást választó LLC-k

Egyes LLC-k úgy döntenek, hogy S társaságként adóznak. Ez a választás megváltoztathatja, hogyan fizetik meg magukat a tulajdonosok, és hogyan adózik a vállalkozás nyeresége.

S társasági adózási választás esetén a vállalkozásban dolgozó tulajdonosoktól általában elvárt a piaci arányos díjazás bérként történő felvétele. A fennmaradó nyereség bizonyos esetekben eltérően is kifizethető, a körülményektől és az IRS szabályaitól függően.

Az S társaságként adózó LLC általában 1120-S űrlapot nyújt be, és Schedule K-1 nyomtatványokat ad a tulajdonosoknak.

Szövetségi adók társaságok esetében

A társaságokra saját szövetségi adószabályok vonatkoznak. A két leggyakoribb társasági adózási kategória a C társaság és az S társaság.

C társaságok

A C társaság külön adóalany. Általában a 1120-as űrlapot nyújtja be, és szövetségi jövedelemadót fizet a nyeresége után.

Ez a struktúra hasznos lehet tőkebevonásnál és formális részvénytulajdonosi struktúra kialakításánál, de magában hordozza a kettős adóztatás lehetőségét. Ez akkor fordul elő, amikor a társaság megfizeti az adót a jövedelem után, majd a részvényesek ismét adót fizetnek bizonyos kifizetések után.

Egy C társaságnak szüksége lehet az alábbiak benyújtására vagy kezelésére:

• 1120-as űrlap
• Becsült adóbefizetések
• Béradó-bevallások, ha vannak alkalmazottai
• Információs nyomtatványok alvállalkozók számára, ha alkalmazandó

A társasági bevallás határideje a cég adóévétől és a benyújtási helyzettől függ. Sok esetben a bevallás az adóév végét követő 4. hónap 15. napjáig esedékes, de a vállalkozásoknak mindig ellenőrizniük kell az aktuális határidőt a saját körülményeik alapján.

S társaságok

Az S társaság adózási választás, nem külön jogi forma. Egy társaság vagy jogosult LLC választhat S társasági adózást, ha megfelel az IRS követelményeinek.

Az S társaság általában nem fizet szövetségi jövedelemadót a jogalany szintjén. Ehelyett a jövedelem, levonások és jóváírások átszállnak a részvényesekhez, akik ezeket a személyes bevallásukban szerepeltetik.

Az S társaság jellemzően 1120-S űrlapot nyújt be, és Schedule K-1 nyomtatványokat ad a részvényeseknek.

Az S társaságokat gyakran olyan vállalkozások használják, amelyek átfolyó adózást szeretnének, miközben megtartják a társasági struktúrát. Ugyanakkor továbbra is formális megfelelési követelmények vonatkoznak rájuk, beleértve a bérszámfejtést, a részvényesi nyilvántartást és a határidőre történő adóbevallást.

Az önfoglalkoztatási adó és a béradó nem ugyanaz

Sok kisvállalkozó összekeveri az önfoglalkoztatási adót a béradóval, pedig ezek különböznek.

• Az önfoglalkoztatási adó általában azokra a tulajdonosokra vonatkozik, akik az önfoglalkoztatásból származó nettó jövedelmet a személyes adóbevallásukban szerepeltetik.
• A béradó akkor merül fel, amikor a vállalkozásnak alkalmazottai vannak, és az alkalmazotti bérekből jövedelemadót, társadalombiztosítási adót és Medicare-adót kell levonnia.

Ha Ön egy átfolyó adózású vállalkozás egyedüli tulajdonosa, előfordulhat, hogy üzleti jövedelme után önfoglalkoztatási adót kell fizetnie. Ha alkalmazottai vannak, akkor béradó-kötelezettségeket is kellhet regisztrálnia, a megfelelő összegeket levonnia, az adókat ütemezetten befizetnie és a foglalkoztatási adóbevallásokat benyújtania.

Gyakori szövetségi adónyomtatványok kisvállalkozások számára

A pontosan szükséges nyomtatványok a struktúrától, választástól és működéstől függenek. A leggyakoribb formák közé tartoznak:

• 1040-es űrlap: személyi jövedelemadó-bevallás
• Schedule C: vállalkozás nyeresége vagy vesztesége
• Schedule SE: önfoglalkoztatási adó
• 1065-ös űrlap: az Egyesült Államok társulási jövedelemadó-bevallása
• Schedule K-1: a tulajdonos részesedése az üzleti jövedelemből, levonásokból és jóváírásokból
• 1120-as űrlap: társasági jövedelemadó-bevallás C társaságok számára
• 1120-S űrlap: S társasági jövedelemadó-bevallás
• W-2-es űrlap: alkalmazotti bérjelentés
• 941-es űrlap: negyedéves szövetségi foglalkoztatási adóbevallás
• 940-es űrlap: szövetségi munkanélküliségi adóbevallás
• 1099-NEC űrlap: bizonyos alvállalkozóknak teljesített kifizetések

Nem minden vállalkozásnak van szüksége minden nyomtatványra. A lényeg, hogy a benyújtási kötelezettségeket az adózási forma és a működés alapján igazítsa össze.

Milyen nyilvántartásokat érdemes megőrizni adózásra

A jó nyilvántartás gyorsabbá, pontosabbá és kevésbé stresszessé teszi a szövetségi adóbevallást. Legalább a kisvállalkozásoknak meg kell őrizniük az alábbiak dokumentációját:

• Bruttó bevétel és értékesítés
• Üzleti bankszámla forgalma
• Levonható kiadásokról szóló bizonylatok
• Alvállalkozói kifizetések
• Bérszámfejtési nyilvántartások
• Eszközvásárlások és értékcsökkenési alátámasztás
• Gépjármű-kilométer és utazási naplók
• Otthoni iroda számításai, ha alkalmazandó
• Hiteldokumentumok és finanszírozási nyilvántartások

A jól szervezett iratok akkor is segíthetnek, ha valaha IRS-értesítésre kell válaszolnia vagy egy levonást kell alátámasztania.

Gyakori levonások és nyomon követendő költségek

Az elérhető levonások a vállalkozás működésétől és helyétől függenek, de a gyakori üzleti költségek közé tartozhatnak:

• Bérleti díj és közüzemi költségek
• Irodaszerek
• Szoftverek és előfizetések
• Hirdetés és marketing
• Szakmai díjak
• Üzleti biztosítás
• Utazás és étkezés, ha megengedett
• Járműköltségek, ha üzleti célra használják
• Otthoni iroda költségei, ha jogosult rá
• Berendezések és értékcsökkenés

A levonás csak akkor hasznos, ha megfelelően dokumentált. Őrizze meg a bizonylatokat, banki kivonatokat, számlákat és naplókat, amelyek alátámasztják az egyes költségek összegét és üzleti célját.

Becsült adók: miért fontosak?

Sok tulajdonosnál az üzleti jövedelemből nem vonnak le adót úgy, mint az alkalmazottaknál. Ilyen helyzetben az év során becsült adóbefizetések válhatnak szükségessé.

A becsült adók segíthetnek elkerülni a nagy adószámlát és az esetleges alulfizetési büntetést a bevalláskor. Ez különösen fontos az egyéni vállalkozók, társasági tagok, LLC-tagok és S társasági részvényesek számára, akik munkabérlevonáson kívül adóköteles jövedelmet kapnak.

Gyakori ökölszabály, hogy negyedévente felül kell vizsgálni a jövedelmet, és szükség esetén befizetést kell teljesíteni. Egy adószakértő segíthet a megfelelő összeg becslésében az aktuális nyereségszint és az előző évi kötelezettség alapján.

Gyakorlati benyújtási tippek kisvállalkozóknak

Néhány szokás jelentősen megkönnyítheti a szövetségi adómegfelelést:

• A kezdetektől különítse el a személyes és az üzleti pénzügyeket
• Havonta egyeztesse a számlákat
• Kövesse nyomon a bevételeket és kiadásokat azok keletkezésekor
• Mentse el az összes adónyomtatványt, amint megérkezik
• Állítson be naptári emlékeztetőket a becsült adókra és a határidőkre
• Tekintse át az adózási besorolást nagyobb üzleti változások után
• Kérjen segítséget, mielőtt egy határidő sürgetővé válik

Ha új céget alapít, a korán kialakított erős megfelelési szokások később időt és stresszt takaríthatnak meg.

Mikor érdemes szakértői segítséget kérni

Bizonyos adóbevallásokat saját maga is kezelhet, különösen ha a vállalkozás egyszerű és a nyilvántartásai rendezettek. Szakértői segítség azonban különösen hasznos lehet, ha:

• alkalmazottai vannak
• több jogalanyon keresztül működik
• S társasági adózást választott
• nem biztos abban, hogy mely nyomtatványok vonatkoznak Önre
• segítségre van szüksége levonások, bérszámfejtés vagy becsült adók terén
• csökkenteni szeretné a hibás benyújtás kockázatát

Egy adószakértő segíthet megérteni az aktuális szövetségi követelményeket, és olyan benyújtási folyamatot kialakítani, amely illeszkedik a vállalkozásához.

Záró gondolatok

A kisvállalkozások szövetségi adóinak kezelése egyszerűbb, ha ismeri az alapokat: az adózási formát, a benyújtandó nyomtatványokat, a fizetési határidőket és a nyilvántartási kötelezettségeket. Akár egyéni vállalkozóként, LLC-ként vagy társaságként működik, az év során fenntartott rendezettség a legjobb módja annak, hogy megfeleljen az előírásoknak és elkerülje a meglepetéseket.

Ha vállalkozást indít vagy egy meglévőt formálissá tesz, az egyértelmű alapítási és megfelelési döntések sokkal gördülékenyebbé tehetik az adószezont. A megfelelő struktúrával és a megfelelő nyilvántartásokkal kevesebb időt kell a nyomtatványok miatt aggódni, és több idő marad a vállalkozás építésére.