10 Frasa Bisnis yang Sebaiknya Diganti oleh Pendiri untuk Penulisan yang Lebih Jelas dan Profesional

Penulisan bisnis yang jelas adalah keunggulan kompetitif. Baik Anda sedang mendirikan LLC, mengelola korporasi, atau menangani komunikasi pelanggan untuk startup yang sedang berkembang, kata-kata yang Anda pilih membentuk cara orang memandang bisnis Anda. Pesan yang langsung, rapi, dan manusiawi dapat membangun kepercayaan. Pesan yang bertele-tele, terlalu formal, atau samar dapat menimbulkan kebingungan justru saat kejelasan paling dibutuhkan.

Bagi pemilik bisnis baru, menulis bukan sekadar keterampilan pendukung. Menulis adalah bagian dari cara Anda menjual, menjelaskan, mengonfirmasi, dan menyelesaikan masalah. Setiap email kepada klien, setiap memo internal, setiap catatan untuk vendor, dan setiap pesan tindak lanjut memberi pembaca kesan tentang perusahaan Anda. Jika tulisan Anda terdengar usang atau kaku, bisnis Anda bisa terasa lebih sulit diajak bekerja sama daripada kenyataannya.

Hal ini sangat penting bagi para pendiri dan tim bisnis kecil yang harus mengurus pendirian, kepatuhan, operasional, dan layanan pelanggan secara bersamaan. Saat Anda bergerak cepat, mudah sekali kembali menggunakan frasa yang terdengar resmi tetapi tidak menambah banyak nilai. Hasilnya adalah tulisan yang terasa generik, bukan percaya diri.

Di bawah ini ada 10 frasa umum yang melemahkan penulisan bisnis, beserta alternatif yang lebih baik dan panduan praktis untuk memilih bahasa yang mencerminkan perusahaan modern dan tepercaya.

Mengapa penulisan bisnis yang jelas itu penting

Penulisan yang kuat membantu bisnis Anda dalam beberapa hal:

• Mengurangi kesalahpahaman.
• Membantu pelanggan bertindak lebih cepat.
• Membuat perusahaan Anda tampak teratur dan kredibel.
• Menghemat waktu tim Anda.
• Meningkatkan nada saat menghadapi percakapan yang sulit.

Bagi pemilik perusahaan, kejelasan bukan sekadar preferensi gaya. Kejelasan adalah efisiensi operasional. Semakin jelas Anda dapat menyampaikan kebijakan, tenggat waktu, langkah berikutnya, dan ekspektasi, semakin sedikit bolak-balik pesan yang Anda perlukan.

Itulah mengapa mengganti frasa yang sudah usang lebih dari sekadar latihan gaya. Itu adalah cara untuk membuat komunikasi Anda lebih mudah dibaca dan lebih mudah dipercaya.

1. “Please be advised”

Frasa ini umum dalam email dan pemberitahuan formal, tetapi biasanya hanya menciptakan jarak tanpa menambah informasi.

Alih-alih menulis:

Please be advised that your payment is overdue.

Cobalah:

Your payment is overdue.

Atau, jika pesannya perlu bernada lebih lembut:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Tulisan yang langsung tidak berarti kasar jika tetap sopan. Dalam kebanyakan situasi bisnis, pembaca lebih menyukai kalimat singkat yang mengatakan dengan tepat apa yang sedang terjadi.

2. “Kindly”

“Kindly” sering terdengar kuno atau terlalu seremonial dalam komunikasi bisnis modern. Dalam banyak kasus, “please” lebih sederhana dan lebih natural.

Alih-alih:

Kindly review the attached document.

Gunakan:

Please review the attached document.

Pesannya sama, tetapi nadanya lebih bersih dan lebih mutakhir. Bagi pendiri yang berkomunikasi dengan pelanggan, vendor, atau mitra, bahasa yang natural biasanya bekerja lebih baik daripada bahasa yang terlalu tinggi gaya.

3. “Please do not hesitate to contact me”

Frasa ini menjadi populer karena terdengar sopan, tetapi sekarang sudah terlalu sering dipakai sehingga terasa generik. Frasa ini tidak menambah banyak nilai dan bisa membuat pesan terdengar seperti template.

Alih-alih:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Cobalah:

If you have questions, please contact me.

Atau:

Reach out if you need anything.

Frasa yang lebih singkat sering terasa lebih hangat karena terdengar seperti sesuatu yang benar-benar akan diucapkan seseorang. Itu penting ketika Anda ingin membangun suara merek yang profesional tetapi tetap mudah didekati.

4. “Under separate cover”

Frasa ini adalah cara lama untuk mengatakan sesuatu akan dikirim secara terpisah. Dalam praktiknya, frasa ini biasanya tidak perlu.

Alih-alih:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Gunakan:

The signed agreement is being sent separately.

Atau:

I will send the signed agreement in a separate email.

Komunikasi bisnis modern seharusnya membuat metode pengiriman menjadi jelas. Jika Anda mengirim dokumen lewat email, pos, atau kurir, katakan dengan gamblang.

5. “Enclosed please find”

Frasa ini kaku dan biasanya berlebihan. Jika Anda melampirkan file atau menyertakan dokumen, pembaca sudah paham bahwa Anda memberikannya.

Alih-alih:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Gunakan:

Attached is our updated operating agreement.

Atau:

I have attached our updated operating agreement.

Jika Anda mengirim paket fisik, frasa yang lebih langsung tetap bekerja:

Included with this letter is the signed form.

Tujuannya adalah mengurangi hambatan. Pembaca tidak seharusnya harus bekerja ekstra untuk memahami di mana dokumen itu berada atau mengapa dokumen itu disertakan.

6. “Above referenced” atau “above captioned”

Frasa ini memaksa pembaca untuk melihat bagian lain pesan agar memahami maksud Anda. Itu mengganggu alur dan menambah beban yang tidak perlu.

Alih-alih:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Gunakan:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Atau lebih spesifik lagi:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Spesifik membuat pemahaman lebih mudah. Ini juga membantu ketika email Anda diteruskan, dicari nanti, atau dibaca di luar urutan. Pembaca seharusnya bisa memahami topik tanpa harus mencari-cari di dalam pesan.

7. “Please note that”

Frasa ini sering dipakai untuk menandai bahwa informasi penting akan menyusul, tetapi sering kali hanya membuat kalimat terasa dipanjang-panjangkan. Dalam banyak kasus, Anda bisa langsung menyampaikan faktanya.

Alih-alih:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Gunakan:

The filing deadline is next Monday.

Jika Anda ingin menekankan pentingnya, gunakan penekanan visual atau struktur, bukan kata-kata pengisi. Misalnya:

Important: The filing deadline is next Monday.

Atau:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Intinya adalah memberi tahu pembaca, bukan mengumumkan bahwa Anda sedang memberi tahu mereka.

8. “Respectfully” dalam konteks yang salah

“Respectfully” bisa tepat dalam situasi yang sangat formal, tetapi sering kali terdengar terlalu kaku untuk pesan bisnis rutin, terutama jika dipakai sebagai penutup atau untuk melunakkan penolakan.

Alih-alih:

Respectfully, we cannot approve your request.

Gunakan:

We cannot approve your request at this time.

Jika nadanya tetap perlu sopan, andalkan struktur kalimatnya, bukan kata penutup yang seremonial. Rasa hormat terlihat dari kualitas penjelasan Anda, bukan dari bahasa dekoratif.

9. “I am forwarding this to you” saat “sending” sudah cukup

Dalam email, “forwarding” punya makna khusus: meneruskan pesan atau file yang awalnya diterima dari orang lain. Dalam konteks lain, orang memakainya ketika sebenarnya yang dimaksud adalah “mengirim.” Itu bisa menimbulkan kebingungan.

Alih-alih:

I am forwarding the invoice to you.

Gunakan salah satu berikut jika sesuai:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Pilih kata kerja yang sesuai dengan apa yang benar-benar Anda lakukan. Kata kerja yang tepat membuat komunikasi Anda lebih mudah dipercaya.

10. “Yours very truly” dan penutup lain yang terdengar usang

Penutup surat tradisional masih muncul di beberapa industri, tetapi banyak di antaranya sekarang terasa kuno. Jika Anda menulis kepada pelanggan, vendor, atau mitra dalam konteks bisnis modern, penutup yang lebih sederhana biasanya lebih baik.

Alih-alih:

Yours very truly,

Gunakan:

Sincerely,

Atau:

Best,

Atau:

Thank you,

Penutup terbaik bergantung pada hubungan dan tujuan pesan. Penutup singkat dan natural biasanya terasa lebih percaya diri daripada frasa formal yang berasal dari era lain.

Cara pendiri membangun gaya menulis yang lebih jelas

Mengganti beberapa frasa lemah adalah awal yang baik, tetapi penulisan yang jelas sebenarnya bergantung pada kebiasaan. Jika Anda ingin komunikasi bisnis Anda terdengar lebih profesional, fokuslah pada prinsip-prinsip berikut.

Gunakan kalimat pendek bila memungkinkan

Kalimat pendek lebih mudah dibaca, terutama di perangkat seluler. Kalimat pendek juga membuat pesan terasa lebih tegas.

Bandingkan dua versi berikut:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Versi kedua lebih mudah dipahami dan lebih sulit disalahartikan.

Letakkan inti pesan di awal

Jangan menyembunyikan permintaan, tenggat waktu, atau pembaruan di tengah paragraf yang panjang. Mulailah dengan informasi penting.

Contoh:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Pembaca menghargai inti pesan yang diberikan lebih dulu.

Gunakan kata benda dan kata kerja yang spesifik

Kata seperti “thing,” “matter,” dan “information” dapat melemahkan tulisan jika terlalu sering dipakai. Penulisan yang jelas menggunakan istilah yang tepat.

Alih-alih:

We need to review the thing you sent.

Gunakan:

We need to review the operating agreement you sent.

Bahasa yang spesifik mengurangi bolak-balik pertanyaan dan membuat perusahaan Anda tampak lebih terorganisir.

Kurangi kata-kata pengisi

Banyak kalimat bisnis menjadi lebih kuat ketika Anda menghapus kata-kata yang tidak perlu seperti:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Itu bukan berarti Anda harus menulis dengan dingin atau seperti robot. Artinya, setiap kata harus melakukan pekerjaan yang berguna.

Sesuaikan nada dengan situasi

Penulis bisnis yang baik tidak terdengar sama di setiap pesan. Pesan pembayaran, pesan sambutan, dan pemberitahuan kepatuhan tidak boleh memiliki nada yang identik.

Misalnya:

• Pesan sambutan bisa terdengar ramah dan memberi semangat.
• Pengingat kepatuhan harus terdengar jelas dan profesional.
• Respons sengketa harus terdengar tenang dan faktual.

Nada adalah keputusan bisnis. Nada memengaruhi cara orang menafsirkan pesan Anda dan bagaimana perasaan mereka terhadap merek Anda.

Daftar periksa sederhana untuk mengedit email bisnis

Sebelum mengirim email penting, periksa dengan daftar berikut:

• Apakah inti pesan sudah jelas dalam satu atau dua kalimat pertama?
• Apakah saya sudah menghapus frasa yang usang atau terlalu formal?
• Apakah setiap kalimat memang diperlukan?
• Apakah saya sudah mengatakan dengan tepat apa yang saya butuhkan dari pembaca?
• Apakah nadanya profesional tetapi tetap manusiawi?
• Apakah pesan ini masih masuk akal jika dibaca dengan cepat?

Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan ini adalah tidak, revisi sebelum mengirim.

Mengapa ini penting bagi pemilik bisnis baru

Saat Anda meluncurkan perusahaan, setiap detail berkontribusi pada kredibilitas Anda. Dokumen pendirian, email layanan pelanggan, catatan internal, dan pesan tindak lanjut semuanya menjadi bagian dari pengalaman orang terhadap bisnis Anda.

Perusahaan yang dikelola dengan baik tidak perlu terdengar megah. Perusahaan perlu terdengar jelas, dapat diandalkan, dan mudah diajak bekerja sama.

Itulah mengapa penulisan sederhana sering kali merupakan penulisan terbaik. Itu menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu pembaca. Itu mengurangi kebingungan. Itu membantu perusahaan Anda terlihat lebih mampu dan responsif.

Jika Anda sedang membangun bisnis baru, baik sebagai LLC, korporasi, atau nonprofit, kebiasaan komunikasi yang Anda bentuk sekarang akan memengaruhi cara perusahaan Anda beroperasi nanti. Penulisan yang jelas mendukung keputusan yang lebih baik, proses yang lebih rapi, dan hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan serta mitra.

Penutup

Penulisan bisnis yang baik bukan tentang terdengar mengesankan. Penulisan bisnis yang baik adalah tentang membuat komunikasi mudah dipahami.

Dengan mengganti frasa yang usang, terlalu formal, atau bertele-tele dengan bahasa yang sederhana, Anda membuat pesan Anda lebih kuat dan bisnis Anda lebih kredibel. Itu berlaku baik saat Anda mengirim pengingat kepatuhan, mengonfirmasi pengajuan, menanggapi pelanggan, atau berkoordinasi dengan vendor.

Penulisan bisnis terbaik itu langsung, sopan, dan mudah ditindaklanjuti. Jika sebuah kalimat tidak membantu pembaca melangkah maju, kemungkinan besar kalimat itu perlu dipendekkan, disederhanakan, atau dihapus.

Bagi perusahaan yang sedang tumbuh, disiplin seperti itu memberi hasil setiap hari.