LLC немесе корпорация үшін операциялық нұсқаулықты қалай жазуға болады

Операциялық нұсқаулық - бизнес құра алатын ең практикалық құжаттардың бірі. Ол компанияның нақты қалай жұмыс істейтінін, әр тапсырмаға кім жауапты екенін және бірдеңе дұрыс болмаса не істеу керегін тіркеп отырады. Жаңадан құрылған LLC немесе корпорация үшін ол құрылу құжаттары мен күнделікті жұмыс арасындағы көпір қызметін де атқара алады.

Көптеген иелер құрылтай құжаттарын тапсыруға, банк шотын ашуға және веб-сайт іске қосуға уақыт бөледі, бірақ бизнесті ретке келтіріп тұратын үдерістерді құжаттамайды. Соның салдарынан болдырмауға болатын түсінбеушілік туындайды: жұмыс қайталанады, тапсырмалар ұмытылады, ал компанияны ауқымдау қиындай түседі. Күшті операциялық нұсқаулық білімді қайталанатын жүйеге айналдыру арқылы бұл мәселені шешеді.

Бұл нұсқаулық операциялық нұсқаулықтың не екенін, оған нені қосу керегін және оны пайдалы, оқуға жеңіл әрі жаңартып отыру оңай түрде қалай жасауға болатынын түсіндіреді.

Операциялық нұсқаулық не істейді

Операциялық нұсқаулық - бизнестің қалай жұмыс істейтіні туралы орталық анықтамалық. Әдетте оған саясаттар, стандартты операциялық рәсімдер, байланыс ақпараты, эскалация жолдары және төтенше жағдай нұсқаулары кіреді. Шағын бизнесте ол қарапайым құжат ретінде басталуы мүмкін. Бизнес өскен сайын ол оқытуға, тапсырма беруге және үздіксіздікке қолдау көрсететін толық ішкі нұсқаулыққа айналады.

Ең жақсы нұсқаулықтар үш нәрсені жақсы орындайды:

• Олар күнделікті жұмысты стандарттайды.
• Олар бір адамға тәуелділікті азайтады.
• Олар жаңа қызметкерлерді, мердігерлерді немесе менеджерлерді оқытуды жеңілдетеді.

Егер компанияңыз LLC немесе корпорация ретінде құрылған болса, операциялық нұсқаулық ерекше құнды, өйткені ресми құрылымның өзі операциялық бірізділікті қамтамасыз етпейді. Құрылтай құжаттары заңды тұлғаны анықтайды. Операциялық нұсқаулық сол тұлғаның іс жүзінде қалай жұмыс істейтінін белгілейді.

Неліктен өсіп келе жатқан әр бизнеске біреуі қажет

Операциялық нұсқаулық тек ірі ұйымдарға арналған емес. Көбіне шағын командаларға ол одан да қажет, өйткені адам саны аз болған сайын біреу қолжетімсіз болса, жұмыс соғұрлым көп үзіледі. Егер иесі сатылым, есеп айырысу, жеткізушілермен жұмыс, жалдау және клиенттерге қолдау көрсетуді өзі атқарса, құжатталған үдерістерсіз бизнес осал болып қалады.

Жақсы нұсқаулық сізге мынадай мүмкіндіктер береді:

• Қызметкерлерді тезірек бейімдеу.
• Күнделікті жұмыстарды аз бақылаумен тапсыру.
• Қызмет көрсету стандарттарын бірдей ұстау.
• Оқыту кезіндегі қателерді азайту.
• Төтенше жағдайларға, болмауларға және басшылықтағы өзгерістерге дайын болу.
• Өсу мен болашақ жалдауға негіз құру.

Ол уақытты да қорғайды. Бірдей сұрақтарға қайта-қайта жауап берудің орнына, адамдарды жазбаша рәсімдерге бағыттай аласыз. Бұл компанияны басқаруды да, ауқымдауды да жеңілдетеді.

Операциялық нұсқаулыққа не қосу керек

Пайдалы операциялық нұсқаулық артық көлемсіз толық болуы керек. Әуелі негізгі элементтерден бастаңыз да, кейін біртіндеп кеңейтіңіз. Мақсат - бірінші нұсқада мінсіз энциклопедия жасау емес. Мақсат - бизнестің қалай жұмыс істейтінін басқа адам нұсқаулық арқылы орындай алатындай деңгейде тіркеу.

1. Компанияға шолу

Алдымен бизнес туралы қысқаша шолу беріңіз. Бұл бөлімде мыналар түсіндірілгені дұрыс:

• Компанияның атауы және құрылымы
• Миссиясы мен негізгі құндылықтары
• Ұсынатын өнімдері немесе қызметтері
• Негізгі клиенттік аудиториясы
• Бизнес мақсаттары немесе басымдықтары

Бұл бөлік оқырманға рәсімдердің артындағы мағынаны түсінуге көмектеседі. Компанияның болмысы мен стандарттары анық болғанда, нұсқаулық жақсырақ жұмыс істейді.

2. Ұйымдық құрылым

Кім не істейтінін құжаттаңыз. Шағын компанияның өзінде де жауапкершілік тізбегі анық болуы тиіс.

Мыналарды қосыңыз:

• Лауазымдар немесе рөлдер
• Есеп беру байланыстары
• Әр рөлдің негізгі жауапкершіліктері
• Біреу қолжетімсіз болғанда оны алмастыратын байланыс тұлғалары

Егер бір адам бірнеше рөл атқарса, сол жауапкершіліктерді бөлек көрсетіңіз. Мұндағы айқындық тапсырмалардың ескерусіз қалмауына көмектеседі.

3. Байланыс тізімдері және негізгі ақпарат

Әр нұсқаулықта маңызды байланыс ақпараты бар өзекті анықтамалық бөлім болуы керек.

Пайдалы элементтерге мыналар жатады:

• Қызметкерлер мен менеджерлердің байланыстары
• Жеткізушілер мен мердігерлер
• Банк және төлем байланыстары
• Сақтандыру байланыстары
• IT немесе бағдарламалық жасақтама қолдауы
• Төтенше нөмірлер мен жұмыс уақытынан тыс байланыстар

Бұл бөлімді жаңартып отырыңыз. Ескірген байланыс ақпараты төтенше жағдайларда нұсқаулықтың пайдасын азайтады.

4. Стандартты операциялық рәсімдер

Бұл құжаттың өзегі. Стандартты операциялық рәсімдер немесе SOP-тар жалпы тапсырмалардың қалай орындалуы керегін түсіндіреді.

Мысалдар:

• Кеңсені ашу және жабу
• Шот-фактура жіберу және төлем жинау
• Клиент сұрауларын өңдеу
• Қайтарымды немесе өтемді рәсімдеу
• Кездесулерді немесе кестені басқару
• Жабдықтарға тапсырыс беру
• Жазбалар немесе файлдарды жаңарту
• Салыстырулар мен ішкі тексерулер

Әр SOP қадам-қадаммен жазылуы керек. Егер тапсырма бірнеше шешімді қажет етсе, шешім қабылдау нүктелерін түсіндіріңіз. Егер тапсырма бағдарламалық жасақтаманы қолданса, мүмкіндігінше құралды және нақты реттілікті көрсетіңіз.

5. Саясаттар мен стандарттар

Саясаттар күтілетін талаптарды анықтайды. Олар адамдарға бизнеске ортақ ережелер мен стандарттарды түсінуге көмектеседі.

Жиі кездесетін саясаттар:

• Клиентпен байланыс стандарттары
• Қатысу және демалыс күтілімдері
• Киім үлгісі немесе жұмыс орнындағы сыртқы көрініс
• Қашықтан немесе аралас жұмыс ережелері
• Құжаттарды сақтау ережелері
• Құпиялылық және деректермен жұмыс
• Шығындарды бекіту тәртібі
• Компания жүйелері мен құрылғыларын пайдалану

Саясаттар қарапайым, нақты және орындалатын болуы керек. Түсіндіруге тым ашық қалдыратын көмескі тілден аулақ болыңыз.

6. Оқыту және бейімдеу

Операциялық нұсқаулық жаңа қызметкерлерді оқытуды жеңілдетуі керек. Бейімдеу үдерісінің қалай жүретінін түсіндіретін бөлім қосыңыз.

Мыналарды енгізуді қарастырыңыз:

• Бірінші аптаға арналған чек-парақ
• Қажетті аккаунттарды баптау қадамдары
• Құралдарға қолжеткізу нұсқаулары
• Оқу кезеңдері
• Бейімдеуге кім жауапты
• Міндетті түрде оқылатын материалдар немесе растаулар тізімі

Бұл бөлім әр жаңа қызметкерді қабылдаған сайын уақыт үнемдеуге көмектеседі.

7. Төтенше жағдай рәсімдері

Нұсқаулық төтенше жағдай нұсқауларынсыз толық емес. Бизнестің шынайы сынағы - бірдеңе дұрыс болмаған кездегі әрекеті.

Мыналар болғанда не істеу керегін құжаттаңыз:

• Жүйе немесе платформа істен шығуы
• Жеткізуші жеткізуді тоқтатуы
• Төлем өңдеуші істен шығуы
• Кеңсе қолжетімсіз болуы
• Негізгі қызметкердің болмауы
• Клиент мәселесінің ушығуы
• Қауіпсіздік немесе деректерге қатысты мәселе туындауы

Жағдай неғұрлым маңызды болса, жазбаша әрекет жоспары соғұрлым пайдалы болады. Төтенше жағдай рәсімдері операцияларды, клиенттерді және ішкі жазбаларды қорғауға бағытталуы керек.

8. Сәйкестік және құжат айналымы

Бизнес маңызды құжаттардың қайда сақталатынын және оларды кім жүргізетінін де құжаттауы керек.

Бұған мыналар кіруі мүмкін:

• Құрылтай құжаттары
• Лицензиялар мен рұқсаттар
• Салық құжаттары
• Сақтандыру полистері
• Келісімшарттар мен шарттар
• Жиналыс жазбалары мен мақұлдаулар
• Ішкі есептер

LLC немесе корпорация үшін құжат айналымы маңызды, өйткені ол ұйымдасқан жұмысты және таза ішкі басқаруды қолдауға көмектеседі.

Нұсқаулықты кезең-кезеңімен қалай жасау керек

Егер бұл ой күрделі көрінсе, бәрін бірден жазуға тырыспаңыз. Нұсқаулықты кезең-кезеңімен құрыңыз.

1-қадам: Ең жиі қайталанатын тапсырмалардан бастаңыз

Ең жиі орындалатын жұмыстарды тізімдеңіз. Бұлар әдетте құжаттауға ең оңай және алғаш стандарттауға ең пайдалы рәсімдер.

Өзіңізден сұраңыз:

• Қандай тапсырмалар күн сайын немесе апта сайын орындалады?
• Қандай тапсырмалар ең көп еске салуды қажет етеді?
• Қандай тапсырмалар ең көп түсінбеушілік тудырады?
• Қандай тапсырмаларды тек бір адам ғана біледі?

Бұлар құжаттау үшін алғашқы үміткерлер.

2-қадам: Жұмысты шынымен орындайтын адамдармен сөйлесіңіз

Егер қызметкерлер, мердігерлер немесе бөлім басшылары белгілі бір үдерістерді қазірдің өзінде атқарып жүрсе, олардан өз жұмысының қадамдарын сипаттауды сұраңыз. Көптеген бизнесте үдерісті құжаттаудың ең жақсы көзі - сол жұмыстың ең жақын орындаушылары.

Жақсы рәсім әдетте мына сұрақтарға жауап береді:

• Тапсырманы не бастайды?
• Оны кім орындайды?
• Қандай құралдар қолданылады?
• Нақты қадамдар қандай?
• Бірдеңе сәтсіз болса не істеу керек?
• Күтілетін нәтиже қандай?

3-қадам: Қарапайым тілмен жазыңыз

Нұсқаулықты заң мәтіні немесе маркетингтік брошюра сияқты жазбаңыз. Қысқа сөйлемдер мен тікелей нұсқауларды қолданыңыз. Жаңа қызметкер рәсімді оқып, қосымша түсіндірмесіз орындай алуы керек.

Жақсы SOP-тар мынадай болады:

• Нақты
• Әрекетке бағытталған
• Тез шолуға ыңғайлы
• Қажетсіз кәсіби жаргонсыз

4-қадам: Функция бойынша реттеңіз

Байланысты үдерістерді бірге топтастырыңыз. Мысалы, сатылым, клиенттерге қызмет көрсету, қаржы, операциялар, HR, IT және төтенше жағдайларға жауап беру бөлімдері болуы мүмкін. Логикалық топтастыру нұсқаулықты оңай шарлауға мүмкіндік береді.

5-қадам: Рәсімдерді қарап шығып, тексеріңіз

Үдерісті жазып болған соң, оны басқа біреуге орындатып көріңіз. Егер ол адам қосымша түсіндірмесіз тапсырманы орындай алмаса, рәсімді қайта өңдеу қажет. Тестілеу жетіспейтін қадамдарды, түсініксіз тілді және ұмытып кеткен жорамалдарды анықтайды.

6-қадам: Оны өзекті күйде ұстаңыз

Операциялық нұсқаулық бизнеспен бірге дамуы тиіс. Оны жүйелі түрде қарап шығыңыз, әсіресе мына жағдайлардан кейін:

• Қызметкерлер құрамындағы өзгерістер
• Бағдарламалық жасақтамадағы өзгерістер
• Саясаттағы өзгерістер
• Жеткізушілердің ауысуы
• Жаңа қызметтің іске қосылуы
• Үдерістің бұзылуы немесе оқиғалар

Ескірген нұсқаулық мүлде болмаған нұсқаулық сияқты пайдасыз болуы мүмкін.

Қарапайым операциялық нұсқаулық үлгісі

Бастау үшін күрделі құрылым қажет емес. Негізгі үлгі мынадай болуы мүмкін:

1. Компанияға шолу
2. Миссия және құндылықтар
3. Ұйымдық диаграмма немесе рөлдер тізімі
4. Байланыс ақпараты
5. Негізгі рәсімдер
6. Бөлімге тән SOP-тар
7. Саясаттар мен стандарттар
8. Бейімдеу және оқыту
9. Төтенше жағдай рәсімдері
10. Құжат айналымы және сәйкестік
11. Қарау және жаңарту журналы

Бизнес өскен сайын әр бөлімді кеңейтуге болады. Егер компанияңыз әлі шағын болса, ең маңызды салалардан бастап, детальды уақыт өте қосыңыз.

Жиі жіберілетін қателер

Көптеген бизнес нұсқаулықты мінсіз болуы керек деп ойлап, кейінге қалдырады. Мұндай тәсіл әдетте ештеңенің құжатталмауына әкеледі. Пайдалануға болатын нұсқа - аяқталмаған идеядан жақсы.

Мына қателерден сақ болыңыз:

• Кішіден бастамай, бірден тым көп жазу
• Рәсімдерді орындау мүмкін болмайтындай бұлыңғыр қалдыру
• Маңызды ақпаратты ұзақ абзацтардың ішіне жасыру
• Жаңартуға жауапты адамды белгілемеу
• Төтенше жағдай сценарийлерін қоспау
• Нұсқаулықты бір реттік жоба деп қарау

Нұсқаулық практикалық болуы керек. Егер ол тым ұзақ, тым түсініксіз немесе жаңарту өте қиын болса, адамдар оны қолдануды тоқтатады.

Операциялық нұсқаулық бизнестің өсуіне қалай көмектеседі

Өсу күрделілік тудырады. Клиенттер, жеткізушілер, қызметкерлер және жүйелер көбейген сайын бірізділіктің бұзылу қаупі артады. Операциялық нұсқаулық компанияңызға бақылауды жоғалтпай өсуге көмектеседі.

Бұл қызмет көрсету бизнесін, онлайн компанияны немесе жергілікті бизнесті басқарып жатсаңыз да маңызды. Сондай-ақ банкке, серіктестерге, инвесторларға немесе болашақ қызметкерлерге неғұрлым реттелген бизнес ұсынғысы келетін құрылтайшылар үшін де маңызды.

Жаңадан құрылған кәсіпорындар үшін нұсқаулық құрылу кезінде жасалған заңды негізді толықтырады. LLC немесе корпорация орнатылғаннан кейін, нұсқаулық құрылымды қайталанатын орындалуға айналдырады.

Қорытынды

Операциялық нұсқаулық - бұл жай ғана қосымша емес. Ол айқындықтың, бірізділіктің және тұрақтылықтың құралы. Ең жақсы нұсқаулықтар негізгіден басталып, бизнестің өсуімен бірге дамиды. Маңызды үдерістерді, саясаттарды және төтенше жағдай рәсімдерін қазір құжаттасаңыз, компанияны бүгін басқаруды және ертең ауқымдауды жеңілдетесіз.

LLC немесе корпорация құрып жатқан кәсіпкерлер үшін бұл тәртіп ерте кезеңде-ақ нәтиже береді. Ол неғұрлым ұйымдасқан бизнес қалыптастырады, болдырмауға болатын қателерді азайтады және командаңызға ұстанатын анық жоспар береді.