Шағын бизнес бухгалтериясы мен салықтары: жаңа иелерге арналған практикалық нұсқаулық

Бухгалтерия мен салықтар - әрбір жаңа бизнес иесі түсінуі тиіс алғашқы міндеттердің екеуі. Жақсы жүргізілген есеп кірістілікті бақылауға, ақша ағынын қорғауға және салық маусымына дайын болуға көмектеседі. Ал нашар есеп керісінше әсер етеді: ол шатастырады, сәйкестік тәуекелін арттырады және ақылды шешім қабылдауды қиындатады.

Сіз LLC, корпорация немесе басқа бизнес ұйымын құрғаныңызға қарамастан, бухгалтерлік жүйеңізді ерте бастаған дұрыс. Кітаптарыңызды неғұрлым ерте ретке келтірсеңіз, өсуді басқару, салықтарды дұрыс тапсыру және бизнесіңіздің қалай жұмыс істеп жатқанын түсіну соғұрлым жеңіл болады.

Неліктен бухгалтерия алғашқы күннен маңызды

Көптеген иелер бухгалтерияны тек жылына бір рет салық тапсырумен байланыстырады деп ойлайды. Шын мәнінде, бухгалтерия - қаржылық әрекеттерді жазу, ұйымдастыру және талдау үшін қолданылатын үздіксіз жүйе.

Күшті бухгалтерия мыналарға көмектеседі:

• Қанша ақша кіріп, қанша ақша шығып жатқанын білуге
• Тек түсімді емес, пайданы өлшеуге
• Бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстауға
• Дұрыс салық есептілігін дайындауға
• Несие өтінімдері мен инвесторлармен әңгімелерді қолдауға
• Болжамға емес, нақты деректерге сүйеніп шешім қабылдауға

Егер сіз жүйе құруды тым ұзаққа созсаңыз, бизнесті жүргізудің орнына құжаттарды түзетуге көбірек уақыт жұмсауыңыз мүмкін.

Бизнес бухгалтериясын дұрыс құрыңыз

Бірінші қадам - бизнес қаржысын жеке қаржыдан бөлу. Арнайы бизнес банктік шот ашыңыз және қажет болса, бизнес кредит картасын алыңыз. Бұл шоттарды тек бизнеске қатысты операциялар үшін пайдаланыңыз.

Одан кейін шоттар жоспарының қарапайым құрылымын жасаңыз. Бұл - операцияларды ұйымдастыру үшін қолданылатын санаттар тізімі. Әдеттегі санаттарға мыналар жатады:

• Сату немесе қызмет көрсету кірісі
• Сатылған тауарлардың өзіндік құны
• Жалға алу
• Бағдарламалық жасақтама және жазылымдар
• Іссапарлар
• Жарнама және маркетинг
• Еңбекақы және мердігерлерге төлемдер
• Сақтандыру
• Кәсіби қызметтер
• Салықтар мен лицензиялар

Таза шоттар жоспары есептерді оқуды жеңілдетеді және салық уақытында санатталмаған шығындардың үйіндісін ақтарып шығудан құтқарады.

Есеп жүргізу әдісін таңдаңыз

Көптеген шағын бизнес қолма-қол негіздегі немесе есептеу негізіндегі бухгалтерияның бірін пайдаланады.

• Қолма-қол негіздегі бухгалтерия кірісті сіз оны алған кезде, ал шығынды сіз оны төлеген кезде жазады.
• Есептеу негізіндегі бухгалтерия кірісті сіз оны тапқан кезде, ал шығынды сіз оны жұмсаған кезде жазады, тіпті ақша кейінірек ауысса да.

Қолма-қол негіздегі бухгалтерия қарапайым және бастапқы кезеңдегі бизнестерде кең таралған. Есептеу негізіндегі бухгалтерия ұзақ мерзімді нәтижені толық көрсетеді және кейбір жағдайларда міндетті болуы мүмкін.

Негізгі қаржылық есептерді түсініңіз

Есептерді оқи білсеңіз, бухгалтерия әлдеқайда пайдалы болады. Үш қаржылық есеп ең маңызды.

Баланс

Баланс бизнесіңіздің нені иеленетінін, нені қарыз екенін және иелерге не қалатынын көрсетеді.

Оған мыналар кіреді:

• Активтер: ақша қаражаты, қорлар, жабдықтар, дебиторлық берешек
• Міндеттемелер: несиелер, кредиттік карта қалдықтары, төленбеген шоттар
• Меншікті капитал: иенің бизнестегі қалдық үлесі

Баланс белгілі бір сәттегі қаржылық қуатты түсінуге көмектеседі.

Кіріс және шығыс туралы есеп

Пайда мен зиян туралы есеп деп те аталатын бұл есеп белгілі бір кезеңдегі кірістерді, шығындарды және таза табысты көрсетеді.

Ол мынадай сұрақтарға жауап береді:

• Сату көлемі өсіп жатыр ма?
• Қай шығындар тым жылдам өсіп жатыр?
• Бизнес шынымен пайда әкеліп отыр ма?

Тек түсімнің өзі жаңылыстыруы мүмкін. Кіріс және шығыс туралы есеп барлық шығындарды алып тастағаннан кейін бизнестің шынымен ақша табатынын көрсетеді.

Ақша ағыны туралы есеп

Ақша ағыны шағын бизнес үшін ең маңызды көрсеткіштердің бірі. Компания қағаз жүзінде пайдалы болғанымен, ақшасыз қалуы мүмкін.

Ақша ағыны туралы есеп мына көздерден келетін ақшаны бақылайды:

• Операциялық қызмет
• Инвестициялық қызмет
• Қаржыландыру қызметі

Бұл есеп ақша тапшылығын ерте анықтауға және ірі шығындарға, салықтарға және маусымдық ауытқуларға алдын ала жоспар құруға көмектеседі.

Салық жазбаларын жыл бойы реттеп жүріңіз

Жазбалар жүйелі түрде жүргізілсе, салық дайындау әлдеқайда жеңіл болады. Ең жақсы тәсіл - салық тапсыруды бір реттік оқиға емес, жыл бойғы процесс ретінде қарастыру.

Мыналар бойынша жазбаларды сақтаңыз:

• Кіріс пен сату есептері
• Банк және кредит карта үзінділері
• Шегерімге жатқызылатын шығын түбіртектері
• Егер көлікті бизнес үшін пайдалансаңыз, жүріс журналы
• Еңбекақы жазбалары
• Мердігерлерге төлемдер мен формалар
• Несие құжаттары
• Актив сатып алулары және амортизация жазбалары
• Алдыңғы салық есептері мен хабарламалар

Цифрлық құжат сақтау әдетте ең тиімді нұсқа. Бұлттық бухгалтерлік бағдарлама, сканерленген түбіртектер және қауіпсіз файл сақтау уақытты үнемдеп, қателерді азайтады.

Салық міндеттемелеріңізді біліңіз

Сіздің бизнесіңіз төлейтін салықтар оның ұйым түріне, орналасқан жеріне, кіріс деңгейіне және қызметіне байланысты. CPA немесе салық маманымен жұмыс істесеңіз де, негіздерін түсініп алған пайдалы.

Табыс салығы

Көптеген бизнес түрлері пайдаға салық төлейді, бірақ ол пайданың қалай есептелетіні ұйым құрылымына байланысты.

• Жеке кәсіпкерлік әдетте бизнестен түскен кірісті иесінің жеке декларациясында көрсетеді.
• Серіктестіктер әдетте кірісті серіктестерге өткізіп береді.
• LLC ұйымдары сайлауларға және меншік құрылымына байланысты әртүрлі салық режиміне түсуі мүмкін.
• Корпорациялар ұйым деңгейінде салық төлеуі мүмкін, ал корпорация түріне қарай қосымша салық ережелері қолданылуы ықтимал.

Өзін-өзі жұмыспен қамту салығы және еңбекақы салықтары

Бизнесте белсенді жұмыс істейтін иелер, бизнестің қалай құрылуына және иенің қалай төленетініне байланысты, өзін-өзі жұмыспен қамту салығын немесе еңбекақы салығын төлеуі мүмкін.

Егер сіз қызметкерлер жалдасаңыз, сізге мыналарды да басқару қажет болуы мүмкін:

• Федералдық табыс салығын ұстап қалу
• Әлеуметтік сақтандыру және Medicare салықтары
• Федералдық жұмыссыздық салығы
• Мемлекеттік еңбекақы міндеттемелері

Сату салығы

Егер сіз салық салынатын тауарлар немесе қызметтер сатсаңыз, сату салығын жинап, аударуыңыз қажет болуы мүмкін. Ережелер штат пен өнім түріне қарай өзгереді, сондықтан бұл жерде жергілікті сәйкестік маңызды.

Болжамды салықтар

Көптеген бизнес иелері салық маусымын күтпей, жыл ішінде болжамды салық төлемдерін жасауы керек. Бұл жеткіліксіз төлем айыппұлдарын азайтуға және салық жүктемесін біркелкі бөлуге көмектеседі.

Шағын бизнес иелері мұқият қадағалауы тиіс шегерімдер

Салық шегерімдері салық салынатын табысты азайтады, бірақ тек шығындар әдеттегі, қажетті және дұрыс құжатталған болса ғана.

Жиі кездесетін шегерілетін санаттарға мыналар кіруі мүмкін:

• Кеңсе керек-жарақтары
• Бағдарламалық жасақтама және онлайн құралдар
• Бизнес сақтандыруы
• Кәсіби қызмет ақысы
• Жарнама
• Бизнес іссапарлары
• Жабдықтар мен технологиялар
• Бизнес кеңістігі үшін жалдау және коммуналдық төлемдер
• Мердігерлерге төлемдер
• Қызметкерлердің жалақысы мен жеңілдіктері

Кейбір шығындар ішінара шегерілуі мүмкін немесе арнайы ережелерге бағынады. Жеке шығындарды, олар иеге пайдалы болса да, бизнес шығындары ретінде шегеруге болмайды. Бизнес пен жеке шығындарды нақты бөлу өте маңызды.

Жиі кездесетін бухгалтерлік қателерден аулақ болыңыз

Шағын бизнес бухгалтериясындағы қателер көбіне жақсы ниеттен басталып, уақытты көп алатын түзетулерге әкеледі. Мына жиі кездесетін мәселелерге назар аударыңыз:

Жеке және бизнес транзакцияларын араластыру

Бұл - ең жиі жіберілетін қателердің бірі. Бизнес және жеке шығындар бір шотта араласса, есеп жүргізу сенімсіз болады және салық дайындау қиындайды.

Кітаптарды тек салық маусымында реттеу

Егер сіз сандарыңызды жылына бір рет қана қарап отырсаңыз, шегерімдерді өткізіп алуыңыз, шығындарды қате жіктеуіңіз немесе ақша ағыны проблемаларын байқамай қалуыңыз мүмкін.

Дебиторлық берешекті елемеу

Егер клиенттер сізге қарыз болса, ақша әлі түспесе де, ол кіріс маңызды. Төленбеген шоттарды қадағалап, кешіктірілген төлемдерді еске салып отырыңыз.

Шоттарды салыстырып тексеруді ұмыту

Ай сайынғы салыстыру кітаптарыңыздың банк және кредит карта қозғалысымен сәйкес келетінін тексеруге көмектеседі. Бұл кейінірек үлкен мәселелердің алдын алатын қарапайым бақылау құралы.

Шығындарды қате жіктеу

Жөндеу әрқашан жабдық сатып алумен бірдей емес, ал мердігер қызметкермен бірдей емес. Жіктеу есеп беру үшін де, салық үшін де маңызды.

Бухгалтерлік бағдарламаны дұрыс пайдаланыңыз

Қазіргі бухгалтерлік бағдарламалар қол еңбегінің көп бөлігін автоматтандыра алады. Олар банкпен қосылып, транзакцияларды санаттап, есептер шығарып, қолмен енгізуді азайтады.

Дегенмен, бағдарлама тек оны қалай баптағаныңыздай ғана тиімді болады. Мынаны қамтамасыз етіңіз:

• Шоттар жоспарын дұрыс пайдаланыңыз
• Импортталған транзакцияларды жүйелі түрде қарап шығыңыз
• Қолданушы рұқсаттарын дұрыс орнатыңыз
• Маңызды жазбалардың сақтық көшірмесін жасаңыз
• Бағдарлама есептерін нақты банк қозғалысымен салыстырыңыз

Автоматтандыру уақытты үнемдейді, бірақ ол тексеру мен пайымдауды алмастырмайды.

Ай сайынғы бухгалтерлік әдет қалыптастырыңыз

Қарапайым ай сайынғы тәртіп кітаптарыңызды ретте ұстауға көмектеседі, әрі кестеңізді шамадан тыс жүктемейді.

Практикалық чек-листке мыналар кіреді:

• Банк және кредит карта шоттарын салыстырып тексеру
• Кіріс пен шығыс санаттарын қарап шығу
• Төленбеген шоттарды жіберу
• Шоттарды уақытында төлеу
• Еңбекақы мен мердігер төлемдерін қадағалау
• Түбіртектер мен растайтын құжаттарды сақтау
• Ақша ағыны мен пайда үрдістерін қарау
• Салыққа ақша бөліп қою

Тұрақты ай сайынғы әдеттер кейде жасалатын ірі реттеулерден әлдеқайда тиімді.

Қашан маманмен жұмыс істеу керек

Көптеген иелер алдымен қарапайым есеп жүргізуді өздері бастайды, кейін бизнес өскен сайын кәсіби маманға жүгінеді. Бұл жиі дұрыс қадам болады.

Егер мыналар болса, кәсіби көмек қарастырыңыз:

• Транзакцияларды қалай жіктеуді білмесеңіз
• Бизнесіңізде қызметкерлер немесе мердігерлер болса
• Бірнеше штатта сатсаңыз
• Ұйымыңызда күрделірек салық ережелері болса
• Қаржыландыру, несие алу немесе кеңеюге дайындалып жатсаңыз
• Есептерді түзетуге бизнесті дамытуға қарағанда көп уақыт жұмсасаңыз

Бухгалтер күнделікті жазбаларды реттеп отыруға көмектесе алады, ал салық кеңесшісі немесе CPA жоспарлау, сәйкестік және тапсыру стратегиясы бойынша қолдау көрсете алады.

Бухгалтерия және бизнес құру

Бухгалтерия мен компанияны құру бір-бірімен тығыз байланысты. Бизнес құрылғаннан кейін иелер сәйкестік пен өсуді қолдайтын қаржылық құрылымды дереу орнатуы керек.

Бұл мыналарды білдіреді:

• Арнайы бизнес шоттар ашу
• Есеп жүргізу әдісін таңдау
• Кіріс пен шығынды басынан бастап қадағалау
• Ұйым түріне байланысты салық міндеттемелерін түсіну
• Транзакциялар көбейіп кетпей тұрып, құжат жүргізу процесін құру

Көптеген құрылтайшылар үшін бұл - бизнесті құруға стратегиялық тұрғыдан қараудың тағы бір себебі. Мықты құқықтық құрылым мен мықты бухгалтерлік жүйе кейінгі түсінбеушілікті азайту үшін бірге жұмыс істейді.

Қорытынды ойлар

Шағын бизнес бухгалтериясы жай ғана қағаз жұмысы емес. Ол сіздің бизнесіңіздің қаншалықты сау екенін, қанша салық қарызыңыз болуы мүмкін екенін және келесі қандай шешімдер орынды екенін көрсететін негіз.

Егер сіз жазбаларыңызды ретте ұстап, қаржылық есептерді жүйелі қарап, салық міндеттемелерінен алдын ала хабардар болып отырсаңыз, өсуді сенімді түрде жалғастыруға әлдеқайда жақсы жағдайда боласыз.

Негіздерден бастаңыз, тұрақты әдеттер қалыптастырыңыз және бизнес күрделене түскенде сарапшының көмегіне жүгініңіз. Бұл тәсіл уақытты үнемдеп, күйзелісті азайтады және ұзақ мерзімді жақсы шешімдер қабылдауға көмектеседі.