Құрылтайшыларға арналған іскери телефон әдепі: дайын, кәсіби және сенімді естілудің жолы

Қазіргі бизнесте телефон қоңыраулары әлі де маңызды. Дұрыс ұйымдастырылған қоңырау сату әңгімесін бастауға, клиент мәселесін шешуге, серіктестікке жол ашуға немесе құрылтайшыға инвестор, жеткізуші не клиент алдында мықты алғашқы әсер қалдыруға көмектеседі. Жаңа бизнес иелері үшін, әсіресе компанияны нөлден бастап құрып жатқан кезде, телефон арқылы анық әрі кәсіби сөйлеу жай ғана жұмсақ дағды емес. Бұл - бизнес құралы.

Қоңырау кезінде басқа тарап сіздің сенімділігіңізді, ұйымшылдығыңызды және олардың уақытына деген құрметіңізді тікелей байқайды. Бұл сіз алғашқы LLC құрып жатсаңыз да, жаңа клиентті қабылдап жатсаңыз да, жеткізушімен келіссөз жүргізіп жатсаңыз да маңызды. Қарым-қатынасыңыз құрылымды әрі сенімді болса, адамдар сіздің компанияңызға көбірек сенеді.

Бұл нұсқаулықта іскери телефон әдепі, қоңырауға дайындық, әңгімені құрылымдау және құрылтайшылар мен шағын командаларға алғашқы қоңыраудан-ақ жинақы естілуге көмектесетін кейінгі әрекеттер қарастырылады.

Неге телефон әдепі әлі де маңызды

Электрондық пошта, мәтіндік хабарлама және чат тиімді, бірақ олар дауыстық әңгімені алмастырмайды. Телефон қоңырауы хабарламалардың ұзақ тізбегіне қарағанда жылдамырақ, жеке әрі сенімдірек болуы мүмкін. Әңгіме нақтылықты, жеделдікті немесе адамдық қатынасты қажет еткенде, бұл көбіне ең қолайлы формат.

Күшті телефон әдепі сізге көмектеседі:

• жағымды алғашқы әсер қалыптастыруға
• кәсібилік пен құзыреттілікті көрсетуге
• түсінбеушіліктерді азайтуға
• қарсылықтарды сол сәтте өңдеуге
• әлеуетті клиенттер мен серіктестермен сенім орнатуға
• бизнесіңізді бірізді түрде таныстыруға

Құрылтайшылар үшін бұл бірізділік ерекше маңызды. Компания бастапқыда шағын болуы мүмкін, бірақ клиенттер бәрібір әрбір өзара әрекеттің сапасы арқылы баға береді. Қысқа әрі ұйымдасқан қоңырау стартапты шын мәнінде барынан да қалыптасқан етіп көрсете алады.

Іскери қоңыраулардың түрлері

Барлық қоңыраулар бір мақсатқа қызмет етпейді. Дайындық тәсілі әңгіме түріне сай болуы керек.

Суық қоңыраулар

Суық қоңыраулар сізді әлі танымайтын адамдарға жасалады. Оларды сату, таныстыру немесе қызметіңізді жаңа нарықта ұсыну үшін қолдануға болады. Мұндай қоңыраулар қысқа, әдепті және өте нақты болуы тиіс.

Жылы қоңыраулар

Жылы қоңыраулар сізді белгілі бір деңгейде білетін адамдарға жасалады. Олар сізбен іс-шарада танысқан, электрондық хатқа жауап берген немесе компанияңызбен онлайн байланысқан болуы мүмкін. Алдын ала біраз контекст бар болғандықтан, мұндай әңгімелер тезірек жүреді.

Кейінгі қоңыраулар

Кейінгі қоңыраулар бұрынғы әңгімені жалғастыру үшін қолданылады. Сіз бағаны нақтылай аласыз, сұрақтарға жауап бере аласыз немесе шешім қабылдаушыға қосымша ақпарат керек пе, соны тексере аласыз.

Келіссөз қоңыраулары

Бұл қоңыраулар шарттарға, көлемге, бағаға, мерзімге немесе күтілімге бағытталады. Мұнда дәлдік өте маңызды. Қоңырау басталмай тұрып, басымдықтарыңызды білуіңіз керек.

Қолдау қоңыраулары

Қолдау қоңыраулары клиент мәселесін шешуге немесе қызметке қатысты сұрақты өңдеуге арналады. Тон сабырлы, шыдамды және шешімге бағытталған болуы керек.

Қоңырауға дейін

Көптеген сәтті іскери қоңыраулар телефон көтерілгенге дейін-ақ ұтылады немесе ұтады. Дайындық сіздің артық сөйлеуден, сенімсіз естілуден немесе негізгі ойды жоғалтудан сақтайды.

Мақсатты анықтаңыз

Әр қоңыраудың бір негізгі мақсаты болуы керек. Сіз кездесу белгілеуге, сату жабуға, мәселені шешуге немесе келесі қадамды растауға тырысып отырсыз ба? Мақсат анық болмаса, әңгіме әдетте шашыраңқы болады.

Қоңырау шалмас бұрын мақсатыңызды бір сөйлеммен жазыңыз. Мысалы:

• Демонстрацияны жоспарлау
• Қызмет аясын растау
• Төлемге қатысты сұрақты шешу
• Компанияны таныстырып, қызығушылықты анықтау

Егер мақсатты қарапайым түрде айта алмасаңыз, қоңырау әлі дайын емес.

Қоңырау шалатын адамды біліңіз

Аздаған зерттеу көп көмектеседі. Компанияны, лауазымды және әңгімеге әсер етуі мүмкін соңғы оқиғаларды қарап шығыңыз. Егер сіз клиент, инвестор немесе серіктеспен сөйлесіп жатсаңыз, олардың не нәрсеге мән беретінін түсініңіз.

Пайдалы мәліметтерге мыналар кіреді:

• лауазымы және міндеттері
• компания көлемі мен саласы
• соңғы өнім шығарылымдары немесе хабарландырулар
• ықтимал мәселелері
• бизнесіңізбен бұрынғы өзара әрекеттер

Тым көп зерттеудің немесе дайын мәтін сияқты естілудің қажеті жоқ. Сізге тек жалпы сөйлеуден қашып, өзекті сұрақ қоюға жеткілікті контекст керек.

Қысқа жоспар дайындаңыз

Жоспар қоңырауды бақылауда ұстауға көмектеседі. Ол сөзбе-сөз сценарий болмауы мүмкін, бірақ сіз қозғағыңыз келетін негізгі тармақтарды қамтуы тиіс.

Қарапайым жоспар мыналарды қамтуы мүмкін:

• сәлемдесу және таныстыру
• қоңырау шалу себебі
• екі немесе үш негізгі ой
• нақтылауды қажет ететін сұрақтар
• ұсынылатын келесі қадам

Егер қоңырау маңызды болса, жоспарды жазып қойыңыз. Жазбаша сызба кідірісті азайтады және әңгіме жылдам өрбігенде тәртіп сақтауға көмектеседі.

Ортаңызды тексеріңіз

Дыбыс сапасы сіздің қаншалықты кәсіби көрінетініңізге әсер етеді. Қоңырау шалмас бұрын, айналаңыздың тыныш әрі алаңдататын нәрселерден таза екеніне көз жеткізіңіз.

Жақсы қоңырау дағдыларына мыналар жатады:

• тыныш бөлме пайдалану
• хабарламаларды өшіру
• мүмкін болса динамикті қолданбау
• жазбаларды қасыңызға қою
• гарнитураны немесе микрофонды тексеру, егер қоңырау виртуалды болса немесе бизнес жүйесі арқылы өтсе

Егер фондық шу болдырмау мүмкін болмаса, қысқаша ескертіп, қажет болса кешірім сұраңыз. Мұндай сыпайылық құрметті білдіреді.

Уақыт белдеулері мен жұмыс уақытын ескеріңіз

Егер сіз басқа өңірдегі адамға қоңырау шалсаңыз, олардың уақыт белдеуін құрметтеңіз. Олардың жұмыс уақытында жасалған ойластырылған қоңырау таңертең ерте немесе кешкі уақытта күтпеген кедергі жасағаннан әлдеқайда жақсы.

Бірнеше нарыққа қызмет көрсететін сервистік бизнес пен стартаптар үшін бұл ұсақ-түйек сияқты көрінгенімен, өте маңызды. Уақытылы байланыс компанияңызды ұйымшыл әрі сенімді етіп көрсетеді.

Әңгімені қалай бастау керек

Қоңыраудың алғашқы 15 секунды оның бағытын анықтайды. Анық әрі кәсіби бастаңыз.

Өзіңізді таныстырыңыз

Ерте кезеңде атыңызды және компанияңызды айтыңыз. Егер қоңырау алдын ала жоспарланған болса, не үшін хабарласып тұрғаныңызды еске салыңыз. Егер жоспарланбаған болса, тікелей әрі сыпайы болыңыз.

Қарапайым бастама былай естілуі мүмкін:

"Сәлеметсіз бе, мен Zenind компаниясынан Jordan Lee боламын. Сіздің компания құруға қатысты сұрақтарыңыз бойынша хабарласып, қалай көмектесе алатынымды білгім келеді."

Мұндай кіріспе бірден үш нәрсені жасайды: сізді таныстырады, қоңыраудың мақсатын түсіндіреді және адамның уақытын құрметтейді.

Басында қысқа болыңыз

Ұзақ түсіндіруден бастамаңыз. Қоңыраудың мәні бар екенін басқа адам тез түсінуі керек. Бұл оның назарын сақтауға көмектеседі.

Егер әңгіме жылы форматта өтсе, қысқа жеке пікір айтуға болады. Бірақ оны табиғи әрі орынды ұстаңыз. Мақсат - бос сөз емес, байланыс.

Қоңырауды қалай жүргізу керек

Әңгіме басталған соң, сіздің міндетіңіз - анық, сабырлы және пайдалы болу.

Түсінікті сөйлеңіз

Тікелей тіл қолданыңыз. Егер басқа адам түсінетініне сенімді болмасаңыз, кәсіби терминдерден аулақ болыңыз. Әсіресе заңдық, қаржылық немесе операциялық мәселелерді талқылағанда анық сөйлеу маңызды.

Әңгімені өзіңіз ғана алып жүрмеңіз

Жақсы қоңырау - екіжақты әңгіме. Сұрақ қойыңыз, кідіріп тыңдаңыз және жауап беруге кеңістік қалдырыңыз. Тым көп сөйлесеңіз, адамның нақты не қажет екенін жіберіп алуыңыз мүмкін.

Пайдалы қағида: алдымен түсіндіріңіз, содан кейін сұраңыз. Мысалы:

• Қызметті қысқаша түсіндіру
• Бұл олардың қазіргі қажеттілігіне сай келе ме деп сұрау
• Әрі қарай жалғастырмас бұрын тыңдау

Тақырыптан ауытқымаңыз

Егер әңгіме басқа жаққа кетсе, оны мақсатқа қайта бұрыңыз. Әдепті түрде бағыттау - кәсібиліктің бір бөлігі.

Мынадай тіркестерді қолдануға болады:

• "Негізгі ойдан шықпау үшін, әңгімені қайта сол жерге әкелейін."
• "Мұндағы басты сұрақ - бұл сіздің қазіргі қажеттілігіңізді шеше ме, жоқ па."
• "Ашық қалып қоймауы үшін келесі қадамды нақтылап алайық."

Белгісізді адал түрде айтыңыз

Егер жауабыңызды білмесеңіз, ойдан құрастырмаңыз. Оны ашық айтып, кейін нақтылап қайтуға уәде беріңіз.

Мықты жауап мынадай болады:

"Дұрыс ақпарат бергеніме көз жеткізгім келеді. Мұны нақтылап, бүгін сізге қайта хабарласамын."

Бұл болжаудан әлдеқайда жақсы.

Жазып алыңыз

Жазбалар уәделерді, қарсылықтарды және келесі қадамдарды есте сақтауға көмектеседі. Қоңыраудан кейін олар таза кейінгі хат немесе тапсырма тізімі үшін негіз болады.

Мыналарды белгілеңіз:

• әрекет тармақтары
• мерзімдер
• баға немесе ауқымға қатысты сұрақтар
• есімдер мен лауазымдар
• уәде етілген кейінгі байланыс

Қоңырауды кәсіби аяқтау

Әңгіменің соңы да басы сияқты маңызды. Таза аяқтау өзара әрекетті толық сезіндіреді.

Трубканы қояр алдында мынаған көз жеткізіңіз:

• негізгі ойларды қорытындылағаныңызға
• келесі әрекетті растағаныңызға
• кім не үшін жауапты екенін айтқаныңызға
• адамға уақыты үшін алғыс білдіргеніңізге

Мысалы:

"Бүгінгі уақытыңызға рақмет. Сұралған ақпаратты сағат 3-ке дейін жіберемін, содан кейін келесі қадамды талқылау үшін ертең қайта байланысамыз."

Мұндай аяқтау айқындық пен серпін береді.

Қоңыраудан кейінгі follow-up

Көптеген іскери қоңыраулар әлсіз немесе кеш follow-up салдарынан жоғалады. Жақсы кейінгі байланыс сіздің кәсібилігіңізді нығайтады және процесті алға жылжытады.

Сіздің follow-up мынадай болуы тиіс:

• уақтылы
• нақты
• қысқа
• талқыланған нәрсеге сәйкес

Егер сіз ақпарат беруге уәде етсеңіз, оны айтқан уақытыңызда жіберіңіз. Егер тағы бір қоңырау жоспарлауға келіскен болсаңыз, күнтізбелік шақыруды тез жіберіңіз. Егер басқа адамға ойлануға уақыт керек болса, із-түзсіз жоғалмай, оларға кеңістік беріңіз.

Жақсы жазылған follow-up хабарлама мыналарды қайта айтуы керек:

• не талқыланғанын
• келесі қадамды
• кез келген мерзімді немесе уақыт кестесін
• қажет болса, сізбен қалай байланысуға болатынын

Жиі жіберілетін қателер

Тіпті тәжірибелі мамандар да іскери қоңырауларда болдырмауға болатын қателер жасайды. Мына үлгілерге назар аударыңыз.

Мақсатсыз сөйлеу

Нақты мақсаты жоқ қоңырау әдетте бағытсыз әрі өнімсіз болады.

Асығыс немесе алаңдаулы естілү

Егер сіз электрондық хаттарды тексеріп отырсаңыз, шу ішінде жүрсеңіз немесе бірнеше істі қатар атқарсаңыз, басқа адам оны бірден сезеді.

Тым көп жаргон қолдану

Күрделі тіл сізді сенімдірек көрсетпейді. Сенімділікті айқындық береді.

Шамадан тыс агрессивті болу

Қысым көрсету сенімді тез бұзуы мүмкін. Мақсат - шешім күштеп қабылдату емес, әңгімені алға жылжыту.

Follow-up жасамау

Егер сіз келесі қадамға уәде беріп, оны орындамасаңыз, сенімділігіңіз төмендейді.

Практикалық іскери қоңырау чек-парағы

Келесі қоңырауыңыздың алдында осы тізімді қолданыңыз:

• мақсатты анықтау
• адамды немесе компанияны зерттеу
• негізгі сөйлесу тармақтарын дайындау
• тыныш орта таңдау
• дұрыс уақыт белдеуін тексеру
• жазбаларды дайындау
• анық кіріспемен бастау
• мұқият тыңдау
• келесі қадамды қорытындылау
• қоңыраудан кейін follow-up жіберу

Қорытынды ойлар

Күшті іскери телефон әдепі тек әдемі естілудің жолы емес. Ол байланысты жеңілдетуге, сенімді арттыруға және тиімділікті күшейтуге көмектеседі. Жақсы дайындалып, анық сөйлеп, тұрақты follow-up жасасаңыз, қоңырауларыңыз нақты бизнес құндылығын тудырады.

Бұл компания құрудан бастап ұзақ мерзімді клиенттік қатынастар орнатуға дейінгі барлық кезеңдегі құрылтайшылар үшін маңызды. Кәсіби телефон қоңырауы есік ашуы, мәселені шешуі немесе қарым-қатынасты электрондық поштаға қарағанда әлдеқайда жылдам алға жылжытуы мүмкін.

Егер бизнесіңіз басынан бастап ұйымшыл көрінсін десеңіз, соған сай байланыс дағдыларын қалыптастырыңыз. Телефонда қалай сөйлейтініңіз - адамдардың сіздің компанияңызды қалай қабылдайтынының бір бөлігі.