Hogyan találja meg az EIN-számát: IRS-lépések, ellenőrizendő nyilvántartások és a következő teendők

Ha meg kell találnia a munkáltatói azonosítószámát (EIN), a leggyorsabb válasz általában már megtalálható az üzleti nyilvántartásaiban. Az EIN az a szövetségi adóazonosító, amelyet az IRS használ egy vállalkozás vagy más szervezet azonosítására, és számos adózási és banki dokumentumban szerepel.

Ha nem találja meg azonnal, ne feltételezze, hogy új számra van szüksége. A legtöbb esetben a helyes következő lépés az, hogy átnézi a nyilvántartásait, megerősíti a számot az IRS-nél, majd biztonságos helyen elmenti a későbbi használatra.

Mi az EIN, és miért fontos

Az EIN egy kilencjegyű szám, amelyet az IRS bizonyos vállalkozásoknak és szervezeteknek ad ki adózási célokra. Általában az alábbiak használják:

• Társaságok
• Partnerségek
• LLC-k alkalmazottakkal vagy több taggal
• Hagyatékok és vagyonkezelői alapok
• Nonprofit szervezetek és más intézmények

A vállalkozások az EIN-t szövetségi adóbevallások benyújtásához, üzleti bankszámlák nyitásához, alkalmazottak felvételéhez, bérszámfejtéshez és számos állami és helyi regisztrációhoz használják. Ha valaha nyújtott be foglalkoztatási adóbevallást, kért üzleti hitelt vagy nyitott kereskedői számlát, az EIN már szerepelhet ezekben a dokumentumokban.

Hol kezdje az EIN keresését

Mielőtt az IRS-t felhívná, ellenőrizze azokat a dokumentumokat és rendszereket, amelyek a legnagyobb valószínűséggel tartalmazzák a számot.

1. Az IRS által küldött értesítés

Ha a vállalkozása eredetileg EIN-t igényelt, az IRS kiadott egy hozzárendelési értesítést. Ha ezt elektronikus formában elmentette vagy kinyomtatta, az EIN rajta lesz.

Keresse a következőket:

• Az eredeti EIN-megerősítő vagy hozzárendelő levél
• A megalapítási folyamatból mentett PDF-ek vagy e-mail mellékletek
• Belső alapítási fájlok, amelyeket az alapító, könyvelő vagy ügyvéd tárol

Ha a cége nemrég alakult, és alapítási szolgáltatást vagy bejelentési partnert használt, az EIN-megerősítés az üzleti iratcsomagban is szerepelhet.

2. Szövetségi adóbevallások és bérszámfejtési bejelentések

Az EIN gyakran megjelenik a benyújtott adónyomtatványokon. Gyakori példák:

• 941-es nyomtatvány, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• 940-es nyomtatvány, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• W-2 és W-3 bejelentések
• Társasági vagy partnerségi jövedelemadó-bevallások
• Jövedéki adóval vagy foglalkoztatási adóval kapcsolatos nyomtatványok

Ha a cégének van adótanácsadója, bérszámfejtési szolgáltatója vagy könyvelője, kérje meg, hogy ellenőrizze a legutóbbi benyújtásokat. Az EIN a saját ügyfélprofiljukban is szerepelhet.

3. Üzleti banki és pénzügyi dokumentumok

A bankok és hitelezők általában bekérik az EIN-t számlanyitáskor vagy hiteljóváhagyáskor. Ellenőrizze az alábbiakat:

• Üzleti folyószámla-nyilvántartások
• Kereskedői feldolgozási megállapodások
• Hitelhez kapcsolódó dokumentumok
• Hitelkérelmek
• Banki beléptetési űrlapok

Ha a vállalkozása fizetésfeldolgozóval vagy könyvelési platformmal dolgozik, az EIN a fiókbeállításokban vagy az adózási profilban is tárolható.

4. Állami és helyi regisztrációk

Az állami adóhatóság, munkaügyi hivatal vagy engedélyezési osztály nyilvántarthatja az EIN-t, ha a vállalkozást béradókra, forgalmi adóra vagy más bejelentésekre regisztrálták.

Tekintse át a következőket:

• Állami üzleti adóregisztrációk
• Forgalmiadó-engedélyek
• Munkanélküli-biztosítási számlák
• Helyi engedélyezési iratok
• Éves jelentés vagy regisztrációs dokumentáció

5. Belső üzleti nyilvántartások

Sok vállalkozás olyan helyeken tartja az EIN-t, amelyeket könnyű figyelmen kívül hagyni:

• Társasági szerződés vagy vállalati irattár
• Az alapító okiratok, amelyeket a bejegyzett képviselő vagy az alapító őriz
• Könyvelőszoftver-profilok
• Bérszámfejtő rendszer beállítási képernyői
• Beszállítói beléptetési fájlok

Ha virtuális irodát, külső könyvelőt vagy kiszervezett bérszámfejtési csapatot használ, kérdezze meg közvetlenül, hogy náluk megvan-e a szám.

Hogyan kérheti le az EIN-t az IRS-től

Ha a nyilvántartásai nem tartalmazzák az EIN-t, az IRS a megfelelő jogosult fél számára segíthet a megerősítésben.

Az IRS Business and Specialty Tax Line az EIN-nel kapcsolatos kérdésekben a 800-829-4933 számon segít. Hallássérültek számára az IRS TTY száma: 800-829-4059.

Mielőtt telefonál, készüljön fel arra, hogy igazolja a vállalkozással kapcsolatos alapvető adatokat, például:

• A vállalkozás hivatalos neve
• Az üzleti cím
• A felelős fél adatai
• A jogi forma
• Az Ön személyazonossága és jogosultsága az információ fogadására

Ha nem jogosult személy a szervezetnél, az IRS előfordulhat, hogy nem adja ki az EIN-t.

Ha több EIN-je van

Előfordul, hogy egyes vállalkozások véletlenül több EIN-t is kapnak, gyakran azért, mert új kérelmet nyújtottak be, amikor az eredeti számot nem találták meg. Ha nem biztos benne, melyik szám tartozik az aktív vállalkozáshoz, a benyújtás előtt forduljon az IRS Business and Specialty Tax Line-hoz, és kérjen segítséget a helyes EIN azonosításában.

Mit ne tegyen, ha nem találja az EIN-t

A leggyakoribb hiba, hogy valaki túl gyorsan új EIN-t igényel. Ez felesleges adminisztratív munkát okozhat, és problémákat eredményezhet a bérszámfejtésben, az adóbevallásokban és a bankszámlákon.

Kerülje el ezeket a hibákat:

• Második EIN-kérelem benyújtása csak azért, mert az eredeti szám hiányzik
• Állami adóazonosító használata a szövetségi EIN helyett
• A könyvelő belső ügyfélszámának összekeverése az üzleti EIN-nel
• Adóbevallások benyújtása rossz szervezeti szám alatt

Ha bizonytalan, álljon meg, és ellenőrizze a számot, mielőtt bármilyen adónyomtatványt vagy bérszámfejtési rekordot benyújtana.

EIN és más üzleti azonosítók

Könnyű összekeverni az EIN-t más azonosító számokkal. A különbség a következő:

• EIN: Az IRS által kiadott szövetségi adóazonosító szám
• Állami adóazonosító: Állami hatóság által kiadott, állami szintű adószámlákhoz használt azonosító
• Forgalmiadó-engedély száma: Egyes államokban a forgalmi adó beszedésére és befizetésére szolgál
• Jogalany-bejegyzési szám: Állami üzleti regisztrációs vagy alapítási hivatkozási szám

Az IRS szövetségi üzleti adóazonosítójaként kizárólag az EIN-t használják.

Mi van, ha soha nem volt EIN-je?

Ha a vállalkozása valóban soha nem kapott EIN-t, lehet, hogy igényelnie kell egyet ahelyett, hogy egy meglévő számot próbálna visszakeresni.

Az IRS elektronikus igénylést javasol, ha erre jogosult. Általában szervezetenként egyetlen igénylési módot érdemes használni, hogy ne kapjon duplikált számokat. Az igénylési folyamat attól függ, hol működik a vállalkozás, és milyen gyorsan van szüksége az EIN-re.

Ha új vállalkozást alapít, gyakran az a legjobb, ha az EIN-t azután szerzi meg, hogy a jogalanyt megfelelően létrehozták, és még azelőtt, hogy számlákat nyitna, alkalmazottakat venne fel vagy béradót kezdene benyújtani.

Hogyan tartsa az EIN-t könnyen megtalálható helyen később

Miután megtalálta a számot, tárolja legalább két biztonságos helyen. Egy kis szervezés most később sok időt takaríthat meg.

Jó tárolási helyek lehetnek:

• Az alapítási dokumentumok mappája
• Biztonságos jelszókezelő
• A könyvelési rendszer megjegyzései
• Az üzleti bankszámla profilja
• Egy megosztott belső megfelelőségi mappa, korlátozott hozzáféréssel

Az is hasznos, ha az IRS-értesítést, az első adóbevallást és a bankszámla-nyitási dokumentumokat együtt tartja, hogy az EIN szükség esetén könnyen ellenőrizhető legyen.

Hogyan segít Zenind az új vállalkozóknak rendszerezettnek maradni

Az alapítók és kisvállalkozók esetében gyakran nem maga az EIN a probléma, hanem a hiányzó papírmunka. Zenind leegyszerűsíti az alapítási folyamatot, és segít rendszerezni a fontos üzleti iratokat, így a kulcsfontosságú adatok könnyebben megtalálhatók, amikor szükség van rájuk.

Ez azért fontos, mert az EIN csak egy része egy tágabb megfelelőségi folyamatnak. Az új vállalkozásoknak az alapítási dokumentumokat, regisztrációkat, adószámlákat és az ongoing bejelentési kötelezettségeket is kezelniük kell. Egy megbízható rendszer már az első naptól csökkenti a duplikált kérelmek, a kimaradt határidők és az elkerülhető adminisztratív problémák esélyét.

Összegzés

Ha meg kell találnia az EIN-számát, kezdje az IRS-értesítéssel, az adóbevallásokkal, a banki dokumentumokkal és az állami regisztrációs iratokkal. Ha így sem találja meg, hívja az IRS Business and Specialty Tax Line-t a 800-829-4933 számon, hogy a megfelelő jogosultsággal megerősítse a számot.

A legtöbb esetben nincs szüksége új EIN-re. A meglévőre van szüksége, megerősítve és olyan helyen tárolva, ahol legközelebb is megtalálja, amikor a vállalkozásának szüksége van rá.