10 Cụm từ kinh doanh mà nhà sáng lập nên thay thế để bài viết rõ ràng và chuyên nghiệp hơn

Viết kinh doanh rõ ràng là một lợi thế cạnh tranh. Dù bạn đang thành lập LLC, quản lý một công ty cổ phần hay xử lý giao tiếp với khách hàng cho một startup đang tăng trưởng, những từ bạn chọn sẽ định hình cách người khác nhìn nhận doanh nghiệp của bạn. Một thông điệp trực tiếp, chỉn chu và tự nhiên có thể xây dựng niềm tin. Một thông điệp rườm rà, quá trang trọng hoặc mơ hồ có thể tạo ra sự nhầm lẫn đúng vào lúc sự rõ ràng là quan trọng nhất.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, viết lách không chỉ là một kỹ năng hỗ trợ. Đó là một phần trong cách bạn bán hàng, giải thích, xác nhận và xử lý vấn đề. Mỗi email gửi cho khách hàng, mỗi ghi chú nội bộ, mỗi tin nhắn cho nhà cung cấp và mỗi lần theo dõi đều cho người đọc biết điều gì đó về công ty của bạn. Nếu cách viết nghe lỗi thời hoặc cứng nhắc, doanh nghiệp của bạn có thể trông khó làm việc cùng hơn thực tế.

Điều này đặc biệt quan trọng với các nhà sáng lập và nhóm doanh nghiệp nhỏ đang phải cùng lúc xử lý việc thành lập công ty, tuân thủ, vận hành và chăm sóc khách hàng. Khi phải di chuyển nhanh, bạn rất dễ dùng lại những cụm từ nghe có vẻ trang trọng nhưng không mang lại nhiều giá trị. Kết quả là nội dung trở nên chung chung thay vì tự tin.

Dưới đây là 10 cụm từ phổ biến làm yếu đi khả năng viết kinh doanh, cùng với các lựa chọn thay thế tốt hơn và hướng dẫn thực tế để chọn ngôn ngữ phản ánh một công ty hiện đại, đáng tin cậy.

Vì sao viết kinh doanh rõ ràng lại quan trọng

Viết tốt giúp doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách:

• Giảm hiểu lầm.
• Giúp khách hàng hành động nhanh hơn.
• Làm cho công ty của bạn có vẻ ngăn nắp và đáng tin cậy hơn.
• Tiết kiệm thời gian cho đội ngũ.
• Cải thiện giọng điệu trong những cuộc trao đổi khó khăn.

Đối với chủ công ty, sự rõ ràng không phải là sở thích về hình thức. Đó là hiệu quả vận hành. Bạn càng truyền đạt rõ ràng về chính sách, thời hạn, bước tiếp theo và kỳ vọng, bạn càng cần ít trao đổi qua lại hơn.

Vì vậy, thay thế các cụm từ cũ kỹ không chỉ là một bài tập về phong cách. Đó là cách làm cho giao tiếp của bạn dễ đọc hơn và dễ tin cậy hơn.

1. “Please be advised”

Cụm này thường xuất hiện trong email và thông báo trang trọng, nhưng nó thường tạo ra khoảng cách mà không thêm thông tin.

Thay vì viết:

Please be advised that your payment is overdue.

Hãy thử:

Your payment is overdue.

Hoặc, nếu cần giọng điệu mềm hơn:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Viết thẳng không có nghĩa là thiếu lịch sự nếu bạn vẫn tôn trọng người nhận. Trong hầu hết bối cảnh kinh doanh, người đọc thích một câu ngắn nói đúng điều đang xảy ra.

2. “Kindly”

“Kindly” thường nghe lỗi thời hoặc quá nghi thức trong giao tiếp kinh doanh hiện đại. Trong nhiều trường hợp, “please” đơn giản và tự nhiên hơn.

Thay vì:

Kindly review the attached document.

Hãy dùng:

Please review the attached document.

Thông điệp vẫn vậy, nhưng giọng điệu gọn gàng và hiện đại hơn. Với nhà sáng lập giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác, ngôn ngữ tự nhiên thường hiệu quả hơn ngôn ngữ quá trau chuốt.

3. “Please do not hesitate to contact me”

Cụm này trở nên phổ biến vì nghe lịch sự, nhưng nó đã quen đến mức có thể tạo cảm giác công thức. Nó không thêm nhiều giá trị và có thể làm thông điệp của bạn nghe khuôn mẫu.

Thay vì:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Hãy thử:

If you have questions, please contact me.

Hoặc:

Reach out if you need anything.

Những cụm ngắn hơn thường ấm áp hơn vì nghe giống cách một người thật sự nói. Điều đó quan trọng khi bạn muốn xây dựng một giọng thương hiệu chuyên nghiệp nhưng dễ tiếp cận.

4. “Under separate cover”

Đây là cách nói cũ để diễn đạt rằng thứ gì đó sẽ được gửi riêng. Trong thực tế, cụm này thường không cần thiết.

Thay vì:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Hãy dùng:

The signed agreement is being sent separately.

Hoặc:

I will send the signed agreement in a separate email.

Giao tiếp kinh doanh hiện đại nên làm rõ cách tài liệu được gửi. Nếu bạn đang gửi tài liệu qua email, thư tín hay chuyển phát, hãy nói thẳng.

5. “Enclosed please find”

Cụm này cứng nhắc và thường thừa. Nếu bạn đính kèm tệp hoặc bao gồm một tài liệu, người đọc đã hiểu rằng bạn đang cung cấp nó.

Thay vì:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Hãy dùng:

Attached is our updated operating agreement.

Hoặc:

I have attached our updated operating agreement.

Nếu bạn đang gửi một gói tài liệu bản cứng, một cách nói trực tiếp vẫn rất phù hợp:

Included with this letter is the signed form.

Mục tiêu là giảm ma sát. Người đọc không nên phải cố đoán tài liệu nằm ở đâu hoặc vì sao nó được gửi kèm.

6. “Above referenced” hoặc “above captioned”

Những cụm này buộc người đọc phải nhìn sang chỗ khác trong thông điệp để hiểu ý bạn. Điều đó làm gián đoạn mạch đọc và tạo thêm công sức không cần thiết.

Thay vì:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Hãy dùng:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Hoặc cụ thể hơn nữa:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Tính cụ thể giúp dễ hiểu hơn. Nó cũng hữu ích khi email bị chuyển tiếp, được tìm lại sau này hoặc đọc không theo thứ tự. Người đọc nên hiểu chủ đề mà không cần dò tìm trong toàn bộ tin nhắn.

7. “Please note that”

Cụm này thường báo hiệu rằng sắp có thông tin quan trọng, nhưng nó có thể làm câu văn bị đệm thêm. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể chỉ cần nêu trực tiếp sự thật.

Thay vì:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Hãy dùng:

The filing deadline is next Monday.

Nếu bạn muốn nhấn mạnh mức độ quan trọng, hãy dùng định dạng hoặc cấu trúc thay vì từ đệm. Ví dụ:

Important: The filing deadline is next Monday.

Hoặc:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Mục đích là báo cho người đọc biết, không phải thông báo rằng bạn đang thông báo.

8. “Respectfully” dùng sai ngữ cảnh

“Respectfully” có thể phù hợp trong các bối cảnh rất trang trọng, nhưng nó thường nghe quá cứng nhắc đối với các tin nhắn kinh doanh thường ngày, đặc biệt khi dùng làm câu kết hoặc để làm mềm một sự bất đồng.

Thay vì:

Respectfully, we cannot approve your request.

Hãy dùng:

We cannot approve your request at this time.

Nếu giọng điệu cần vẫn lịch sự, hãy dựa vào cấu trúc câu thay vì một từ kết mang tính nghi thức. Sự tôn trọng thể hiện qua chất lượng giải thích, không phải qua ngôn ngữ trang trí.

9. “I am forwarding this to you” khi “sending” là đủ

Trong email, “forwarding” có nghĩa cụ thể: chuyển tiếp một tin nhắn hoặc tệp mà bạn đã nhận từ người khác. Trong các ngữ cảnh khác, người ta dùng nó khi thực ra chỉ muốn nói “sending”. Điều đó có thể gây nhầm lẫn.

Thay vì:

I am forwarding the invoice to you.

Hãy dùng một trong các cách sau nếu phù hợp:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Hãy chọn động từ đúng với việc bạn thực sự đang làm. Động từ chính xác làm cho giao tiếp của bạn dễ tin hơn.

10. “Yours very truly” và các kiểu kết thư lỗi thời khác

Những câu kết thư truyền thống vẫn xuất hiện trong một số ngành, nhưng nhiều câu trong số đó giờ nghe đã cũ. Nếu bạn đang viết cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, một câu kết đơn giản thường tốt hơn.

Thay vì:

Yours very truly,

Hãy dùng:

Sincerely,

Hoặc:

Best,

Hoặc:

Thank you,

Câu kết tốt nhất phụ thuộc vào mối quan hệ và mục đích của thông điệp. Một câu kết ngắn, tự nhiên thường tạo cảm giác tự tin hơn một cụm từ trang trọng thuộc về một thời khác.

Cách nhà sáng lập xây dựng phong cách viết rõ ràng hơn

Việc thay thế vài cụm từ yếu là một khởi đầu tốt, nhưng viết rõ ràng thực ra là vấn đề của thói quen. Nếu bạn muốn giao tiếp kinh doanh nghe chuyên nghiệp hơn, hãy tập trung vào những nguyên tắc sau.

Dùng câu ngắn khi có thể

Câu ngắn dễ đọc hơn, đặc biệt trên thiết bị di động. Chúng cũng làm cho thông điệp của bạn dứt khoát hơn.

So sánh hai phiên bản này:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Phiên bản thứ hai dễ hiểu hơn và khó bị đọc sai hơn.

Đặt ý chính lên sớm

Đừng chôn yêu cầu, hạn chót hoặc cập nhật ở giữa một đoạn dài. Hãy bắt đầu bằng thông tin quan trọng.

Ví dụ:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Người đọc thích nhận kết luận chính trước.

Dùng danh từ và động từ cụ thể

Những từ như “thing”, “matter” và “information” có thể làm yếu văn bản nếu dùng quá nhiều. Viết rõ ràng sử dụng các thuật ngữ chính xác.

Thay vì:

We need to review the thing you sent.

Hãy dùng:

We need to review the operating agreement you sent.

Ngôn ngữ cụ thể giúp giảm trao đổi qua lại và làm cho công ty của bạn trông có tổ chức hơn.

Cắt bớt từ đệm

Nhiều câu kinh doanh sẽ mạnh hơn khi bạn bỏ đi các từ không cần thiết như:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Điều đó không có nghĩa là bạn phải viết khô khan hay máy móc. Nó có nghĩa là mỗi từ phải làm việc có ích.

Phù hợp giọng điệu với tình huống

Một người viết kinh doanh giỏi không dùng cùng một giọng cho mọi tin nhắn. Một thông báo nhắc thanh toán, một lời chào mừng và một thông báo tuân thủ không nên có cùng giọng điệu.

Ví dụ:

• Một tin nhắn chào mừng có thể thân thiện và khích lệ.
• Một lời nhắc tuân thủ nên rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Một phản hồi tranh chấp nên điềm tĩnh và dựa trên sự thật.

Giọng điệu là một quyết định kinh doanh. Nó ảnh hưởng đến cách người khác hiểu thông điệp của bạn và cảm nhận về thương hiệu của bạn.

Danh sách kiểm tra đơn giản cho email kinh doanh

Trước khi gửi một email quan trọng, hãy rà lại bằng danh sách này:

• Ý chính đã rõ trong một hoặc hai câu đầu chưa?
• Tôi đã loại bỏ các cụm từ lỗi thời hoặc quá trang trọng chưa?
• Mỗi câu có cần thiết không?
• Tôi đã nói chính xác điều mình cần từ người đọc chưa?
• Giọng điệu có chuyên nghiệp nhưng vẫn tự nhiên không?
• Tin nhắn này còn dễ hiểu nếu ai đó đọc lướt không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ mục nào là không, hãy chỉnh sửa trước khi gửi.

Vì sao điều này quan trọng với chủ doanh nghiệp mới

Khi bạn đang xây dựng công ty, từng chi tiết đều góp phần vào độ tin cậy của bạn. Hồ sơ thành lập, email chăm sóc khách hàng, ghi chú nội bộ và các tin nhắn theo dõi đều tạo thành trải nghiệm mà người khác có với doanh nghiệp của bạn.

Một công ty vận hành tốt không cần phải nói năng hoa mỹ. Công ty cần nghe rõ ràng, đáng tin cậy và dễ hợp tác.

Đó là lý do vì sao viết đơn giản thường là viết tốt nhất. Nó cho thấy bạn tôn trọng thời gian của người đọc. Nó giảm nhầm lẫn. Nó giúp công ty của bạn trông có năng lực hơn và phản hồi tốt hơn.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp mới, dù là LLC, công ty cổ phần hay tổ chức phi lợi nhuận, những thói quen giao tiếp bạn tạo ra ngay từ bây giờ sẽ định hình cách công ty vận hành về sau. Viết rõ ràng hỗ trợ ra quyết định tốt hơn, quy trình gọn hơn và mối quan hệ mạnh hơn với khách hàng cũng như đối tác.

Kết luận

Viết kinh doanh tốt không phải là viết sao cho ấn tượng. Mục tiêu là làm cho giao tiếp trở nên dễ hiểu một cách tự nhiên.

Bằng cách thay các cụm từ cũ, trang trọng hoặc rườm rà bằng tiếng Anh đơn giản, bạn làm cho thông điệp mạnh hơn và doanh nghiệp đáng tin cậy hơn. Điều đó đúng dù bạn đang gửi nhắc nhở tuân thủ, xác nhận hồ sơ, phản hồi khách hàng hay phối hợp với nhà cung cấp.

Bài viết kinh doanh tốt nhất là trực tiếp, tôn trọng và dễ hành động theo. Nếu một câu không giúp người đọc tiến lên phía trước, rất có thể nó cần được rút ngắn, đơn giản hóa hoặc loại bỏ.

Đối với các công ty đang tăng trưởng, kỷ luật đó mang lại hiệu quả mỗi ngày.