Шағын бизнеске арналған Excel арқылы бухгалтерлік есеп пен кітап жүргізу: тәжірибелік нұсқаулық

Excel шағын бизнеске арналған бухгалтерлік есеп пен кітап жүргізудің ең қолжетімді құралдарының бірі болып қала береді. Құрылтайшылар, жеке жұмыс істейтіндер және бастапқы кезеңдегі LLC иелері үшін ол қымбат жүйелерге инвестиция салғанға дейін транзакцияларды реттеуге, шығындарды бақылауға, ақша ағынын қадағалауға және негізгі қаржылық есептерді дайындауға арзан жол ұсынады.

Дұрыс қолданылса, Excel бизнес иесіне ақшаның қайдан келетінін, қайда кететінін және қанша айналым қаражаты бар екенін анық көруге көмектеседі. Дұрыс қолданылмаса, ол шатасуға, қайталанған енгізулерге, формула қателеріне және салық маусымындағы қиындықтарға әкелуі мүмкін.

Бұл нұсқаулық Excel-ді кітап жүргізу үшін қалай пайдалану керегін, оның не істей алатынын және нені істей алмайтынын, сондай-ақ бизнесіңіз өскен сайын жақсырақ есеп жүргізуді қолдайтын құрылымды қалай құру керегін түсіндіреді.

Неліктен шағын бизнестер кітап жүргізу үшін Excel қолданады

Көптеген жаңа бизнес үшін Excel үш қарапайым себеп бойынша алғашқы практикалық кітап жүргізу құралына айналады:

• Ол қолжетімді және көбіне бұрыннан бар.
• Әртүрлі бизнес үлгілеріне бейімдеуге икемді.
• Күрделі баптаусыз тез өзгертіледі.

Жаңа LLC құрып жатқан құрылтайшыға алғашқы күні толық бухгалтерлік бағдарлама қажет болмауы мүмкін. Егер транзакциялар аз болса, шоттар қарапайым болса және бизнес әлі өз моделін тексеріп жатса, Excel орынды бастапқы шешім бола алады.

Дегенмен, Excel-ді жай жазу тақтасы емес, жүйе ретінде қолданған кезде жақсы жұмыс істейді. Мақсат - қаржылық деректерді енгізуді, тексеруді және талдауды жеңілдететін қайталанатын процестер құру.

Excel қандай жұмыстарды жақсы атқарады

Excel бухгалтерлік есептің көптеген міндеттері үшін пайдалы, соның ішінде:

• Кірістер мен шығындарды жазу
• Транзакцияларды санаттарға бөлу
• Шот-фактуралар мен төлемдерді бақылау
• Банк қозғалысын қадағалау
• Айлық кіріс пен шығынды жинақтау
• Қарапайым қаржылық есептерді дайындау
• Бюджет пен болжам жасау

Бұл әсіресе транзакция көлемі төмен немесе орташа бизнес үшін тиімді. Қызмет көрсететін компаниялар, кеңесшілер, фрилансерлер және бастапқы кезеңдегі ecommerce бизнесі операциялары қолмен жүргізуге тым күрделі болғанға дейін көбіне электрондық кестелерді қолданады.

Excel қай жерде шектеулі бола бастайды

Excel әрбір жағдайда бухгалтерлік бағдарламаның орнын баса алмайды. Бизнес өскен сайын оның шектеулері айқынырақ көрінеді.

Жиі кездесетін қиындықтар:

• Қолмен енгізу қателер ықтималдығын арттырады.
• Бір файлдың бірнеше нұсқасы нұсқаларды басқару мәселесін тудырады.
• Формула қателері есептерді бұрмалауы мүмкін.
• Жұмыс кітабы мұқият басқарылмаса, аудит ізі шектеулі болады.
• Транзакциялар саны артқан сайын сәйкестендіру қиындайды.
• Командалар арасында бірлесіп жұмыс істеу күрделірек болады.

Егер бизнесіңіз жазылымдармен, тауар қорымен, жалақымен, салықпен немесе жоғары транзакция көлемімен жұмыс істесе, Excel енді негізгі құрал болмауы мүмкін. Сол кезеңде бухгалтерлік бағдарлама немесе кітап жүргізу қызметі тиімдірек әрі сенімдірек болады.

Excel негізіндегі кітап жүргізу жүйесінің базалық құрылымы

Жұмыс істейтін кітап жүргізу кестесі әдетте бірнеше өзара байланысты парақтан тұрады. Әр парақ нақты мақсатқа қызмет етеді және қаржылық деректерді реттеуге көмектеседі.

1. Шоттар жоспары

Шоттар жоспары файлдың негізі болып табылады. Бұл транзакцияларды жіктеу үшін қолданылатын санаттардың негізгі тізімі.

Әдеттегі шот топтары:

• Активтер
• Міндеттемелер
• Меншік капиталы
• Кіріс
• Тауардың өзіндік құны
• Операциялық шығындар
• Басқа кірістер мен шығындар

Әр шоттың атауы анық болуы керек және қажет болса, шот нөмірі де болуы мүмкін. Атау беру тәртібі қаншалықты біркелкі болса, транзакцияларды сұрыптау және кейін есеп құру соншалықты жеңіл болады.

2. Транзакциялар журналы

Бұл барлық қаржылық әрекет жазылатын негізгі жұмыс парағы. Транзакциялар журналы әдетте мыналарды қамтиды:

• Күні
• Сипаттамасы
• Жеткізуші немесе клиент атауы
• Санат
• Төлем тәсілі
• Кіріс сомасы
• Шығыс сомасы
• Ескертпелер
• Түбіртек немесе шот-фактура сілтемесі

Әр транзакция тек бір рет енгізілуі және біркелкі санатталуы керек. Бұл шатасуды азайтады және ай соңындағы тексеруді әлдеқайда жылдам етеді.

3. Банкпен салыстыру парағы

Салыстыру парағы Excel жазбаларын банк немесе несие картасы үзінді көшірмелерімен салыстыруға көмектеседі. Бұл өткізіп алған жазбаларды, қайталанған жазбаларды және белгісіз төлемдерді табу үшін маңызды.

Таза салыстыру процесі үш сұраққа жауап беруі тиіс:

• Банк транзакцияларының бәрі жазылды ма?
• Excel-де бар, бірақ үзінді көшірмеде жоқ жазбалар бар ма?
• Күтілудегі элементтер есепке алынғаннан кейін қалдықтар сәйкес келе ме?

4. Шот-фактура трекері

Шот-фактура трекері клиенттердің төлемсіз қалған шоттарын бақылауға көмектеседі. Ең аз дегенде онда мыналар болуы керек:

• Шот-фактура нөмірі
• Шот-фактура күні
• Клиент атауы
• Төлеу мерзімі
• Төленетін сома
• Төленген сома
• Төлем мәртебесі
• Қалған баланс

Бұл парақ әсіресе қызмет көрсету бизнесі мен net мерзіммен шот ұсынатын B2B компаниялар үшін пайдалы.

5. Қаржылық есептер

Тіпті қарапайым Excel жүйесінде де мынадай жиынтық парақтар болуы керек:

• Пайда мен шығын есебі
• Ақша ағынының жиынтығы
• Санат бойынша шығындар жиынтығы
• Өнім немесе қызмет бағыты бойынша кіріс жиынтығы

Бұл есептер бизнес иелеріне болжамға емес, нақты сандарға сүйеніп шешім қабылдауға көмектеседі.

Біржақты және қосжақты кітап жүргізу

Кесте құрастырмас бұрын, қандай кітап жүргізу әдісі керек екенін анықтаңыз.

Біржақты кітап жүргізу

Біржақты кітап жүргізу әр транзакцияны бір рет жазады. Ол түсінуге оңай және жүргізуге жылдамырақ.

Бұл әдіс мына жағдайларда қолайлы болуы мүмкін:

• Жеке кәсіпкерлер
• Өте шағын бизнес
• Транзакциясы аз бизнес
• Тек кіріс пен шығысты қарапайым көруді қажет ететін иелер

Алайда оның қарапайымдылығы - әлсіз жағы да. Ол транзакцияның екі жағын толық қадағаламағандықтан, міндеттемелерді, меншік капиталын және толық қаржылық көріністі аз көрсетеді.

Қосжақты кітап жүргізу

Қосжақты кітап жүргізу әр транзакцияны екі рет, яғни дебет және кредит ретінде жазады. Бұл әдіс теңгерімді есеп жүйесін қалыптастырады және дәлірек есеп беруді қолдайды.

Қосжақты әдіс өсіп келе жатқан көпшілік бизнес үшін стандарт болып саналады, өйткені ол:

• Дәлдікті арттырады
• Толығырақ қаржылық есептерді қолдайды
• Салыстыруды жеңілдетеді
• Аудит ізін айқынырақ етеді

Дегенмен оны Excel-де жүргізу күрделірек. Егер компанияңыз өте қарапайым кітап жүргізуден тысқары шығып жатса, бухгалтерлік бағдарламаны қолданған немесе кітап жүргізу маманымен жұмыс істеген жақсырақ болуы мүмкін.

Excel файлында кітап жүргізуді қалай баптауға болады

Практикалық Excel кітап жүргізу файлы сәнді болуы міндетті емес. Ол құрылымды, біркелкі және жаңартуға оңай болуы керек.

1-қадам: Жұмыс кітабының парақтарын құрыңыз

Мынадай бөлек парақтардан бастаңыз:

• Шоттар жоспары
• Транзакциялар
• Шот-фактуралар
• Салыстыру
• Айлық пайда мен шығын
• Жылдық жиынтық

Бөлек парақтар артық жүктемені азайтады және жұмыс кітабын тексеруді жеңілдетеді.

2-қадам: Санаттарыңызды анықтаңыз

Дерек енгізбес бұрын, транзакцияларды қалай санаттайтыныңызды шешіңіз. Бастапқыда тізімді мүмкіндігінше қарапайым ұстаңыз.

Мысалы:

• Кіріс: кеңес беру табысы, өнім сатылымы, қызмет ақысы
• Тауардың өзіндік құны: материалдар, жеткізу, тікелей еңбек
• Операциялық шығындар: бағдарламалық жасақтама, жалдау, маркетинг, іссапар, сақтандыру

Тым көп санат құрудан аулақ болыңыз. Шамадан тыс санаттау кітап жүргізуді жеңілдетпейді, керісінше қиындатады.

3-қадам: Форматты стандарттаңыз

Бүкіл жұмыс кітабында күн форматын, санат атауларын және валюта пішімін бірдей қолданыңыз. Біркелкілік маңызды, себебі Excel формулалары мен жиынтық кестелері таза дерекпен жақсы жұмыс істейді.

4-қадам: Формулаларды қорғаңыз

Егер кестеңізде формулалар болса, олар кездейсоқ өзгертілмеуі үшін сол ұяшықтарды құлыптаңыз. Дерек енгізу ұяшықтары өңдеуге ашық қалсын, бірақ есептеу ұяшықтарын мүмкіндігінше қорғаңыз.

5-қадам: Файлдың сақтық көшірмесін тұрақты жасаңыз

Жұмыс кітабын қауіпсіз бұлттық жерде сақтап, сақтық көшірме көшірмелерін жасаңыз. Кітап жүргізу файлы бір ғана құрылғыға сеніп тапсырылатындай маңызды емес.

Кітап жүргізуге арналған негізгі Excel формулалары

Excel қолмен енгізуді автоматтандыратын жиынтық формулалармен біріктірілгенде әлдеқайда пайдалы болады.

SUM

SUM ауқымдағы сандарды қосады. Ол жалпы кірісті, жалпы шығынды немесе айлық санат жиынтығын есептеуге пайдалы.

SUMIF және SUMIFS

Бұл формулалар бір немесе бірнеше шартқа сай келетін мәндерді қосады.

Оларды мынадай нәрселерді есептеу үшін қолданыңыз:

• Жалпы маркетинг шығыны
• Белгілі бір айдағы жалпы сату
• Жеткізуші бойынша жалпы шығындар
• Белгілі бір қызмет бағытының кірісі

COUNTIF және COUNTIFS

Бұл формулалар шартқа сай келетін жазбалар санын есептейді.

Олар мыналарды бақылауға пайдалы:

• Жазылған шот-фактуралар саны
• Төленген шот-фактуралар саны
• Санаттағы транзакциялар саны
• Күн аралығындағы тапсырыстар саны

IF

IF логикалық тексеріс жасауға мүмкіндік береді. Мысалы, төлем сомасы шот-фактураның жалпы сомасына тең болса, шотты төленген немесе төленбеген деп белгілеуге болады.

XLOOKUP немесе VLOOKUP

Іздеу формулалары бір кестеден екіншісіне дерек тартуға көмектеседі. Мысалы, оларды шот атауын санат кодымен сәйкестендіру немесе негізгі тізімнен шот-фактура мәліметтерін шығару үшін қолдануға болады.

Pivot кестелер

Pivot кестелер Excel-дің кітап жүргізуге арналған ең қуатты мүмкіндіктерінің бірі. Олар күрделі формулалар құрмай-ақ, үлкен дерек көлемін жылдам жинақтауға мүмкіндік береді.

Pivot кестелерді мынадай мақсаттарда пайдаланыңыз:

• Шығындарды санат бойынша жинақтау
• Кірісті ай бойынша шолу
• Үздік жеткізушілерді талдау
• Жыл сайынғы үрдістерді салыстыру

Шағын бизнес үшін Pivot кестелер ұзын транзакциялар журналын бірнеше секундта пайдалы есептерге айналдыра алады.

Excel-де дәл кітап жүргізудің үздік тәжірибелері

Электрондық кесте оның артындағы процесстің сапасындай ғана сенімді болады. Есептеріңізді дәл сақтау үшін бірнеше негізгі әдетті ұстаныңыз.

Деректі біркелкі енгізіңіз

Жұмыс кітабын тоқсан соңын күтпей, тұрақты кесте бойынша жаңартыңыз. Апталық жаңарту айлық жаңартудан жақсы, ал транзакция көлемі жоғары болса, күнделікті жаңарту одан да жақсы.

Шоттарды ай сайын салыстырыңыз

Excel жазбаларыңызды банк және несие картасы үзінді көшірмелерімен әр ай салыстырыңыз. Салыстыру қателерді олар үлкейіп кетпей тұрып анықтауға көмектеседі.

Түбіртектер мен бастапқы құжаттарды сақтаңыз

Түбіртектердің, шот-фактуралардың және банк үзінді көшірмелерінің сандық көшірмелерін сақтаңыз. Мүмкін болған жерде кестеңіз бастапқы құжаттарға сілтеме жасауы керек.

Санаттарды мерзімді түрде қарап шығыңыз

Бизнес дамыған сайын кейбір санаттар тым кең немесе тым тар болып қалады. Шоттар жоспарын бірнеше ай сайын қарап, қажет болса реттеңіз.

Қолжетімділікті шектеңіз

Егер жұмыс кітабын бірнеше адам қолданса, кім өңдей алатынын, кім қарай алатынын және өзгерістер үшін кім жауапты екенін анықтаңыз. Бұл кездейсоқ қайта жазуларды азайтады және жауапкершілікті айқынырақ етеді.

Excel қашан қолайлы

Excel мына жағдайларда жақсы жұмыс істейді:

• Бизнесіңіз жаңа және транзакция көлемі төмен
• Сізге негізгі есеп жүргізуге арналған жеңіл жүйе керек
• Кітап жүргізуді өзіңіз басқарасыз
• Бюджет немесе ақша ағынының болжамын жасап жатырсыз
• Бухгалтерлік бағдарламаға өтпес бұрын уақытша шешім қажет

Жаңа LLC иелері үшін Excel құрылу мен толық бухгалтерлік операциялар арасындағы пайдалы көпір бола алады. Ол қаржылық тәртіпті ерте қалыптастыруға көмектеседі, бұл сәйкестік, салық және шешім қабылдау үшін маңызды.

Қашан Excel-ден әрі өту керек

Мына жағдайларда Excel-ден жаңартуды қарастырыңыз:

• Транзакция көлемі тез өсіп жатыр
• Қызметкерлерге немесе мердігерлерге төлем жасау керек
• Тауар қорын бақылау қажет
• Қайталанатын жазылымдар немесе онлайн төлемдер өңдейсіз
• Автоматты банк арналары мен салыстыру керек
• Кітап жүргізушімен немесе бухгалтермен жақсырақ бірлесіп жұмыс істегіңіз келеді

Сол кезде арнайы бухгалтерлік платформа немесе кәсіби кітап жүргізу қолдауы әдетте уақыт үнемдеп, тәуекелді азайтады.

Zenind жалпы жүйеге қалай кіреді

АҚШ-та бизнес бастап жатқан құрылтайшылар үшін кітап жүргізу операциялық жүктеменің бір бөлігі ғана. Құрылу, сәйкестік, есептілік және құжаттарды реттеу де маңызды.

Zenind кәсіпкерлерге АҚШ-та бизнес құруға және басқаруға практикалық сәйкестік қолдауына басымдық бере отырып көмектеседі. Бұл маңызды, себебі реттелген құрылтай құжаттары, registered agent қызметтері және тұрақты сәйкестік міндеттері бизнесті ішкі жағынан қаншалықты таза жүргізе алатыныңызға әсер етеді.

Егер сіз LLC немесе corporation бастап жатсаңыз, жақсы кітап жүргізу таза entity баптауымен қатар басталуы керек. Жақсы құрылымдалған бизнес жүргізуге жеңілірек, салық кезінде басқаруға жеңілірек және масштабтауға жеңілірек болады.

Қорытынды ойлар

Excel әлі де шағын бизнес үшін құнды кітап жүргізу құралы болып қала береді, әсіресе ең алғашқы кезеңдерде. Ол арзан, икемді және оңай бейімделеді. Дұрыс ұйымдастырылса, ол үлкен бастапқы инвестициясыз кірісті қадағалауға, шығындарды бақылауға және пайдалы қаржылық жиынтықтар дайындауға көмектеседі.

Ең бастысы - Excel-ді саналы түрде қолдану. Қарапайым құрылым құрыңыз, оны жүйелі түрде жаңартыңыз, ай сайын салыстырыңыз және бизнес одан асып кеткенін біліңіз. Егер операцияларыңыз күрделене бастаса, арнайы бухгалтерлік бағдарламаға немесе кітап жүргізу қолдауына көшу көбіне келесі ақылды қадам болады.

Америка Құрама Штаттарында жаңа бизнес құрып жатқан кәсіпкерлер үшін ең дұрыс тәсіл - басынан бастап мықты сәйкестік әдеттерін және сенімді қаржылық кітап жүргізуді қатар қолдану. Бұл үйлесім компанияңызға өсу үшін берік негіз береді.